控制的含義和作用

控制

-2021/6/271控制第1節(jié)控制的含義與作用第2節(jié)管理控制的過程與要素第3節(jié)管理控制的類型和方法第4節(jié)管理控制的基本原則2021/6/272導(dǎo)入案例導(dǎo)入案例介紹了一家商店的經(jīng)理對自己的下屬列出了工作的標(biāo)準(zhǔn)，比如每天接待200名顧客；上班時間不許隨意離開工作崗位等。在實(shí)際的管理工作中，管理者可以依靠控制這項(xiàng)職能對下屬的工作進(jìn)行評估，也可以通過控制來檢查實(shí)際工作和計(jì)劃之間是否存在偏差。2021/6/273第1節(jié)控制的含義與作用一、為什么需要控制

案例：哈勃望遠(yuǎn)鏡的失敗

控制是管理工作的第四大職能。在管理過程循環(huán)中，如果說制定計(jì)劃是管理工作的第一步，然后是組織和領(lǐng)導(dǎo)計(jì)劃的實(shí)施，那么，接下來的問題便是要考慮計(jì)劃實(shí)施的結(jié)果如何，計(jì)劃所確定的目標(biāo)是否得到順利實(shí)現(xiàn)，甚至計(jì)劃目標(biāo)本身制定得是否科學(xué)合理？

2021/6/274第1節(jié)控制的含義與作用二、控制的概念及其完整的含義

“控制”一詞最初來源于希臘語“掌舵術(shù)”，意指領(lǐng)航者通過發(fā)號施令將偏離航線的船只拉回到正常的軌道上來。由此說明，維持朝向目的地的航向，或者說維持達(dá)成目標(biāo)的正確行動路線，是控制概念的最核心含義。所謂控制，從其最傳統(tǒng)的意義方面來說，就是“糾偏”，也即按照計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)衡量所取得的成果，并糾正所發(fā)生的偏差，以確保計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。2021/6/275第1節(jié)控制的含義與作用二、控制概念及其完整的含義

從廣義的角度來理解，控制工作實(shí)際上應(yīng)包括糾正偏差和修改標(biāo)準(zhǔn)這兩方面內(nèi)容。這是因?yàn)榉e極、有效的控制工作，不能僅限于針對計(jì)劃執(zhí)行中的問題采取“糾偏”措施，它還應(yīng)該能促使管理者在適當(dāng)?shù)臅r候?qū)υǖ目刂茦?biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)做適當(dāng)?shù)男薷模员惆巡环峡陀^需要的活動拉回到正確的軌道上來基于這種認(rèn)識，我們將管理中的控制職能寬泛地定義：由管理人員對組織實(shí)際運(yùn)行是否符合預(yù)定的目標(biāo)進(jìn)行測定并采取措施確保組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過程。2021/6/276第1節(jié)控制的含義與作用三、控制在管理工作循環(huán)中的地位

現(xiàn)實(shí)中，組織的運(yùn)行往往是“非零”起步的，這樣，上一階段控制的結(jié)果就可能導(dǎo)致組織確立新的目標(biāo)、提出新的計(jì)劃，并在組織結(jié)構(gòu)、人員配備和領(lǐng)導(dǎo)等方面作出相應(yīng)的改變?？刂瓶梢哉f既是一個管理工作過程的終結(jié)，又是一個新的管理工作過程的開始。而且，計(jì)劃與控制工作的內(nèi)容還常常相互交織地聯(lián)系在一起。2021/6/277第1節(jié)控制的含義與作用三、控制在管理工作循環(huán)中的地位2021/6/278第1節(jié)控制的含義與作用四、管理控制的目標(biāo)和作用

1.限制偏差的累積一般來說，任何工作的開展都不免要出現(xiàn)一些偏差。雖然小的偏差和失誤不會立即就給組織帶來嚴(yán)重的損害，但在組織運(yùn)行一段時間后，隨著小差錯的積少成多和積累放大，最終就可能對計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)造成威脅，甚至給組織釀成災(zāi)難性的后果。因此，防微杜漸，及早地發(fā)現(xiàn)潛存的錯誤和問題并進(jìn)行處理，就有助于確保組織按預(yù)定的軌跡運(yùn)行下去。2021/6/279第1節(jié)控制的含義與作用四、管理控制的目標(biāo)和作用

2.適應(yīng)環(huán)境的變化

組織計(jì)劃和目標(biāo)在制定出來后總要經(jīng)過一段時間的實(shí)施才能夠?qū)崿F(xiàn)。在這段實(shí)施過程中，組織內(nèi)部的條件和外部環(huán)境可能會發(fā)生一些變化，如組織內(nèi)部人員和結(jié)構(gòu)的變化、政府可能出臺新的政策和法規(guī)等，這些變化的內(nèi)外環(huán)境不僅會妨礙計(jì)劃的實(shí)施進(jìn)程，甚至可能影響計(jì)劃本身的科學(xué)性和現(xiàn)實(shí)性。因此，任何組織都需要構(gòu)建有效的控制系統(tǒng)，幫助管理人員預(yù)測和把握內(nèi)外環(huán)境的變化，并對這些變化帶來的機(jī)會和威脅作出正確、有力的反應(yīng)。2021/6/2710第1節(jié)控制的含義與作用五、管理控制的基本特點(diǎn)

1.目的性

管理控制無論是著眼于糾正執(zhí)行中的偏差還是適應(yīng)環(huán)境的變化，都是緊緊地圍繞組織的目標(biāo)進(jìn)行的。同其他管理工作一樣，控制工作也具有明確的目的性特征。

2.整體性管理控制的整體性特點(diǎn)體現(xiàn)在兩個方面：先控制的主體組織全體成員；其次，控制的對象覆蓋組織活動的各個方面，人、財(cái)、物、時間、信息等資源等。2021/6/2711第1節(jié)控制的含義與作用五、管理控制的基本特點(diǎn)３.動態(tài)性

組織則不是靜態(tài)的，其外部環(huán)境和內(nèi)部條件隨時都在發(fā)生著變化，從而決定了控制標(biāo)準(zhǔn)和方法不可能固定不變。４.人性

管理控制本質(zhì)上是由人來執(zhí)行而且主要是對人的行為的一種控制。管理控制應(yīng)該成為提高員工工作能力的工具?？刂撇粌H僅是監(jiān)督，更重要是指導(dǎo)和幫助。2021/6/2712確立控制標(biāo)準(zhǔn)修改標(biāo)準(zhǔn)采取矯正措施計(jì)劃目標(biāo)任務(wù)工作繼續(xù)進(jìn)行分析差異原因衡量實(shí)際工作實(shí)際工作與標(biāo)準(zhǔn)比較是否有偏差因素是否可控不可控可控有無第２節(jié)管理控制的過程與要素

2021/6/2713第２節(jié)管理控制的過程與要素1.確立標(biāo)準(zhǔn)控制標(biāo)準(zhǔn)的訂立對計(jì)劃工作和控制工作實(shí)際起著承上啟下或連接的作用。計(jì)劃是控制的依據(jù)，但各種計(jì)劃的詳盡程度是各不一樣的。有些計(jì)劃已經(jīng)制定了具體的、可考核的目標(biāo)或指標(biāo)，這些指標(biāo)就可以直接作為控制的標(biāo)準(zhǔn)。但大多數(shù)的計(jì)劃是相對比較抽象、概括的，這時需要將計(jì)劃目標(biāo)轉(zhuǎn)換為更具體的、可測量和考核的標(biāo)準(zhǔn)，以便于對所要求的行為結(jié)果加以測評。任何一個組織，其針對某一工作的控制標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)該有利于組織整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在此前提下，對每一件工作訂立的控制標(biāo)準(zhǔn)都必須有明確的時間界限和具體內(nèi)容要求。2021/6/2714第２節(jié)管理控制的過程與要素1.確立標(biāo)準(zhǔn)

從最基層的工作任務(wù)控制角度來說，常用的控制標(biāo)準(zhǔn)有四類：一是時間標(biāo)準(zhǔn)，如工時、交貨期等；二是數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)，如產(chǎn)品產(chǎn)量、廢品數(shù)量等；三是質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，如產(chǎn)品等級、合格率、次品率等；四是成本標(biāo)準(zhǔn)，如單位產(chǎn)品成本、期間費(fèi)用等。2021/6/2715第２節(jié)管理控制的過程與要素2.測量實(shí)績與界定偏差

對照標(biāo)準(zhǔn)衡量實(shí)際工作成績是控制過程的第二步，它分為兩個小步驟：一是測定或預(yù)測實(shí)際工作成績；二是進(jìn)行實(shí)績與標(biāo)準(zhǔn)的比較。 掌握實(shí)績可以通過兩種方式：一是測定已產(chǎn)生的工作結(jié)果，另一是預(yù)測即將產(chǎn)生的工作結(jié)果。2021/6/27162.測量實(shí)績與界定偏差

控制工作對信息的要求可以從五個方面考慮：(1)信息是及時的嗎?(2)測量單位是適宜的嗎?(3)收到的信息有多大的可靠性和準(zhǔn)確性?(4)信息是否適用有效，即對所要解決的問題有用處嗎?(5)信息是否送給了需要該信息的權(quán)力機(jī)構(gòu)?

2021/6/2717第２節(jié)管理控制的過程與要素2.測量實(shí)績與界定偏差

在獲取有關(guān)實(shí)際工作績效方面的信息時，需要全面考慮：（1）衡量的項(xiàng)目（2）衡量的方法

（3）衡量的頻率

（4）衡量的主體2021/6/2718第２節(jié)管理控制的過程與要素3.分析原因與采取措施

解決問題首先需要找出產(chǎn)生差距的原因，然后再采取措施糾正偏差。

對偏差原因作了徹底的分析后，管理者就要確定該采取什么樣的糾偏行動。具體措施有兩種：一是立即執(zhí)行的臨時性應(yīng)急措施，另一是永久性的根治措施。對于那些迅速、直接地影響組織正常活動的急性問題，多數(shù)應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施。2021/6/2719第２節(jié)管理控制的過程與要素二、控制系統(tǒng)的構(gòu)成要素

從控制過程的步驟分析中可以看出，有效地控制活動必須滿足以下三個條件：

1.具有明確的控制目的控制工作的目的性，可以表現(xiàn)為使實(shí)際成績與控制標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)相吻合，或者使控制標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)獲得適時的調(diào)整。2021/6/2720第２節(jié)管理控制的過程與要素二、控制系統(tǒng)的構(gòu)成要素

2.具有及時、可靠、適用的信息。信息是控制的基礎(chǔ)。只有掌握了有關(guān)執(zhí)行偏差或環(huán)境變化的足夠信息，管理者才有可能作出有針對性的決策來。

3.具有行之有效的行動措施。管理者應(yīng)能夠通過落實(shí)所擬定的措施方案，使執(zhí)行中的偏差得到盡快矯正，或者形成新的控制標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)?？傊?，控制系統(tǒng)是由控制的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)、偏差或變化的信息，以及糾正偏差或調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)的行動措施三部分要素構(gòu)成的。這三個構(gòu)成要素共同決定了控制系統(tǒng)的效率和效能，因此，它們也就是有效控制的基本條件。2021/6/2721第3節(jié)管理控制的類型與方法一、管理控制的類型管理控制活動可以從不同的角度進(jìn)行分類：從控制目的和對象的角度從控制目的和對象的角度以及糾正執(zhí)行偏差和調(diào)整控制標(biāo)準(zhǔn)不同，可以分為負(fù)饋控制與正饋控制。按控制力量的來源不同按控制力量的來源不同，可以分為外在控制與內(nèi)在控制。2021/6/2722輸入輸出轉(zhuǎn)換過程前饋控制預(yù)防可能出現(xiàn)的問題現(xiàn)場控制及時糾正工作進(jìn)行中出現(xiàn)的問題反饋控制糾正已經(jīng)出現(xiàn)的問題控制信息矯正措施按照控制信息獲取的方式和時點(diǎn)的不同來分類3.反饋控制、前饋控制和現(xiàn)場控制

第3節(jié)管理控制的類型與方法2021/6/2723第3節(jié)管理控制的類型與方法按照控制信息獲取的時間點(diǎn)不同按照控制信息獲取的時間點(diǎn)不同，可以分為反饋控制、前饋控制和現(xiàn)場控制。按問題的重要性和影響程度不同按問題的重要性和影響程度不同，可以分為戰(zhàn)略控制、績效控制和任務(wù)控制。一、管理控制的類型管理控制活動可以從不同的角度進(jìn)行分類：2021/6/2724第3節(jié)管理控制的類型與方法4.戰(zhàn)略控制、績效控制和任務(wù)控制

任務(wù)控制亦稱運(yùn)營控制、業(yè)務(wù)控制，主要是針對基層生產(chǎn)作業(yè)和其他業(yè)務(wù)活動而直接進(jìn)行的控制。

績效控制是一種財(cái)務(wù)控制，即利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來觀測企業(yè)的經(jīng)營活動狀況，以此考評各責(zé)任中心的工作實(shí)績，控制其經(jīng)營行為。此種控制亦稱為責(zé)任預(yù)算控制。

戰(zhàn)略控制是對戰(zhàn)略計(jì)劃和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度的控制。戰(zhàn)略控制中不僅要進(jìn)行負(fù)饋控制，更常需要進(jìn)行正饋控制。2021/6/2725

二、控制工作的專業(yè)分類

第3節(jié)管理控制的類型與方法

控制工作專業(yè)分類1、庫存控制4、預(yù)算控制5、人事管理控制6、內(nèi)部和外部審計(jì)3、質(zhì)量控制2、進(jìn)度控制2021/6/2726第4節(jié)管理控制的基本原則一、控制應(yīng)該同計(jì)劃與組織相適應(yīng)

控制系統(tǒng)和控制方法應(yīng)當(dāng)與計(jì)劃和組織的特點(diǎn)相適應(yīng)?？刂乒ぷ髟绞强紤]到各種計(jì)劃的特點(diǎn)，就越能更好地發(fā)揮作用?？刂七€應(yīng)當(dāng)有效的管理控制必須要能夠反映一個組織的結(jié)構(gòu)狀況并通過健全的組織結(jié)構(gòu)予以保證，否則，只能是空談。2021/6/2727二、控制應(yīng)該突出重點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)例外

按照“次要的多數(shù)、關(guān)鍵的少數(shù)”原理，管理者不能也沒有必要事無巨細(xì)地對組織活動的方方面面都進(jìn)行控制，而是要針對重要的、關(guān)鍵的少數(shù)因素實(shí)施重點(diǎn)控制?？刂埔矐?yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)例外原則。管理者將控制工作的重點(diǎn)放在計(jì)劃實(shí)施中出現(xiàn)的特別好或特別壞的“例外”情況上，可以使他們把有限的精力集中于真正需要引起注意和重視的問題方面。2021/6/2728-三、控制應(yīng)該具有靈活性、及時性和經(jīng)濟(jì)性的特點(diǎn)靈活控制是指控制系統(tǒng)能適應(yīng)主客觀條件的變化，持續(xù)地發(fā)揮作用，控制工作本是動態(tài)變化的，控制所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、衡量工作所用的方法等都可能隨著情況變化而調(diào)整、變化。四、控制過程應(yīng)避免出現(xiàn)目標(biāo)扭曲問題

組織在將規(guī)則程序和預(yù)算這些低層次的計(jì)劃作為控制標(biāo)準(zhǔn)時，最容易發(fā)生目標(biāo)與手段相置換的問題