咖啡館供應商合同檔案維護規(guī)則

咖啡館供應商合同檔案維護規(guī)則合同編號：__________咖啡館供應商合同檔案維護規(guī)則甲方（供貨方）：__________地址：__________聯(lián)系電話：__________乙方（采購方）：__________地址：__________聯(lián)系電話：__________鑒于甲方為乙方提供咖啡館所需的各種產(chǎn)品，為了保障雙方的合法權(quán)益，經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，特訂立本合同，以便共同遵守。一、合同檔案的種類和內(nèi)容1.1合同檔案包括原合同文件、補充協(xié)議、往來函件、驗收報告、付款憑證、售后服務記錄等。1.2合同檔案應詳細記錄合同的訂立、履行、變更和解除等過程的相關(guān)信息。二、合同檔案的歸檔要求2.1甲方應按照乙方提供的檔案分類及編號規(guī)則，及時、準確地將相關(guān)合同檔案歸檔。2.2歸檔的合同檔案應確保字跡清晰、資料完整、排序規(guī)范。2.3歸檔的合同檔案應使用統(tǒng)一的檔案袋，并在檔案袋上注明合同編號、合同名稱、歸檔日期等信息。2.4甲方應指定專人負責合同檔案的歸檔工作，確保檔案的安全、保密。三、合同檔案的查詢和借閱3.1乙方有權(quán)按照規(guī)定的程序查詢、借閱歸檔的合同檔案。3.2查詢、借閱合同檔案時，應填寫《合同檔案查詢申請表》，經(jīng)甲方審核同意后，方可進行。3.3借閱合同檔案時，應確保檔案的完整、完好，不得污損、涂改、撕毀。3.4借閱合同檔案應在甲方指定的場所進行，不得將檔案帶出室外。3.5借閱合同檔案的期限一般為一個月，如需延長，應提前向甲方申請。四、合同檔案的保管和銷毀4.1甲方應妥善保管合同檔案，確保檔案的安全、保密。4.2甲方應定期對合同檔案進行清理、整理，去除無效、過時的檔案。4.3合同檔案的銷毀應按照乙方的要求進行，確保涉及商業(yè)秘密的檔案得到妥善處理。4.4甲方應建立合同檔案的統(tǒng)計和報告制度，定期向乙方報告合同檔案的保管、使用情況。五、違約責任5.1甲方未按照本規(guī)則歸檔、保管合同檔案，導致檔案遺失、損壞的，應承擔相應的違約責任。5.2乙方未按照本規(guī)則查詢、借閱合同檔案，導致檔案污損、涂改、撕毀的，應承擔相應的違約責任。5.3甲乙雙方應共同遵守本規(guī)則，如發(fā)生爭議，應友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院起訴。六、其他6.1本規(guī)則自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為____年。6.2本規(guī)則一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。甲方（供貨方）：__________乙方（采購方）：__________簽訂日期：__________一、附件列表：1.咖啡館供應商合同2.供應商資質(zhì)證明文件3.產(chǎn)品目錄及價格表4.質(zhì)量檢驗報告5.付款憑證6.售后服務記錄7.往來函件8.補充協(xié)議9.合同檔案查詢申請表10.合同檔案歸檔規(guī)則二、違約行為及認定：1.甲方未按照本規(guī)則歸檔、保管合同檔案，導致檔案遺失、損壞。2.甲方提供的產(chǎn)品不符合合同約定的質(zhì)量標準。3.甲方未按照約定的時間、數(shù)量提供產(chǎn)品。4.乙方未按照本規(guī)則查詢、借閱合同檔案，導致檔案污損、涂改、撕毀。5.乙方未按照約定的時間、數(shù)量支付款項。三、法律名詞及解釋：1.合同檔案：指與合同有關(guān)的各類文件、資料，包括原合同文件、補充協(xié)議、往來函件等。2.歸檔：指將合同檔案按照規(guī)定的分類和編號規(guī)則進行整理、存放。3.違約行為：指合同一方或雙方未履行合同約定的義務。4.違約責任：指違約方根據(jù)合同約定和法律規(guī)定承擔的賠償責任。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.問題：甲方未按照約定時間提供產(chǎn)品。解決辦法：乙方可以與甲方協(xié)商延長時間，或者按照合同約定追究甲方違約責任。2.問題：乙方未按照約定時間支付款項。解決辦法：甲方可以與乙方協(xié)商延期支付，或者按照合同約定追究乙方違約責任。3.問題：甲方提供的產(chǎn)品不符合質(zhì)量標準。解決辦法：乙方可以要求甲方更換或修復產(chǎn)品，或者按照合同約定追究甲方違約責任。4.問題：合同檔案遺失或損壞。解決辦法：甲乙雙方應立即協(xié)商處理，必要時可以請求公安機關(guān)調(diào)查，責任方承擔相應責任。五、所有應用場景：1.咖啡館供應商與咖啡館之間就產(chǎn)品供應達成一致，需明確雙方權(quán)利義務。