教研室與醫(yī)院實(shí)驗(yàn)室的檔案管理

教研室與醫(yī)院實(shí)驗(yàn)室的檔案管理教學(xué)、科研檔案是教研室必須存檔的重要資料。隨著信息時(shí)代的到來，信息在人們的生活、工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，如何做好教研室檔案管理工作，使其更好地促進(jìn)和指導(dǎo)教學(xué)、科研等活動(dòng)就顯得非常迫切和必要了。01檔案內(nèi)容教學(xué)檔案教學(xué)檔案是指在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的，具有考察利用價(jià)值，按照一定規(guī)律集中保存起來的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的文件材料，是教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄，是進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究不可缺少的依據(jù)和參考，是改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源，包括載有下列信息的文本、聲像資料、磁盤及必要實(shí)物。（1）上級(jí)文件，教學(xué)相關(guān)的規(guī)章制度；（2）教學(xué)大綱，年度工作計(jì)劃，教研室教學(xué)實(shí)驗(yàn)計(jì)劃；（3）典型教案、講稿；（4）教材，重要補(bǔ)充教材，參考資料；（5）學(xué)員課程考試，考查成績，試卷，試題，標(biāo)準(zhǔn)答案和質(zhì)量分析，教學(xué)日志等；（6）教研室學(xué)年教學(xué)工作總結(jié)，教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；（7）教研室重要教學(xué)活動(dòng)材料；（8）教學(xué)成果及教學(xué)論文材料；（9）教學(xué)改革與研究有關(guān)材料；（10）教研室教師獲獎(jiǎng)、受表彰及在學(xué)術(shù)團(tuán)體任職情況?？蒲袡n案科研檔案是指在科學(xué)研究、技術(shù)革新、科研成果的推廣使用中所形成的，具有保存和利用價(jià)值的，按一定的歸檔制度集中保管起來的科學(xué)研究文件材料。包括：（1）科技文件資料；（2）科研課題開題立項(xiàng)，研究，總結(jié)資料；（3）科研成果資料；（4）專利項(xiàng)目材料，如發(fā)明專利、實(shí)用新型專利和外觀設(shè)計(jì)專利的請求書、說明書、設(shè)計(jì)圖、照片、權(quán)利要求書、代理人委托書、專利證書以及國家發(fā)明獎(jiǎng)的申報(bào)書及審批文件等；（5）科研經(jīng)費(fèi)使用，消耗材料；（6）科技學(xué)術(shù)交流，外事活動(dòng)資料。其他檔案（1）教研室發(fā)展史，大事記；（2）教學(xué)效果調(diào)查和質(zhì)量分析；（3）師資培養(yǎng)規(guī)劃、計(jì)劃及實(shí)施、檢查結(jié)果等；（4）學(xué)術(shù)論文(復(fù)本)資料，學(xué)員在學(xué)期間撰寫的本專業(yè)文章及與教學(xué)相關(guān)的其他材料；（5）經(jīng)費(fèi)開支材料；（6）儀器設(shè)備基本情況。

02檔案管理分工負(fù)責(zé)，及時(shí)溝通檔案管理是全體教師的共同教學(xué)活動(dòng)，要在檔案管理上采取分工負(fù)責(zé)、定期匯總的管理模式。大家都參加檔案的收集整理工作，集中群體的智慧，以使教研室檔案的種類更加豐富，質(zhì)量更高。同時(shí)，大家都了解檔案的形成、管理過程及內(nèi)容，也就為在教學(xué)科研中更好地利用檔案提供了可能。及時(shí)裝訂，定期交流檔案管理要逐漸形成制度，檔案及時(shí)裝訂，定期在業(yè)務(wù)會(huì)上交流各自收集的檔案及資料，年終或?qū)W期末，評(píng)出檔案收集先進(jìn)個(gè)人或小組，給予獎(jiǎng)勵(lì)。這樣做一方面確保完整地保存教研室的檔案資料，另一方面確保各種資源在教研室范圍內(nèi)得到最大限度的共享。歸檔材料應(yīng)手續(xù)完備，質(zhì)地優(yōu)良，格式統(tǒng)一，書寫工整，聲像清晰，裝訂規(guī)范。科研檔案的組卷：一個(gè)研究課題檔案一般由1～2卷組成。第一卷為主卷，包括開題報(bào)告、研究計(jì)劃、原始記錄、總結(jié)論文等；第二卷包括查新報(bào)告、鑒定證書、評(píng)議意見、使用情況等。利用計(jì)算機(jī)，逐步標(biāo)準(zhǔn)化隨著計(jì)算機(jī)的普及，檔案的自動(dòng)化管理勢在必行，一方面可簡化管理程序，另一方面可使檔案材料更好地服務(wù)于教學(xué)科研工作。如將考試試題輸入計(jì)算機(jī)，試卷全部由計(jì)算機(jī)排版打印，既防止了手抄存在的易出錯(cuò)且修改困難的弊病，又使試卷卷面整潔美觀，易于標(biāo)準(zhǔn)化。由于各期試題全部存于計(jì)算機(jī)，經(jīng)過多年的積累，將逐步形成小題庫；并且，可在每年出題時(shí)，通過計(jì)算機(jī)編排功能實(shí)現(xiàn)互相填補(bǔ)和完善；同時(shí)，也可將各種教學(xué)總結(jié)材料輸入計(jì)算機(jī)，逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對教學(xué)檔案的全面管理，方便資料的提取、檢索和使用。今后，可將所有教學(xué)科研資料輸入計(jì)算機(jī)，如教師授課情況、考試試題分析、科研項(xiàng)目及成果等，以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用，更好地發(fā)揮檔案在教學(xué)科研中的指導(dǎo)作用，使檔案管理提高到一個(gè)新的水平。03檔案使用檔案管理不應(yīng)僅僅是一種保存手段，更應(yīng)該服務(wù)于教學(xué)科研活動(dòng)。因此，在教學(xué)過程中要注意利用和發(fā)揮檔案的指導(dǎo)服務(wù)作用，如將各期試題單獨(dú)裝訂成冊，使之成為課程結(jié)束后考試命題的重要參考資料。某些資料從收集到保存都從教學(xué)的實(shí)用性出發(fā)，如實(shí)驗(yàn)課實(shí)行授課登記制度，將授課內(nèi)容及儀器使用情況按時(shí)登記，積累檔案資料，完善實(shí)驗(yàn)室儀器管理，更便于教師之間的互相溝通和監(jiān)督。教學(xué)檔案可定點(diǎn)保存，像實(shí)驗(yàn)室器材管理冊即由實(shí)驗(yàn)室人員保管，人員更換，則檔案易主，便于接管人員之間的互相監(jiān)督，成為教學(xué)科研管理的一部分，一方面發(fā)揮了檔案效能，另一方面促進(jìn)了教學(xué)。檔案管理作為教學(xué)科研活動(dòng)的重要組成部分，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，充分利用其直接來源于教學(xué)科研、貼近具體教學(xué)科研活動(dòng)的特點(diǎn)，使其滲透到教學(xué)科研過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，這樣才能充分發(fā)揮它的實(shí)用性。為此，檔案管理部門應(yīng)充分發(fā)揮檔案在教學(xué)科研管理和院校建設(shè)中的作用，努力提高檔案開放效益和利用率，直接為教學(xué)科研工作服務(wù)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟悉所保管的檔案，編制目錄、卡片、索引等檢索工具和參考資料，逐步實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，為檔案利用部門提供高效率的服務(wù)。同時(shí)，建立嚴(yán)格的檔案使用制度。檔案一般在教研室閱讀；復(fù)印、外借或借閱不便公開的檔案，必須按照管理制度，嚴(yán)格手續(xù)，對借出的檔案應(yīng)當(dāng)適時(shí)催還；對退