采購管理制度及采購流程

采購管理制度及采購流程一、制定目的及范圍為提高公司的采購效率、降低采購成本、保障采購工作的規(guī)范性，特制定本采購管理制度。本制度適用于所有涉及采購的部門，包括項目采購、年度采購、零星采購和應(yīng)急采購等情況。通過明確采購流程，確保各部門在采購過程中能夠有效溝通、協(xié)作，從而實現(xiàn)資源的最優(yōu)配置。二、采購原則1.采購過程應(yīng)遵循“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮質(zhì)量與價格，優(yōu)先選擇性價比高的供應(yīng)商。2.所有采購物資必須從正規(guī)渠道采購，并要求供應(yīng)商提供合法的發(fā)票。3.各部門需指定專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。4.在采購決策中，應(yīng)充分尊重預(yù)算限制，由各部門統(tǒng)籌考慮采購需求。三、采購流程1.一般采購流程1.1采購申請：申購人需先向倉庫確認(rèn)庫存情況，若庫存不足，則填寫“申購單”。申購單需詳細(xì)列明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，以便于后續(xù)審批和采購。1.2申購審批：項目采購需提交預(yù)算審批，其他采購則需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后填寫流轉(zhuǎn)單。流轉(zhuǎn)單上需注明采購理由及預(yù)算情況，以便于后續(xù)審核。1.3詢價：各部門負(fù)責(zé)根據(jù)采購需求進(jìn)行詢價，至少提供三家供應(yīng)商的報價，確保價格的合理性和透明性。詢價結(jié)果需記錄在案，以備后續(xù)參考。1.4核價：在收到報價后，采購人員需參考?xì)v史價格，對報價進(jìn)行核價，并在流轉(zhuǎn)單中填寫核價結(jié)果，確保采購價格的公正性。1.5審批：流轉(zhuǎn)單需逐級審批，直至公司負(fù)責(zé)人進(jìn)行最終審批。審批過程需記錄意見與建議，以便于后續(xù)的追蹤與改進(jìn)。1.6采購實施與驗收入庫：審批通過后，采購人員可下單。物資到貨后，由相關(guān)人員進(jìn)行驗收，確保物資符合要求，合格后入庫。驗收記錄需完整，確保物資管理的可追溯性。1.7報銷：采購物資的報銷需在貨物到達(dá)后一個月內(nèi)完成，逾期將不予受理。報銷材料包括采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)，確保財務(wù)流程的規(guī)范性。2.特殊采購流程2.1集中計劃采購：辦公用品需由各部門在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行采購，提升辦公用品采購的效率與合理性。2.2零星采購：對于金額較小、偶發(fā)性的采購，采購人需征得部門負(fù)責(zé)人的同意后方可執(zhí)行，以確保采購的合規(guī)性。2.3應(yīng)急采購：在緊急情況下需要進(jìn)行采購，由應(yīng)急處置小組進(jìn)行，無需進(jìn)行詢價，以便于快速響應(yīng)緊急需求。應(yīng)急采購需記錄相關(guān)情況，以便后續(xù)分析和總結(jié)。2.4年度采購：對于定期需求的采購，需提前編制年度采購預(yù)算，并向財務(wù)部報備，確保年度采購的計劃性和可控性。四、備案所有采購?fù)瓿珊螅少徣藛T需將采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復(fù)印兩份。一份交由財務(wù)部門審核，另一份存檔留存，以備后續(xù)查閱。采購記錄的完整性對于后續(xù)的財務(wù)審計及內(nèi)部控制具有重要意義。五、采購紀(jì)律1.采購人職責(zé)：采購人員需建立供應(yīng)商資料檔案，實施市場調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量，維護(hù)公司利益。2.采購人員行為規(guī)范：采購人員不得接受供應(yīng)商的贈品或回扣，違者將受到嚴(yán)肅處理，確保采購的公正性和透明性。采購人員應(yīng)定期參加培訓(xùn)，提升自身的職業(yè)道德和專業(yè)技能。六、流程的反饋與改進(jìn)機制為確保采購流程的有效性和適應(yīng)性，設(shè)立采購流程的反饋機制。各部門可定期對采購流程進(jìn)行評估，提出改進(jìn)建議，確保流程能夠不斷優(yōu)化。通過收集和分析各環(huán)節(jié)的反饋信息，及時調(diào)整和改進(jìn)采購政策與流程，適應(yīng)市場變化和公司發(fā)展的需求。七、總結(jié)本采購管理制度旨在通過規(guī)范化的流程和明確的責(zé)任分工，提高采購效率，降低采購成本，保證采購工作的透明性與合規(guī)性。各部門應(yīng)根據(jù)本制度認(rèn)真執(zhí)