材料采購制度及流程

材料采購制度及流程一、制定目的及范圍為提升公司材料采購的效率與規(guī)范性，確保采購活動的透明度與公正性，特制定本材料采購制度。該制度適用于公司所有材料的采購，包括但不限于原材料、輔助材料及相關服務的采購。通過明確采購流程，確保各項采購活動符合公司戰(zhàn)略目標，降低采購成本，提高資源利用率。二、采購原則采購活動應遵循以下原則：1.公正性：所有采購活動應在公平、公正的基礎上進行，確保選擇的供應商具備相應的資質與能力。2.透明性：采購過程應公開透明，確保各相關方能夠了解采購的決策依據(jù)與結果。3.經(jīng)濟性：在保證質量的前提下，優(yōu)先選擇性價比高的供應商，控制采購成本。4.合規(guī)性：所有采購活動必須遵循國家法律法規(guī)及公司內部規(guī)章制度，確保合法合規(guī)。三、采購流程1.采購申請在進行材料采購前，相關部門需對現(xiàn)有庫存進行評估，確認是否需要采購新材料。申購人需填寫《采購申請表》，詳細列明所需材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量及預計使用時間，并提交給部門負責人審核。2.審核與批準部門負責人對采購申請進行審核，確認申請的合理性與必要性。審核通過后，申請表需提交至采購部門進行進一步處理。采購部門將對申請進行匯總，形成采購計劃，并報公司管理層審批。3.詢價與比價采購部門在獲得批準后，需對所需材料進行市場調研，至少聯(lián)系三家合格供應商進行詢價。詢價時應明確材料的技術要求、交貨時間及付款方式等信息。采購部門需將各供應商的報價整理成《詢價記錄表》，并進行比價分析。4.核價與選擇供應商在比價的基礎上，采購部門需對各供應商的報價進行核價，參考歷史采購價格及市場行情，確保報價的合理性。最終，采購部門根據(jù)綜合評估結果，選擇合適的供應商，并填寫《供應商選擇報告》。5.合同簽署選擇供應商后，采購部門需與其進行合同談判，明確雙方的權利與義務。合同內容應包括材料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式及違約責任等條款。合同簽署后，采購部門需將合同存檔備查。6.采購實施與驗收供應商按合同約定進行材料交付后，采購部門需組織相關人員對到貨材料進行驗收。驗收內容包括數(shù)量、質量及相關技術指標等。驗收合格后，材料入庫，并填寫《入庫單》。如發(fā)現(xiàn)問題，需及時與供應商溝通處理。7.付款與報銷材料驗收合格后，采購部門需根據(jù)合同約定進行付款。付款前，需確認供應商提供的發(fā)票及相關單據(jù)的真實性與合規(guī)性。采購人員需在材料到貨后一個月內完成報銷手續(xù)，逾期將不予受理。四、特殊采購流程在特定情況下，可能需要采取特殊采購流程，包括集中采購、零星采購及應急采購等。1.集中采購：針對辦公用品等常規(guī)性材料，各部門需在每月25日前提交采購需求，由采購部門統(tǒng)一進行集中采購。2.零星采購：適用于金額較小且偶發(fā)的采購需求，采購人需征得部門負責人同意后方可執(zhí)行。3.應急采購：在突發(fā)情況下，需迅速采購材料，由應急小組負責，無需進行詢價，確保及時滿足生產(chǎn)需求。五、備案與存檔所有采購活動結束后，采購部門需將相關文件進行整理，包括《采購申請表》、《詢價記錄表》、《合同》、《入庫單》及發(fā)票等。所有文件需復印兩份，一份交財務部門審核，另一份存檔以備后續(xù)查閱。六、采購紀律與責任1.采購人員職責：采購人員需建立供應商檔案，