【工程公司】內(nèi)部控制手冊-采購與付款管理

采購與付款管理流程

…公司內(nèi)部控制手冊采購與付款管利流程

采購與付款管理流程

一、流程概述

梁初。付歐iflN絳述

鍬am連舞.評@“立耳如如?冷.

X班，付或竹〃PMafadW：聚曲計/、次購中H'J

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二、不兼容職費表

“X”表示不相兼容的職費

附注

R

供應(yīng)商選擇/管理/評估

B.C提出采購需求

D采購需求的審批

E蛤收貨物

F申旃付款

付款審批

G.付歆/應(yīng)收賬款的賬務(wù)管理

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“?公司內(nèi)部控制手冊采購與付款管理流程

第一節(jié)：供應(yīng)商選擇、管理及評價

1.流程概述

本流器用于描述供應(yīng)商選擇、管理及評價以及維護的江程.

2.相關(guān)部門涉及的職責

業(yè)務(wù)呆障部：建立供應(yīng)商管理辦法；負優(yōu)供應(yīng)商的選并和考核評價：建立并維護供應(yīng)商信息主文檔;

3

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3.流程困

PU-01-01供應(yīng)商管理流程

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4.風險控制矩陣

控制目標控制活動控制活動相關(guān)報告

風險編號控制目標控制潔動相關(guān)制度

塘號塘號責任部門或表單

IUGC-PU-訣乏完善的供應(yīng)IUGC-PU-企業(yè)應(yīng)當加強對HJGC-PU-供應(yīng)商評估和準入制度的建立業(yè)務(wù)保障部合格供應(yīng)商無

RI-101商管理,不利了C0-101供應(yīng)商的管理，CA-101公司制定了《合格供應(yīng)商管理細則3管理細則

公司規(guī)范供應(yīng)商建在科學的供應(yīng)現(xiàn)范臺楙供應(yīng)箭的晞選和管理程序.

選擇.評估與管商準入和評估程對供應(yīng)商的準入條件.評評方法.考

理,可能導致公序，對供應(yīng)商主核辦法以及在as門職費分工均作出明

司因接納劣頃供文檔的修或應(yīng)其確規(guī)定.

應(yīng)商而引發(fā)經(jīng)濟實、準確、及時

損失.并進行定用熨

核.

HJGC-PU-新供應(yīng)商準入業(yè)務(wù)保障部合格供應(yīng)商供應(yīng)商調(diào)

CA-102各業(yè)務(wù)部門可自主提交潛在供應(yīng)商清管理細則查表

革,業(yè)務(wù)保障部根據(jù)《合格供應(yīng)商管供應(yīng)曲初

理細則》對滿足規(guī)定的基本要求的供事確認表

應(yīng)商組織開展調(diào)查,并整理嫡制《供供應(yīng)商考

應(yīng)商渭衣去》.由評審小虹審核滋在次報告

供應(yīng)商，形成《供應(yīng)商初出確認合格供應(yīng)

表》：商審批單

經(jīng)主管領(lǐng)導審批后由各部匚組織實地

專察，考察人員至少包含兩名技術(shù)人

員,考察結(jié)果由實施部門形成《供應(yīng)

商考察報告》：

完成潛在供應(yīng)商考察濘審工作后，對

供應(yīng)商評價井填寫《合格供應(yīng)曲審批

華》.經(jīng)由公司主管領(lǐng)導審核后?評

審小組將合格供應(yīng)商登記到《合格供

應(yīng)兩名錄3,并報上海環(huán)境集團審

批；

經(jīng)上海環(huán)境集團審枇通過的合格供應(yīng)

商名錄,在公司內(nèi)部網(wǎng)站上進行公

示.

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控制目標控制活動控制活動相關(guān)報告

風險編號風險控制目標控制活動相關(guān)制度

編號編號責任部門或表單

HJGC-PU-供應(yīng)商年度評審業(yè)務(wù)保障部合格供應(yīng)商合格供應(yīng)

CA-103公司針對不同類型的供應(yīng)商特制H"考管理細則兩年度評

核辦法，年年考核一次,住業(yè)務(wù)保障審表

部負所組織評審小組對4合格供應(yīng)曲

冬錄。進行年度評審.城”《介格供

應(yīng)商年度評審衰》,對于不符合評審

標準的供應(yīng)商取消其合格供應(yīng)商資

格.考核合格的供應(yīng)商自動進入下?

年度合格供應(yīng)商短名單.

HJGC-PU-供應(yīng)圈信息的1ft護業(yè)務(wù)保隙部合格供應(yīng)商合格供應(yīng)

CA-104公司業(yè)務(wù)保障部指定專人,收集、建管理細則商名錄

立和維護供應(yīng)商檔案,其內(nèi)容包括供

應(yīng)商邊杼、評定、考核過程中產(chǎn)生的

所有原始資料和記錄性文件.同時.

if文和維護《合格供應(yīng)商電錄》.其

中府向.括：供應(yīng)商幺林.黑木信.電.

提供產(chǎn)品或服務(wù)類型等.

供應(yīng)商目錄應(yīng)設(shè)定密碼寫保護，僅有

管理員和少數(shù)被授權(quán)人能進行煽我，

供有需要但是被授權(quán)的公屆人員進行

查閱。

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…公司內(nèi)部控制手冊采購與付款花理流程

5.相關(guān)制度

制度名稱生效日期

1_沏環(huán)境工程技術(shù)有照公司?臺恪供應(yīng)商管理細則3

6.相關(guān)報告/表單

供應(yīng)商調(diào)在表

供陶商初審確認我

供應(yīng)商考察報告

合格共應(yīng)商審批祖

合格共應(yīng)新年度評審衰

合格共應(yīng)商目錄

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第二節(jié)：采購申請和審批

1.流程概述

本流型用于描述采購計劃編制與采購申請的過程.

2.相關(guān)部門涉及的職擊

業(yè)務(wù)球障部：負貨匯總生產(chǎn)性采的相關(guān)部門年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃上報計劃財務(wù)部.并開展生產(chǎn)性材料采物：

辦公空：負貴匯的非生產(chǎn)性梟曲相關(guān)部門年度生產(chǎn)經(jīng)青計劃上報計劃財務(wù)部，井開展非生產(chǎn)性采購：

工程逮設(shè)中心、技術(shù)運營中心：負責年度生產(chǎn)經(jīng)營計到的編制與上報,根據(jù)實際需要提出采購需求，編制采購計劃和采購申請并開展生產(chǎn)性服務(wù)采購與分包

采購.

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3.流程困

PJ-02-01采購管珅流程

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4.風險拉制矩陣

控制目標控制活動控制活動相關(guān)報告

風險編號風險控網(wǎng)目標控制潔動相關(guān)制度

始號褊號責任部門或交單

HJGC-PU-未制定需求或采HJGC-PU-合理甑1制梟購計HJGC-PU-采購計劃的編制與審批各業(yè)務(wù)部門4生產(chǎn)性物年度生產(chǎn)

RI-20；購計劃，可能導C0-201劃和預(yù)算,并經(jīng)CA-201母年第四季度，各業(yè)務(wù)部匚根據(jù)公司業(yè)務(wù)保障部資采購管理姓營計劃

致采購支出與企適當審批.年度生產(chǎn)是代計劃和預(yù)算編制要求，辦公室辦法》表

權(quán)生產(chǎn)計劃不協(xié)編制本部門年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃表?交計劃財務(wù)部

調(diào)等。部門負甘人審核并上報至計劃采購經(jīng)

辦制門審核，財務(wù)部匯總公司年度生

產(chǎn)經(jīng)營計劃龍.上報上海環(huán)境集團進

行審批.

母月初，各部門結(jié)合門勺實際情況，

將年度采購分好至每個月，以現(xiàn)金收

支預(yù)算我形式并上報計劃財務(wù)部備

案.計劃財務(wù)部匯總各部匚現(xiàn)金收支

預(yù)鴕情況后，作為各部門預(yù)算內(nèi)采購

的依掘標準.

HJGC-PU-采購申請未任合IIJGC-PU-實際采期根期采HJGC-PU-單批采購申請審批各業(yè)務(wù)部門《生產(chǎn)性物請購單

R1-202理審批.可能導8-202購計劃進行,并CA-202采照霜求部門根據(jù)甯要城卷《請購業(yè)務(wù)保障部資采購管理

致不符實際SG求經(jīng)過適當?shù)膶徥襥.經(jīng)部門負賁人'分管領(lǐng)導批準辦公室辦法》

的采購或隨意超批，后逋交至該類采購歸口部匚進行梟

計劃采購.購.

IUGC-PU-計劃外采購申請審批各業(yè)務(wù)部門4生產(chǎn)性物計劃外來

CA-203對于預(yù)算外的采足,愿由采購需求都資采購管理購申請單

門煽制計劃外果購申請單.遞交公司辦法》

分管領(lǐng)導與總經(jīng)理審核后住采購實施

部門進行采購，由「業(yè)夯煨長導致的

采朋計劃大做超過預(yù)冷計“及時調(diào)整

相的預(yù)算表.

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”?公司內(nèi)部控制手冊采闕與付款管理流科

5.相關(guān)制度

制度名稱生效日期

上海環(huán)境工程技術(shù)有限公司《生產(chǎn)性物資采購管理辦法》

6.相關(guān)報告/表單

年度生產(chǎn)經(jīng)背計劃發(fā)

請購空

計劃外采購申請單

II

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第三節(jié)：采購招標和合同簽訂

1.流程概述

本流程用丁描述設(shè)法、材料、服務(wù)采購的招標流程，包括招標中清、招標文件編制、開標、評標、定標等；采購合同的編制簽審、采購實槍和記錄，

2.相關(guān)部門涉及的職責

工程里設(shè)中心/技術(shù)運營中心：例責組織發(fā)起生產(chǎn)性服務(wù)、分包采購招標、編制招標文件、坦織開標評標定標，以及采購合同的編洌與簽審發(fā)起；

業(yè)務(wù)球牌部：負貨組織發(fā)起生產(chǎn)性資產(chǎn)果購招標、編制招標文件、組織開標評標定標.以及采購合同的編制與箋審發(fā)起：

辦公室；負叱組的發(fā)起非生產(chǎn)性采購招標、編制招標五件、組織開標評標定標，以及采購合同的編制與筌審發(fā)起；對各部門的采購合同進行審核預(yù)歸檔。

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???公司內(nèi)部控制手冊采購與付款管理流程

3.流程困

PU-03-01采初招標與合同檢訂管理流程

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4.風險拉制矩陣

護制目標抖制活動抖制活動相關(guān)報告

風險編號風險控制目標控制活動相關(guān)制度

編號編號責任部門或表單

HJGC-PU-缺乏對招投標的HJGC-PU-采腕應(yīng)該嚴格遵HJGC-PU-招標采照相關(guān)制度建立市場開發(fā)部《招標管理無

RI-30.旬效管理.導致C0-301循國家招投標法CA-301公司巾場開發(fā)部制定*招標管理辦辦法》

企業(yè)面臨違規(guī)風等相關(guān)規(guī)定，開法》.對各類采購的招標形式做出了

險，同時給公司展招投標工作.要求.并對招標采購的程序、各部門

造成損失.職頁分工做了明堿規(guī)定.

由于項目的特殊性,不能按招標程序

操作的，經(jīng)招標工作小組集體討論并

報上練錢批準后方可實it.

IIJGC-PU-招標文件煽制與修改業(yè)務(wù)保障部《招標管理招標比選

CA-302實施部門需在計劃比選日前14天內(nèi)辦公室辦法》方案

擬定比選方案、比選文件，井報市場工程建設(shè)中招標文件

開發(fā)部預(yù)審，招標組審核審批.心

招標組會審完成出具修改意見,實施技術(shù)運營中

部門羔任2個工作U內(nèi)完成修改并將心

修改H的文樸及方案上批招標出中巾場開發(fā)部

核.

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控制目標控制活動控制活動相關(guān)報告

風險編號風險控制目標控制活動相關(guān)制度

埔號娘號責任部門期表單

HJGC-PU-確定邀標名單業(yè)務(wù)保冏部《招標管理短名單抽

CA-303比選招標：辦公室辦法》取結(jié)果審

由招標小組組織.黨群工件部和實施工程建設(shè)中批單

部門參加,對被比選的單位進行短名心招標地請

取抽簽，根據(jù)抽簽結(jié)果由項日實鹿部技術(shù)運營中函

門通知被邀請的取位，發(fā)達招標建詢心詢價通知

函：市場開發(fā)部書

倘在投標單位在3家及其以上，并在

計劃開標H前至少5天前龍外發(fā)放比

選文件：

詢價采購:

詢價小組根據(jù)采購需求，從符合相應(yīng)

資格條件的供應(yīng)商短名於供應(yīng)商發(fā)出

制價通電書獲取供應(yīng)商報價：

碉保詢價單位在3家及其以上，旦要

求被詢價的供應(yīng)附.次JUH.小將更改

的價格.

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控制目標控制活動控制活動相關(guān)報告

風險編號風險控制目標控制活動相關(guān)制度

埔號娘號責任部門期表單

HJGC-PU-開標評標招標小組《招標管理評標委員

CA-304比選招標：辦法》會推薦去

在比選文件規(guī)定的開標時間前2個工評審匯總

作H內(nèi)，由招標小姐會同項目主管部表

門和紀委監(jiān)督人員，確定評標委員會評標意見

專家人員：書

比選過程由招標小組組織開評標.評

標委員會按照招標文件確定的標準和

方法，對投標文件進行評洋和比較，

詢價采購:

詢價小"篩實施部門和有關(guān)專家共三

人以上的單數(shù)用成，詢價小組應(yīng)當對

采照項目的價格構(gòu)成和評定成交的標

準等事項做出規(guī)定.