《管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)踐教程》課件第3章

第3章

表3.1表的設(shè)計(jì)

3.2創(chuàng)建表

3.3在表中添加和刪除字段3.4創(chuàng)建查閱字段列

3.5字段屬性

3.6定義數(shù)據(jù)表的關(guān)系

3.7創(chuàng)建和使用附件字段

3.8在Access中使用運(yùn)算符和表達(dá)式

動(dòng)手做實(shí)驗(yàn)

3.1表的設(shè)計(jì)

表是有關(guān)特定主題(例如學(xué)生或課程)的信息所組成的集合。表是存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的基本對(duì)象。

在Access中，表有四種視圖，一是設(shè)計(jì)視圖，用于創(chuàng)建和修改表的結(jié)構(gòu)；二是數(shù)據(jù)表視圖，用于瀏覽、編輯和修改表的內(nèi)容；三是數(shù)據(jù)透視圖視圖，用于以圖形的形式顯示數(shù)據(jù)；四是數(shù)據(jù)透視表視圖，用于按照不同的方式組織和分析數(shù)據(jù)。其中，前兩種視圖是表的最基本也是最常用的視圖。

在確定數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)目的之后，下一步設(shè)計(jì)的基本內(nèi)容就是明確應(yīng)該建立哪些表以及如何建立表與表之間的關(guān)系。

表是Access數(shù)據(jù)庫(kù)中最基本的對(duì)象，所有的數(shù)據(jù)都存在表中。其他所有對(duì)象都是基于表而建立的，數(shù)據(jù)庫(kù)中，其他對(duì)象對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的任何操作都是針對(duì)表進(jìn)行的。

1.表與主題

在關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中表是具有相同主題的數(shù)據(jù)集合。依據(jù)每個(gè)不同的主題創(chuàng)建不同的表，存放不同的數(shù)據(jù)。例如，學(xué)生表就是關(guān)于學(xué)生信息的主題，它包括學(xué)號(hào)、姓名、性別、入學(xué)日期等信息。

本書(shū)中主要介紹的示例數(shù)據(jù)庫(kù)——教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)所涉及到的表如表3.1所示表3.1教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中的表2.表的結(jié)構(gòu)

表由若干行和若干列組成。

(1)字段：表中的列稱為字段，它描述主題的某類特征。

(2)值：行(記錄)和列相交處存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)稱為值。

(3)主鍵：用于對(duì)存儲(chǔ)在該表中的每個(gè)行進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)的一列或一組列，又稱為主關(guān)鍵字。

(4)外鍵：引用其他表中的主鍵的字段。外鍵配合主鍵用于表明表之間的關(guān)系。Access使用主鍵字段和外鍵字段將多個(gè)表中的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來(lái)，從而將數(shù)據(jù)組合在一起。

3.表之間的關(guān)系

在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，需要將信息分類劃分到各個(gè)表中，需要的時(shí)候，以有意義的方式再將信息組織到一起。

Access是關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。在關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中，將信息劃分到基于主題的不同表中，信息的組合是使用表關(guān)系來(lái)實(shí)現(xiàn)的。關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過(guò)建立主鍵和外鍵的配對(duì)提供了連接相關(guān)表的基礎(chǔ)。這些配對(duì)的字段既是某個(gè)表中的主鍵，同時(shí)也是其他某個(gè)表的外鍵。

在關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中，表和表之間的關(guān)系有三種：

(1)一對(duì)多關(guān)系：這是最普通的關(guān)系。對(duì)于表A的每一個(gè)記錄，表B中有幾個(gè)記錄(也可以是0)和它相關(guān)；反之，對(duì)于表B的每一個(gè)記錄，表A中至多有一個(gè)記錄和它相關(guān)。

(2)多對(duì)多關(guān)系：在這類關(guān)系中，對(duì)于表A的每一個(gè)記錄，表B中有多個(gè)記錄(可以為0)和它相關(guān)，同樣對(duì)于表B中的每一個(gè)記錄，表A中有多個(gè)記錄(可以為0)和它相關(guān)。

例如，對(duì)于學(xué)生表和課程表的多對(duì)多關(guān)系，增加一個(gè)選課表，轉(zhuǎn)換成為兩個(gè)一對(duì)多關(guān)系，如圖3.1所示。圖3.1關(guān)系(3)一對(duì)一關(guān)系：在這種關(guān)系類型中，對(duì)于表A的每一個(gè)記錄，表B中至多有一個(gè)記錄和它相關(guān)，反之亦然。

4.字段的數(shù)據(jù)類型

在表中，同一列數(shù)據(jù)必須具有相同的數(shù)據(jù)特征，稱為字段的數(shù)據(jù)類型。不同數(shù)據(jù)類型的字段用來(lái)表達(dá)不同的信息。在設(shè)計(jì)表時(shí)，必須首先定義表中字段的數(shù)據(jù)類型。熟悉Excel的讀者需要注意，這點(diǎn)與Excel是完全不同的。

不同的數(shù)據(jù)類型，不僅數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式可能不同，而且占用的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器空間大小也不同，同時(shí)所能保存的信息長(zhǎng)度也是不同的。字節(jié)型占1個(gè)字節(jié)，它能表示數(shù)的范圍是0到255之間的整數(shù)；整型占2個(gè)字節(jié)，它能表示的數(shù)的范圍是?-32768～32767，而長(zhǎng)整型要占4個(gè)字節(jié)，它能表示的整型數(shù)的范圍更大一些。具體使用哪種類型，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要而定。比如表示人的年齡，使用字節(jié)型就可以了，表示學(xué)生成績(jī)，如果需要考慮小數(shù)，則要采用單精度數(shù)字類型，而如果只考慮整數(shù)，則要采用整型數(shù)字類型。Access中的數(shù)據(jù)類型、大小及其意義如表3.2所示。

表3.2Access2010中的數(shù)據(jù)類型

3.2創(chuàng)

建

表

完成表的設(shè)計(jì)后，接下來(lái)的工作就是創(chuàng)建表。創(chuàng)建表的工作包括構(gòu)造表中的字段、給字段命名、定義字段的數(shù)據(jù)類型和設(shè)置字段的屬性等內(nèi)容。

Access創(chuàng)建表分為創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)庫(kù)和在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建表兩種情況。在創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新表。在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)中可以通過(guò)以下四種方式創(chuàng)建表：

(1)直接插入一個(gè)空表。

(2)使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表。

(3)從其他數(shù)據(jù)源(如Excel工作簿、Word文檔、文本文件或其他數(shù)據(jù)庫(kù)等多種類型的文件)導(dǎo)入或鏈接到表。

(4)根據(jù)sharepoint列表創(chuàng)建表。

1.在新數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建新表

【例3.1】創(chuàng)建一個(gè)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)建立“系別”表，表結(jié)構(gòu)如表3.3所示。表3.3“系別”表

操作步驟如下：

(1)啟動(dòng)Access，在打開(kāi)的“文件”窗口中，單擊“新建”命令。

(2)在右側(cè)窗格的“文件名”框中，鍵入文件名“教學(xué)管理”，選擇保存的文件夾為“E:/Example”，新數(shù)據(jù)庫(kù)將隨即打開(kāi)。

(3)在功能區(qū)上的“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡的“表格”組中，單擊“表”按鈕，如圖3.2所示。這時(shí)將創(chuàng)建名為“表1”的新表，并在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開(kāi)它。

(4)選中ID字段列。在“表格工具”的“字段”選項(xiàng)卡中的“屬性”組中，單擊“名稱和標(biāo)題”按鈕，如圖3.3所示。

圖3.2“表格”組圖3.3“屬性”組(5)打開(kāi)“輸入字段屬性”對(duì)話框，在“名稱”文本框中輸入“系別ID”，如圖3.4所示。

(6)在“添加新字段”下面的單元格中，輸入“電子信息工程”，這時(shí)Access自動(dòng)將新字段命名為“字段1”。重復(fù)步驟(5)的操作，把“字段1”的名稱修改為“系別名稱”，如圖3.5所示。

圖3.4“輸入字段屬性”對(duì)話框圖3.5添加新字段并修改字段名稱后的結(jié)果(7)選中“系別名稱”字段列，在“表格工具”的“字段”選項(xiàng)卡的“屬性”組中，把“字段大小”設(shè)置為“10”，如圖3.6所示。

(8)在“快速訪問(wèn)工具欄”中，單擊“保存”按鈕。

(9)在打開(kāi)的“另存為”對(duì)話框中，輸入表的名稱“系別”，然后單擊“確定”按鈕，如圖3.7所示。

圖3.6在“屬性”組設(shè)置字段大小圖3.7“另存為”對(duì)話框

注意：ID字段默認(rèn)數(shù)據(jù)類型為“自動(dòng)編號(hào)”，添加新字段的數(shù)據(jù)類型為“文本”。如果用戶所添加的字段是其他的數(shù)據(jù)類型，可以在“表格工具”的“字段”選項(xiàng)卡的“添加和刪除”組中，單擊相應(yīng)的一種數(shù)據(jù)類型的按鈕，如圖3.8所示。

圖3.8添加和刪除組

如果需要修改數(shù)據(jù)類型，以及對(duì)字段的屬性進(jìn)行其他設(shè)置，最好的方法是在表設(shè)計(jì)視圖中進(jìn)行。在Access工作窗口的右下角，單擊“設(shè)計(jì)視圖”，打開(kāi)表的設(shè)計(jì)視圖，如圖3.9所示。設(shè)置完成后，要再一次保存表。

圖3.9設(shè)計(jì)視圖2.使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表

使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表是一種十分靈活但操作有些復(fù)雜的方法，因此創(chuàng)建過(guò)程需要花費(fèi)較多的時(shí)間。盡管如此，對(duì)于較為復(fù)雜的表，通常都是在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建的。

【例3.2】在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中，創(chuàng)建“成績(jī)”表。成績(jī)表的結(jié)構(gòu)如表3.4所示。

表3.4成績(jī)表的結(jié)構(gòu)

使用設(shè)計(jì)視圖建立“成績(jī)”表的操作步驟如下：

(1)打開(kāi)教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)。在功能區(qū)上的“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡的“表格”組中，單擊“表設(shè)計(jì)”按鈕，參見(jiàn)圖3.2所示。

打開(kāi)表的設(shè)計(jì)視圖，按照表3.4的內(nèi)容，在字段名稱列中輸入字段名稱，在數(shù)據(jù)類型列中選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型，在常規(guī)屬性窗格中設(shè)置字段大小。如圖3.10所示。

圖3.10成績(jī)表的設(shè)計(jì)視圖

注意：總評(píng)成績(jī)的數(shù)據(jù)設(shè)置留待后面介紹。

(2)在設(shè)計(jì)視圖中，第一行稱為字段選定列，成績(jī)ID前面呈現(xiàn)灰色標(biāo)記，見(jiàn)圖3.10。

(3)把光標(biāo)放在字段選定行上，光標(biāo)變成黑色箭頭，按住左鍵不放開(kāi)始拖動(dòng)，可以選中所選字段，如圖3.11所示。

單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中，單擊“主鍵”按鈕，或者在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的工具組中單擊“主鍵”按鈕，如圖3.12所示。

圖3.11設(shè)置主鍵圖3.12“工具”組

設(shè)置完成后，在學(xué)號(hào)和課程號(hào)的字段選定器上出現(xiàn)鑰匙圖形，表示這兩個(gè)字段是主鍵，如圖3.13所示。

圖3.13主鍵設(shè)置后的結(jié)果

(4)單擊“保存”按鈕，以“成績(jī)”為名稱保存表。

圖3.13主鍵設(shè)置后的結(jié)果3.通過(guò)導(dǎo)入來(lái)創(chuàng)建表

數(shù)據(jù)共享可加快信息流通、提高工作效率。Access提供的導(dǎo)入和導(dǎo)出功能就是用來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的工具。

在Access中，可以通過(guò)導(dǎo)入用存儲(chǔ)在其他位置的信息來(lái)創(chuàng)建表。例如，可以導(dǎo)入Excel、工作表、ODBC數(shù)據(jù)庫(kù)、其他Access數(shù)據(jù)庫(kù)、文本文件、XML文件以及其他類型文件。

【例3.3】將“課程.xls”導(dǎo)入到“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中。操作步驟如下：

(1)打開(kāi)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，在功能區(qū)中選中“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，在“導(dǎo)入并鏈接”組中，單擊“Excel”命令按鈕，如圖3.14所示。

圖3.14“導(dǎo)入并鏈接”組

在打開(kāi)的“獲取外部數(shù)據(jù)”對(duì)話框中，單擊“瀏覽”按鈕，如圖3.15所示。圖3.15“獲取外部數(shù)據(jù)”對(duì)話框(2)在打開(kāi)的“打開(kāi)”對(duì)話框中，將“查找范圍”定位于外部文件所在文件夾。

(3)選中導(dǎo)入的數(shù)據(jù)源文件“成績(jī).xls”，單擊“打開(kāi)”按鈕，如圖3.16所示。

圖3.16“打開(kāi)”對(duì)話框(5)在打開(kāi)的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А睂?duì)話框中，直接單擊“下一步”按鈕，如圖3.17所示。圖3.17“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А睂?duì)話框(6)在“請(qǐng)確定指定的第一行是否包含列標(biāo)題”對(duì)話框中，選中“第一行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，然后單擊“下一步”按鈕，如圖3.18所示。圖3.18確定是否包含列標(biāo)題對(duì)話框

(7)在打開(kāi)的指定導(dǎo)入每一字段信息對(duì)話框中，指定“課程號(hào)”的數(shù)據(jù)類型為“文本”，索引項(xiàng)為“有(無(wú)重復(fù))”，如圖3.19所示。

圖3.19指定導(dǎo)入每一字段信息對(duì)話框

然后依次選擇其他字段，設(shè)置“學(xué)時(shí)”的數(shù)據(jù)類型為“整型”，“學(xué)分”的數(shù)據(jù)類型為“字節(jié)”，其他項(xiàng)選擇默認(rèn)。單擊“下一步”按鈕。(8)在打開(kāi)的定義主鍵對(duì)話框中，選中“我自己選擇主鍵”單選按鈕，Access自動(dòng)選定“課程號(hào)”，然后單擊“下一步”按鈕，如圖3.20所示。圖3.20定義主鍵對(duì)話框(9)在打開(kāi)的指定表的名稱對(duì)話框中，在“導(dǎo)入到表”文本框中輸入“課程”，單擊“完成”按鈕，如圖3.21所示。

圖3.21指定表的名稱對(duì)話框

在打開(kāi)的“保存導(dǎo)入步驟”對(duì)話框中，“保存導(dǎo)入步驟”選項(xiàng)不勾選，單擊“關(guān)閉”按鈕，如圖3.22所示。

圖3.22“保存導(dǎo)入步驟”對(duì)話框4.通過(guò)鏈接來(lái)創(chuàng)建表

也可以通過(guò)鏈接到在其他位置存儲(chǔ)的信息來(lái)創(chuàng)建表。例如，可以鏈接到Excel工作表、ODBC數(shù)據(jù)庫(kù)、其他Access數(shù)據(jù)庫(kù)、文本文件、XML文件以及其他類型文件。

為了保證數(shù)據(jù)庫(kù)安全或者在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中使用Access數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，常需要把Access數(shù)據(jù)庫(kù)拆分成前后端分離的兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。在后端數(shù)據(jù)庫(kù)中，只保存表對(duì)象，而在前端數(shù)據(jù)庫(kù)中保存查詢、窗體等除表之外的所有對(duì)象。前端數(shù)據(jù)庫(kù)與后端數(shù)據(jù)庫(kù)中的表通過(guò)鏈接相連

5.定義主鍵

在Access中，通常每個(gè)表都應(yīng)有一個(gè)主鍵。使用主鍵不僅可以唯一標(biāo)識(shí)表中的每條記錄，還能加快表的索引速度。

在Access中，有兩種類型的主鍵：?jiǎn)巫侄魏投嘧侄巍ｎ櫭剂x，單字段主鍵是單個(gè)字段，多字段主鍵則由兩個(gè)或兩個(gè)以上的字段組成。將自動(dòng)編號(hào)型字段指定為表主鍵是定義主鍵最簡(jiǎn)單的方法。對(duì)于像倉(cāng)庫(kù)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，出入庫(kù)的流水號(hào)這類字段，使用自動(dòng)編號(hào)并定義為主鍵十分方便。自動(dòng)編號(hào)主鍵的特點(diǎn)是向表中增加一條新記錄時(shí)，主鍵字段值自動(dòng)加1；但是在刪除記錄時(shí)，自動(dòng)編號(hào)的主鍵值會(huì)出現(xiàn)空缺，變成不連續(xù)的，且不會(huì)自動(dòng)調(diào)整。

3.3在表中添加和刪除字段

在創(chuàng)建表之后，有時(shí)需要修改表的設(shè)計(jì)，在表中增加和刪除字段。在Access中，在表中增加和刪除字段十分方便，可以直接在“設(shè)計(jì)”視圖和“數(shù)據(jù)表”視圖中添加和刪除字段。1.在“設(shè)計(jì)”視圖中添加和刪除字段

在“設(shè)計(jì)”視圖中添加和刪除字段的操作步驟如下：

(1)在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中，打開(kāi)“學(xué)生”表并切換到“設(shè)計(jì)”視圖。添加一個(gè)“出生日期”字段，選中該字段行。

(2)這時(shí)自動(dòng)打開(kāi)“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，在“工具”組中，選擇“插入行”命令。

(3)待出現(xiàn)一個(gè)空字段后，在該字段中輸入字段名稱“出生日期”，字段的數(shù)據(jù)類型為“日期/時(shí)間”，在“說(shuō)明”列中輸入該字段的有關(guān)說(shuō)明。

(4)若要?jiǎng)h除一個(gè)和多個(gè)字段，首先需要選定要?jiǎng)h除的這些字段，在工具組中，選擇“刪除行”命令即可。

2.在“數(shù)據(jù)表”視圖中添加和刪除字段

在“數(shù)據(jù)表”視圖中添加和刪除字段的操作，在Access中是十分方便的。通過(guò)使用“插入”菜單和“編輯”菜單即可完成。操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開(kāi)表。

(2)選中“添加新字段”，直接輸入字段信息，這樣就添加了新字段列。

(3)如果要?jiǎng)h除某個(gè)列字段，右擊要?jiǎng)h除的列字段，然后在打開(kāi)的快捷菜單中單擊“刪除列”菜單命令即可。

3.4創(chuàng)建查閱字段列

在數(shù)據(jù)庫(kù)中向表中的某個(gè)字段輸入數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)輸入的數(shù)據(jù)是一個(gè)數(shù)據(jù)集合中的某個(gè)值的情況。例如，教師職稱一定是“教授、副教授、講師、助教”這個(gè)數(shù)據(jù)集合中的其中一個(gè)元素的值。對(duì)于輸入這種數(shù)據(jù)的字段列，最簡(jiǎn)單的方法是把該字段列設(shè)置為“查閱向?qū)А睌?shù)據(jù)類型。嚴(yán)格地說(shuō)，“查閱向?qū)А辈皇且环N新的數(shù)據(jù)類型，它是建立一種在某個(gè)數(shù)據(jù)集合中選擇數(shù)據(jù)值的關(guān)系。Access提供的這種數(shù)據(jù)類型給用戶帶來(lái)了很大的方便。

查閱字段數(shù)值的來(lái)源有兩種：來(lái)自表、查詢中的數(shù)值和來(lái)自創(chuàng)建值列表的數(shù)值。

1.創(chuàng)建“值列表”查閱字段列

【例3.4】在“教師”表中插入“職稱”的查閱字段列。具體操作步驟如下：

(1)打開(kāi)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，打開(kāi)“教師”表，切換到設(shè)計(jì)視圖。

(2)選擇“職稱”字段，單擊“數(shù)據(jù)類型”右側(cè)的下拉箭頭，打開(kāi)列表，單擊“查閱向?qū)А?，如圖3.23所示。

圖3.23選擇數(shù)據(jù)類型(3)在打開(kāi)的“請(qǐng)確定查閱字段獲取其數(shù)值的方式”對(duì)話框中，選中“自行鍵入所需的值”前的單選框后單擊“下一步”按鈕，如圖3.24所示。圖3.24確定字段獲取數(shù)值的方式(4)在打開(kāi)的對(duì)話框中，依次在列表中輸入“教授”、“副教授”、“講師”和“助教”，然后單擊“下一步”按鈕，如圖3.25所示。

圖3.25確定顯示哪些值(5)在打開(kāi)的“請(qǐng)為查閱字段指定標(biāo)簽”對(duì)話框中，輸入“職稱”，然后單擊“下一步”按鈕，如圖3.26所示。

圖3.26指定標(biāo)簽

完成上述操作后，在“教師”的數(shù)據(jù)表視圖中，在“職稱”字段單擊下拉列表，則出現(xiàn)“職稱”列表，如圖3.27所示。圖3.27設(shè)置職稱查閱向?qū)Ш蟮慕Y(jié)果2.設(shè)置來(lái)自“表/查詢”的查閱字段

下面介紹如何在設(shè)計(jì)視圖中為已經(jīng)創(chuàng)建的字段設(shè)置查閱字段數(shù)據(jù)類型。

【例3.5】在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)的“學(xué)生”表中設(shè)置“系別ID”字段列，數(shù)據(jù)來(lái)源自“系別”表。操作步驟如下：

(1)在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中，打開(kāi)“學(xué)生”表的設(shè)計(jì)視圖。

(2)在字段“系別”的“數(shù)據(jù)類型”的下拉列表中，單擊“查閱向?qū)А?，參?jiàn)圖3.23所示(3)在打開(kāi)的“請(qǐng)確定查閱字段獲取其數(shù)值的方式”對(duì)話框中，選中“使用查詢字段獲取其他表或查詢中的值”單選框，然后單擊“下一步”按鈕，見(jiàn)圖3.28所示。圖3.28使用查閱字段獲取其他表或查詢中的值(4)在打開(kāi)的“請(qǐng)選擇為查閱字段提供數(shù)值的表或查詢”對(duì)話框中，選中“表：系別”選項(xiàng)，如圖3.29所示。

圖3.29選擇為查閱字段提供數(shù)值的表或查詢(5)在打開(kāi)的“系別的哪些字段中含有要包含到查閱字段中的數(shù)值？”對(duì)話框中，單擊“添加”按鈕

，把“系別ID”和“系別名稱”兩個(gè)字段送到“選定字段”列表中，然后單擊“下一步”按鈕，如圖3.30所示。

圖3.30選擇系別表中相關(guān)字段(6)在打開(kāi)的“請(qǐng)確定要為列表框中的項(xiàng)使用的排序次序”對(duì)話框中，直接單擊“下一步”按鈕。

(7)在打開(kāi)的“請(qǐng)指定查閱字段中列的寬度”對(duì)話框中，單擊“下一步”按鈕，如圖3.31所示。

圖3.31指定查閱字段中列的寬度(8)在打開(kāi)的“請(qǐng)指定查閱字段中列的寬度”對(duì)話框中，單擊“下一步”按鈕，如圖3.31所示，然后單擊“完成”按鈕，如圖3.32所示。

圖3.32為查閱字段指定標(biāo)簽對(duì)話框(9)在彈出的“創(chuàng)建關(guān)系之前必須先保存該表”對(duì)話框中，單擊“是”按鈕，如圖3.33所示。

圖3.33保存表對(duì)話框(10)設(shè)置從表或查詢中查閱數(shù)據(jù)，實(shí)際上是在兩個(gè)表之間建立關(guān)系。在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)建查詢，通過(guò)查詢從“系別”表獲取數(shù)據(jù)。打開(kāi)學(xué)生表的設(shè)計(jì)視圖，選中“系別”字段屬性的“查閱”選項(xiàng)卡，在“行來(lái)源”中，可以看到查閱向?qū)У脑O(shè)置結(jié)果：“SELECT[系別].[系別]FROM[系別];”，如圖3.34所示。這是一條SQL語(yǔ)句(SQL是結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言)，其含義表示數(shù)據(jù)來(lái)自系別表的查詢圖3.34查詢的設(shè)計(jì)結(jié)果3.創(chuàng)建多值字段

多值字段是Access中的一種新的字段。一個(gè)字段具有多個(gè)值，這在客觀世界中常常出現(xiàn)。

令人感到不解的是為什么Access允許在一個(gè)字段中存儲(chǔ)多個(gè)值，按照關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的理論是禁止這樣做的。其實(shí)，在Access中表面上是把多個(gè)值存儲(chǔ)在一個(gè)字段中，用戶看到和使用的似乎是一個(gè)字段，但這些值實(shí)際上單獨(dú)存儲(chǔ)。Access非常巧妙地把它們存儲(chǔ)在一個(gè)隱藏的系統(tǒng)表中進(jìn)行管理，用戶完全覺(jué)察不到。

【例3.6】在羅斯文數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建一個(gè)產(chǎn)品供應(yīng)商表，在表中插入一個(gè)供應(yīng)商的多值字段列。操作步驟如下：

(1)打開(kāi)羅斯文數(shù)據(jù)庫(kù)。在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡的“表格”組中，單擊“表”命令，打開(kāi)“表1”的數(shù)據(jù)表視圖。

(2)在“表格工具”的“字段”選項(xiàng)卡的“添加和刪除”組中，單擊“文本”，插入一個(gè)新的文本列，把該字段命名為“產(chǎn)品”。

(3)在“添加和刪除”組中，單擊“其他字段”，在打開(kāi)的下拉列表中，單擊“查閱和關(guān)系”命令，如圖3.35所示。

圖3.35“查閱和關(guān)系”命令(4)在打開(kāi)的請(qǐng)確定查閱字段獲取其數(shù)值的方式對(duì)話框中，選中“使用查閱字段獲取其他表或查詢中的值”前的單選框，單擊“下一步”按鈕，參見(jiàn)圖3.28。

(5)在打開(kāi)的“請(qǐng)選擇為查閱字段提供數(shù)值的表或查詢”對(duì)話框中，選擇“表：供應(yīng)商”，單擊“下一步”按鈕，如圖3.36所示。

圖3.36“請(qǐng)選擇為查閱字段提供數(shù)值的表或查詢”對(duì)話框(6)在打開(kāi)的“供應(yīng)商的哪些字段中含有要包含到查閱字段中的數(shù)值”對(duì)話框中，把“ID”和“公司”兩個(gè)字段發(fā)送到“選定字段”窗格中，然后單擊“下一步”按鈕，如圖3.37所示。圖3.37“供應(yīng)商的哪些字段中含有要包含到查閱字段中的數(shù)值”對(duì)話框(7)在打開(kāi)的“請(qǐng)確定要為列表框中的項(xiàng)使用的排序次序”對(duì)話框中，直接單擊“下一步”按鈕。

(8)在打開(kāi)的“請(qǐng)指定查閱字段中列的寬度”對(duì)話框中，單擊“下一步”按鈕，如圖3.38所示。

圖3.38“請(qǐng)指定查閱字段中列的寬度”對(duì)話框(9)在打開(kāi)的“請(qǐng)為查閱字段指定標(biāo)簽”對(duì)話框中，在文本框中輸入“供應(yīng)商”，并選中“允許多值”字段，然后單擊“完成”按鈕，如圖3.39所示。

圖3.39“請(qǐng)為查閱字段指定標(biāo)簽”對(duì)話框(10)在單擊“關(guān)閉”按鈕后，在打開(kāi)的“保存表”提示框中輸入“產(chǎn)品”作為表名稱，然后單擊“確定”按鈕。

到此，多值字段創(chuàng)建完成。在表設(shè)計(jì)圖的產(chǎn)品表中，輸入“大米”，單擊“供應(yīng)商”字段的下拉列表，可以看到帶有供應(yīng)商的名字的下拉列表框，在名字的前面依次選中“日正”和“正一”兩個(gè)供應(yīng)商后，單擊“確定”，如圖3.40所示。

選擇供應(yīng)商后字段中顯示的結(jié)果如圖3.41所示。

圖3.40多值字段的創(chuàng)建結(jié)果圖3.41選擇供應(yīng)商后字段中顯示的結(jié)果

注意：上面創(chuàng)建的多值字段是基于表的。多值字段的值除了可以基于表或查詢外，還可以基于值列表。雖然Access提供了多值字段，但是建議還是慎用多值字段，因?yàn)槎嘀底侄螌?lái)查詢?cè)O(shè)計(jì)的復(fù)雜性。

3.5字段屬性

在創(chuàng)建表的過(guò)程中，除了對(duì)字段的類型、大小的屬性進(jìn)行設(shè)置外，還要設(shè)置字段的其他屬性。例如，字段的有效性規(guī)則、有效性文本和字段的顯示格式等這些屬性的設(shè)置使用戶在使用數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)更加安全、方便和可靠。1.使用字段標(biāo)題

標(biāo)題是字段的別名，在數(shù)據(jù)表視圖中，它是字段列標(biāo)題顯示的內(nèi)容，在窗體和報(bào)表中，它是該字段標(biāo)簽所顯示的內(nèi)容。

通常字段的標(biāo)題為空，但是有些情況下需要設(shè)置。字段的標(biāo)題設(shè)置往往和字段名是不同的，例如字段名可以是“Name”，而標(biāo)題是“姓名”。在數(shù)據(jù)表視圖中用戶看到的是標(biāo)題，在系統(tǒng)內(nèi)部引用的則是字段名“Name”

下面在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中，把教師表的“HomePhone”字段的標(biāo)題設(shè)置為“家庭電話”，如圖3.42所示。設(shè)置后的結(jié)果如圖3.43所示。

圖3.42“HomePhone”字段的標(biāo)題設(shè)置圖3.43設(shè)置后的結(jié)果2.設(shè)置字段格式

“格式”屬性用來(lái)限制字段數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中的顯示格式，不同數(shù)據(jù)類型的字段，其格式設(shè)置不同。

【例3.7】將“學(xué)生”表中的“出生日期”字段的“格式”設(shè)置為“長(zhǎng)日期”。操作步驟如下：

(1)在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，以“設(shè)計(jì)”視圖打開(kāi)“學(xué)生”表。

(2)在“設(shè)計(jì)”視圖中，單擊“出生日期”字段行的某一列。

(3)單擊“格式”屬性框，然后單擊下拉列表箭頭，打開(kāi)列表框，如圖3.44所示。

圖3.44日期格式設(shè)置(4)從列表框中選擇“長(zhǎng)日期”格式。通過(guò)格式屬性設(shè)置可以使數(shù)據(jù)的顯示美觀一致。3.使用輸入掩碼

在數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作中，有時(shí)常常要求以指定的格式和長(zhǎng)度輸入數(shù)據(jù)，例如輸入郵政編碼、身份證號(hào)，既要求以數(shù)字的形式輸入又要求輸入完整的數(shù)位，既不能多又不能少。

Access不僅提供了預(yù)定義輸入掩碼模板，而且還允許用戶自定義輸入掩碼。對(duì)于一些常用的輸入掩碼如郵政編碼、身份證號(hào)碼和日期等，Access已經(jīng)預(yù)先定義好了，用戶直接使用即可。如果用戶需要的輸入掩碼在預(yù)定義中沒(méi)有，那么就需要用戶自己定義了。

【例3.8】將“教師”表的“HomePhone”字段的輸入掩碼設(shè)置為“00000000”格式。操作步驟如下：

(1)在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，以“設(shè)計(jì)”視圖打開(kāi)“教師”表。

(2)選中“HomePhone”字段行，選中“輸入掩碼”屬性框，單擊右側(cè)的圖標(biāo)。

(3)在打開(kāi)的“請(qǐng)選擇所需的輸入掩碼”對(duì)話框中，單擊“編輯列表”按鈕，如圖3.45所示。

圖3.45“請(qǐng)選擇所需的輸入掩碼”對(duì)話框(4)在打開(kāi)的“請(qǐng)確定是否為該‘輸入掩碼向?qū)А庉嫽蛱砑虞斎胙诖a以便顯示”對(duì)話框中，在下部導(dǎo)航條中單擊“(記錄)”，如圖3.46所示。

圖3.46“請(qǐng)確定是否為該‘輸入掩碼向?qū)А庉嫽蛱砑虞斎胙诖a以便顯示”對(duì)話框(5)在打開(kāi)的對(duì)話框中，在“說(shuō)明”文本框中輸入“固定電話”；在“輸入掩碼”文本框中輸入“000000”；在“示例數(shù)據(jù)”文本框中輸入“100080”，其他選項(xiàng)選擇默認(rèn)。然后單擊“關(guān)閉”按鈕，如圖3.47所示。

圖3.47自定義“輸入掩碼向?qū)А睂?duì)話框(6)這時(shí)返回到“請(qǐng)選擇所需的輸入掩碼”對(duì)話框中，在該對(duì)話框中，所添加的電話輸入掩碼已經(jīng)出現(xiàn)在列表中。選中“固定電話”，單擊“完成”按鈕，如圖3.48所示。

圖3.48“輸入掩碼向?qū)А睂?duì)話框

設(shè)置結(jié)果如圖3.49所示。

圖3.49“家庭電話”輸入掩碼設(shè)置結(jié)果(7)設(shè)置字段的輸入掩碼屬性時(shí)，使用一串字符作為占位符代表用于格式化電話號(hào)碼、身份證號(hào)碼等類型的數(shù)據(jù)。占位符顧名思義在字段中占據(jù)一定的位置。不同的字符具有不同的含義，具體含義如表3.5所示。

表3.5輸入掩碼字符與含義對(duì)照4.設(shè)置有效性規(guī)則和有效性文本

“有效性規(guī)則”用來(lái)防止非法數(shù)據(jù)輸入到表中，對(duì)輸入的數(shù)據(jù)起著限定的作用。有效性規(guī)則使用Access表達(dá)式來(lái)描述，有效性文本是用來(lái)配合有效性規(guī)則使用的。在設(shè)置了有效性文本后，當(dāng)用戶輸入的數(shù)據(jù)違反有效性規(guī)則時(shí)，就會(huì)給出明確的提示性信息。

【例3.9】設(shè)置學(xué)生表中性別的有效性規(guī)則為“男”或“女”。操作步驟如下：

(1)在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中，以“設(shè)計(jì)”視圖打開(kāi)“學(xué)生”表。

(2)在“設(shè)計(jì)”視圖中，單擊“性別”字段行的某一列。

(3)在“有效性規(guī)則”屬性框中，輸入：“男”or“女”，如圖3.50所示。圖3.50設(shè)置有效性規(guī)則和有效性文本

對(duì)于復(fù)雜的有效性規(guī)則可以使用“表達(dá)式生成器”來(lái)設(shè)置，在“有效性規(guī)則”屬性框中，單擊右側(cè)圖標(biāo)，就可以打開(kāi)“表達(dá)式生成器”對(duì)話框窗口，在其中可以設(shè)置“有效性規(guī)則”的表達(dá)式。在Access中，在查詢、窗體和報(bào)表設(shè)計(jì)時(shí)都會(huì)用到“表達(dá)式生成器”，有關(guān)它的詳細(xì)使用將在后面進(jìn)行介紹。

(4)在“有效性文本”屬性框中，輸入文本：只能輸入男、女，否則，輸入男、女以外的任何文字，就會(huì)彈出提示信息框，如圖3.51所示。

圖3.51有效性文本的提示信息5.設(shè)置默認(rèn)值

默認(rèn)值是一個(gè)提高輸入數(shù)據(jù)效率的有用屬性。在一個(gè)表中，經(jīng)常會(huì)有一些字段的數(shù)據(jù)值相同。例如，在學(xué)生表中的“性別”字段只有“男”或“女”，而在某些情況下，例如在男生人數(shù)較多的情況下，就可以把默認(rèn)值設(shè)置為“男”，這樣輸入學(xué)生信息時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)填入“男”，而對(duì)于少數(shù)女生則只需進(jìn)行修改即可。

6.必填字段

“必填字段”屬性取值僅有“是”或“否”兩項(xiàng)。當(dāng)取值為“是”時(shí)表示必須填寫(xiě)本字段，即該字段不能為空；反之當(dāng)取值為“否”時(shí)，表示該字段可以為空。

7.?Unicode壓縮

該屬性的取值僅有“是”或“否”兩項(xiàng)。當(dāng)取值為“是”時(shí)，表示本字段中數(shù)據(jù)庫(kù)可以存儲(chǔ)和顯示多種語(yǔ)言的文本。使用Unicode壓縮，還可以自動(dòng)壓縮字段中的數(shù)據(jù)，使得數(shù)據(jù)庫(kù)尺寸最小化。

8.設(shè)置索引

字段的索引與書(shū)的索引類似，一本書(shū)的索引會(huì)以拼音和筆畫(huà)的順序列出本書(shū)所包含的全部主題，以及每個(gè)主題所在的頁(yè)數(shù)。讀者通過(guò)索引可以很快找到需要的內(nèi)容。同樣在一個(gè)記錄非常多的數(shù)據(jù)表中，如果沒(méi)有建立索引，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)只能按照順序查找所需要的一條記錄，這將會(huì)耗費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)讀取整個(gè)表。如果事先為數(shù)據(jù)表創(chuàng)建了有關(guān)字段的索引，在查找這個(gè)字段信息的時(shí)候，就會(huì)快得多。

對(duì)于Access數(shù)據(jù)表中的字段，如果符合下列所有條件，推薦對(duì)該字段設(shè)置索引：

?字段的數(shù)據(jù)類型為文本型、數(shù)字型、貨幣型或日期/時(shí)間型；

?常用于查詢的字段；

?常用于排序的字段。

【例3.10】在學(xué)生表中創(chuàng)建姓名字段索引。操作步驟如下：

(1)打開(kāi)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，在表“設(shè)計(jì)”視圖中打開(kāi)“學(xué)生”表。

(2)選中“姓名”字段，在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中，單擊“索引”屬性框旁邊的下拉箭頭，在打開(kāi)的列表中選中“有(有重復(fù))選項(xiàng)，如圖3.52所示。圖3.52設(shè)置“索引”

【例3.11】在教師表中設(shè)置教師號(hào)和姓名字段為多字段索引。操作步驟如下：

(1)打開(kāi)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，在表“設(shè)計(jì)”視圖中打開(kāi)“教師”表。

(2)在“表格工具”的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“顯示/隱藏”組中，單擊“索引”命令，如圖3.53所示。

圖3.53“顯示/隱藏”組“索引”(3)在打開(kāi)的“索引”對(duì)話框中，顯示已經(jīng)設(shè)置為主索引的“教師號(hào)”字段。在“索引名稱”列的空白單元格處輸入“教師姓名”，在“字段名稱”列，單擊下拉箭頭，選擇“姓名”，索引屬性值選擇默認(rèn)，如圖3.54所示。圖3.54“索引”對(duì)話框

3.6定義數(shù)據(jù)表的關(guān)系

通常，一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)包括多個(gè)表。為了把不同表的數(shù)據(jù)組合在一起，必須建立表間的關(guān)系。建立表之間的關(guān)系，不僅建立了表之間的關(guān)聯(lián)，還保證了數(shù)據(jù)庫(kù)的參照完整性。

1.理解參照完整性

參照完整性是一個(gè)規(guī)則，Access使用這個(gè)規(guī)則來(lái)確保相關(guān)表中記錄之間關(guān)系的有效性，并且不會(huì)意外地刪除或更改相關(guān)數(shù)據(jù)。在符合下列所有條件時(shí)，可以設(shè)置參照完整性：

(1)來(lái)自于主表的匹配字段是主鍵(兩個(gè)表建立一對(duì)多的關(guān)系后，“一”方的表稱為主表，“多”方的表稱為子表)。

(2)兩個(gè)表中相關(guān)聯(lián)的字段都有相同的數(shù)據(jù)類型。

(3)使用參照完整性時(shí)要遵守如下規(guī)則：在兩個(gè)表之間設(shè)置參照完整性后，如果在主表中沒(méi)有相關(guān)的記錄，就不能把記錄添加到子表中。反之，在子表中存在與之相匹配的記錄時(shí)，則在主表中不能刪除該記錄。

2.創(chuàng)建關(guān)系

不同表之間的關(guān)聯(lián)是通過(guò)主表的主鍵字段和子表的外鍵字段來(lái)確定的。

【例3.12】建立學(xué)生“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中學(xué)生表、選課表和課程表之間的關(guān)系。操作步驟如下：

(1)打開(kāi)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，在“數(shù)據(jù)庫(kù)工具”選項(xiàng)卡的“關(guān)系”組中，單擊“關(guān)系”按鈕，打開(kāi)“關(guān)系”窗口。

(2)在“關(guān)系”組中，單擊“顯示表”按鈕，打開(kāi)“顯示表”對(duì)話框，如圖3.55所示。

圖3.55“顯示表”對(duì)話框(3)在“顯示表”對(duì)話框中，列出當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中所有的表，按住Shift鍵，單擊“學(xué)生”表，選中所有的表，再單擊“添加”按鈕，則選中的表被添加到關(guān)系窗口中，如圖3.56所示。

圖3.56“關(guān)系”窗口(4)雙擊這條直線，打開(kāi)“編輯關(guān)系”對(duì)話框，選中“實(shí)施參照完整性”，然后單擊“確定”按鈕，如圖3.57所示。

圖3.57“編輯關(guān)系”對(duì)話框(1)(5)在“學(xué)生”表中，選中“學(xué)號(hào)”字段，按住左鍵不松開(kāi)，將其拖到“選課”表的“學(xué)號(hào)”字段上，放開(kāi)左鍵，這時(shí)打開(kāi)“編輯關(guān)系”對(duì)話框，選中“實(shí)施參照完整性”和“級(jí)聯(lián)更新相關(guān)字段”復(fù)選框，如圖3.58所示。

圖3.58“編輯關(guān)系”對(duì)話框(2)(6)然后單擊“創(chuàng)建”按鈕，關(guān)閉“編輯關(guān)系”對(duì)話框，返回到“關(guān)系”窗口。Access具有自動(dòng)確定兩個(gè)表之間鏈接關(guān)系類型的功能。在建立關(guān)系后，可以看到在兩個(gè)表的相同字段之間出現(xiàn)了一條關(guān)系線，并且在“學(xué)生”表的一方顯示“1”，在“選課”表的一方顯示“∞”(表示一對(duì)多關(guān)系，即“學(xué)生”表中一條記錄關(guān)聯(lián)“選課”表中多條記錄)。在建立關(guān)系的兩個(gè)表中，“1”方表中的字段是主鍵，在子表中的字段稱為外鍵。

(7)用同樣的方法建立課程表和選課表的關(guān)系。建立關(guān)系后的結(jié)果如圖3.59所示。

圖3.59建立關(guān)系后的結(jié)果

提示：在建立關(guān)系之前，最好在子表中不要輸入數(shù)據(jù)，否則如果在相互關(guān)聯(lián)的表中所輸入的教據(jù)違反了參照完整性，就不能正常建立關(guān)系。建立關(guān)系后，為了使表的布局美觀，可以用鼠標(biāo)拖動(dòng)表的標(biāo)題欄，移動(dòng)表在“關(guān)系”窗口中的位置。3.查看關(guān)系

要想查看關(guān)系，首先把所有打開(kāi)的表都關(guān)閉掉。在“數(shù)據(jù)庫(kù)工具”選項(xiàng)卡的“關(guān)系”組中，打開(kāi)“關(guān)系”窗口。

4.編輯表關(guān)系

Access數(shù)據(jù)庫(kù)中表的關(guān)系建立后，可以編輯現(xiàn)有的關(guān)系，還可以刪除不再需要的關(guān)系。編輯關(guān)系的操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫(kù)工具”選項(xiàng)卡的“關(guān)系”組中，單擊“關(guān)系”按鈕，打開(kāi)“關(guān)系”窗口。

(2)對(duì)需要編輯的關(guān)系線，進(jìn)行下列一種操作來(lái)打開(kāi)“編輯關(guān)系”對(duì)話框：雙擊該關(guān)系線；右擊該關(guān)系線；在打開(kāi)的快捷菜單中，單擊“編輯關(guān)系”命令。

(3)單擊該關(guān)系線，在“高級(jí)工具”選項(xiàng)卡的“工具”組中，單擊“編輯關(guān)系”命令。

(4)在“編輯關(guān)系”對(duì)話框中修改關(guān)系，然后單擊“確定”。

(5)修改后保存。要?jiǎng)h除一個(gè)關(guān)系，可單擊關(guān)系線，然后按“Del”鍵即可刪除。

提示：在建立兩個(gè)表的關(guān)系時(shí)，相關(guān)聯(lián)的字段不一定要有相同的名稱，但必須是相同的數(shù)據(jù)類型，這樣才能實(shí)施參照完整性，如果它們的數(shù)據(jù)類型不同，雖然能建立起關(guān)系，但不能實(shí)施參照完整性，因此不能建立一對(duì)一或一對(duì)多關(guān)系。

提示：在建立兩個(gè)表的關(guān)系時(shí)，相關(guān)聯(lián)的字段不一定要有相同的名稱，但必須是相同的數(shù)據(jù)類型，這樣才能實(shí)施參照完整性，如果它們的數(shù)據(jù)類型不同，雖然能建立起關(guān)系，但不能實(shí)施參照完整性，因此不能建立一對(duì)一或一對(duì)多關(guān)系。

5.查看數(shù)據(jù)表

建立了一對(duì)多關(guān)系后，在主表的數(shù)據(jù)表視圖上每行記錄中顯示“+”號(hào)，這表明存在一對(duì)多的關(guān)系，且該表為主表。例如，在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中，“學(xué)生”表與“選課”表之間是一對(duì)多關(guān)系，就會(huì)在“學(xué)生”表的數(shù)據(jù)表視圖中對(duì)每個(gè)“學(xué)號(hào)”記錄，都可以查看“選課”表中相匹配的多個(gè)記錄。

在主數(shù)據(jù)表中查看子數(shù)據(jù)表的操作步驟如下：

(1)打開(kāi)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，打開(kāi)“學(xué)生”表。

(2)單擊第一個(gè)字段前面的展開(kāi)按鈕“+”，展開(kāi)子數(shù)據(jù)表，如圖3.60所示。圖3.60在數(shù)據(jù)表視圖中顯示一對(duì)多關(guān)系(3)單擊“-”收縮按鈕，就可以關(guān)閉子數(shù)據(jù)表。

3.7創(chuàng)建和使用附件字段

使用附件數(shù)據(jù)類型，可以將一段或多段數(shù)據(jù)(Word文檔、演示文稿和圖像等)添加到數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄中。也就是說(shuō)，附件類型可以在一個(gè)字段中存儲(chǔ)多個(gè)文件，而且這些文件的數(shù)據(jù)類型還可以不同。

1.添加和設(shè)置附件字段

創(chuàng)建附件類型的字段與創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)類型字段的方法相同。

【例3.13】在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)的“教師”表中，增加一個(gè)“個(gè)人”字段，并把它設(shè)置為“附件”數(shù)據(jù)類型。然后在“個(gè)人”字段中，添加有關(guān)教師的個(gè)人信息的Word文檔和個(gè)人圖片。操作步驟如下：

(1)打開(kāi)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，在“設(shè)計(jì)”視圖中，打開(kāi)“教師”表。

(2)在設(shè)計(jì)視圖中，添加一個(gè)“個(gè)人信息”字段，然后設(shè)置該字段的數(shù)據(jù)類型為“附件”，標(biāo)題設(shè)置為“個(gè)人信息”，如圖3.61所示。

圖3.61教師表的設(shè)計(jì)視圖(3)單擊教師表右下角“數(shù)據(jù)表視圖”圖標(biāo)，打開(kāi)“教師”表的數(shù)據(jù)表視圖，如圖3.62所示。

圖3.62教師表的數(shù)據(jù)表視圖(4)雙擊第一條記錄的附件字段，打開(kāi)“附件”對(duì)話框，單擊“添加”按鈕，如圖3.63所示。

圖3.63“附件”對(duì)話框(5)在打開(kāi)的“選擇文件”對(duì)話框中，選中“人物01”圖像文件，然后單擊“打開(kāi)”按鈕，如圖3.64所示。

圖3.64“選擇文件”對(duì)話框(6)這時(shí)返回到“附件”對(duì)話框，被添加的文件顯示在該對(duì)話框中。

注意：附件中所包含的信息在數(shù)據(jù)表視圖中不能明確顯示，只有在窗體視圖中才能顯示。對(duì)于文檔、電子表格等類型信息只能顯示圖標(biāo)。

2.刪除和修改附件

刪除和修改附件有兩種方法：一種在數(shù)據(jù)表視圖中進(jìn)行，另一種在窗體視圖中進(jìn)行。兩者的具體操作方法相同。操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)表”視圖中，在附件上右擊，在打開(kāi)的快捷菜單中單擊“管理附件”命令。

(2)在打開(kāi)的“附件”對(duì)話框中，選擇附件，然后單擊“刪除”按鈕，就可以把附件刪除掉了。如圖3.65所示。

圖3.65“附件”對(duì)話框

3.8在Access中使用運(yùn)算符和表達(dá)式

1.表達(dá)式

表達(dá)式可以是內(nèi)置的或用戶定義的函數(shù)、標(biāo)識(shí)符、運(yùn)算符、常量全部或部分的組合。在Access的表、查詢、窗體、報(bào)表和宏中可以使用表達(dá)式。2.運(yùn)算符

運(yùn)算符包括算術(shù)運(yùn)算符、關(guān)系運(yùn)算符、邏輯運(yùn)算符和字符串運(yùn)算符(連接運(yùn)算符)等四類。

(1)算術(shù)運(yùn)算符。常用的算術(shù)運(yùn)算符如表3.6所示。

表3.6常用的算術(shù)運(yùn)算符(2)關(guān)系運(yùn)算符。關(guān)系運(yùn)算符的返回值是邏輯值“真”或“假”。關(guān)系運(yùn)算符有：>(大于)、<?(小于)、=?(等于)、<?>?(不等于)、>=?(大于等于)、<=?(小于等于)。

關(guān)系運(yùn)算用于比較兩個(gè)表達(dá)式的值是否相等。因此關(guān)系運(yùn)算符中的“=”與數(shù)學(xué)運(yùn)算中的等號(hào)有完全不同的意義。

(3)邏輯運(yùn)算符。邏輯運(yùn)算的返回值是邏輯值“真”或“假”。邏輯運(yùn)算用于邏輯表達(dá)式，常用的邏輯運(yùn)算符有：And(與)、Or(或)和Not(非)。

(4)字符串運(yùn)算符。字符串運(yùn)算符的作用就是將兩個(gè)字符串進(jìn)行連接，從而連接形成一個(gè)新的字符串，字符串運(yùn)算符“+”和“&”兩者的意義完全相同。

3.標(biāo)識(shí)符

標(biāo)識(shí)符是窗體或報(bào)表上引用的表字段或控件的名稱，或者是這些字段或控件的屬性。在表達(dá)式中使用標(biāo)識(shí)符以引用與字段、屬性或控件關(guān)聯(lián)的值。

在對(duì)象集合和集合中的元素之間以及上一級(jí)對(duì)象和下一級(jí)對(duì)象之間，使用感嘆號(hào)連接起來(lái)。例如，可以將名為“學(xué)生”表中“姓名”的字段表示為“[學(xué)生]![姓名]”。感嘆號(hào)告訴Access后面的內(nèi)容是屬于前面帶有感嘆號(hào)學(xué)生表的對(duì)象。

對(duì)象和它的屬性用點(diǎn)連接起來(lái)。例如，“[Forms]![按課程查詢不及格學(xué)生]!?[ComboO].[value]”中的點(diǎn)，是表示組合框ComboO的值的value屬性的。

4.通配符

當(dāng)查找信息時(shí)，可以使用通配符來(lái)代替一個(gè)或多個(gè)真正的字符；當(dāng)不知道真正字符或者不想建立完整名字時(shí)，常常使用通配符代替一個(gè)或多個(gè)真正的字符。

通配符包括星號(hào)“*”和問(wèn)號(hào)“？”，星號(hào)表示匹配字符的數(shù)量不受限制，而問(wèn)號(hào)的匹配字符則受到限制，表示為任意一個(gè)數(shù)字。5.其他運(yùn)算符

Between...And：用于確定表達(dá)式的值是否在指定值范圍中；

In列表比較：對(duì)象表達(dá)式In(值1，值2，值3)；

Is保留字：對(duì)象表達(dá)式IsNull(值1)。

6.常用函數(shù)

常用函數(shù)完成特定的運(yùn)算，實(shí)現(xiàn)特定的任務(wù)，具有返回值。

常用函數(shù)的語(yǔ)法格式：函數(shù)名(參數(shù))

參數(shù)是一個(gè)或多個(gè)自變量、表達(dá)式。

Access的常用函數(shù)如表3.7所示。表3.7常用函數(shù)7.常量

常量是指在表達(dá)式進(jìn)行運(yùn)算中不變的數(shù)字和字符串。例如3.1415、“北京”就是常量。

8.表達(dá)式生成器

表達(dá)式生成器是Access提供的編寫(xiě)表達(dá)式的工具。使用Access進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，在很多地方需要書(shū)寫(xiě)表達(dá)式。例如，在數(shù)據(jù)表中設(shè)置字段的有效性規(guī)則時(shí)、設(shè)置計(jì)算字段的數(shù)據(jù)表達(dá)式時(shí)、在查詢中書(shū)寫(xiě)查詢條件進(jìn)行計(jì)算時(shí)，以及在窗體和報(bào)表的控件中設(shè)置計(jì)算表達(dá)式時(shí)。1)表達(dá)式生成器的結(jié)構(gòu)

表達(dá)式生成器窗口由四個(gè)窗格構(gòu)成，上部的窗格是表達(dá)式編輯窗格。下部并排的三個(gè)窗格中，最左側(cè)的是“表達(dá)式元素”窗格，中間的是“表達(dá)式類別”窗格，右側(cè)的是“表達(dá)式值”窗格，如圖3.66所示。

圖3.66表達(dá)式生成器2)表達(dá)式元素窗格

在表達(dá)式元素窗格中，函數(shù)、常量和操作符是三個(gè)基本元素，當(dāng)選擇不同的對(duì)象時(shí)，在這個(gè)窗格中會(huì)出現(xiàn)不同的元素。例如，當(dāng)前選擇了“成績(jī)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)的教師授課查詢，因此該數(shù)據(jù)庫(kù)及這個(gè)查詢出現(xiàn)在這個(gè)窗格中，參見(jiàn)圖3.66。

在函數(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)元素的前面有兩個(gè)箭頭，單擊該箭頭可以展開(kāi)下一級(jí)。同時(shí)展開(kāi)函數(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象后的結(jié)果，如圖3.67所示。

圖3.67展開(kāi)函數(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)果

可以看出，在數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象下，列出表、查詢、Forms(窗體)和Reports(報(bào)表)。在這些對(duì)象前面也有箭頭，單擊這些箭頭還可以進(jìn)一步展開(kāi)下一級(jí)對(duì)象。單擊“Forms”對(duì)象，展開(kāi)后的結(jié)果如圖3.68所示。

圖3.68展開(kāi)后窗體對(duì)象的結(jié)果3)表達(dá)式類別窗格

這個(gè)窗格顯示的是在表達(dá)式元素窗格所選擇的對(duì)象中的子對(duì)象。當(dāng)選擇了查詢后，在表達(dá)式類別窗格顯示該查詢的字段，參見(jiàn)圖3.66。

4)表達(dá)式值窗格

表達(dá)式類別窗格和表達(dá)式值窗格顯示的信息是相關(guān)聯(lián)的。當(dāng)展開(kāi)函數(shù)并選中“內(nèi)置函數(shù)