某連鎖超市ERP系統(tǒng)銷售管理詳細設計用戶手冊

目錄

1.文檔說明.......................................................8

2.ERP系統(tǒng)銷售管理概述............................................8

2.1.銷售業(yè)務總述..................................................8

2.2.銷售業(yè)務流程描述..............................................9

2.2.L客戶自助...................................................9

2.2.2.銷售訂單管理...............................................9

2.2.3.委托代銷管理..............................................13

2.2.4.銷售退貨..................................................13

2.2.5.銷售開票..................................................14

2.3.業(yè)務類型說明................................................14

3.客戶信息管理..................................................15

3.1.客戶信息維護描述.............................................15

3.1.1.客戶編碼規(guī)則..............................................16

3.1.2.客戶分類規(guī)則..............................................16

3.1.3.崗位職責描述...............................................17

3.2.創(chuàng)建新地址名冊信息...........................................18

3.2.1.客戶基本信息...............................................18

3.2.2.客戶地址信息...............................................19

323,客戶往來屬性設置..........................................20

3.2.4.客戶類別設置...............................................20

3.2.5.聯(lián)系人設置.................................................21

3.2.6.銀行賬號設置...............................................23

3.3.修訂客戶主文檔信息...........................................24

3.3.1.設置總賬沖銷...............................................25

3.3.2.設置客戶稅信息............................................25

3.3.3.設置開票信息...............................................26

34地市公司下屬公司送貨地址設置..................................28

3.5.增加送貨地址.................................................29

4.客戶自助.......................................................31

4.1.業(yè)務概述.....................................................31

4.2.崗位職責描述..................................................32

4.3.訂單活動規(guī)則..................................................33

4.4.系統(tǒng)登陸.....................................................33

4.5,自助訂單錄入..................................................35

4.6.自助訂單查詢..................................................36

4.7.打印《商品信息流轉表》.......................................37

4.8.超可供量提示..................................................38

4.9.自助訂單修改與取消...........................................38

4.10.自助訂單買贈業(yè)務............................................39

4.11.庫存量查詢..................................................42

4.11.1.按倉庫查詢...............................................42

4.11.2.按商品查詢庫存...........................................42

4.11.3.按商品分類查詢庫存.......................................43

5.常規(guī)銷售業(yè)務...................................................45

5.1.業(yè)務概述.....................................................45

5.2.操作流程圖....................................................46

5.3.單據(jù)活動規(guī)則..................................................46

5.4.相關崗位職責描述.............................................47

5.5.下達常規(guī)銷售訂單.............................................48

5.5.1.自助訂單釋放生成常規(guī)銷售訂單SO............................48

5.5.2.釋放多張自助訂單..........................................49

5.5.3.特殊價格訂單錄入..........................................50

5.5.4.內(nèi)部購買訂單錄入..........................................52

5.6.財務訂單審核..................................................53

5.6.1.銷售訂單信息查詢（含金額）.................................54

5.6.2.銷售訂單審批..............................................54

5.7.物流發(fā)運.....................................................54

5.8.銷售更新....................................................55

6.直運銷售業(yè)務..................................................57

6.1.業(yè)務概述.....................................................57

6.2.操作流程圖...................................................58

6.3.單據(jù)活動規(guī)則.................................................59

6.4.相關崗位職責描述.............................................59

6.5.業(yè)務協(xié)同關鍵控制點...........................................60

6.6.下達直運訂單..................................................61

6.6.1.釋放生成直運銷售訂單SD....................................61

6.6.2.直運銷售訂單手工錄入......................................61

6.7.直運訂單財務審批.............................................63

6.8.直運業(yè)務完成確認..............................................64

7.委托代銷.......................................................65

7.1.業(yè)務概述.....................................................65

7.2.操作流程圖....................................................68

7.3.單據(jù)活動規(guī)則..................................................69

7.4.業(yè)務關鍵控制點................................................70

7.5.相關崗位職責描述.............................................70

7.6.創(chuàng)建代銷庫-992庫位...........................................71

7.7.委托代銷發(fā)運..................................................72

7.7.L下達委托代銷發(fā)運訂單......................................72

7.7.2.根據(jù)發(fā)運單號查詢代銷庫收貨單號.............................73

7.7.3.修改代銷收貨單庫位........................................74

7.7.4.審批代銷發(fā)運訂單..........................................75

7.7.5.物流備貨與發(fā)運............................................76

7.7.6.代銷收貨確認..............................................76

7.8.委托代銷結算.................................................78

7.8.1.下達委托代銷結算單........................................78

7.8.2.審批委托代銷結算單......................................80

7.8.3,委托代銷結算確認..........................................80

7.8.4.打印代銷庫出庫單..........................................81

8.銷售退貨.......................................................83

8.1.業(yè)務概述.....................................................83

8.2.系統(tǒng)操作流程圖................................................86

8.3.相關崗位職責描述.............................................88

8.4.業(yè)務關鍵控制點................................................89

8.5.單據(jù)活動規(guī)則說明.............................................89

8.6.業(yè)務單據(jù)說明..................................................90

8.7.新增退貨授權記錄.............................................91

8.7.1.查詢原始銷售訂單退貨授權記錄...............................92

8.7.2.新增退貨授權記錄..........................................93

8.8.退貨審批.....................................................95

8.9.打印《到貨通知單》...........................................96

8.10.打印《銷售退貨知單》........................................97

9.領用管理.......................................................99

9.1.業(yè)務概述.....................................................99

9.2.操作流程示意圖...............................................100

9.3.崗位職責描述.................................................100

9.4.單據(jù)類型....................................................101

9.5.領用業(yè)務控制點...............................................102

9.6.錄入領用訂單.................................................102

9.7.打印領用申請.................................................104

9.8.財務審核....................................................106

9.8.1.訂單審批..................................................106

9.8.2.審核撤銷..................................................107

9.9.物流領用出庫................................................107

10.銷售開票....................................................108

10.1.業(yè)務概述...................................................108

10.2.發(fā)票申請...................................................108

10.3.不開票/過期處理...........................................109

10.4.確認回傳發(fā)票號............................................110

1.文檔說明

本文檔作為公司物流業(yè)務在JDEnterpriseOne系統(tǒng)的應用而出，在本文

檔中主要針對公司銷售相關業(yè)務的目標流程、系統(tǒng)設計、應用流程，以及對相

關崗位的定義及操作進行詳細描述。

本文檔主要應用于銷售部相關部門內(nèi)部員工規(guī)范日常操作規(guī)范使用，也可

以作為相關人員的內(nèi)部培訓教材使用。

2.ERP系統(tǒng)銷售管理概述

2.1.銷售業(yè)務總述

銷售管理系統(tǒng)是整個某某省公司ERP系統(tǒng)的核心應用與重要組成部分。現(xiàn)

階段某某省公司的主要是為各某某地市公司供貨，因此，銷售管理系統(tǒng)流程

中，涉及3種銷售業(yè)務類型：

常規(guī)銷售：針對公司現(xiàn)有庫存的相關銷售業(yè)務。

直運銷售：直接從客戶發(fā)往客戶的銷售業(yè)務。

委托代銷：與地市公司簽訂委托代銷協(xié)議，根據(jù)地市公司提供委托供銷結

算清單實現(xiàn)銷售的業(yè)務

在ERP系統(tǒng)中銷售管理方案由客戶信息管理、客戶自助服務、銷售訂單管

理、委托代銷管理、銷售退貨管理、銷售開票幾部分應用構成。

某某省公司ERP系統(tǒng)中，銷售管理主要內(nèi)容如下圖所示：

省T532-ERP系統(tǒng)銷售崢主體流程

客戶自助訂單返利兌村訂單

2.2.銷售業(yè)務流程描述

2.2.1.客戶自助

某某地市公司是某某省公司主要的目標客戶，為了加強雙方之間的信息共

享，在ERP系統(tǒng)為地市公司訂制客戶自助模塊中。

地市公司指定用戶可以在客戶自助模塊中，及時查詢到商品信息、庫存信

息，并且可以直接下達自助訂單。

2.2.2.銷售訂單管理

銷售訂單管理是ERP系統(tǒng)銷售管理方案中的核心應用，所有銷售流程都是

圍繞銷售訂單的控制與執(zhí)行而開展的，如下圖所示:

訂單管理的解決方案

完整的北務流程

2.221.銷售訂單生成

某某省公司銷售部設置訂單管理專崗，負責核對客戶銷售信息與公司銷售

政策，根據(jù)不同的業(yè)務類型生成銷售訂單。銷售訂單生成有兩種方式：自助

訂單釋放生成、手工錄入。

訂單管理員可以根據(jù)客戶自助訂單，直接釋放生成銷售訂單，釋放過程

中，訂單管理專員可以選擇生成常規(guī)銷售訂單或直運銷售訂單。

對于需要特殊審批，或零星銷售業(yè)務，訂單管理專員也可以選擇手工錄入

銷售訂單。

.銷售訂單的自動控制

各種類型的銷售訂單在保存的過程中，可以對訂單進行自動校驗與控制。

現(xiàn)階段，在銷售管理系統(tǒng)中已應用以下幾項訂單控制功能:

1.銷售價格控制

系統(tǒng)基價表管理模塊中，已按客戶價格組設定所有商品基價。信息部專員

在新建客戶主文檔時，需要指定該客戶所屬價格組，在錄入銷售訂單時，系統(tǒng)

會自動帶出商品價格，通過釋放功能生成的銷售訂單不允許更改價格。

只有銷售訂單專員可以手工修改銷售訂單價格。

2.現(xiàn)存量控制

為了縮短訂貨周期，有效的協(xié)條省公司與地市公司之間的供給與需求關

系，在銷售訂單保存口寸，系統(tǒng)進行可供量控制：

?客戶錄入自助訂單時，訂購數(shù)量大于可供量，系統(tǒng)僅預警提示，訂單

可以保存，且自助訂單訂購數(shù)量不計入公司可供量計算；

?銷售管理專員在保存非直運銷售訂單時，系統(tǒng)進行可供量控制，即當

可供量不足時，自動取消該行記錄。

3.活動政策控制

在企劃部在ERP系統(tǒng)中維護活動政策的前提下，銷售訂單保存時，系統(tǒng)自

動更新贈品記錄或活動價格信息。

市場活動政策如果能在ERP系統(tǒng)中維護與修訂，在活動執(zhí)行過程中不僅能

極大的提高訂單專員的工作效率，也能大大降底活動執(zhí)行的出現(xiàn)差異的概率。

系統(tǒng)對活動政策的有效控制，為企劃部與銷售部之間的協(xié)同工作，提供了

有效的系統(tǒng)保障與支持。

2?2?2.3.銷售訂單審批

根據(jù)ERP系統(tǒng)整體設計需求，所有的銷售訂單必須經(jīng)過財務部專員審批，

才能正式生效。

訂單審批是對公司各項銷售政策監(jiān)督的最后一道關口，因此需要相關操作

人員在審批過程中核對以下信息：

?核對訂單毛利水平、稅率稅額是否異動；

?核對訂單價格是否手工調(diào)整，調(diào)整的訂單記錄是否與市場政策或審批

手續(xù)一致；

?核對客戶付款是否符合公司往來款管理規(guī)定。

222.4.銷售訂單查詢與追溯

銷售部相關人員，通過對銷售訂單狀態(tài)的查詢，可以及時了解到銷售訂單后

續(xù)物流過程的執(zhí)行情況。

在銷售管理系統(tǒng)中，按照業(yè)務類型，設置不同的單據(jù)活動規(guī)則，以方便銷售

人員對不同業(yè)務訂單的查詢與跟蹤，以常規(guī)銷售訂單為例，銷售過程如下圖所示:

■業(yè)務類型及活動規(guī)則

?自助訂單SQ、常規(guī)銷售訂單SO、直運訂單SD

?常規(guī)銷售訂單so的單據(jù)活動規(guī)則

2.2.3.委托代銷管理

銷售部門與客戶簽訂委托代銷合同，約定將商品發(fā)至客戶代銷，并取得客戶

提供的代銷結算清單時，進行結算以確認銷售收入實現(xiàn)的銷售模式。

委托代銷業(yè)務有如下特點：

/委托代銷業(yè)務，委托方與受托方必須簽訂代銷協(xié)議，以約定代銷商品目錄、

結算價格，以及結算方式；

/商品發(fā)出后，所有權并未轉移給受托方，因此商品所有權上的主要風險和

報酬仍在委托方。

/受托方將商品售出后，商品所有權上的主要風險和報酬才轉移出委托方。

委托代銷業(yè)務流程包括：托銷商品發(fā)貨、委托代銷結算、賬務處理3部分

內(nèi)容。

2.2.4.銷售退貨

對于某某省公司，由于主要經(jīng)營食品酒水類商品，特別是對敏感商品批次保

持期有嚴格的管理規(guī)定，以及將品控部對銷售退回商品檢驗流程納入到ERP系

統(tǒng)管理范圍，銷售退貨業(yè)務已不是簡單的銷售紅沖業(yè)務，而是獨立、完整的業(yè)務

流程。

因此，銷售退貨業(yè)務也是ERP系統(tǒng)銷售管理方案的重要組成部分。

銷售退貨業(yè)務采用原單退回的處理方式，不但銷售收入與成本按原訂單退

貨，還要參與原銷售單中的如批次、市活動等信息。

根據(jù)公司有關商品質(zhì)量檢驗的有關規(guī)則，所有銷售退回商品，全部需要經(jīng)過

品控部質(zhì)量檢驗，與退貨申請內(nèi)容一致，或達到公司退貨標準，才能接收退回商

品，因此退貨業(yè)務將涉及：退貨授權、退貨檢驗、退回商品入庫三個相關子流程。

2.2.5.銷售開票

ERP銷售系統(tǒng)與稅控系統(tǒng)已通過接口程序實現(xiàn)集成應用。

在ERP銷售系統(tǒng)中，所有的銷售訂單執(zhí)行完出庫確認后，由財務專員全部

更新過賬操作自動生成財務憑證。

開票專員可以根據(jù)客戶需要選擇銷售記錄，打印《開票通知單》，系統(tǒng)自動

將銷售記錄傳至金稅接口程序c

開票專員在金稅打印發(fā)票后，接回程序回傳對應發(fā)票號，以方便財務賬務查

詢。

2.3.業(yè)務類型說明

不同的銷售業(yè)務需要不同的業(yè)務流程，在ERP銷售管理系統(tǒng)中，需要配置

不同的單據(jù)類型以及訂單活動規(guī)則。

現(xiàn)階段銷售管理系統(tǒng)涉及的業(yè)務類型以及對應單據(jù)類型如下表所列:

序號業(yè)務類型單據(jù)類型說明

1客戶自助自助訂單-SQ由分公司、連鎖店等客戶指定專員在ERP

系統(tǒng)中錄入的訂購單據(jù)

2常規(guī)銷售銷售訂單-so某某省公司正式銷售訂單，可由自助訂單

SQ,釋放生成

3直運銷售直運銷售訂單-SD用于直運業(yè)務的銷售訂單，可由自助訂單

SQ,釋放生成

4委托代銷委托代銷發(fā)運出庫單-SH根據(jù)委托代銷協(xié)議在系統(tǒng)中錄入的代銷

發(fā)運訂單

5委托代銷收貨確認單-0H系統(tǒng)根據(jù)代銷發(fā)運訂單自動生成的客戶

簽收單

6委托代銷結算單-si根據(jù)客戶提供的代銷結算清單，在系統(tǒng)中

錄入的代銷結算訂單

7銷售退貨銷售退貨訂單-co根據(jù)退貨申請在系統(tǒng)中錄入的銷售退貨

單

8退貨檢驗單-cj根據(jù)銷售退貨單由系統(tǒng)自動生成的退貨

檢驗單

3.客戶信息管理

3.1.客戶信息維護描述

客戶信息ERP系統(tǒng)重要的基礎檔案之一，主要應用于銷售管理模塊、財務

應收款管理等功能模塊相關業(yè)務。從公司與客戶首次簽訂相關協(xié)議或合同開始,

就要對客戶的基礎信息與各項業(yè)務規(guī)則進行規(guī)范、分類與記錄，為相關ERP系

統(tǒng)流程奠定基礎。

客戶信息管理內(nèi)容包括:

在ERP系統(tǒng)中建立客戶檔案所需的編碼原則與分類方式;

?客戶名稱、聯(lián)系人與聯(lián)系方式等業(yè)務信息;

?客戶地址與送貨地址信息

?客戶價格信息；

?客戶開票信息、付款及賬務處理相關信息;

3.1.1.客戶編碼規(guī)則

某某省公司客戶編碼格式采用5位數(shù)字類型:

結構為：【3】【XXXX】：

第一段：客戶識別標識為“3"，【1位】。

第二段：流水號，【4位】

3.1.2.客戶分類規(guī)則

類別代碼客戶類別明細

類別碼17客戶開票類型空-不開發(fā)票；01-增值稅普通發(fā)票；

02增值專用發(fā)票

類別碼21客戶所屬省份按行政省設置檔案

類別碼22客戶區(qū)域劃分按銷售部客戶分區(qū)設置檔案

類別碼23客戶所屬市按行政市設置檔案

類別碼24客戶所屬地市公司按某某地市公司設置檔案

類別碼25客戶所屬渠道類型01-直營店；02加盟店；03-網(wǎng)絡讓；

04-地市公司；05-酒水平臺等

類別碼26客戶屬性標識01-系統(tǒng)內(nèi)客戶；02-系統(tǒng)外客戶

3.1.3.崗位職責描述

崗位主要職責

3.2.創(chuàng)建新地址名冊信息

信息部專員根據(jù)銷售部門提供的《新增客戶信息申請表》，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)

建客戶地址名冊信息。

客戶的地址名冊信息在“基礎數(shù)據(jù)->地址名冊修訂”模塊中操作。

3.2.1.客戶基本信息

在創(chuàng)建客戶主文件之前，首先要在地址名冊中為該客戶增加一個搜索類型

為“C”的地址號，名冊中的地址號即為按客戶編碼。

第一步，在搜索類型中屬于'CL點擊查找，查看客戶最大流水號，點擊“增

加”，輸入客戶基本信息，如下圖所示：

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ORAGL-JDEDWARDSENTERPRISEONE

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第二步，進入地址名冊修訂界面，錄入客戶基本信息，如下圖所示:

ORACLE*JDEDWARDSENTERPRISEONE

EnterpriseOne菜單&-rJ也見各冊修iT-附Jll名冊修iT

打開應用程序二地址處理地址名冊他訂

-堆址名冊修訂確定9）取消&）屏建任）上一下一工具。）

@X□□□

快讒跖徑

t收爵笑

［＞內(nèi)容點理工具

EnterpnseOne菜單

,移動俏售菜單

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一山東釜山菱伍型式物聯(lián)供應慣

有限幺司

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_地址名用修『不

一宮戶主文件修訂

_共應商主文件修訂字母名梆

--品主文件長地址售

臨沂市1532公司

一商品分部

_標雀計里單位

-計里單位轉報

稅號

--庫存項目主文件修訂37130275351214X

-，品成本修訂

客戶

-，品基價修訂搜索類2!C

［財?shù)霉芾?/p>

［銷售管理經(jīng)營單位126銷色舔

客戶基礎信息必須按實際情況填寫以下信息:

?地址號：客戶編碼

?字母名稱：客戶全稱

?稅號：客戶開票稅號

?搜索類型：C（客戶）

?經(jīng)營單位：126（銷售部）

上述信息如果發(fā)生錯誤，會為后續(xù)銷售開票等模塊產(chǎn)生影響，請謹慎填寫。

3.2.2.客戶地址信息

在地址直冊修訂界面，選擇“選項卡-2”，錄入客戶地址信息，如下圖所示:

地址名捌修ij-地址名期修iJ

地址處理地址名冊修訂

*定9）取消（y屏幕任）上一下一工具①

后X口團田院

地址號130000243-

迭播迭質(zhì)卡：2向寄▼

曲寄姓名

。網(wǎng)詞1IH曜蜀t比富碑￡lr湖后］

市

/她址行1臨沂市羅莊區(qū)雙月日路與湖西躋交匯處一臨斤煙拿1

［地址行2送貨地址

Ij州/省

不址行3|山東?幅沂布蘭山區(qū)覆華路107號T由5被堀碼

I地址行4產(chǎn)家/地區(qū)

縣

Nocounty

說明：

?在地址行1、2中錄入送貨地址；

?在地下行3、4中錄入開票地址；

3.2.3.客戶往來屬性設置

在地址名冊修訂界面，選擇“選項卡-3”，勾選應收賬款選項，如下圖所示:

地址名冊修訂■地址名冊標L

Jffi噠型,地址名*修訂

班定（2）取消Q）屏H（E）上一下一工具O

0X口⑷田除

地址號30000243

選AE迭質(zhì)卡:3-Mtin1_______二J_________________________________

應付悚Y/N/M［JJ埃衣供應/?（即應收咪Y/N

雇員組批準用戶碼

子伴醬停碼

應收怵/應付崢:今結|N|否

E3鹿良Y/N

其他個人發(fā)號

口存在人力奧源管理記錄

免稅證書

3.2.4.客戶類別設置

在地址名冊修訂界面，選擇“選項卡-7”，錄入客戶類別碼信息，如下圖所示:

地址名it修5-嬉M名爵修訂

地址處MMtt&Bttn

IA￡(9)??(L)W?(F)t-T-工具①

ex□□s

誅號送頑卡：7?與那瑪n?30▼」

山東

賓別瑪11I一Q2101

關別瑪12夷別科2209地tff公馬

0別酶13類別御23[10笛祈

關別瑪14夷別碼24[io?芳分公可

英別自15笑81碼25(04地亞公哥

口別嗎16會期砌26014城內(nèi)坪尸

其別瑪17幅~埴童色專用”事27

a別碼18次期碼28

其別碼19奧別碼29

口別圈20崗別田30

3.2.5.聯(lián)系人設置

在地址名冊修訂界面，還需要設置聯(lián)系人信息。

第一步，點擊“屏幕-〉人名錄”，如下圖所示:

地址名冊修i丁-地址名冊修訂

地址處理地域啟》)修訂

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第二步，進入人名錄編輯界面，錄入聯(lián)系人姓名，如下圖所示:

地址名冊修訂-人名錄

確定（2）查找Q）刪除Q）取消&）屏整（￡）行（B）工具（I）

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地址號130000243電祈鑫山壹修叁武物聯(lián)制長育國公司向7示電話

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說明：

?人名錄第1行（行號為“0”）是系統(tǒng)默認行