離職手續(xù)與歸檔制度

離職手續(xù)與歸檔制度第一章總則為規(guī)范企業(yè)離職手續(xù)與歸檔流程，保障員工離職過程的合法、公正和高效，確保企業(yè)信息的安全與保密，特訂立本制度。第二章適用范圍本制度適用于全部企業(yè)員工的離職手續(xù)與歸檔，包含合同停止、辭職、離崗調(diào)離、退休等不同離職情況。第三章離職申請(qǐng)第一節(jié)提交離職申請(qǐng)員工如需離職，應(yīng)提前30天以書面形式向直接上級(jí)提出離職申請(qǐng)，并抄送人力資源部。離職申請(qǐng)書應(yīng)包含離職理由、估計(jì)離職日期等基本信息，并由員工本人親筆簽字。第二節(jié)直接上級(jí)審批直接上級(jí)應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)對(duì)離職申請(qǐng)進(jìn)行審批，并將審批結(jié)果及時(shí)通知員工和人力資源部。假如直接上級(jí)未能定時(shí)完成審批，員工可以向人力資源部進(jìn)行申訴。第三節(jié)人力資源部審核人力資源部在接到離職申請(qǐng)后，應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)審核離職申請(qǐng)。人力資源部應(yīng)確認(rèn)離職申請(qǐng)的合法性及真實(shí)性，并對(duì)員工的離職事項(xiàng)進(jìn)行了解和登記。第四節(jié)離職彌補(bǔ)員工依法享受離職彌補(bǔ)，依照國家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)制度執(zhí)行。離職彌補(bǔ)包含工資結(jié)算、年假結(jié)算、社會(huì)保險(xiǎn)和住房公積金等福利待遇的結(jié)算。第四章離職手續(xù)辦理第一節(jié)辦理離職手續(xù)的部門離職手續(xù)的重要責(zé)任部門為人力資源部，幫助辦理的部門包含財(cái)務(wù)部、IT部門、行政部、安全保衛(wèi)部等。各部門依照要求及時(shí)供應(yīng)離職所需資料和幫助辦理。第二節(jié)交接班離職員工應(yīng)與接替者進(jìn)行充分的交接班工作，確保工作連續(xù)性和信息流暢。交接班內(nèi)容包含工作任務(wù)、工作進(jìn)展、項(xiàng)目文件、工作流程等，需有書面記錄。第三節(jié)資產(chǎn)歸還離職員工應(yīng)在離職前進(jìn)行資產(chǎn)清查并歸還，包含辦公設(shè)備、工作工具、鑰匙等。資產(chǎn)歸還應(yīng)有相關(guān)部門確實(shí)認(rèn)，并簽訂資產(chǎn)歸還清單。第四節(jié)員工信息處理人力資源部在接到離職員工申請(qǐng)后，應(yīng)盡快停止離職員工的系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限。離職員工的個(gè)人信息應(yīng)在離職后的一年內(nèi)進(jìn)行歸檔，嚴(yán)格保護(hù)信息安全和保密。第五章歸檔管理第一節(jié)歸檔時(shí)間員工離職后，企業(yè)應(yīng)將其相關(guān)檔案歸檔管理，時(shí)間如下：?jiǎn)T工檔案：永久歸檔；勞動(dòng)合同：5年歸檔；離職手續(xù)資料：5年歸檔。第二節(jié)歸檔內(nèi)容員工檔案應(yīng)包含但不限于個(gè)人信息、職業(yè)發(fā)展檔案、培訓(xùn)記錄、績(jī)效評(píng)估等。勞動(dòng)合同應(yīng)包含原始合同、續(xù)簽合同、解除合同及解除協(xié)議等相關(guān)文件。離職手續(xù)資料應(yīng)包含離職申請(qǐng)、離職審批、離職彌補(bǔ)及相關(guān)補(bǔ)助的相關(guān)文件。第三節(jié)歸檔管理責(zé)任部門人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案的歸檔和管理，并定期進(jìn)行檔案整理與備份。各部門負(fù)責(zé)將離職員工的相關(guān)資料及時(shí)歸檔交人力資源部。第六章處理離職風(fēng)險(xiǎn)第一節(jié)保密知識(shí)交接離職員工涉及商業(yè)秘密、專有技術(shù)等保密知識(shí)的，應(yīng)提前與接替者進(jìn)行知識(shí)交接工作。知識(shí)交接應(yīng)簽訂保密協(xié)議，并對(duì)接替人員進(jìn)行保密教育。第二節(jié)離職員工禁止行為離職員工離職后應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，不得泄露和利用企業(yè)機(jī)密信息。離職員工離職1年內(nèi)不得加入與企業(yè)業(yè)務(wù)有直接競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的企業(yè)或機(jī)構(gòu)。第三節(jié)離職后的追償假如離職員工在離職后利用企業(yè)機(jī)密信息從事不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為，企業(yè)有權(quán)追償。企業(yè)有權(quán)采取法律手段追究離職員工的法律責(zé)任。第七章附則第一節(jié)監(jiān)督與檢查企業(yè)內(nèi)部設(shè)立監(jiān)察部門，負(fù)責(zé)對(duì)離職手續(xù)與歸檔制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。員工可以向監(jiān)察部門舉報(bào)離職手續(xù)與歸檔制度的違法行為。第二節(jié)制度宣傳與培訓(xùn)企業(yè)應(yīng)定期組織離職手續(xù)與歸檔制度的宣傳和培訓(xùn)，確保員工對(duì)制度內(nèi)容和要求的了解和遵守。新入職員工應(yīng)在入職培訓(xùn)中接受離職手續(xù)與歸檔制度的培訓(xùn)。第三節(jié)制度修訂對(duì)于離職手續(xù)與歸檔制度的修訂，應(yīng)征求相關(guān)部門和員工的看法，并經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層審批。修訂后的制度應(yīng)及時(shí)進(jìn)行