DB33T 2471-2022 檔案服務(wù)機構(gòu)工作規(guī)范

33Specificationontheworkofarchivess浙江省市場監(jiān)督管理局發(fā)布I 1 1 1 2 2 2 3 4 5 5 5 6 6 6 6 6 7 7 7 7 8 本標準按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定本標準起草單位：杭州遠大檔案技術(shù)有限公司、浙江省檔案教育培訓中心有限責任公1檔案服務(wù)機構(gòu)工作規(guī)范案服務(wù)流程、糾紛解決方式、檔案服務(wù)的監(jiān)督管DA/T68.1檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部檔案服務(wù)機構(gòu)archivesserviceorganiz檔案服務(wù)項目archivesservicepro2帶領(lǐng)項目團隊（3.6），有權(quán)力和責任通過項目管理（3項目經(jīng)理負責制projectmanagerresponsibilit項目作業(yè)技術(shù)文本，包括檔案服務(wù)項目（3.4）的作業(yè)流程、作業(yè)標準規(guī)范、質(zhì)項目驗收completionacceptanceofp4檔案服務(wù)總體要求4.1維護檔案安全。檔案服務(wù)應(yīng)遵循安全第一、預(yù)防為主的原則，遵守有關(guān)安全保密規(guī)定，以確保委4.2實行項目管理。檔案服務(wù)應(yīng)以項目為對象實施管理，項目管理主要包括范圍管理、進度4.3確保服務(wù)質(zhì)量。檔案服務(wù)應(yīng)進行全過程的質(zhì)量管理，嚴格控制影響檔案服務(wù)質(zhì)量的不良因4.4簽訂項目合同。檔案服務(wù)應(yīng)簽訂項目合同，形成正式的委托與被委托的法律關(guān)系，項目合同的簽5檔案服務(wù)機構(gòu)基本要求5.1應(yīng)依法辦理注冊登記，依法承擔納稅和繳納5.2應(yīng)具有開展服務(wù)所必需的人員、場所及相應(yīng)5.3應(yīng)確保檔案安全和保障員工職業(yè)健康。5.4應(yīng)明確檔案服務(wù)內(nèi)容并明碼標價，服務(wù)范圍3案工作用房建設(shè)、檔案工作評估、檔案培訓、檔上的數(shù)字圖像、數(shù)字音視頻等數(shù)字文件并與目錄數(shù)據(jù)相關(guān)4檔案安全保管等咨詢服務(wù)按咨詢內(nèi)容、時間、深度檔案工作用房建設(shè)咨詢服務(wù)按功能需求、建筑面積計量檔案查找服務(wù)按檔案保管單位數(shù)量、檔案價值、查找難易程寄存檔案利用服務(wù)按保管單位數(shù)量、利用次56.2.2.10電子檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)7.1.1項目應(yīng)以檔案服務(wù)機構(gòu)為承接主體，檔案服務(wù)機構(gòu)從業(yè)人員不應(yīng)以個人名義接受委托67.2.1檔案服務(wù)機構(gòu)下達項目任務(wù)書，任命7.2.2項目經(jīng)理是項目的直接負責人，對項目的質(zhì)量7.2.3項目經(jīng)理對項目進行綜合管理，包括項目啟動、項目實施方案制定與組織實施、變更控7.2.4項目團隊宜由項目經(jīng)理負責組建。項目經(jīng)理編制項目團隊組建方案，檔案服務(wù)機構(gòu)對方7.3.2根據(jù)項目實際、利害相關(guān)方的要求，各方協(xié)商一致后，可變更項目范圍。范圍變更宜以系單形式明確，必要時對原項目合同進行修訂或7.4.1項目團隊對項目涉及的所有活動環(huán)節(jié)進行定義、排序，估算每項活動環(huán)節(jié)的持續(xù)時間，7.4.2項目團隊根據(jù)項目進度計劃實施進度控制，定期對實際進度及其偏差進行測量、分析，采取糾正措施或變更進度計劃，確保項目在合同約定的時間內(nèi)完糾正措施或進行成本變更，把項目成本控制在7.6.1項目團隊應(yīng)根據(jù)項目實際明確項目的7.6.2檔案服務(wù)項目的質(zhì)量控制，可采用項目團隊自查、檔案服務(wù)機構(gòu)檢查、檔案服務(wù)機構(gòu)組7.6.3項目團隊編制項目質(zhì)量管理計劃，按計劃進行質(zhì)量檢驗，建立質(zhì)量檢7.6.4項目團隊結(jié)合質(zhì)量目標和實際質(zhì)量控制結(jié)果，對質(zhì)量控制方法進行分析、改進，必要時7.7.1在項目經(jīng)理之外，可根據(jù)項目需求獨立或合并設(shè)立但不限于以下崗位：業(yè)務(wù)管理人員、理人員、質(zhì)量管理人員、安全管理人員、作業(yè)人員，合并設(shè)立時應(yīng)保證相應(yīng)的崗位職責得到7.7.2項目團隊的工作能力和員工數(shù)量應(yīng)能勝任項目要求，檔案服務(wù)機構(gòu)應(yīng)保證項目經(jīng)理和其7.7.3項目團隊應(yīng)配備檔案服務(wù)所需的各種軟件、硬件，進行有效管理、定期維護，并根據(jù)使7.7.4項目團隊根據(jù)項目范圍、項目進度、項目質(zhì)量管理等實際情況，及時調(diào)配新的資源，以77.8.1項目團隊應(yīng)與相關(guān)方協(xié)商制定項目溝通計劃，明確溝通的形式、周期、參與人7.9.1項目團隊應(yīng)配備必要的檔案安全保護設(shè)備，建立安全保密制度，對項目中的作業(yè)人員7.9.2項目人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，經(jīng)安全保密培訓后才能上崗。開展涉密檔案服務(wù)項目時，7.9.3項目團隊應(yīng)定期進行安全保密檢查，處理安全保密7.9.4項目團隊應(yīng)在服務(wù)場所內(nèi)配置必要的設(shè)備，保障項目人員的作業(yè)安全7.9.5項目團隊應(yīng)建立突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，適時進行演練，以提高發(fā)生緊急情況時的應(yīng)對8項目撤場圖1檔案服務(wù)流程圖8.2.1項目合同簽訂8.2.1.1檔案服務(wù)機構(gòu)應(yīng)以市場主體身份與委托人簽訂項目合同，建立項目承接關(guān)系。98.2.1.2項目合同應(yīng)包含服務(wù)內(nèi)容、項目目標、服務(wù)場所、質(zhì)量標準、驗收方式、合同雙方的義務(wù)和號、項目經(jīng)理、服務(wù)內(nèi)容、項目目標、實施地點、項目周期8.2.3.1項目經(jīng)理根據(jù)項目要求制定項目實施方案，明確項目范圍、實施組織形式、進度安排、技術(shù)8.2.4.1檔案服務(wù)機構(gòu)根據(jù)項目需求及時配置項目人員、軟硬件、各類物8.2.4.2各類軟硬件應(yīng)符合國家法8.2.5.1項目團隊調(diào)研編制項目作業(yè)指導書。作業(yè)指導書應(yīng)科學、務(wù)8.2.5.2項目作業(yè)指導書的編制依據(jù)包括：項目招投標文件，項目合同，項目實施方案，檔案和相關(guān)8.2.5.3項目作業(yè)指導書的內(nèi)容通常包括：項目應(yīng)執(zhí)行的標準規(guī)范、項目的作業(yè)流程、項目質(zhì)量檢驗項目團隊應(yīng)定期向檔案服務(wù)機構(gòu)、委托人報告項目進度委托人可引入檔案服務(wù)項目監(jiān)理服務(wù)，委托第三方對作業(yè)成果進行檢8.2.8.1項目團隊完成項目合同約定的所有工作內(nèi)容后，檔案服務(wù)機構(gòu)組織人員對項目成果進行綜合8.2.8.2項目經(jīng)理組織編制項目驗收工作報告，經(jīng)檔案服務(wù)機構(gòu)批準后提交給委托人。項目驗收工作抽查項目成果、觀看成果運行演示等方式進行8.2.8.5驗收合格后，委托人出具驗收意見；驗收不合格的，由驗收人員提出整改意見，檔案服務(wù)機8.2.9.1項目驗收合格后，項目團8.2.9.2項目實施過程中形成的工作登記、檢驗記錄、監(jiān)控視頻等記錄文件，應(yīng)與項目成果一同向委進行徹底清理，對現(xiàn)場的設(shè)備、材料進行清點處置，辦理撤場手續(xù)。8.2.11.1委托人可對檔案服務(wù)機構(gòu)的成果質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量進行評價，出具評價意見。9糾紛解決方式檔案服務(wù)管理制度，落實內(nèi)控措施，加強對檔案服價指標分別見表A.1、表A.2、表A.3所示。表中的各項指標均與“檔案服務(wù)”相關(guān)，為方便表述1234制度制定情況，包括但不限于行政管理、財務(wù)管理、人力資源管理、項目（業(yè)務(wù)）管5包括但不限于GB/T19001、GB/T22080、GB/T27922、GB/T45001、ISO/IEC200006制度、體系執(zhí)行情況，各部門人員履職情況，各項業(yè)務(wù)活動的執(zhí)行、跟蹤、審查、控789包括但不限于市場監(jiān)管部門、稅務(wù)部門、征信部門、檔案主管部門、檔案服務(wù)行業(yè)組123456包括但不限于檔案服務(wù)的標準規(guī)范、操作規(guī)程、工作指南、作業(yè)指導書等技術(shù)規(guī)范的789項目管理制度制定情況以及項目進度、質(zhì)量、123科研項目的立項、完成情況，科研成果的轉(zhuǎn)化、認4包括但不限于專利、軟件著作權(quán)等（不含商標）56