公司檔案管理制度及流程

公司檔案管理制度及流程一、制定目的及范圍為提升公司檔案管理水平，確保檔案的完整性、安全性和可用性，特制定本制度。該制度適用于公司所有部門的檔案管理工作，包括文件、合同、報(bào)告、會(huì)議記錄等各類檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和使用。二、檔案管理原則檔案管理應(yīng)遵循以下原則：1.完整性：確保所有檔案資料的完整收集，避免遺漏。2.安全性：采取必要措施保護(hù)檔案資料，防止損毀和泄露。3.可用性：確保檔案資料的及時(shí)更新和有效存取，方便相關(guān)人員使用。4.規(guī)范性：檔案管理流程應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保管理的規(guī)范性。三、檔案管理流程1.檔案收集各部門在日常工作中應(yīng)及時(shí)收集與工作相關(guān)的檔案資料。1.1文件歸檔：所有文件在形成后應(yīng)及時(shí)歸檔，確保不遺漏。1.2合同管理：合同簽署后，需將原件及復(fù)印件整理歸檔，確保合同的完整性。1.3會(huì)議記錄：會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)人員需整理會(huì)議記錄，并及時(shí)歸檔。2.檔案整理收集到的檔案資料需進(jìn)行整理，以便于后續(xù)的存儲(chǔ)和查閱。2.1分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類，建立分類目錄。2.2編號：為每份檔案資料編制唯一編號，便于管理和查找。2.3登記：在檔案管理系統(tǒng)中登記檔案信息，包括檔案名稱、類別、編號、存放位置等。3.檔案存儲(chǔ)整理后的檔案資料需妥善存儲(chǔ)，確保其安全性和完整性。3.1物理存儲(chǔ)：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，避免潮濕和陽光直射。3.2電子存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或云存儲(chǔ)中，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.3訪問控制：對檔案存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行訪問控制，確保只有授權(quán)人員可以接觸檔案資料。4.檔案使用檔案的使用應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全和完整。4.1借閱申請：需要使用檔案的人員需填寫借閱申請，說明用途和借閱時(shí)間。4.2審批流程：借閱申請需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審批，確保借閱的合理性。4.3歸還管理：借閱人員需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，并確保檔案的完好無損。5.檔案銷毀對于不再需要的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保信息安全。5.1銷毀申請：各部門需對擬銷毀的檔案資料進(jìn)行審核，填寫銷毀申請。5.2審批流程：銷毀申請需經(jīng)過檔案管理部門審批，確保銷毀的合規(guī)性。5.3銷毀記錄：銷毀后需記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量及銷毀日期，確?？勺匪菪?。四、檔案管理責(zé)任各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理制度的落實(shí)。1.檔案管理員職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和使用，定期檢查檔案管理情況。2.全員責(zé)任：所有員工應(yīng)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，積極配合檔案管理工作，確保檔案資料的完整性和安全性。五、檔案管理的監(jiān)督與改進(jìn)為確保檔案管理制度的有效實(shí)施，需建立監(jiān)督機(jī)制。1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔