《活動(dòng)策劃與執(zhí)行實(shí)務(wù)》 課件 項(xiàng)目六 活動(dòng)結(jié)束了嗎

項(xiàng)目六活動(dòng)結(jié)束了嗎

案例指引“雙碳”時(shí)代下重啟增長引擎,第××屆中國環(huán)博會(huì)榮耀閉幕問題思考1.第××屆中國環(huán)博會(huì)展后報(bào)告包括哪些內(nèi)容?導(dǎo)圖指引2.展后報(bào)告對于主辦方、參展商和觀眾有什么價(jià)值?活動(dòng)后續(xù)服務(wù)及再利用項(xiàng)目六

任務(wù)一思政目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)認(rèn)識(shí)活動(dòng)后續(xù)工作的重要性;明確活動(dòng)結(jié)束的工作內(nèi)容;了解客戶跟蹤服務(wù)的要求;了解客戶信息數(shù)據(jù)庫的建立。能夠安排活動(dòng)后的清場收尾工作;學(xué)會(huì)安排送站車輛;掌握活動(dòng)后致函感謝的方式;學(xué)會(huì)維護(hù)客戶關(guān)系。養(yǎng)成做事有始有終、認(rèn)真細(xì)致的工作作風(fēng);培養(yǎng)對待客戶熱情、一視同仁、細(xì)心周到的意識(shí)和習(xí)慣。

清場收尾01后續(xù)跟蹤服務(wù)02任務(wù)一活動(dòng)后續(xù)服務(wù)及再利用任務(wù)實(shí)施業(yè)務(wù)內(nèi)容一、后續(xù)跟蹤服務(wù)清場工作是指疏散和清退在活動(dòng)現(xiàn)場的所有工作人員和活動(dòng)參與者;收尾工作,就是做完活動(dòng)最后部分的工作。（一）場地拆除、設(shè)備撤離

活動(dòng)結(jié)束后,要清理活動(dòng)現(xiàn)場,拆除臨時(shí)搭建、懸掛、插放的物品,如舞臺(tái)、桁架、柱子、棧道、會(huì)標(biāo)、道旗、花卉等。

活動(dòng)現(xiàn)場所有燈光、音響、投影、電腦等臨時(shí)設(shè)備應(yīng)及時(shí)撤離,如發(fā)現(xiàn)有遺失的物品,要妥善保管,并與失主聯(lián)系。（二）現(xiàn)場清潔復(fù)原

活動(dòng)結(jié)束后,現(xiàn)場會(huì)產(chǎn)生大量垃圾、廢棄紙張,等等,要與場地管理者協(xié)作,盡快將現(xiàn)場清理復(fù)原。有用的物品和資料紙張要及時(shí)收回保存,保密文件類要及時(shí)銷毀。清理垃圾時(shí)要注意把握時(shí)間,因?yàn)榛顒?dòng)場地的使用都是有時(shí)間限制的。同時(shí)還應(yīng)該與場地租賃方做好交接工作,核對無誤后收回押金。（三）歸還租借物品

無論是從公司單位內(nèi)部還是從場館方租借的相關(guān)物品都要及時(shí)歸還,歸還前要檢查是否完好,如果毀壞要按照約定賠償;不需賠償?shù)?歸還時(shí)要特別說明或修好后再歸還。（四）人員解散和人群離場

活動(dòng)結(jié)束后,對臨時(shí)參與服務(wù)的第三方人員應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)、解散及支付費(fèi)用。按照規(guī)定做好善后工作,如工作證和出入證的回收等,對參與活動(dòng)的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)并安排后續(xù)工作。同時(shí),活動(dòng)結(jié)束后,工作人員要維護(hù)好“人群”(主要指活動(dòng)的參與受眾)的退場秩序等?；顒?dòng)方應(yīng)提升他們參與活動(dòng)的體驗(yàn)感,為后續(xù)宣傳和樹立口碑奠定基礎(chǔ)。在離場疏散人群時(shí),還要安排好參與受眾退場的路線,做好引導(dǎo)和指示工作。（五）結(jié)清費(fèi)用

活動(dòng)結(jié)束后主辦方應(yīng)及時(shí)結(jié)清各項(xiàng)活動(dòng)費(fèi)用,包括餐費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)、場地費(fèi)等,同時(shí)向繳費(fèi)者提供相關(guān)發(fā)票,以供報(bào)銷時(shí)用。活動(dòng)費(fèi)用核對結(jié)算的主要工作有4點(diǎn),見圖

此外,主辦方工作人員還應(yīng)該對活動(dòng)的所有財(cái)務(wù)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)出數(shù)據(jù)并進(jìn)行收尾處理,例如各類應(yīng)收應(yīng)付賬款、各種財(cái)務(wù)報(bào)告,以及財(cái)產(chǎn)或資產(chǎn)的移交處理等,同時(shí)應(yīng)配合審計(jì)人員出具財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告。（六）送別送站

活動(dòng)結(jié)束后,一定要重視送別服務(wù),對重要的嘉賓和受眾安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)ｉT人員送行,并根據(jù)參加活動(dòng)人員離場時(shí)間、離場方向、車輛的承載量等安排合適的交通工具,讓他們能輕松、有序地安全離場。特別是在促銷活動(dòng)中,對于那些大訂單受眾和有實(shí)力的潛在目標(biāo)受眾,應(yīng)該在建立好聯(lián)系的基礎(chǔ)上,做好送客工作,以便讓受眾回購。對于重要嘉賓,應(yīng)盡量一車一人,以示尊重。例如某活動(dòng)送機(jī)情況如表所示二、活動(dòng)調(diào)研的概念與意義（一）發(fā)函致謝1.活動(dòng)結(jié)束后,要感謝所有活動(dòng)參與者、政府部門、協(xié)辦單位、贊助單位、嘉賓、發(fā)言人、主持人等,這樣有利于后續(xù)的合作;2.通過打電話、發(fā)短信、微信、E-mail,郵寄信件或禮品、紀(jì)念品等方式進(jìn)行感謝;3.感謝信一般在活動(dòng)結(jié)束一周之后發(fā)送,如果了解到嘉賓在活動(dòng)后的一段時(shí)間較為繁忙,可以適當(dāng)延后發(fā)送感謝信的時(shí)間。（二）寄發(fā)活動(dòng)資料1.活動(dòng)中要及時(shí)收集所有的文字材料及照片、音像等資料;2.一場活動(dòng)的結(jié)束往往意味著下一場活動(dòng)的開始。活動(dòng)結(jié)束后選擇適當(dāng)內(nèi)容進(jìn)行編輯,做成電子相冊或剪輯成視頻發(fā)送給參加人員以留作紀(jì)念,這也是活動(dòng)后續(xù)宣傳的重要工作。（三）回訪,征詢客戶意見,維系關(guān)系1.活動(dòng)后也要與客戶多溝通,通過電話調(diào)查、問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等方式收集了解嘉賓、活動(dòng)參與者對活動(dòng)的現(xiàn)場環(huán)境、主題、效果、交通、服務(wù)等有何意見和建議;2.對于一些重要客戶,合作單位可以在活動(dòng)后安排登門拜訪,進(jìn)行進(jìn)一步交流;3.在重要客戶方舉辦重要活動(dòng)時(shí),對其進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)。如周年慶、新產(chǎn)品研發(fā)成功等主動(dòng)致函致電表示祝賀,必要時(shí)還可舉辦一些聯(lián)誼和相關(guān)活動(dòng),邀請合作單位、政府部門、重要客戶、嘉賓等共同參加,這也是表達(dá)真誠、建立良好關(guān)系的一種方式。（四）回訪,征詢客戶意見,維系關(guān)系1.活動(dòng)結(jié)束后,要抓緊時(shí)間補(bǔ)充完善目標(biāo)活動(dòng)商數(shù)據(jù)庫,并重新建立潛在客戶數(shù)據(jù)庫,增加相關(guān)信息;2.補(bǔ)充完善嘉賓、觀眾數(shù)據(jù)庫,如觀眾數(shù)量、觀眾購買意向與成交記錄等,對所有收集的資料和活動(dòng)后統(tǒng)計(jì)的相關(guān)數(shù)據(jù)要分門別類進(jìn)行整理、立卷、裝封存檔。（五）相關(guān)信息的收集與發(fā)布1.及時(shí)更新完善會(huì)展專業(yè)網(wǎng)站,保證信息通報(bào)的連續(xù)性;2.發(fā)布活動(dòng)期間相關(guān)數(shù)據(jù)的匯總情況、客商需求和收集的市場信息等,也包括客商名錄、媒體宣傳報(bào)道及征詢意見等,活動(dòng)方可將其匯編成冊,將相關(guān)信息及時(shí)向客戶發(fā)布;3.信息發(fā)布可以是電話、網(wǎng)絡(luò)、當(dāng)面溝通等,針對不同的客戶可以采用不同的方式,比如,國外的客戶可以采用網(wǎng)絡(luò)溝通,對本地重要客戶可以登門拜訪當(dāng)面溝通。（六）未盡事項(xiàng)的后續(xù)跟進(jìn)

活動(dòng)期間未了事宜要及時(shí)跟進(jìn)?；顒?dòng)期間,時(shí)間有限,業(yè)務(wù)繁忙,可能會(huì)遺留一些事情,如有些客戶款項(xiàng)還沒有完全付清,有些客戶物品沒有完全清理,有些客戶還需要活動(dòng)的商務(wù)考察,這些都要繼續(xù)跟進(jìn)處理。此外,活動(dòng)總結(jié)和評估工作會(huì)既是總結(jié)本次活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn),同時(shí)也是對團(tuán)隊(duì)成員的實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn),活動(dòng)方應(yīng)重視這項(xiàng)工作。謝謝聆聽

項(xiàng)目六

任務(wù)二

活動(dòng)評估與總結(jié)思政目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握活動(dòng)評估與總結(jié)的基本工作流程;明確活動(dòng)評估的方法和指標(biāo);了解活動(dòng)評估的主要內(nèi)容及總結(jié)報(bào)告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容;熟悉活動(dòng)復(fù)盤的工作步驟。能夠選定恰當(dāng)?shù)脑u估方法和指標(biāo);能夠按照活動(dòng)評估計(jì)劃完成活動(dòng)評估;能夠根據(jù)活動(dòng)評估結(jié)果撰寫活動(dòng)評估總結(jié)報(bào)告;掌握復(fù)盤總結(jié)步驟,團(tuán)隊(duì)合作分析并形成報(bào)告。養(yǎng)成科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)事求是的工作作風(fēng),遵循科學(xué)發(fā)展觀;能夠系統(tǒng)、客觀地進(jìn)行評估與總結(jié);樹立大局意識(shí),強(qiáng)化全局觀念;養(yǎng)成安全意識(shí)和就業(yè)創(chuàng)業(yè)意識(shí)。任務(wù)二活動(dòng)評估與總結(jié)活動(dòng)評估的意義01活動(dòng)評估的內(nèi)容02活動(dòng)評估03復(fù)盤總結(jié)04知識(shí)補(bǔ)給站任務(wù)實(shí)施業(yè)務(wù)流程活動(dòng)都是臨時(shí)性的,必然會(huì)有一個(gè)終點(diǎn)。當(dāng)活動(dòng)的現(xiàn)場工作完成,意味著活動(dòng)接近尾聲,但活動(dòng)主辦方仍需要完成后續(xù)的評估與總結(jié)工作,它是很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。一、活動(dòng)評估的意義活動(dòng)評估,就是對不同活動(dòng)方案的預(yù)期成本和效果的比較,也可以是對活動(dòng)既有成本和效果的比較。其意義就在于客觀評價(jià)活動(dòng)執(zhí)行的效果,同時(shí)幫助活動(dòng)參與機(jī)構(gòu)了解活動(dòng)的執(zhí)行情況,因而活動(dòng)評估具有雙重價(jià)值。二、活動(dòng)評估的內(nèi)容

活動(dòng)策劃評估是對策劃方案中預(yù)定的目的和目標(biāo)的主要指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度做出評判,確定實(shí)際變化并分析原因,為下次活動(dòng)目標(biāo)的修訂提供經(jīng)驗(yàn)和依據(jù)。包括:對活動(dòng)的目的、對象、主題、形式、創(chuàng)意等進(jìn)行預(yù)期效果和實(shí)際效果的對比;做出策劃評估小結(jié)。（一）需求分析（二）活動(dòng)執(zhí)行評估

活動(dòng)執(zhí)行評估是回顧活動(dòng)實(shí)操階段各個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行狀況,做出實(shí)際效果評價(jià),評價(jià)各子活動(dòng)的基本流程、具體內(nèi)容及關(guān)鍵環(huán)節(jié)。評價(jià)內(nèi)容涉及籌備工作、服務(wù)代理工作、宣傳推廣工作、現(xiàn)場管理工作、時(shí)間管理工作、財(cái)務(wù)實(shí)施等。最后給出修正建議。

效果評估最重要,是根據(jù)具體數(shù)據(jù)(如觀眾數(shù)量、觀眾滿意度、產(chǎn)品銷量、廣告媒體效果等)對活動(dòng)的實(shí)效性做出對比性評估,包括財(cái)務(wù)評估和經(jīng)濟(jì)評估,主要分析內(nèi)部的收益率、凈現(xiàn)值和貸款償還期等以評估其盈利能力和償還能力,如成本效益評估、成本利潤評估等。（三）活動(dòng)效果評估（四）活動(dòng)執(zhí)行評估

活動(dòng)影響評估包括經(jīng)濟(jì)影響、環(huán)境影響和社會(huì)影響等方面。經(jīng)濟(jì)影響評估是評價(jià)活動(dòng)對所在地區(qū)、所屬行業(yè)和國家所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)影響,包括分配、就業(yè)、換匯成本、技術(shù)進(jìn)步等,一般只能作定性分析,或并入社會(huì)影響評價(jià)范圍;環(huán)境影響評估一般包括對活動(dòng)地區(qū)的環(huán)境質(zhì)量、自然資源的利用和保護(hù)、區(qū)域生態(tài)平衡和環(huán)境管理等方面的評估;社會(huì)影響評估是對活動(dòng)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面的有形或無形的效益和結(jié)果進(jìn)行分析,重點(diǎn)評價(jià)對舉辦地的政治、文化、經(jīng)濟(jì)、生活的影響?；顒?dòng)的持續(xù)性評估也是活動(dòng)影響評估的一個(gè)組成部分。（五）活動(dòng)整體評估

從整體上對活動(dòng)的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)性評估:進(jìn)行活動(dòng)財(cái)務(wù)總決算,并說明成本偏差的原因;評估活動(dòng)管理的得失,重要成就的總結(jié);對未來活動(dòng)的建議;團(tuán)隊(duì)表現(xiàn),對杰出成員的表彰和獎(jiǎng)勵(lì);對活動(dòng)剩余資產(chǎn)的管理與處置;活動(dòng)結(jié)束的后期工作安排(媒體、客服等);檔案的整理、存檔工作。三、活動(dòng)評估（一）明確評估的目的和任務(wù)

活動(dòng)評估的目的主要是確認(rèn)活動(dòng)實(shí)施的結(jié)果是否達(dá)到預(yù)期要求,通過評估進(jìn)一步分析活動(dòng)可能帶來的實(shí)際收益,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),為下一次活動(dòng)的順利開展做好準(zhǔn)備。（二）設(shè)計(jì)活動(dòng)評估內(nèi)容

評估人員應(yīng)根據(jù)活動(dòng)項(xiàng)目目標(biāo)及具體內(nèi)容設(shè)計(jì)評估內(nèi)容,可以從“活動(dòng)策劃評估”“活動(dòng)執(zhí)行評估”“活動(dòng)效果評估”“活動(dòng)影響評估”“活動(dòng)整體評估”5項(xiàng)內(nèi)容著手。（三）選擇評估指標(biāo)和方法1.確定評估指標(biāo)

活動(dòng)評估的指標(biāo),主要圍繞活動(dòng)預(yù)期的目標(biāo)來制訂,是評估工作的基礎(chǔ)和前提,策劃初期應(yīng)列明一系列具體評估指標(biāo)來衡量活動(dòng)計(jì)劃中目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。（1）首先必須明確評估主體、評估目的、評估對象等因素。因?yàn)椴煌幕顒?dòng)利益相關(guān)方作為評估主體,將決定著一系列不同的評價(jià)指標(biāo),且每一個(gè)指標(biāo)根據(jù)重要性的不同有不同的權(quán)重。（2）對評估指標(biāo)的要求是權(quán)威、客觀,明確指標(biāo)和方法,具體、易量化、可操作。2.收集活動(dòng)信息,選擇評估方法

活動(dòng)評估的方法應(yīng)采取宏觀分析和微觀分析相結(jié)合、定量分析和定性分析相結(jié)合的方法,綜合分析、總結(jié)和建議。評估方法通常有調(diào)查法、對比分析法、總結(jié)述職會(huì)3種。例如,調(diào)查法,是通過調(diào)查、訪問、談話、問卷等方法搜集有關(guān)資料,現(xiàn)場觀察記錄等,了解利益相關(guān)者的心理和行為,這是最常用的有效方法。（四）實(shí)施評估并統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)一般來說,實(shí)施評估涉及“活動(dòng)前”“活動(dòng)中”“活動(dòng)后”3個(gè)環(huán)節(jié),主要圍繞4個(gè)方面進(jìn)行評估,如圖所示。統(tǒng)計(jì)分析是將所收集到的數(shù)據(jù)資料統(tǒng)計(jì)整理成系統(tǒng)化的、條理清晰的材料,根據(jù)所選定的評估指標(biāo)進(jìn)行評分,分析問題及原因。通過統(tǒng)計(jì)分析,容易得到如潛在顧客數(shù)、簽訂合同金額等指標(biāo),但是要得到市場狀況、趨勢、競爭對手情況,還需要結(jié)合其他手段來分析。在統(tǒng)計(jì)時(shí),要合理運(yùn)用各種統(tǒng)計(jì)工具,也可以委托專業(yè)的市場調(diào)查公司來處理。（五）撰寫評估總結(jié)報(bào)告撰寫評估總結(jié)報(bào)告是最后一個(gè)工作環(huán)節(jié),是最終的成果輸出。1.報(bào)告類型

(1)全面性總結(jié)報(bào)告。一般由主辦方撰寫,全面評估與回顧活動(dòng)的各項(xiàng)工作,還需要對重點(diǎn)工作或一些深刻的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行特別說明,力求內(nèi)容全面、廣泛,重點(diǎn)突出。(2)專題性總結(jié)報(bào)告。一般圍繞某項(xiàng)具體的工作或特定的對象進(jìn)行深度分析總結(jié),內(nèi)容的針對性強(qiáng)。2.評估總結(jié)報(bào)告內(nèi)容要素一份正式的書面評估總結(jié)報(bào)告通常包括6項(xiàng)內(nèi)容,如圖所示。書面評估總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容3.評估總結(jié)報(bào)告的撰寫要求一是遵循客觀、公正、實(shí)事求是的原則;二是形成符合評估主體要求的評估總結(jié)報(bào)告后,應(yīng)上報(bào)主管單位,抄送合作單位,經(jīng)審查無誤后還可以作為活動(dòng)跟蹤服務(wù)的一項(xiàng)內(nèi)容發(fā)給目標(biāo)客戶,以供借鑒、參考。四、復(fù)盤總結(jié)

做完活動(dòng)效果評估后,就要進(jìn)一步做復(fù)盤總結(jié),線上線下活動(dòng)都有必要進(jìn)行復(fù)盤。從活動(dòng)策劃到執(zhí)行會(huì)產(chǎn)生大量問題,市場表現(xiàn)、客戶反饋等內(nèi)容和數(shù)據(jù)尤其值得組織方深入分析。復(fù)盤可以讓運(yùn)營人員找到劣勢與不足、目標(biāo)客戶需求及競爭對手采用的應(yīng)對策略等。（一）活動(dòng)復(fù)盤的4個(gè)步驟活動(dòng)復(fù)盤的4個(gè)步驟（二）有效復(fù)盤的運(yùn)營要點(diǎn)1.