行政管理與文件歸檔制度

行政管理與文件歸檔制度一、總則為規(guī)范企業(yè)行政管理工作，提高工作效率，保障信息安全，訂立本行政管理與文件歸檔制度。該制度適用于公司全部部門和員工，遵守本制度是每位員工的責任和義務。二、行政管理1.辦公時間1.1公司規(guī)定的正常辦公時間為上午9:00至下午6:00，中午12:00至下午1:00為午休時間，周末為休息時間。1.2假如員工有特殊情況需要調(diào)整辦公時間，如需要調(diào)休、遲到、早退等，需提前向所屬部門經(jīng)理請假，并經(jīng)批準。2.會議管理2.1會議需提前布置，并在會議開始前向參會人員發(fā)出會議通知，確保參會人員合理布置時間。2.2會議紀要由會議組織者或指定人員進行記錄，會議結(jié)束后應及時整理并發(fā)送給全部參會人員。2.3會議室的使用需提前預約，不得擅自占用他人預約的會議室，會議室使用完畢后應及時清理整理。3.資產(chǎn)管理3.1公司全部的固定資產(chǎn)和辦公設(shè)備必需進行登記，包含購置時間、品牌型號、責任人等信息。3.2資產(chǎn)和設(shè)備的維護保養(yǎng)由責任人負責，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或需更換，應及時上報，并依照公司規(guī)定的流程進行處理。3.3不得將公司資產(chǎn)和設(shè)備私自借給他人，不得私自擅用或轉(zhuǎn)移公司資產(chǎn)，需經(jīng)過正式的申請和批準手續(xù)方可使用。4.辦公用品管理4.1辦公用品需依照實際需求進行申請，使用過程中要節(jié)省使用。4.2提倡使用電子文檔，減少紙張揮霍，同時鼓舞雙面打印和回收利用廢紙。4.3辦公用品庫存管理由庫管人員負責，庫存不足或需增補時，應及時向所屬部門經(jīng)理提出申請，并依照公司規(guī)定的流程進行處理。5.接待管理5.1公司來訪客人需提前通知被訪人員，并布置專人接待。5.2來訪客人應在門衛(wèi)處進行登記，并領(lǐng)取訪客證或臨時停車證。5.3訪客進入公司部門前，應向所訪問部門負責人進行登記，并在離開時歸還訪客證。6.文件處理6.1公司文件應依照文件分類和編號進行歸檔，保證文件的完整性和方便檢索。6.2文件存放應遵從保密原則，不得將機密文件外泄或在未經(jīng)授權(quán)的情況下供應給他人。6.3文件在流轉(zhuǎn)過程中，應依照公司規(guī)定的程序和流程進行審批和簽字，并及時歸檔。6.4文件的銷毀需依照公司規(guī)定的期限和程序進行，不得擅自銷毀緊要文件。三、文件歸檔1.文件分類1.1公司文件依照不同的類別進行分類，包含人事文件、財務文件、營銷文件、采購文件等。1.2每個文件夾內(nèi)的文件需依照日期或編號進行排序，以確保文件的次序和方便檢索。2.文件歸檔流程2.1文件的歸檔需經(jīng)過以下流程：收集文件、整理文件、歸檔文件。2.2歸檔文件應確保文件的完整性和準確性，包含文件內(nèi)容、編號、頁數(shù)、簽字等信息。2.3歸檔文件的保管人需對文件進行安全保密，定期對文件進行檢查和整理。3.文件查詢和借閱3.1員工需進行文件查詢或借閱時，應提出申請，并在申請單上注明文件的名稱、編號、借閱目的等信息。3.2歸檔文件的查詢或借閱需經(jīng)過所屬部門經(jīng)理批準，并依照規(guī)定的時間進行歸還。3.3借閱文件的員工需保證文件安全，如有遺失、損壞等情況，應負責賠償或承當相應的責任。4.文件銷毀4.1文件的保管期限依據(jù)文件的緊要性和法律規(guī)定進行設(shè)置，到期后需進行文件銷毀。4.2文件銷毀需進行備案，并由專人進行操作，確保文件徹底銷毀，不留任何痕跡。4.3文件銷毀后需填寫銷毀記錄，包含文件名稱、銷毀日期、銷毀方式等信息，并進行備份存檔。四、違規(guī)處理1.違規(guī)行為1.1不按規(guī)定辦公時間出勤者。1.2擅自占用他人預約的會議室者。1.3私自借用或轉(zhuǎn)移公司資產(chǎn)者。1.4揮霍辦公用品或未經(jīng)批準私自領(lǐng)用辦公用品者。1.5不按規(guī)定接待客人或私自外泄機密信息者。1.6破壞文件的完整性、泄露機密信息或擅自銷毀緊要文件者。2.處理措施2.1對于違規(guī)行為的員工，將視情節(jié)輕重予以相應的警告、扣減工資、停職、辭退等處理。2.2對于冒犯法律法規(guī)的行為，將依法予以追究刑事責任。2.3對于涉嫌侵害公司機密或造成嚴重經(jīng)濟損失的行為，將賠償公司經(jīng)濟損失并追究法律責任。五、附則本制度的解釋權(quán)歸公司負責人全部，并有權(quán)對本