檔案業(yè)績(jī)管理制度內(nèi)容

檔案業(yè)績(jī)管理制度內(nèi)容1.1為加強(qiáng)公司檔案業(yè)績(jī)管理，規(guī)范檔案業(yè)績(jī)的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。1.2本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)檔案業(yè)績(jī)的管理工作。1.3公司檔案業(yè)績(jī)管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、分工協(xié)作、資源共享的原則。1.4公司檔案業(yè)績(jī)管理應(yīng)確保檔案資料的客觀(guān)性、真實(shí)性、完整性、及時(shí)性和安全性，防止檔案丟失、損壞、泄露等現(xiàn)象發(fā)生。二、組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)2.1公司設(shè)立檔案業(yè)績(jī)管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)公司檔案業(yè)績(jī)管理的總體策劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等工作。2.2檔案業(yè)績(jī)管理委員會(huì)由公司總經(jīng)理、各部門(mén)負(fù)責(zé)人、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及檔案管理員組成。2.3各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)職或兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本機(jī)構(gòu)檔案業(yè)績(jī)的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。2.4檔案管理員應(yīng)具備一定的檔案管理知識(shí)和技能，經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)并取得相應(yīng)資格。三、檔案業(yè)績(jī)的收集與整理3.1檔案業(yè)績(jī)的收集范圍包括：公司內(nèi)部管理制度、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、工作總結(jié)、重要會(huì)議記錄、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人力資源管理、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、技術(shù)創(chuàng)新等方面的文件資料。3.2各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)檔案資料收集齊全，并按照檔案分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。3.3檔案整理應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律，保持檔案的原始面貌，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性和安全性。3.4檔案整理應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式，確保檔案資料的長(zhǎng)期保存和便于利用。四、檔案歸檔與保管4.1檔案歸檔應(yīng)按照檔案分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保檔案資料的系統(tǒng)性和連續(xù)性。4.2歸檔的檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)審核，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。4.3檔案歸檔應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式，確保檔案資料的長(zhǎng)期保存和便于利用。4.4檔案保管應(yīng)按照檔案庫(kù)房管理規(guī)范進(jìn)行，確保檔案資料的安全性、保密性、防火防盜等。4.5檔案保管應(yīng)定期進(jìn)行檔案檢查、清理、修復(fù)等工作，確保檔案資料的完整性和可用性。五、檔案利用與統(tǒng)計(jì)5.1檔案利用應(yīng)遵循保密原則和檔案利用規(guī)定，確保檔案資料的安全性和真實(shí)性。5.2檔案利用應(yīng)實(shí)行申請(qǐng)制度，利用者需填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱檔案。5.3檔案利用應(yīng)做好利用記錄，記錄利用者的姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、利用檔案名稱(chēng)、利用目的等內(nèi)容。5.4檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)按照檔案統(tǒng)計(jì)規(guī)定進(jìn)行，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司檔案業(yè)績(jī)的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。5.5檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期上報(bào)公司檔案業(yè)績(jī)管理委員會(huì)，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。六、監(jiān)督與考核6.1公司檔案業(yè)績(jī)管理委員會(huì)應(yīng)對(duì)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)檔案業(yè)績(jī)管理工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。6.2各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)定期向公司檔案業(yè)績(jī)管理委員會(huì)匯報(bào)檔案業(yè)績(jī)管理工作情況。6.3公司檔案業(yè)績(jī)管理委員會(huì)應(yīng)對(duì)檔案業(yè)績(jī)管理工作進(jìn)行定期檢查與考核，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)整改。6.4對(duì)在檔案業(yè)績(jī)管理工作中成績(jī)顯著的部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)和個(gè)人，公司應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。6.5對(duì)違反檔案業(yè)績(jī)管理規(guī)定，造成檔案丟失、損壞、泄露等現(xiàn)象的，公司應(yīng)依法追究相關(guān)責(zé)任。7.1本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。7.2本制度的解釋權(quán)歸公司檔案業(yè)績(jī)管理委員會(huì)。7.3公司可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)本制度進(jìn)行修訂和完善。八、培訓(xùn)與教育8.1公司應(yīng)定期組織檔案業(yè)績(jī)管理培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高員工的檔案管理意識(shí)和能力。8.2培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案法律法規(guī)、檔案管理知識(shí)、檔案整理歸檔技巧、檔案利用統(tǒng)計(jì)等方面。8.3公司鼓勵(lì)員工參加外部檔案管理培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，提升公司檔案管理水平。8.4公司應(yīng)建立檔案管理知識(shí)庫(kù)，分享檔案管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的傳承和積累。九、信息化建設(shè)9.1公司應(yīng)加強(qiáng)檔案業(yè)績(jī)管理信息化建設(shè)，提升檔案管理的效率和水平。9.2公司應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化處理。9.3公司應(yīng)確保檔案管理信息系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，防止檔案信息泄露和損壞。9.4公司應(yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，以滿(mǎn)足公司檔案管理的需求。十、外部協(xié)作與交流10.1公司應(yīng)積極參與行業(yè)組織，加強(qiáng)與同行企業(yè)和其他組織的檔案業(yè)績(jī)管理交流與合作。10.2公司可與其他企業(yè)、高校、研究機(jī)構(gòu)建立檔案管理聯(lián)盟，共享檔案管理資源。10.3公司應(yīng)遵循國(guó)家檔案局和相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)的規(guī)定，參與制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。10.4公司應(yīng)定期參加檔案業(yè)績(jī)管理論壇、研討會(huì)等活動(dòng)，分享檔案管理經(jīng)驗(yàn)和成果。十一、持續(xù)改進(jìn)11.1公司應(yīng)持續(xù)關(guān)注檔案業(yè)績(jī)管理的發(fā)展趨勢(shì)，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理工作。11.2公司應(yīng)定期對(duì)檔案業(yè)績(jī)管理制度進(jìn)行評(píng)審，以適應(yīng)公司發(fā)展和管理的需要。11.3公司鼓勵(lì)員工提出檔案管理改進(jìn)建議，對(duì)提出有效改進(jìn)建議的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。11.4公司應(yīng)加強(qiáng)檔案業(yè)績(jī)管理與其他管理的融合，實(shí)現(xiàn)管理的協(xié)同效應(yīng)。十二、結(jié)束語(yǔ)本檔案業(yè)績(jī)管理制度旨在確保公司檔案的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性和安全性，為公司的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。公司全體成員應(yīng)共同努力，遵循本制度，不斷提升檔案業(yè)績(jī)管理水平，為公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。十三、檔案業(yè)績(jī)管理的保密制度13.1公司檔案業(yè)績(jī)中包含有大量?jī)?nèi)部信息，包括但不限于戰(zhàn)略規(guī)劃、市場(chǎng)分析、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等，這些信息對(duì)公司的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要作用，必須嚴(yán)格保密。13.2各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案的保密級(jí)別，采取相應(yīng)的保密措施，如物理隔離、訪(fǎng)問(wèn)控制、加密存儲(chǔ)等。13.3檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行特殊管理。13.4任何員工不得泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案資料帶出辦公場(chǎng)所，除非經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)。13.5員工在離職前，應(yīng)將其所管理的檔案資料交還，并接受保密承諾的審查。十四、檔案業(yè)績(jī)管理的信息化安全管理14.1公司應(yīng)建立檔案信息化安全管理體系，確保檔案電子化和數(shù)字化處理的安全。14.2檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)采用安全的技術(shù)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和災(zāi)難恢復(fù)功能。14.3公司應(yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全漏洞。14.4檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)用戶(hù)身份驗(yàn)證和權(quán)限控制，確保只有授權(quán)用戶(hù)才能訪(fǎng)問(wèn)和操作檔案數(shù)據(jù)。14.5公司應(yīng)制定數(shù)據(jù)安全政策，包括數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)、使用、共享和銷(xiāo)毀的規(guī)定，以保護(hù)檔案數(shù)據(jù)不被未授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)、修改或刪除。十五、檔案業(yè)績(jī)管理的監(jiān)督與審計(jì)15.1公司應(yīng)定期進(jìn)行檔案業(yè)績(jī)管理的內(nèi)部審計(jì)，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。15.2審計(jì)部門(mén)應(yīng)獨(dú)立于檔案管理部門(mén)，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)價(jià)。15.3審計(jì)結(jié)果應(yīng)報(bào)告給公司高層管理人員，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出改進(jìn)建議。15.4公司應(yīng)鼓勵(lì)員工舉報(bào)違反檔案管理制度的行為，并對(duì)舉報(bào)人提供保護(hù)。15.5對(duì)于審計(jì)和舉報(bào)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并采取糾正和預(yù)防措施。十六、檔案業(yè)績(jī)管理的文件和記錄16.1公司應(yīng)制定一系列文件和記錄模板，以便于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化收集和整理。16.2所有檔案文件和記錄應(yīng)保持清晰、完整、可讀，以確保信息的準(zhǔn)確性和可追溯性。16.3檔案文件和記錄應(yīng)使用耐久性材料制作，確保能夠長(zhǎng)期保存而不退色或損壞。16.4公司應(yīng)建立檔案文件和記錄的索引系統(tǒng)，便于快速檢索和定位所需信息。16.5公司應(yīng)定期對(duì)檔案文件和記錄進(jìn)行審核，確保其反映當(dāng)前的業(yè)務(wù)實(shí)際情況。十七、檔案業(yè)績(jī)管理的溝通與反饋17.1公司應(yīng)建立有效的溝通機(jī)制，確保檔案管理制度的宣傳、解釋和執(zhí)行。17.2公司應(yīng)定期向員工提供檔案管理的培訓(xùn)和指導(dǎo)，以提高其對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。17.3公司應(yīng)鼓勵(lì)員工就檔案管理工作提出意見(jiàn)和建議，并對(duì)改進(jìn)措施給予反饋。17.4公司應(yīng)建立檔案管理問(wèn)題反饋渠道，如意見(jiàn)箱、在線(xiàn)問(wèn)卷等，以收集員工對(duì)檔案管理工作的意見(jiàn)。17.5公司對(duì)收到的反饋應(yīng)進(jìn)行分析和處理，并根據(jù)需要調(diào)整和改進(jìn)檔案管理制度。十八、檔案業(yè)績(jī)管理的法律遵從性18.1公司應(yīng)確保檔案業(yè)績(jī)管理遵守國(guó)家和地方的法律法規(guī)，包括但不限于《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)定》等。18.2公司應(yīng)關(guān)注法律法規(guī)的變化，及時(shí)更新檔案管理制度，以確保其始終符合法律要求。18.3公司應(yīng)建立法律遵從性審查機(jī)制，對(duì)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行定期審查，確保其合法性。18.4公司應(yīng)與法律顧問(wèn)合作，就檔案管理中的法律問(wèn)題提供咨詢(xún)和建議。18.5公司應(yīng)對(duì)外部法律要求的變化進(jìn)行監(jiān)控，確保檔案管理活動(dòng)不會(huì)違反任何法律規(guī)定。