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綜合檔案與文件管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為了規(guī)范企業(yè)的綜合檔案與文件管理工作,提高信息管理效率、減少工作重復(fù)、保護(hù)檔案與文件的安全性和完整性,依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī),訂立本制度。第二條適用范圍適用于企業(yè)內(nèi)全部部門和員工,包含對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案和電子文件的管理。第三條定義檔案:指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各類載體,包含紙質(zhì)檔案、電子檔案等。文件:指企業(yè)各部門及其員工在工作中需要用到的各類文件,包含紙質(zhì)文件和電子文件。第四條基本原則規(guī)范性原則:對(duì)檔案和文件的管理應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范性文件的要求。統(tǒng)一性原則:建立統(tǒng)一的檔案與文件管理制度,統(tǒng)一管理、分類、存儲(chǔ)、檢索和銷毀。安全性原則:嚴(yán)格保護(hù)檔案和文件的安全性,防止泄露、丟失、損毀等事故。規(guī)范操作原則:對(duì)檔案和文件管理工作應(yīng)進(jìn)行規(guī)范操作,提高管理效率。信息共享原則:鼓舞部門間、員工之間進(jìn)行檔案與文件的信息共享。第二章綜合檔案管理第五條綜合檔案的建立檔案登記:對(duì)新增檔案進(jìn)行登記,包含檔案名稱、所屬部門、歸檔日期、責(zé)任人等信息。檔案分類:依照文件類型、主題、部門等要素,對(duì)檔案進(jìn)行分類,建立相應(yīng)的檔案目錄和索引。檔案歸檔:對(duì)檔案依照分類規(guī)定進(jìn)行歸檔,確保檔案的有序存放。第六條檔案的存儲(chǔ)存儲(chǔ)環(huán)境:為了防止檔案受潮、受熱、受損等情況,檔案應(yīng)妥當(dāng)保管在環(huán)境溫度、濕度、光照等條件穩(wěn)定的存儲(chǔ)設(shè)施中。檔案柜:供應(yīng)防火、防水、防塵等功能的檔案柜,用于存放紙質(zhì)檔案,每個(gè)檔案柜應(yīng)設(shè)定編號(hào),并設(shè)置訪問權(quán)限。電子存儲(chǔ)設(shè)備:對(duì)于電子檔案,應(yīng)采用特地的電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ),并定期進(jìn)行備份和恢復(fù)測(cè)試。第七條檔案的檢索與借閱檔案檢索:建立檔案檢索系統(tǒng),通過檔案編號(hào)、關(guān)鍵詞等方式進(jìn)行快速檢索,提高檢索效率。檔案借閱:檔案借閱應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表,經(jīng)主管部門審批后方可借出,借閱期限一般不超出30天。檔案歸還:借閱人應(yīng)定時(shí)歸還借閱的檔案,并填寫歸還記錄。第八條檔案的保密與銷毀保密措施:對(duì)于涉密檔案,應(yīng)嚴(yán)格掌控訪問權(quán)限,并依照保密要求采取相應(yīng)的保密措施。檔案銷毀:依照規(guī)定的保管期限,對(duì)已實(shí)現(xiàn)保管期限且無(wú)連續(xù)價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀,銷毀應(yīng)有特地的人員進(jìn)行,并填寫銷毀記錄。第三章文件管理第九條文件的起草與審批文件起草:文件的起草應(yīng)明確文件名稱、日期、起草人、審批人等信息,并進(jìn)行格式化處理。文件審批:文件應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)部門的審批,外部文件還需經(jīng)過相關(guān)部門的審核。第十條文件存儲(chǔ)與傳遞文件存儲(chǔ):紙質(zhì)文件應(yīng)存放在文件柜中,每個(gè)文件柜應(yīng)設(shè)定編號(hào)并設(shè)置訪問權(quán)限。文件傳遞:文件傳遞應(yīng)采用正式的傳遞單,包含文件名稱、傳遞人、接收人、傳遞日期等信息,并由接收人簽字確認(rèn)。第十一條文件的歸檔與銷毀文件歸檔:對(duì)已完成的文件進(jìn)行分類、整理,并依照文件分類規(guī)定進(jìn)行歸檔,確保文件的有序存放。文件銷毀:對(duì)已實(shí)現(xiàn)保管期限且無(wú)連續(xù)價(jià)值的文件進(jìn)行銷毀,銷毀應(yīng)有特地的人員進(jìn)行,并填寫銷毀記錄。第四章監(jiān)督與評(píng)估第十二條監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責(zé):公司領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)對(duì)綜合檔案與文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。檢查頻率:定期進(jìn)行綜合檔案與文件管理工作的檢查,不定期進(jìn)行臨時(shí)檢查。第十三條評(píng)估與改進(jìn)績(jī)效評(píng)估:定期對(duì)各部門的綜合檔案與文件管理工作進(jìn)行評(píng)估,評(píng)估結(jié)果作為考核依據(jù)。改進(jìn)措施:依據(jù)評(píng)估結(jié)果,訂立相應(yīng)的改進(jìn)措施,并及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。第五章附則第十四條責(zé)任追究對(duì)于違反本制度的行為,將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行追究責(zé)任,包含警告、處分、開除等。第十五條保密條款綜合檔案與文件中所涉及到的涉密信息,應(yīng)嚴(yán)格依照國(guó)家相關(guān)保密法律法規(guī)的

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