【員工手冊(cè)編寫技巧】編寫員工手冊(cè)的注意事項(xiàng)

HR行業(yè)資料2020

編寫員工手冊(cè)的注意事項(xiàng)

初來窄到一家公司，自然希望了解公司大致情況，盡快搞清“公司能為我提供

怎樣的工作環(huán)境”、“我應(yīng)當(dāng)遵守哪些規(guī)章制度”、“若是努力工作，將會(huì)

獲得怎樣的發(fā)展或者提升’等問題。

員工手冊(cè)是一個(gè)很好的介紹形式；

一、員工手冊(cè)應(yīng)當(dāng)由以下幾個(gè)部分組成

1.公司概況

概要介紹本公司歷史。現(xiàn)狀及隸屬關(guān)系。讓新員工大體了解公司性質(zhì)、經(jīng)營

范疇、主導(dǎo)產(chǎn)品（含勞務(wù)、服務(wù)）、市場分布、注冊(cè)資本、現(xiàn)有資本及實(shí)

現(xiàn)利稅等基本情況，以對(duì)公司實(shí)力和競爭能力充滿信心。簡要回顧公司創(chuàng)業(yè)歷

史，對(duì)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃略加闡述，亦將公司美好前景展示給員工，以

激勵(lì)斗志，為實(shí)施目標(biāo)管理打好基礎(chǔ)。

2.公司文化

企業(yè)文化是企業(yè)具有自身特色的意識(shí)形態(tài)和行為規(guī)范總和，大致包含企業(yè)哲學(xué)、

企業(yè)規(guī)范、企業(yè)形象和企業(yè)精神。企業(yè)哲學(xué)是企業(yè)一切活動(dòng)的行為指南，其

核心是價(jià)值觀念。在員工手冊(cè)中介紹企業(yè)經(jīng)營理念，即始終遵循的價(jià)值觀念，

以統(tǒng)一員工思想，為企業(yè)整體目標(biāo)共同奮斗。

企業(yè)精神是企業(yè)內(nèi)部規(guī)范和外部形象的融合與升華，集中體現(xiàn)出企業(yè)經(jīng)營哲學(xué)

和獨(dú)特風(fēng)格，是公司迎著市場風(fēng)浪前進(jìn)的旗幟和號(hào)角。企業(yè)精神是一種無聲無

形的信念，但通常又可用簡短、響亮的標(biāo)語或口號(hào)予以表述?？蓪⒛裏挸龅?/p>

企業(yè)精神，印到員工手冊(cè)的扉頁，，以求醒目，鼓舞斗志。

3.組織結(jié)構(gòu)

HR行業(yè)資料2020

員工來到公司，自然應(yīng)對(duì)公司結(jié)構(gòu)框架有個(gè)粗略的了解。一般可繪制部門結(jié)構(gòu)

圖。通過該圖，員工不僅可一目了然地知曉公司包括哪些部門，且對(duì)公司的

產(chǎn)權(quán)構(gòu)成，組織管理模式以及各個(gè)系統(tǒng)（辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)、財(cái)

務(wù)系統(tǒng)等）形成印象。

4、部門職責(zé)

通過閱讀各部門工作職責(zé)。員工自會(huì)明白某個(gè)部門負(fù)責(zé)何種事務(wù)，協(xié)同哪些別

的部門，參與哪些其他工作。部門自身職、責(zé)、權(quán)分明，部門之間縱橫關(guān)

系清晰，有利于回答員工“有事找誰”和：“我所在的部門分管什么”兩個(gè)基

本問題，有助于員工搞準(zhǔn)自身位置，盡快進(jìn)入角色。

5.政策規(guī)定

這部分內(nèi)容較多，且涉及員工切身利益，可謂手冊(cè)的“重頭戲”；首先是人

事政策，即員工選聘依據(jù)，考核標(biāo)準(zhǔn)、晉升條件。聘用（解聘）程序；其

次是工資待遇，即工資結(jié)構(gòu)及分級(jí)、工齡計(jì)算。各種獎(jiǎng)金和補(bǔ)貼發(fā)放辦法：，

試用期待遇等；還有勞動(dòng)紀(jì)律，即勞動(dòng)合同的簽訂，到上下班時(shí)間，以及請(qǐng)

假制度。其他各項(xiàng)制度，如報(bào)銷制度（指差旅費(fèi)，醫(yī)藥費(fèi)等）、車輛使用制

度、安全制度、衛(wèi)生制度、保密制度等，可視必要作出詳略不同的介紹。

現(xiàn)代公司為員工提供的各種社會(huì)保險(xiǎn)（如養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、人身保險(xiǎn)），

以及其他福利，如提供工作服、免費(fèi)午餐，提供可惜閱的圖書，提供單身公

寓或發(fā)放租房補(bǔ)助金，提供年度休假等，亦應(yīng)列入此部分，以體現(xiàn)公司的關(guān)

懷，展示公司為員JL創(chuàng)造的良好_1_作，生活條件以及必要的保障。

6.行為規(guī)范

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一個(gè)現(xiàn)代化的公司，其精神風(fēng)貌必然體現(xiàn)于員工的儀表風(fēng)度（包括著裝、發(fā)型,

化妝等）。員工的一言一行、一舉一動(dòng)，均代表著企業(yè)形象。公司在這些方

面的要求，應(yīng)明確且具體地寫人員工手冊(cè)之中，以利員工經(jīng)常對(duì)照，不斷提

高自身道德修養(yǎng)和文明素質(zhì)。待人接物的行為準(zhǔn)則，雖為企業(yè)文化的有機(jī)組成

部分，但單獨(dú)列為一節(jié)，以期引起員工特殊重視，自覺強(qiáng)化日常訓(xùn)練，以達(dá)

“習(xí)慣成自然”。在員工手冊(cè)正文之前，可由董事長致辭，對(duì)新員工表

示誠摯歡迎，預(yù)祝事業(yè)成功，并書親筆簽名，讓人倍感親切。正文之后可增

設(shè)附錄，內(nèi)容包括廠標(biāo)，廠徽釋義，廠歌，駐外機(jī)構(gòu)名稱、地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人、

郵編、電話、傳真及網(wǎng)址等。封面可設(shè)計(jì)有寓意的圖案，封里可刊登照片。

如有必要，可增添圖片插頁。

二、編印員工手冊(cè)應(yīng)當(dāng)注意的問題

員工手冊(cè)是新員工步入企業(yè)的向?qū)?，也是廣大員工了解企業(yè)的窗口。必須認(rèn)真

編寫和印刷。在編印過程中，應(yīng)當(dāng)盡力避免出現(xiàn)下述問題，不妨稱之為七忌:

1.忌貪多求全

員工手冊(cè)不是“企業(yè)大仝力，不可能也無必要包羅萬象，面面俱到.手冊(cè)所

含內(nèi)容，應(yīng)是員工最為關(guān)心的，與員工日常工作和切身利益相關(guān)度最高的事項(xiàng),

通常亦是出現(xiàn)頻率高，處理程序化強(qiáng)的各種事宜。手冊(cè)內(nèi)容不能過多過細(xì)，以

免造成雜亂無章，查閱不便。至于涉及某個(gè)方面具體細(xì)節(jié)，員工可查詢有關(guān)

文件，或者咨詢相關(guān)職能部門。

2.忌陳舊過時(shí)

員工手冊(cè)編寫的依據(jù)只能是公司現(xiàn)有狀況。

3.忌稱謂混亂

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有的員工手冊(cè)稱謂不一，一會(huì)用“公司要求……一會(huì)又用“我們認(rèn)為

其實(shí)，這里的“我們”就代表著公司，不如一律用公司”。當(dāng)某件事情要

求員工與公司一起努力，協(xié)同一致去完成時(shí)，再用“我們……”，豈不更好？

也有的員工手冊(cè)中“員工'、"職工”，“職員”等主體詞交替出現(xiàn)。容易

引起不必要的疑慮，最好一律稱之為“員工”。至于稱呼員工為“你”還

是“您”，雖無礙大局，卻亦有技巧。譬如可作如下處理：在董事長致辭中

用“您”，以示上級(jí)對(duì)部屬的尊重和愛護(hù)，且渲染歡迎氣氛；而在正文中，不

妨就用“你”，似更顯直接、親切。

4.四忌段句冗長

員工手冊(cè)應(yīng)盡量作到簡潔流暢，易懂易記，以增強(qiáng)實(shí)效。

5.五忌語法有誤

手冊(cè)從框架到段落，由語句至標(biāo)點(diǎn)，都要反復(fù)琢磨，不僅要簡潔通順，還要

力求勻稱優(yōu)美，將精品奉獻(xiàn)給員工。

6.六忌口氣生硬

口氣生硬、可謂某些公司“官方文件”之通病°員工手冊(cè)不是一般意義上的規(guī)

章匯編，最好少用“不準(zhǔn)”?！皣?yán)禁”、“絕對(duì)不許”等字樣，更慎用“過

時(shí)不候”，“后果自負(fù)”之類。將命令改為溝通，對(duì)員工發(fā)出心靈的呼喚，無

疑是現(xiàn)代公司的文明之舉。不僅要求員工承擔(dān)義務(wù)，遵守制度，亦講明

員工可享有的權(quán)利。公司旨在營造文明寬松，安全溫馨的工作環(huán)境，以最大

限度發(fā)揮廣大員_1_的聰明才智，多用幾個(gè)“請(qǐng)”，用協(xié)商口吻“讓我們……”，

拉近管理者與部屬的距離，將公司與員工融為一體，以發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神，正合

乎建立現(xiàn)代人本主義企業(yè)文化要領(lǐng)，何樂而不為？

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7.七忌印刷粗糙

員工手冊(cè)是新員工拿到的早期書面資料，無疑凝聚著公司精神，代表著公司形

象。員工手冊(cè)的質(zhì)量不僅體現(xiàn)在科學(xué)取舍，精心編寫，還首先體現(xiàn)于裝幀精

美的印刷質(zhì)量上。唯此，方能給員工留下美好的第一印象。

經(jīng)常翻閱員工手冊(cè)，不僅可迅速查到相關(guān)資料，獲取有用信息，還將獲

得美學(xué)享受。讓員工在手冊(cè)引導(dǎo)下，滿懷信心地邁入公司，正是現(xiàn)代公司編

印員工手冊(cè)之初衷。

“員工手冊(cè)”是企業(yè)規(guī)章制度、企業(yè)文化與企業(yè)戰(zhàn)略的濃縮，是企業(yè)內(nèi)的

“法律法規(guī)”，同時(shí)還起到了展示企業(yè)形象、傳播企業(yè)文化的作用。它既覆蓋

了企業(yè)人力資源管理的各個(gè)方面規(guī)章制度的主要內(nèi)容，又因適應(yīng)企業(yè)獨(dú)特個(gè)性

的經(jīng)營發(fā)展需要而彌補(bǔ)了規(guī)章制度制定上的一些疏漏。站在企業(yè)的角度，合法

的“員工手冊(cè)”可以成為企業(yè)有效管理的“武器”；站在勞動(dòng)者的角度，它

是員工了解企業(yè)形象、認(rèn)同企業(yè)文化的渠道，也是自己工作規(guī)范、行為規(guī)范的

指南。特別是，在