DB3304T 100-2023 流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化規(guī)范

3304SpecificationfordigitalizationofpersonI 2 2 6 8 本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定本文件由嘉興市人力資源和社會(huì)保障局提出、歸口并組本文件主要起草人：金毅、趙宇鐘、俞茵荔、胡小容、梁艷華、楊1流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化規(guī)范GB/T32623—2016流動(dòng)人員人事檔案管理服GB/T33870—2017干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)人事檔案數(shù)字化digitizationofperso并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本4基本要求4.1.1檔案數(shù)字化前，應(yīng)對(duì)人事檔案24.1.2檔案數(shù)字化時(shí)，不準(zhǔn)許對(duì)檔案原始信息進(jìn)行更改，過(guò)程應(yīng)可查詢、可追溯。4.1.3檔案數(shù)字化后，應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。圖像應(yīng)保留原紙張顏色、污損情況和文字修改痕跡等4.2完整性4.4.1應(yīng)建立身份認(rèn)證體系、加密存儲(chǔ)體系及數(shù)據(jù)流傳輸方式等安全保密管理機(jī)制。4.4.2檔案圖像數(shù)據(jù)應(yīng)不被非法利用、更改或銷毀。個(gè)人數(shù)據(jù)安全應(yīng)符合GB/T35273、GB/T415744.4.3檔案原件應(yīng)不受損毀。4.4.4應(yīng)建立環(huán)境、檔案實(shí)體、設(shè)備設(shè)施、數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)等安全管理機(jī)制。5.3檔案材料應(yīng)按形成時(shí)間先后排序，第4-1類和第六類材料5.4參考類材料按檔案材料形成時(shí)間先后排序，可包括：a)人事檔案報(bào)送、審核工作材料：人事檔案報(bào)送單、轉(zhuǎn)遞通知單、人事檔案有關(guān)情況說(shuō)明等材b)學(xué)校錄取通知書(shū)、中學(xué)生素質(zhì)資信證書(shū)等；c)身份證復(fù)印件，戶口簿復(fù)印件；學(xué)歷、學(xué)位復(fù)印件（無(wú)原始學(xué)歷材料）；為期兩個(gè)月以下的培訓(xùn)材料、培訓(xùn)材料復(fù)印件；專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書(shū)復(fù)印件、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件；獎(jiǎng)狀、e)團(tuán)員介紹信、黨員介紹信、入黨階段思想?yún)R報(bào)等入團(tuán)、入黨的材料、除十大類內(nèi)容外其余放參考類材料，未完成預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的黨員相關(guān)材料放參g)材料內(nèi)容屬于十大類，但材料本身尚未完成審批，待完成審批后整理歸檔的材料。36.1.1.1.1人員基本信息集用于描述某人自然屬性和社會(huì)屬性中最基本的信息。該信息集應(yīng)具有唯一6.1.1.1.2人員基本信息集的編碼為ZS000001。該信息集至少由6個(gè)必備信息項(xiàng)6.1.1.1.3各項(xiàng)信息內(nèi)容可單獨(dú)建立，也可從其他系統(tǒng)人員唯一標(biāo)識(shí)，從浙江省流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)平臺(tái)A0101——A01041A01172A01078A01846.1.2.1.1人事檔案目錄信息集用于描述檔案目錄的信息。該信息集為多記錄信息集，每一記錄記述該標(biāo)識(shí)是將目錄信息掛接到對(duì)應(yīng)的人員的標(biāo)識(shí)信息，從33年4月2日234a)“類號(hào)”，填寫(xiě)材料類號(hào)；c)“材料名稱”，根據(jù)材料題目填寫(xiě)，無(wú)題目的材料應(yīng)擬定題目；d)“材料形成時(shí)間”，一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間（如有組織審批時(shí)間和個(gè)人簽字時(shí)間），）；b)成績(jī)單：材料標(biāo)題+（學(xué)歷）；）；d)畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件：材料標(biāo)題，備注：復(fù)印件；e)職稱評(píng)審材料：材料標(biāo)題+（所獲專業(yè)技術(shù)職務(wù)）；f)職業(yè)資格材料：材料標(biāo)題+（所獲職業(yè)資格g)執(zhí)業(yè)資格材料：材料標(biāo)題+（所獲執(zhí)業(yè)資格h)政審材料：有材料標(biāo)題的按照材料標(biāo)題錄入，無(wú)標(biāo)題的按照“關(guān)于XXX的政治審查材料”的）；56.3.2.2.3不準(zhǔn)許存在漏掃、重掃、多掃6.4.2.1原始圖像文件存儲(chǔ)路徑：系統(tǒng)指定路徑\人員唯一標(biāo)識(shí)\<原始圖像6.4.2.2優(yōu)化圖像文件存儲(chǔ)路徑：系統(tǒng)指定路徑\人員唯一標(biāo)識(shí)\<優(yōu)化圖像6.4.3.1數(shù)據(jù)存儲(chǔ)索引信息集用于描述某頁(yè)人事檔案材料圖像文件存儲(chǔ)的最基本信息。該信息集為多6.4.3.2數(shù)據(jù)存儲(chǔ)索引信息集的編碼為RSDAWJ。該是3是是否優(yōu)化圖像文件在存儲(chǔ)介質(zhì)上的文件名，命名6信息的，所引用的姓名、性別、民族、出生日期、公民身份號(hào)碼等信息項(xiàng)也應(yīng)符合人員建庫(kù)要求。a)人員基本信息及目錄信息的描述性文件，以XML文件或Excel文件保存，符合6.1.1.1、b)人事檔案數(shù)字化形成的圖像數(shù)據(jù)，存放在指定的文件夾內(nèi)。7），123456789文件夾應(yīng)打包成ZIP格式，單個(gè)圖片大小應(yīng)不超過(guò)10M，單個(gè)圖像數(shù)據(jù)壓縮87.2.3.1.2圖像數(shù)據(jù)文件夾以類號(hào)命名，子文件夾以序號(hào)命名，圖像數(shù)據(jù)文件放在序號(hào)文件夾下。圖），文件夾應(yīng)打包成ZIP格式，單個(gè)圖片大小應(yīng)不超過(guò)10M，單個(gè)圖像數(shù)據(jù)壓縮8.2.1數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有8.2.2應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出8.2.3數(shù)字化加工場(chǎng)所設(shè)在檔案部門(mén)內(nèi)部，按臨時(shí)保密要害部位進(jìn)行管理；數(shù)字化加工場(chǎng)所部門(mén)之外，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交8.2.4視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門(mén)專人負(fù)責(zé)。視頻監(jiān)控?cái)?shù)8.2.5數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)封斷所有8.2.6應(yīng)配備數(shù)字化工作人員存放隨身物品的專用8.2.7工作人員不準(zhǔn)許在數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)從事與數(shù)字化無(wú)關(guān)的活動(dòng)，諸如：喝水、進(jìn)食、吸煙、攜8.3.1檔案數(shù)字化工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格保密流動(dòng)人員人事檔案信息。8.3.2檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。8.3.3檔案部門(mén)人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，8.3.4檔案數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)建立檔案流程單，流程單包括檔案號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、9人、加工時(shí)間等，數(shù)字化加工過(guò)程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同8.3.5檔案數(shù)字化加工不準(zhǔn)許損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的應(yīng)進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)宜保持8.3.6檔案數(shù)字化過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無(wú)解密標(biāo)識(shí)的檔案，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字8.3.8數(shù)字化檔案應(yīng)專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案應(yīng)及時(shí)歸還入庫(kù)。對(duì)于離庫(kù)時(shí)間較長(zhǎng)或有8.4.1檔案數(shù)字化加工過(guò)程中宜使用檔案部門(mén)提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部8.4.2檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，應(yīng)采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，諸如：USB接口8.4.4檔案數(shù)字化加工過(guò)程中應(yīng)使用正版軟件。除必要的操作系統(tǒng)、加工軟件和第三方安全管理軟件8.4.5檔案數(shù)字化加工過(guò)程中宜由檔案部門(mén)提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤(pán)、存儲(chǔ)介質(zhì)以及無(wú)法確保數(shù)據(jù)可8.4.6用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不準(zhǔn)許與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用8.4.7檔案數(shù)字化加工設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不準(zhǔn)許擅自送外維修，送外維修應(yīng)辦理書(shū)面審批手續(xù)，并由檔8.4.8處理尚未開(kāi)放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。8.6.1采用外包方式開(kāi)展流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化工作的，涉密系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢、軟件開(kāi)發(fā)、安8.6.2數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)使用之前應(yīng)委履歷表和屬于履歷性質(zhì)的登記各類人員的履歷表（書(shū)）、登記表、簡(jiǎn)歷表，如《干部履歷—其他由本人填寫(xiě)反映個(gè)人經(jīng)歷 人事管理工作中，組織人事部門(mén)通過(guò)各種途徑，對(duì)本人德、能、勤、績(jī)、廉進(jìn)行調(diào)查評(píng)價(jià)—正式考察后的綜合材料、組織以考核為主要內(nèi)容的材料，如平時(shí)考核材料、年度考核登記表、專項(xiàng)考核材料、任（聘）在重大政治事件、突發(fā)事件和援派、掛職鍛煉等考核鑒定材料黨組織書(shū)記抓基層黨建評(píng)價(jià)意專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類高考報(bào)考志愿表（包括2B鉛筆填涂卡）如含有保存價(jià)值的信息，可放第四類第一小類。大學(xué)生暑期社會(huì)實(shí)踐材料，如有相關(guān)評(píng)語(yǔ)的，可放第四類第一小類，介紹信函不歸檔?！秾W(xué)年考核表》等制式相同、形成時(shí)間不同的材料，按一件材料歸類。學(xué)歷材料遺失后的相關(guān)證明材料放第四類第一小類。畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件在相關(guān)學(xué)習(xí)材料齊全的情況下可放第四類第一小類。每一階段學(xué)歷材料不按材料時(shí)間，按照畢業(yè)生登記表、成績(jī)單（如有論文相關(guān)材料，論文及論文成績(jī)排在總成績(jī)單前面）、畢業(yè)證書(shū)復(fù)印件（如有學(xué)位相關(guān)材料，學(xué)位證明及學(xué)位證書(shū)復(fù)印—反映科研學(xué)術(shù)水平—專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類文化素養(yǎng)培訓(xùn)和技能為期兩個(gè)月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)料—料本人政治歷史情況審查，領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)和自然資源資產(chǎn)離任審計(jì)的審計(jì)結(jié)果及整改情況、履行干部選拔任用工作職責(zé)離任檢查結(jié)果及說(shuō)明，本人基本信息審核認(rèn)定、人事檔案任前審核登記表、廉潔從業(yè)結(jié)論性評(píng)價(jià)等材料料按檔案材料形成時(shí)間先后排人檢查交代或主要申訴材料核表放第五類；干部考察材表等隨主件放第九類第二小入黨產(chǎn)生的政審審查材料按參加工作時(shí)間以及經(jīng)歷方面的調(diào)建國(guó)前參加革命工作享受特殊待在檔案審核工作中形成的關(guān)于年家庭成員及主要社會(huì)關(guān)系的證明參加中國(guó)共產(chǎn)黨、中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)及不合格黨員被勸退或除名的組織審料《中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿對(duì)給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料，主要有表彰和嘉獎(jiǎng)、記功、授予榮譽(yù)稱號(hào)，先進(jìn)事跡以根據(jù)有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)條例而正式命名授予的英雄、模范和先進(jìn)工作者事跡材機(jī)關(guān)及其有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)授予的戰(zhàn)斗應(yīng)將組織的審批材料放在對(duì)給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料，主要有表彰和嘉獎(jiǎng)、記功、授予榮譽(yù)稱號(hào)，先進(jìn)事跡以中學(xué)以上的各類學(xué)校以學(xué)校名義應(yīng)將組織的審批材料放在前本人違紀(jì)、違規(guī)、違其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問(wèn)題相應(yīng)集中有關(guān)行業(yè)監(jiān)管部門(mén)對(duì)流動(dòng)人員有人民法院認(rèn)定的被執(zhí)行人失信信工資待遇、社會(huì)保險(xiǎn)工資待遇審批表、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批級(jí)和獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表或工資變動(dòng)—任命、免去職務(wù)等材料職高校畢業(yè)生登記表；招工審批任命、免去職務(wù)等材料單位管理崗位職員等級(jí)晉升；援關(guān)關(guān)銜、法官和檢察官等級(jí)審批業(yè)、復(fù)員干部改辦轉(zhuǎn)業(yè)各類審批—當(dāng)選黨的代表大會(huì)、人民代表大—其他可供組織參考有—再生育子女申請(qǐng)審批表等有參考價(jià)一1二2三3四4五5六6七7八8九9十錄入指示C.2.3普通高中、全日制高等院校大學(xué)、大專錄入學(xué)歷時(shí)，起C.2.4教育部留學(xué)生學(xué)歷認(rèn)定機(jī)構(gòu)開(kāi)具的國(guó)（境）外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證書(shū)，個(gè)人學(xué)歷信息按電子打印件信C.2.5學(xué)校開(kāi)具證明，證明該人員從學(xué)校畢業(yè)，并蓋章的，學(xué)歷按證明材料錄入，并在備注欄注明學(xué)C.2.12遇到雙學(xué)位雙專業(yè)情況，同一條學(xué)歷錄入兩次，學(xué)歷學(xué)位分別錄入一C.3.1解除畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議證明應(yīng)錄入工C.3.2個(gè)人辭職報(bào)告，只有同意簽字沒(méi)有蓋章的情況下，工作經(jīng)歷不C.3.4有連續(xù)合同，工作職務(wù)發(fā)生變化的工作情況在錄C.3.5遇到無(wú)固定期限的合同，只寫(xiě)工作起始時(shí)間，合同結(jié)束時(shí)間不填，在備注欄標(biāo)注無(wú)固定期限。C.3.6有勞務(wù)派遣公司時(shí)，個(gè)人信息采集工作經(jīng)歷時(shí)，單位名稱錄入合同蓋章的公司。若勞動(dòng)合同是C.5.2職稱外語(yǔ)等級(jí)考試合格證書(shū)、計(jì)算機(jī)應(yīng)C.6.1個(gè)人信息錄入獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)，時(shí)間放在獎(jiǎng)勵(lì)名稱之前，注：括號(hào)應(yīng)為六角括號(hào)“〔〕”。C.8.3干部任免審批表，個(gè)人信息采C.8.4軍銜警銜變動(dòng)應(yīng)錄入到職務(wù)《流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表》（樣式）注1：人員建庫(kù)情況、目錄建庫(kù)情況、原始圖像情況、優(yōu)化圖像情況四欄依照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。沒(méi)有問(wèn)題<?Xmlversion="1.0"encoding=<filext><電子數(shù)據(jù)信息><電子數(shù)據(jù)信息><案卷信息><案卷信息><區(qū)><區(qū)>046</區(qū)><排><排>13</排><號(hào)><號(hào)>010</號(hào)></案卷信息><基本信息><基本信息><公民身份證號(hào)碼><公民身份證號(hào)碼>42138119**********</公民身份證號(hào)碼><曾用名><曾用名/><性別><性別>女</性別><姓名><姓名>張三</姓名><民族><民族>漢族</民族><出生日期><出生日期>2000-01-01</出生日期><出生地><出生地/><籍貫><籍貫/><現(xiàn)居住地址><現(xiàn)居住地址>湖北省****</現(xiàn)居住地址><郵編><郵編/><家庭固定電話><家庭固定電話/><手機(jī)><手機(jī)>137*****650</手機(jī)><其他手機(jī)><其他手機(jī)/><是否博士后><是否博士后/><留學(xué)生標(biāo)記><留學(xué)生標(biāo)記/><生源地><生源地/><轉(zhuǎn)入日期><轉(zhuǎn)入日期/><轉(zhuǎn)入原因><轉(zhuǎn)入原因/><存檔單位名稱><存檔單位名稱/><存檔單位機(jī)構(gòu)編碼><存檔單位機(jī)構(gòu)編碼/><存檔單位行政區(qū)劃代碼><存檔單位行政區(qū)劃代碼/><存檔性質(zhì)><存檔性質(zhì)/><存檔狀態(tài)><存檔狀態(tài)/><原存檔單位名稱><原存檔單位名稱/><原存檔單位行政區(qū)劃><原存檔單位行政區(qū)劃/></基本信息><學(xué)習(xí)經(jīng)歷><學(xué)習(xí)經(jīng)歷><學(xué)習(xí)經(jīng)歷條目><學(xué)習(xí)經(jīng)歷條目><學(xué)習(xí)起始日期><學(xué)習(xí)起始日期>2013-09-01</學(xué)習(xí)起始日期><學(xué)習(xí)終止日期><學(xué)習(xí)終止日期>2017-07-31</學(xué)習(xí)終止日期><所在學(xué)校><所在學(xué)校>武漢工程大學(xué)</所在學(xué)校><所學(xué)專業(yè)類別><所學(xué)專業(yè)類別/><所學(xué)專業(yè)名稱><所學(xué)專業(yè)名稱>1701</所學(xué)專業(yè)名稱><所獲學(xué)歷><所獲學(xué)歷>21</所獲學(xué)歷><所獲學(xué)位><所獲學(xué)位>408</所獲學(xué)位><教育類別><教育類別>1</教育類別><學(xué)習(xí)形式><學(xué)習(xí)形式>01</學(xué)習(xí)形式><畢業(yè)證書(shū)編號(hào)><畢業(yè)證書(shū)編號(hào)/><備注><備注/></學(xué)習(xí)經(jīng)歷條目></學(xué)習(xí)經(jīng)歷><工作經(jīng)歷><工作經(jīng)歷><工作經(jīng)歷條目><工作經(jīng)歷條目><工作起始日期><工作起始日期>2018-05-02</工作起始日期><工作終止日期><工作終止日期/><合同結(jié)束時(shí)間><合同結(jié)束時(shí)間>2021-05-01</合同結(jié)束時(shí)間><備注><備注/><所在工作單位名稱><所在工作單位名稱>浙江***有限公司</所在工作單位名稱><從事工作或擔(dān)任職務(wù)><從事工作或擔(dān)任職務(wù)>技術(shù)服務(wù)</從事工作或擔(dān)任職務(wù)><單位證明人><單位證明人/><工作單位機(jī)構(gòu)類型><工作單位機(jī)構(gòu)類型/><工作單位經(jīng)濟(jì)類型><工作單位經(jīng)濟(jì)類型/><工作單位所屬行業(yè)><工作單位所屬行業(yè)/><工作職位崗位類型><工作職位崗位類型/><工作地點(diǎn)行政區(qū)劃><工作地點(diǎn)行政區(qū)劃/><委托存檔單位名稱><委托存檔單位名稱/><委托存檔單位組織機(jī)構(gòu)代碼><委托存檔單位組織機(jī)構(gòu)代碼/><委托存檔單位編號(hào)><委托存檔單位編號(hào)/><委托存檔單位機(jī)構(gòu)類型><委托存檔單位機(jī)構(gòu)類型/><委托存檔單位所屬行業(yè)><委托存檔單位所屬行業(yè)/><委托存檔單位經(jīng)濟(jì)類型><委托存檔單位經(jīng)濟(jì)類型/><委托存檔單位行政區(qū)劃><委托存檔單位行政區(qū)劃/></工作經(jī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