《大學計算機基礎》課件-第5章 電子表格處理軟件

Excel2003概述1工作表操作和編輯2工作表格式設置3第五章電子表格處理軟件工作表數(shù)據(jù)管理5工作表數(shù)據(jù)計算4圖表功能6電子表格的打印輸出7學生成績表的設計與制作8電子表格數(shù)據(jù)處理軟件Excel2003是Office2003辦公系列軟件的組件之一，主要用于處理辦公事務的各種表格，可完成許多復雜的數(shù)據(jù)計算、進行統(tǒng)計分析和預測，如會計報表、工資表、成績單等，并能生成各種統(tǒng)計圖形，直觀地顯示數(shù)據(jù)。本章主要介紹Excel2003（以下簡稱Excel）的基本使用方法。Excel2003概述1

Excel的工作方式是為用戶提供工作簿，每一個工作簿包含若干張工作表，用戶在工作表中完成各種表格數(shù)據(jù)處理，最后工作簿以文件的形式保存并可打印輸出。由于Excel強大的自動數(shù)據(jù)處理能力，在各種數(shù)據(jù)處理事務方面得到了廣泛應用。1.1特點與功能Excel主要用于對數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析與計算，簡單的數(shù)據(jù)庫管理，能繪制圖表，具有檢查與刪除宏病毒的功能，并能與Internet網(wǎng)絡共享資源。此外，還能利用VisualBasicforApplication（VBA）語言開發(fā)面向特定應用的程序。①電子表格：包括建立和編輯二維、三維的表格；對表格中的數(shù)據(jù)進行求和、求平均值、計數(shù)等計算處理；美化修飾表格中的各種數(shù)據(jù)等。②圖表：可以按表格某區(qū)域的數(shù)據(jù)自動生成多種統(tǒng)計圖形，這些圖形可隨電子表格顯示或打印，并隨表格中數(shù)據(jù)的變化而改變。③數(shù)據(jù)庫：即數(shù)據(jù)清單，可以對工作薄數(shù)據(jù)進行分類匯總、排序、自動篩選等。④網(wǎng)絡功能：用戶可以方便的打開局域網(wǎng)或因特網(wǎng)上的文件，實現(xiàn)超級鏈接等。⑤病毒檢查：如果工作薄含宏程序，在打開時系統(tǒng)將提示用戶用“病毒搜索”加載宏來檢測并清除已知的宏病毒。1.2啟動和退出常用以下三種方式啟動。1．用“開始”菜單啟動①單擊任務欄中的“開始”按鈕。②在彈出的菜單中將鼠標指向“程序”命令。③再在程序的菜單中指向“Microsoftoffice”命令，在后面的子菜單中單擊“MicrosoftOfficeExcel2003”即可啟動Excel。2．用工作簿文件啟動①通過“資源管理器”或“我的電腦”查找工作簿文件。②找到后雙擊該工作簿文件名，即可啟動Excel并打開該工作簿。3．用快捷方式啟動雙擊桌面Excel快捷方式圖標即可啟動Excel。1.3窗口組成

啟動Excel后，屏幕出現(xiàn)MicrosoftExcel應用程序主窗口，如圖5.1所示。同時，將自動建立一個名為“Book1”的空工作簿。與Word類似，Excel主窗口包含有標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、滾動條、狀態(tài)欄、任務窗格等，同時還有編輯欄、工作表標簽、行號、列號等Excel特有的窗口元素。1.4工作簿概念及其操作

1．工作簿工作簿（book）是指Excel程序用來處理和存儲數(shù)據(jù)的文件，以.xls為擴展名。工作簿文件的創(chuàng)建、保存和打開等操作方式與Word基本相同，例如可以使用模板來建立新的工作簿，也可以同時打開和關閉多個工作簿。在打開多個工作簿時，可以使用“窗口”菜單的“重排窗口”命令，進行平鋪、水平并排、垂直并排、層疊等方式排列。工作簿窗口實際上就是Excel的文檔窗口，每一個工作簿包含若干工作表（Sheet），默認是3張，以Sheet1、Sheet2和Sheet3來命名，可更名，也可以根據(jù)需要添加更多的工作表。一個工作簿最多有255張工作表。

（1）建立新工作簿（2）打開已有的工作簿（3）保存工作簿（4）關閉工作簿1.4工作簿概念及其操作

2．工作表在工作簿中，其數(shù)據(jù)實際存放在它所包含的工作表中。每個工作表都是由若干行（行號1～65536）和若干列（列號A、B、…、Y、Z、AA、AB、…、IV，共256列）組成的一張表格，如圖5.1所示。在工作簿窗口的下端是工作表標簽區(qū)，用于顯示各個工作表名（或稱為標簽），其中一個工作表名以白底顯示，表示該工作表是當前工作表（或稱活動工作表），如Sheet1。單擊某個工作表名，可以選擇或切換當前工作表。

3．單元格與單元格地址單元格（cell）是指工作表中的一個格子，是Excel用于保存數(shù)據(jù)的最小單位。單元格地址用其所在列號和行號表示，如B3是指第B列與第3行交點處的單元格。有時，為了區(qū)分不同工作表中的單元格，單元格地址也可以包括工作表名，如Sheet2!B3表示工作表Sheet2中地址為B3的單元格。1.4工作簿概念及其操作

4．編輯欄編輯欄用于編輯、顯示或輸入數(shù)據(jù)和公式。它位于格式工具欄的下面，包含有單元格引用名稱框、撤消按鈕、確定按鈕、插入函數(shù)按鈕與編輯框（數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)域），如圖5.3所示。1.5幫助的使用

學好Excel，一定要知道如何使用它的幫助系統(tǒng)，因為里面提供了全面而權(quán)威的資料和解釋，這是其它書籍無法替代的，它除了可以系統(tǒng)地學習以外，還可以提供在線幫助，提供最新的幫助資訊。1．Office助手2．目錄使用也可以使用傳統(tǒng)的方式來獲取幫助。打開“Office助手”對話框，單擊“選項”選項卡，去掉“使用Office助手”前面的復選框，單擊“確定”按鈕，此時再單擊工具欄上的“MicrosoftOffice幫助”按鈕，出現(xiàn)的就不是助手而是幫助主題了。在這樣的幫助中可以用“目錄”來按章節(jié)查看幫助，這樣可以系統(tǒng)地學習。3．搜索使用如果知道確切的問題，也可以使用搜索。在任務創(chuàng)格的搜索欄里輸入要搜索的內(nèi)容，點擊開始搜索按鈕就可以了。在彈出的Officeonline中選擇需要的內(nèi)容進行學習。

1．選定單元格Excel也是“先選定、后操作”。選定單元格的簡單方法就是單擊（激活）它，使之成為當前單元格（也稱活動單元格，選取后單元格的被粗黑邊框包圍），從而可以接受數(shù)據(jù)輸入或其他操作。被選定單元格的邊框變成黑線，其行號和列號會突出顯示，并在編輯欄的名稱框中顯示其地址。表5-1列出了選取單元格區(qū)域、行或列等范圍的方法。若取消選定，只需單擊任意一個單元格或按鍵盤上任意一個方向鍵。工作表操作和編輯22.1輸入數(shù)據(jù)2．單個單元格數(shù)據(jù)輸入①文本的輸入。②數(shù)字的輸入。③日期或時間的輸入。工作表操作和編輯22.1輸入數(shù)據(jù)3．系列數(shù)據(jù)自動填充輸入（1）相同數(shù)據(jù)的輸入（2）系列數(shù)據(jù)輸入（3）使用鼠標建立序列（4）使用“序列”對話框建立序列（5）導入數(shù)據(jù)工作表操作和編輯22.1輸入數(shù)據(jù)4．輸入有效數(shù)據(jù)

在輸入數(shù)據(jù)前，可設置輸入數(shù)據(jù)的有效性規(guī)則，以免輸入不符合要求的數(shù)據(jù)。

有時候為了讓填表人了解所填寫的數(shù)據(jù)有效范圍，可以為單元格鍵入輸入信息，當選定單元格時，就會出現(xiàn)相應的輸入信息，如果輸入了非法數(shù)據(jù)，就會彈出警告信息，有效地保證了數(shù)據(jù)的有效性工作表操作和編輯22.1輸入數(shù)據(jù)有時候為了讓填表人了解所填寫的表格內(nèi)容，需要為單元格鍵入注釋?？梢圆捎门⒌姆椒▽崿F(xiàn)。步驟如下：①單擊要加批注的單元格。②在“插入”菜單中，單擊“批注”。③在彈出的批注框中鍵入批注文本。如果不想在批注中留有您的姓名，請選擇并刪除姓名。④完成文本鍵入后，請單擊批注框外部的工作表區(qū)域。說明：在排序時，批注與數(shù)據(jù)一起進行排序。但在數(shù)據(jù)透視表（數(shù)據(jù)透視表：一種交互的、交叉制表的Excel報表，用于對多種來源（包括Excel的外部數(shù)據(jù)）的數(shù)據(jù)（如數(shù)據(jù)庫記錄）進行匯總和分析）中，更改報表的布局時，批注不移動。工作表操作和編輯22.2輸入批注

編輯工作表主要包括：對單元格及選定區(qū)域的修改、清除、插入、復制、移動、查找、粘貼與選擇粘貼等；工作表的移動、復制、插入、刪除等管理操作。編輯過程可以使用“撤消”或“恢復”操作，方法與Word相同。1．修改與清除①修改：單擊單元格，將鼠標定位在編輯欄的編輯框中修改數(shù)據(jù)；或者雙擊單元格直接進入編輯狀態(tài)，修改單元格中的數(shù)據(jù)。②清除：首先選定單元格區(qū)域，然后選擇“編輯”菜單的“清除”命令，通過其子菜單可以清除格式、內(nèi)容、批注等信息。選定單元格區(qū)域后，如果按Del或BackSpace鍵，則只清除內(nèi)容。工作表操作和編輯22.3選擇與編輯工作表

2．單元格、行、列的插入和刪除（1）單元格的插入（2）工作表的行、列插入（3）單元格的刪除（4）工作表行、列的刪除工作表操作和編輯22.3選擇與編輯工作表

3．移動和復制與Word相似，Excel的工作表的編輯中可以使用“復制”、“剪切”和“粘貼”命令，也可以使用鼠標拖動，但在拖動時，鼠標指針要移到選定區(qū)域的邊框上。另外，“復制”操作后，如果使用“編輯”菜單的“選擇性粘貼”命令，則可以選擇性地粘貼公式、數(shù)值、格式、批注等信息。4．查找與替換

工作表操作和編輯22.3選擇與編輯工作表

1．工作表窗口拆分①用鼠標直接拖曳工作簿窗口中的水平拆分按鈕、垂直拆分按鈕即可。②要取消拆分，可雙擊拆分線，或打開菜單欄上“窗口”菜單選擇“撤消拆分窗口”命令即可。2．工作表窗口凍結(jié)是指將工作表窗口的上部或左部固定住，使其不隨滾動條的滾動而移動。其操作方法為：①選欲凍結(jié)行或列的下一行或右邊一列。②打開菜單欄上“窗口”菜單，然后選擇“凍結(jié)拆分窗口”命令即可。③取消凍結(jié)可用選擇“窗口”菜單中的“撤銷凍結(jié)窗口”命令來實現(xiàn)。工作表操作和編輯22.4工作表窗口的拆分和凍結(jié)

1．單個工作表的選擇使用鼠標左鍵在需要的工作表上單擊，可以選定單個單元格。2．多個工作表的選擇按住Ctrl，使用鼠標左鍵依次在需要的工作表上單擊，松開Ctrl后，可以選定多個單元格。如果工作表連續(xù)，先選取左邊第一個單元格，然后按住Shift，使用鼠標左鍵單擊最右邊的單元格，可以選擇這兩個工作表（包括這兩個工作表）中間的所有工作表。3．工作表的插入使用“插入”菜單的“工作表”命令可插入新的工作表。工作表操作和編輯22.5管理工作表

4．工作表的刪除使用“編輯”菜單的“刪除工作表”命令可刪除工作表。5．工作表的重命名雙擊工作表標簽可以更改工作表名。6．工作表的移動和復制拖動標簽可改變工作表的前后順序。按住Ctrl鍵拖動標簽，可復制工作表。另外，右單擊標簽，彈出如圖5.7所示的菜單，可以對工作表進行重命名、刪除、移動、復制、插入等操作。工作表操作和編輯22.5管理工作表

工作表格式設置3工作表格式設置包括單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)格式和單元格的格式設置，可以通過“格式”工具欄和“格式”菜單實現(xiàn)?！案袷健惫ぞ邫谏细靼粹o的作用如圖5.8所示，用法也與Word操作類似。在進行格式設置前，應先選取設置對象所在的單元格或單元格區(qū)域。操作時，在單元格顯示的是設置后的結(jié)果，而在編輯欄中顯示的是原始格式。工作表格式設置31．設置數(shù)字的格式通過數(shù)字格式的設置，可使數(shù)字帶有百分號（％）、貨幣符（￥）、千位分隔符（，）等，也可改變小數(shù)位數(shù)。選取單元格或區(qū)域后，單擊“格式”工具欄上相應的按鈕，或者選擇“格式”菜單“單元格”命令，出現(xiàn)“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡上進行選擇，如圖5.9所示。工作表格式設置32．設置文本字體的格式文本字體的格式主要包括字體、字形、字號、顏色、增加下劃線及一些特殊效果等?？赏ㄟ^“格式”工具欄的按鈕來設置，也可通過“單元格格式”對話框的“字體”選項卡進行，操作與Word類似。3．設置對齊方式數(shù)據(jù)對齊方式包括水平對齊、垂直對齊、合并單元格，改變文字的方向等。利用“格式”工具欄只能設置在水平方向的對齊方式，其他方面的設置可通過“單元格格式”對話框的“對齊”選項卡進行，如圖5.10所示。該對話框中“文本控制”選項的作用十分重要。工作表格式設置34．設置邊框與底紋屏幕上顯示的網(wǎng)格線是系統(tǒng)為輸入、編輯方便而設置的，在打印或預覽時不會出現(xiàn)。若希望打印出格線，則需要為單元格區(qū)域設置邊框。底紋的設置是為了使某些特殊的數(shù)據(jù)更加醒目。①使用“格式”工具欄：單擊“邊框”按鈕右端的向下箭頭，出現(xiàn)邊框類型下拉列表，從中可對選定的區(qū)域設置需要的邊框類型。單擊“填充顏色”按鈕右端的向下箭頭，可設置底紋。②使用“格式”菜單的“單元格”命令：在“單元格格式”對話框中選擇“邊框”或“圖案”標簽，進行邊框或底紋設置。從對話框中的選項可以看出，比用“格式”工具欄設置的內(nèi)容更豐富。例如虛線、點劃線、雙線、線條顏色、用斜線分割單元格、底紋的圖案等等。工作表格式設置35．設置行高和列寬在建立工作表時，所有單元格具有相同的寬度和高度，但Excel系統(tǒng)會隨著單元格中字體大小的改變而自動調(diào)整行高。默認情況下，當單元格中輸入的字符串超過列寬時，將會溢出到相鄰的單元格中顯示，或者被截斷顯示，數(shù)字或日期則用指數(shù)法或“#######”顯示。為滿足實際要求，Excel允許調(diào)整行高和列寬。用鼠標拖動設置行高和列寬比較方便。將鼠標移到行（列）標題的分割線上，當指針變?yōu)殡p向箭頭狀時，上、下（或左、右）拖拽分割線即可調(diào)整行高（或列寬）。拖拽時，會顯示具體的尺寸，行高的單位是“磅”，列寬的單位是“字符”。工作表格式設置35．設置行高和列寬用“格式”菜單中的“行”（或“列”）子菜單可精確設置行高和列寬，其中：①“行高”或“列寬”。在“行高”或“列寬”對話框中輸入數(shù)據(jù)，調(diào)整所選定行的高度或列的寬度。②“最適合的行高”。取選定行中最高的數(shù)據(jù)為高度自動調(diào)整。③“最適合的列寬”。取選定列中最寬的數(shù)據(jù)為高度自動調(diào)整。④“隱藏”。將選定的行或列隱藏。⑤“取消隱藏”。將隱藏的行或列重新顯示。隱藏行或列實際上是將其高度或?qū)挾仍O置為零。取消隱藏也可以使用鼠標的方法，即：將鼠標移到行（或列）標題的分割線下方或右方，待指針變?yōu)樯匣驎r，向下或右拖拽鼠標，顯示出被隱藏的行或列。使用“格式”菜單的“工作表”子菜單，可將整個工作表加以隱藏，從而使工作表的全部數(shù)據(jù)得到隱蔽。工作表格式設置36．自動套用格式在Excel中提供了16種預先制作好的表格格式，設置工作表時可以從中選擇適宜的格式，迅速應用于某一數(shù)據(jù)區(qū)域，制作出既專業(yè)又漂亮的工作表。首先選取單元格區(qū)域，然后打開“格式”菜單“自動套用格式”命令，彈出如圖5.11所示自動套用格式對話框，從樣式效果欄中選擇所需樣式即可。若只想采用自動套用格式中的幾項進行格式化，如字體、數(shù)字、對齊、邊框等的設置，則可以單擊“選項”按鈕，然后在“要應用的格式”選項中進行取舍。工作表格式設置37．設置條件格式有些表格，為了突出顯示符合一定條件的數(shù)據(jù)，需要進行設置條件格式的操作。①選取所要處理的單元格區(qū)域。②打開“格式”菜單選“條件格式”命令，出現(xiàn)如圖5.12所示的對話框，在“條件”設置框中輸入需要格式化的數(shù)據(jù)的條件（例如大于或等于90）。③單擊“格式”按鈕，選擇滿足條件的單元格的格式（如斜黑體）。④若有多個條件，可以按“添加”按鈕，再增加其它條件。最后單擊“確定”按鈕。工作表數(shù)據(jù)計算4

4.1使用求和按鈕進行計算

自動求和①首先選擇求和的單元格區(qū)域。②單擊工具欄上的“自動求和”按鈕。此時各行列數(shù)據(jù)之和分別顯示在選擇的單元格區(qū)域最后一列和最下面一行內(nèi)。工作表數(shù)據(jù)計算4

4.2使用狀態(tài)攔顯示計算結(jié)果

當選取含有數(shù)值的兩個以上單元格區(qū)域時，在狀態(tài)欄的“自動計算區(qū)”中就會顯示某種計算結(jié)果（默認顯示所選單元格數(shù)據(jù)之和）。右單擊“自動計算區(qū)”，可改變計算種類。對于一些臨時性的計算提供了快速方法。如圖5.13。工作表數(shù)據(jù)計算4

4.3使用公式進行計算

函數(shù)是特殊形式的公式，可以單獨使用，也可以作為公式的操作數(shù)。Excel提供了大量的內(nèi)置函數(shù)，包括財務、日期與時間、數(shù)學和三角、統(tǒng)計、邏輯、文本、數(shù)據(jù)庫等多個方面。函數(shù)的調(diào)用形式為：函數(shù)名（參數(shù)1,參數(shù)2,……,）其中，函數(shù)名說明該函數(shù)的功能，即所能執(zhí)行的運算。參數(shù)可以是數(shù)值、文本、單元格引用（地址）或其它函數(shù)，函數(shù)中參數(shù)的個數(shù)因要求不同而不等，參數(shù)之間用“，”號分隔（有的函數(shù)不需要參數(shù)）。函數(shù)的輸入有兩個方法：一是插入函數(shù)法，一是直接輸入法。一般用插入法比較方便，不需要記憶函數(shù)名及其參數(shù)的用法。直接輸入法類似輸入普通數(shù)據(jù)。工作表數(shù)據(jù)計算4

4.3使用公式進行計算

1．插入函數(shù)法對圖5.14所示的成績表，計算各個學生的平均成績。首先選定單元格H3，然后選擇“插入”菜單的“函數(shù)”命令（或單擊“插入函數(shù)”按鈕），彈出“插入函數(shù)”對話框，如圖5.14，在函數(shù)列表中選擇AVERAGE，單擊“確定”按鈕，彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框，如圖5.15所示。在參數(shù)“Value1”輸入框中顯示著Excel自動選取的計算對象區(qū)域E3:G3。若不合適，可以重新由鍵盤輸入，也可以通過鼠標拖放來從工作表上選取需要的單元格或單元格區(qū)域。最后單擊對話框“確定”按鈕。對于其他學生的平均分，利用自動填充即可。工作表數(shù)據(jù)計算4

4.3使用公式進行計算

2．直接輸入函數(shù)法例如，在圖5.14所示的成績表上計算“總評”項目（設為I2單元格），按照平均分列出學生成績等級的情況。實現(xiàn)方法是：選擇I3單元格，在編輯欄的編輯框中輸入函數(shù)“=IF（I3<60,"不及格","及格"）”，然后利用自動填充，將I3單元格復制到區(qū)域I4：I7，實現(xiàn)其他學生的成績轉(zhuǎn)換。IF函數(shù)根據(jù)邏輯計算的真假值，返回不同結(jié)果。對于“IF（I3<60,"不及格","及格"）”來說，若單元格I3的值小于60（即條件式I3<60為真），返回文本值"不及格"；否則（即單元格I3的值大于或等于60，即條件式I3<60為假），返回文本值"及格"。如果將總評改為：按照平均分劃分出優(yōu)、良、中、及格和不及格5個等級，則可使用如下IF函數(shù)：=IF（I3>=90,"優(yōu)",IF（I3>=80,"良",IF（I3>=70,"中"IF（I3>=60,"及格","不及格"））））可以看出，對嵌套的函數(shù)調(diào)用（即一個函數(shù)用作其他函數(shù)的參數(shù)）使用直接輸入比較容易些。工作表數(shù)據(jù)計算4

4.3使用公式進行計算

3．公式中的運算符①算術(shù)運算符：+（加）、-（減）、*（乘）、/（除）、%（百分比）、＾（乘方）。②文字運算符：“&”可以將文本與文本、文本與單元格內(nèi)容、單元格與單元格內(nèi)容連接起來。③比較運算符：＝（等于）、＜（小于）、＞（大于）、＜＞（不等于）、＜＝（小于等于）、＞＝（大于等于）。④單元格引用運算符：（區(qū)域運算符，引用區(qū)域內(nèi)全部單元格）、聯(lián)合運算符（引用多個區(qū)域內(nèi)的全部單元格）以及（空格，只引用交叉區(qū)域內(nèi)的單元格）。工作表數(shù)據(jù)計算4

4.3使用公式進行計算

4．編制公式①選定要輸入公式的單元格。②在單元格中首先輸入一個等號（＝），然后輸入編制好的公式內(nèi)容。③確認輸入，計算結(jié)果自動填入該單元格。在使用公式或函數(shù)時，需要注意。①輸入的函數(shù)名、單元格引用等可以為小寫。如if、b5，但Excel將自動轉(zhuǎn)換為大寫。②出現(xiàn)在公式或函數(shù)中的文本必須用半角的英文雙引號“"”括起來，如"不及格"。③單擊工具欄中的“自動求和”按鈕的∑，Excel將自動在活動單元格中填入帶單元格引用的求和函數(shù)。如果單擊此按鈕右側(cè)的小黑三角，可從下拉列表中選用求平均值、計數(shù)、求最大值和最小值等函數(shù)，或插入其他函數(shù)。工作表數(shù)據(jù)計算4

4.4單元格的引用方式

單元格引用的作用在于標識工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。通過引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中使用同一個單元格的數(shù)值。還可以引用同一個工作簿中不同工作表上的單元格和其他工作簿中的數(shù)據(jù)。單元格的引用方法為以下3種。1．相對引用或相對地址相對引用或相對地址是指被引用的單元格與公式所在單元格的相對位置。如果移動或復制公式，則引用會自動調(diào)整。默認情況下，公式使用相對引用。例如，假定C3單元格存有公式“=A3*B3”，復制到C5和D6單元格后，C5和D6單元格中分別為“=A5*B5”和“=B6*C6”，亦即被引用的單元格地址發(fā)生了相對變化。工作表數(shù)據(jù)計算4

4.4單元格的引用方式

2．絕對引用或絕對地址絕對引用或絕對地址表示某一單元格的位置在工作表中的絕對位置，與公式所在單元格的位置無關。絕對引用要在列號、行號前加一個“$”符號，如在C3單元格中輸入“=A3*$B$3”，復制到C5和D6單元格后，C5和D6單元格中分別為“=A5*$B$3”和“=B6*$B$3”。由于$B$3是絕對引用，所以在公式移動或復制時固定不變。3．混合引用或混合地址被引用單元格位置包含一個絕對引用和一個相對引用。也就是說，被引用單元格的地址中行和列有一個是固定的，另一個是相對的。如B$3（相對行，絕對列）、$D5（絕對行，相對列）。在公式移動或復制時，相對引用自動調(diào)整，而絕對引用不作調(diào)整。4．非當前工作表中單元格的引用若引用同一工作簿中的不同工作表，只需在單元格引用前加入工作表引用即可。例如，“Sheet2!B2+Sheet3!B3”表示工作表Sheet2的單元格B2中的值與工作表Sheet3的單元格B3中的值之和。

工作表數(shù)據(jù)計算4

4.5使用函數(shù)進行計算

函數(shù)是系統(tǒng)預先包含的用于對數(shù)據(jù)進行求值計算的公式。當用戶遇到同一類計算問題時，只需引用函數(shù)，而不需要再編制計算公式。具體操作方法為：①將插入點定位在要引用函數(shù)的位置。②單擊工具欄上的“粘貼函數(shù)”按鈕或選擇“插入”菜單中的“函數(shù)”命令，此時屏幕彈出“粘貼函數(shù)”對話框。③在“粘貼函數(shù)”對話框中選擇函數(shù)分類及引用函數(shù)名。然后單擊“確定”按鈕。④在彈出的參數(shù)輸入對話框中輸入?yún)?shù)。⑤當所有參數(shù)輸入完后，單擊“確定”按鈕，此時結(jié)果出現(xiàn)在單元格中，而公式出現(xiàn)在編輯欄中。

工作表數(shù)據(jù)管理5Excel不僅可以進行公式計算，還可以對工作表中的數(shù)據(jù)進行排序、篩選等數(shù)據(jù)庫性質(zhì)的操作。工作表數(shù)據(jù)管理5在Excel中，數(shù)據(jù)清單（也稱數(shù)據(jù)列表）是指工作表中某個單元格區(qū)域所構(gòu)成的一個二維表。數(shù)據(jù)清單與數(shù)據(jù)庫相似，而與前面介紹的工作表有所不同，在操作時要注意以下幾點。①與數(shù)據(jù)庫對應，列稱為字段，行稱為記錄。第一行為表頭，由若干個字段名（列標題）組成，字段名必須由文字表示，不能是數(shù)字，也不能是空。②清單中不允許有空行或空列，否則會影響Excel檢測和對數(shù)據(jù)清單的選擇；每一列必須是性質(zhì)、類型相同的數(shù)據(jù)，如字段名是“姓名”，則該列存放的必須全部是姓名。③在一個工作表中最好只有一個完整的數(shù)據(jù)清單，若有一個以上的數(shù)據(jù)清單，應用空行或空列隔開。在建立了數(shù)據(jù)清單之后，就可以進行諸如增加、修改、查找、刪除記錄等操作。5.1數(shù)據(jù)清單

工作表數(shù)據(jù)管理5建立數(shù)據(jù)清單的方法：①選取需要建立數(shù)據(jù)清單的區(qū)域（該區(qū)域不能有合并能夠單元格，Excel不能對合并單元格建立數(shù)據(jù)清單）②打開“數(shù)據(jù)”菜單選取“記錄單”命令，在出現(xiàn)的對話框中進行所需操作即可。如圖5.16所示建立的記錄單。5.1數(shù)據(jù)清單

工作表數(shù)據(jù)管理5Excel可以根據(jù)一列或多列（稱為關鍵字）的數(shù)據(jù)按升序或降序?qū)?shù)據(jù)清單進行排序。英文字母按字母次序排序（默認不區(qū)分大小寫），漢字可按筆畫或拼音排序，數(shù)字按本身大小排序。1．簡單排序簡單排序是指對單一字段按進行排序。選取想要排序字段的任一單元格，然后按需單擊工具欄中的“升序”或“降序”按鈕。也可通過“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令實現(xiàn)。5.2排序操作

工作表數(shù)據(jù)管理52．復雜排序當參與排序的字段出現(xiàn)相同值時，可最多對3個字段進行排序，如“總評”相同時，按“期末”排序，“期末”又相同時，按“期中”排序。操作方法是，選取數(shù)據(jù)清單的任一單元格，打開“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令，出現(xiàn)“排序”對話框，相應設置如圖5.17所示，若只選“主要關鍵字”，則是簡單排序。單擊“選項”按鈕可設置自定義排序次序、是否區(qū)分大小寫、排序方向（按列或按行）以及排序方法（字母或筆劃）等。

5.2排序操作

工作表數(shù)據(jù)管理5所謂數(shù)據(jù)篩選，就是在數(shù)據(jù)清單中將滿足一定條件的數(shù)據(jù)顯示在工作表內(nèi)，將其他數(shù)據(jù)隱藏起來。Excel提供了兩種篩選方式，即自動篩選和高級篩選。5.3數(shù)據(jù)篩選

工作表數(shù)據(jù)管理51．自動篩選。先選定需篩選的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”子菜單中的“自動篩選”開關命令，如圖5.18所示，可使數(shù)據(jù)清單進入（或退出）篩選狀態(tài)。單擊需要作為篩選條件的列標題的下拉按鈕，從中選取所需條件，則將原來的表格自動按條件進行篩選后，得到新的表格。例如，單擊性別下拉按鈕，再單擊“男”，則顯示男生的數(shù)據(jù)；單擊“自定義”，則可以指定簡單的篩選條件。若選擇“篩選”子菜單中的“全顯數(shù)據(jù)”命令，則取消所做的篩選，但保持篩選箭頭。5.3數(shù)據(jù)篩選

工作表數(shù)據(jù)管理52．高級篩選。自動篩選只能指定簡單的篩選條件，而高級篩選則可以通過條件區(qū)指定相對復雜的篩選條件，操作步驟如下。①建立條件區(qū)域：將I2：K4設置為條件區(qū)，篩選條件為“平時>83AND期中>83OR期末>=85”，第2行為條件標記行，列出篩選條件中要出現(xiàn)的字段名；其他行為條件行，列出與字段相關的條件。建立條件區(qū)域時，處于同一行的條件是AND關系（即邏輯與），處于不同行的條件是OR關系（即邏輯或），如圖5.19所示。②在數(shù)據(jù)區(qū)域選取一個單元格。③選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”子菜單中的“高級篩選”命令，在彈出的“高級篩選”對話框中設置相應的選項?！皵?shù)據(jù)區(qū)域”是自動獲取的，“條件區(qū)域”需要用戶輸入。如果選擇了“將篩選結(jié)果復制到其他位置”，則需在“復制到”框中輸入存放篩選結(jié)果區(qū)域的左上角單元格地址，否則篩選結(jié)果將覆蓋數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇“篩選”子菜單中的“全部顯示”命令，則恢復原有數(shù)據(jù)。

5.3數(shù)據(jù)篩選

工作表數(shù)據(jù)管理5Excel提供了分類匯總功能，使用戶能夠很方便地得到分類匯總結(jié)果，并能夠自動分級顯示數(shù)據(jù)。具體操作時，應先對需要分類匯總的字段排序，將同一類的記錄集中在一起。然后打開“數(shù)據(jù)”菜單選“分類匯總”命令，在出現(xiàn)“分類匯總”對話框中（如圖5.20所示）進行相應的操作。若想取消分類匯總，則單擊“分類匯總”對話框的“全部刪除”按鈕。5.4分類匯總

工作表數(shù)據(jù)管理5數(shù)據(jù)透視表是交互式報表，它將排序、篩選和分類匯總等過程結(jié)合在一起，可快速合并和比較數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視圖則能以圖形形式表示數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)。另外，Excel還能實現(xiàn)網(wǎng)上的數(shù)據(jù)共享，可將建立好的數(shù)據(jù)透視表發(fā)布到網(wǎng)站上，通過網(wǎng)頁利用系統(tǒng)提供的工具直接進行數(shù)據(jù)分析。如果創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表若要創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，可以運行“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?。在向?qū)е?，從工作表列表或外部?shù)據(jù)庫選擇源數(shù)據(jù)。向?qū)缓鬄槟峁﹫蟊淼墓ぷ鞅韰^(qū)域和可用字段的列表。當您將字段從列表窗口拖到分級顯示區(qū)域時，MicrosoftExcel自動匯總并計算報表。

5.5數(shù)據(jù)透視表

工作表數(shù)據(jù)管理5如果使用“Office數(shù)據(jù)連接”檢索報表的外部數(shù)據(jù)（外部數(shù)據(jù)：存儲在Excel之外的數(shù)據(jù)。例如，在Access、dBASE、SQLServer或Web服務器上創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫），則可直接將數(shù)據(jù)返回到數(shù)據(jù)透視表，而不必運行“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?。當不需要合并來自外部?shù)據(jù)庫（數(shù)據(jù)庫：與特定主題或用途相關的數(shù)據(jù)的集合。在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，關于特定實體的信息（如雇員或訂單）分類歸納到表、記錄和字段中）的多個表（表：關于特定主題的一組數(shù)據(jù)的集合，以記錄（行）和字段（列）的形式存儲）中的數(shù)據(jù)，或者不需要在創(chuàng)建報表前篩選數(shù)據(jù)以選擇特定記錄時，推薦使用“Office數(shù)據(jù)連接”檢索報表的外部數(shù)據(jù)，以及檢索OLAP（OLAP：為查詢和報表（而不是處理事務）而進行了優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫技術(shù)。OLAP數(shù)據(jù)是按分級結(jié)構(gòu)組織的，它存儲在多維數(shù)據(jù)集而不是表中）數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表后，可對其進行自定義以集中在所需信息上。自定義的方面包括更改布局、更改格式或深化以顯示更詳細的數(shù)據(jù)。

5.5數(shù)據(jù)透視表

圖表功能6圖表是Excel的重要功能之一。圖表功能可以方便地將工作表中的數(shù)據(jù)以各種圖表的形式顯示，從而更形象、更直觀地反映數(shù)據(jù)的變化規(guī)律和發(fā)展趨勢，為決策和分析提供依據(jù)。圖表與建立它們的工作表數(shù)據(jù)相鏈接，當工作表數(shù)據(jù)源發(fā)生變化時，圖表會隨之更新。

圖表功能6在Excel2003中，按照存放位置不同有兩種圖表，一種是將圖表和工作表數(shù)據(jù)放在同一工作表中，這種圖表被稱為嵌入式圖表；另一種是創(chuàng)建一個獨立圖表，并放在一個獨立的工作表中，這種圖表被稱為是圖表工作表（或獨立圖表）。1．快速創(chuàng)建圖表首先選定數(shù)據(jù)源（如圖5.21所示的單元格區(qū)域），然后按F11或Alt+F1鍵則產(chǎn)生獨立圖表，如果單擊“圖表”工具欄的“圖表類型”按鈕則創(chuàng)建嵌入式圖表。若未顯示“圖表”工具欄，則請使用“視圖”菜單的“工具欄”命令。6.1創(chuàng)建圖表

圖表功能62．利用圖表向?qū)韯?chuàng)建圖表利用圖表向?qū)Ъ瓤梢詣?chuàng)建嵌入式的圖表，也可以創(chuàng)建獨立圖表，同時還允許用戶設置和編輯組成圖表的各選項。首先選取數(shù)據(jù)源，然后單擊工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o，或選擇“插入”菜單的“圖表”命令，按照“圖表向?qū)А敝械闹笇瓿梢韵?個步驟（注：每步完成后單擊“下一步”按鈕或者直接單擊“完成”按鈕，由Excel自動生成默認格式的圖表）。①選擇圖表類型及相應的子圖表類型，如柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖等。②確定數(shù)據(jù)源，可修改圖表的數(shù)據(jù)源區(qū)域，還可確定按列或行方式顯示。③設置圖表選項，在圖表上添加說明性文字，如標題、坐標軸、圖例、數(shù)據(jù)標志等，含義如圖5.22所示。

④指定圖表位置，選擇嵌入式圖表或獨立圖表。6.1創(chuàng)建圖表

圖表功能61．編輯圖表編輯圖表主要包括對圖表中的數(shù)據(jù)和圖表各選項（圖表對象）的編輯。在編輯圖表之前，首先必須激活圖表區(qū)或圖表選項，然后使用“圖表”菜單對圖表類型、數(shù)據(jù)源、圖表選項、位置等進行修改。也可以右單擊圖表區(qū)或繪圖區(qū)彈出快捷菜單，進行相應的編輯。（1）調(diào)整、復制、移動和刪除圖表（2）編輯圖表數(shù)據(jù)（3）編輯圖表各選項6.2編輯圖表與格式化圖表

圖表功能62．格式化圖表格式化圖表是指對圖表的各個選項的格式進行設置，如字體、顏色、對齊等。不同的選項有不同的格式設置。操作方法是：將鼠標指向某選項（Excel會自動提示選項的名稱），右單擊彈出快捷菜單，選擇其中的格式命令；也可以直接雙擊某選項，彈出格式對話框。如，雙擊分類軸或數(shù)值軸，將出現(xiàn)“坐標軸格式”對話框，如圖5.23所示。其中涉及到圖案、刻度、字體、數(shù)字、對齊等幾個內(nèi)容，用戶根據(jù)需要加以取舍即可。6.2編輯圖表與格式化圖表

電子表格的打印輸出7打印預覽能顯示工作表的打印效果。使用頂部的按鈕可以在打印之前瀏覽各頁或進行調(diào)整。打印前預覽工作表。打印預覽顯示打印頁的外觀。在真正打印之前，通過此視圖可以看到確切的打印效果，并對頁面進行各種調(diào)整?？梢酝ㄟ^調(diào)整節(jié)省紙張，節(jié)省時間。要打開打印預覽，請單擊“文件”菜單上的“打印預覽”。1．打印預覽

電子表格的打印輸出7打印預覽提供以下內(nèi)容①表示工作表打印輸出的視圖。②“下一頁”和“上一頁”按鈕，用于查看全部頁面。③一個“縮放”按鈕，用于在全頁視圖和局部放大視圖之間進行切換。④一個“打印”按鈕，用于選擇選項和開始打印。⑤一個“設置”按鈕，用于打開“頁面設置”對話框。⑥一個“頁邊距”按鈕，用于調(diào)整頁邊距、頁眉和頁腳邊距以及列寬。⑦一個“分頁預覽”按鈕，用于調(diào)整分頁符。（顯示“分頁預覽”還是“普通”由單擊“打印預覽”時所處的視圖決定。）⑧一個“關閉”按鈕，用于關閉打印預覽。

1．打印預覽

電子表格的打印輸出7MicrosoftExcel提供了下面的方法來查看和調(diào)整打印效果。①“普通”視圖：為默認視圖，最適于屏幕查看和操作。②打印預覽：顯示打印頁面，以便用戶調(diào)整列和頁邊距。預覽窗口中頁面的顯示方式取決于可用字體、打印機分辨率和可用顏色。③分頁預覽：顯示每一頁中所包含的數(shù)據(jù)，以便快速調(diào)整打印區(qū)域（打印區(qū)域：不需要打印整個工作表時，打印的一個或多個單元格區(qū)域。如果工作表包含打印區(qū)域，則只打印打印區(qū)域中的內(nèi)容。）和分頁符（分頁符：為了便于打印，將一張工作表分隔為多頁的分隔符。Excel根據(jù)紙張的大小、頁邊距的設置、縮放選項和插入的任何手動分頁符的位置來插入自動分頁符）。在設置工作表的打印效果時，可以在不同視圖間來回切換，以查看其打印效果，然后再將數(shù)據(jù)發(fā)送到打印機。

1．打印預覽

電子表格的打印輸出7Excel提供許多可選設置，因此用戶可以調(diào)整打印頁面的外觀。①設置工作表的打印方向為橫向或縱向如果需要打印的列數(shù)比縱向打印頁面能容納的列數(shù)多，那么可以切換成橫向打印。如果不想使用橫向打印，那么可以更改打印工作表的版式，以使打印數(shù)據(jù)與可用空間相匹配②通過縮小或擴展打印圖像，可使打印圖像與頁面或紙張大小相匹配。③設置紙張大小、居中打印頁面上的數(shù)據(jù)以及控制頁碼的編號方式④指定打印區(qū)域，若僅打印工作表中的選定數(shù)據(jù)，可指定打印區(qū)域。

⑤添加頁眉和頁腳。若要將頁碼或其他文本放置在每頁工作表數(shù)據(jù)的頂部或底部，可以在打印工作表中添加頁眉或頁腳（頁眉和頁腳：頁眉可由文本或圖形組成，出現(xiàn)在一節(jié)中每頁的頂端。頁腳出現(xiàn)在每頁的底端。頁眉和頁腳經(jīng)常包括頁碼、章節(jié)標題、日期和作者姓名）。頁眉打印在每頁的頂部，頁腳則打印在每頁的底部?？梢允褂脙?nèi)置的頁眉或頁腳，或者對其進行自定義。2．頁面設置

電子表格的打印輸出7⑥預覽和調(diào)整頁邊距。若要準確查看每頁的打印效果，請單擊“打印預覽”。在打印預覽中，可查看到頁眉、頁腳和打印標題（打印標題：在打印出的工作表的每一頁上端或左側(cè)打印的行或列標志。）。當數(shù)據(jù)太寬而無法適應整個頁面并且不想縮短數(shù)據(jù)時，可以調(diào)整頁邊距或列寬。在打印預覽中，可通過拖動尺寸控點來更改工作表的頁邊距和列寬。單擊“頁邊距”按鈕可顯示該尺寸控點。⑦檢查分頁符。分頁預覽顯示了工作表中分頁符（分頁符：為了便于打印，將一張工作表分隔為多頁的分隔符。Excel根據(jù)紙張的大小、頁邊距的設置、縮放選項和插入的任何手動分頁符的位置來插入自動分頁符。）所在的位置以及將要打印的工作表區(qū)域。用戶設置的分頁符為藍色實線，而MicrosoftExcel自動設置的分頁符為藍色虛線。

2．頁面設置

電子表格的打印輸出7在進行了打印設置與打印預覽以后，可以進行打印。在“文件”菜單上，單擊“打印”，彈出“打印內(nèi)容”對話框，如圖5.24所示。如果有多個打印機，在打印機名稱后面的下拉列表框進行選擇，打印范圍可以選擇打印全部工作表內(nèi)容或者工作表的第幾頁，也可以選擇選定的區(qū)域、整個工作簿、選定的工作表進行打印，在打印份數(shù)里可以設定打印的份數(shù)，如果選定了逐份打印，則打完一份文件的全部再打下一份，否則將逐頁打印。將上述選項設定好以后，單擊“確定”按鈕，就進行打印了。注意打印機是否連接好以及打開電源開關等等。

3．打印學生成績表的設計與制作8在這一節(jié)里，我們通過一個實例來學習Excel的使用方法。通過這個例子的學習，可以掌握：單元格數(shù)據(jù)輸入、單元格格式設計、公式的運用、函數(shù)的運用、條件格式的設定、打印預覽、打印設置等方面的知識。本例可以根據(jù)身份證號碼自動判斷“男”“女”、計算年齡；根據(jù)平時成績、期中成績、期末成績計算出總評成績，根據(jù)總評在備注自動顯示學生的“優(yōu)”“良”“中”“差”以及“不及格”的情況，并將“不及格”的顯示為紅色、“優(yōu)秀”的顯示為藍色，并在下面自動完成統(tǒng)計情況。本例制作完成后如圖5.25所示。學生成績表的設計與制作8（1）建立Excel文件，命名為“學生成績信息表”。（2）輸入信息。打開文件，在工作表Sheet1的A1單元格輸入“學生成績與信息表”；在A3、B3、C3、D3、E3、F3、J3單元格分別輸入“學號”、“姓名”、“性別”、“年齡”、“身份證號”、“成績”、“備注”；在F4、G4、H4、I4單元格輸入“平時”、“期中”、“期末”、“總評”。（3）合并單元格。選中F4、G4、H4、I4單元格，按下合并居中按鈕；再選中A3、A4單元格，按下合并居中按鈕；然后鼠標左鍵雙擊格式刷按鈕，分別在B3、C3、D3、E3、F3、J3、J3單元格上鼠標左鍵單擊，完成相關單元格的合并。（4）輸入信息。在A5單元格輸入“’0910301”，單元格就成為文本格式，然后將鼠標移動到A5單元格右下角，當鼠標變成實心十字時，按下鼠標左鍵向下拖動到A14；在A15單元格輸入“10100301”，然后單擊菜單“編輯”→“填充”→“序列”，打開如圖4.26所示“序列”對話框，按照圖5.26所示設計好，數(shù)據(jù)自動進行填充（這種方法適用于填充數(shù)據(jù)有規(guī)律且數(shù)據(jù)較多的情況）。在B5單元格輸入“甲”，同樣的方法拖動填充到B14；在B15單元格輸入“張3”，同樣的方法拖動填充到B24。

步驟如下：學生成績表的設計與制作8（5）設定單元格格式。選中E列，鼠標右鍵單擊該區(qū)域，在右鍵菜單中選擇“設置單元格格式”，打開“設置單元格格式”對話框，在對話框中選擇“數(shù)字”標簽，在“分類”列表框中選擇“自定義”選項，在“類型”下面輸入“370822000000000000”，如圖5.27所示，然后單擊“確定”按鈕。這樣輸入身份證的前六位就可以省略了（這里假定身份證號的前6位都是一樣的，也就是學生來自