檔案安全風險隱患排查存在的問題

檔案安全風險隱患排查存在的問題一、目的

本制度旨在加強檔案安全風險隱患的排查與治理，確保檔案資料的安全、完整與保密，提高檔案管理的規(guī)范化水平，預防檔案安全事故的發(fā)生，保障我國檔案信息資源的安全。

二、適用范圍

1.本制度適用于我國各級各類檔案館、檔案室及其他檔案保管單位。

2.本制度適用于涉及檔案安全的各項業(yè)務活動，包括檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。

3.本制度適用于檔案安全風險隱患的排查、評估、治理、監(jiān)控等管理工作。

三、職責

1.檔案管理部門職責：

（1）制定本單位的檔案安全風險隱患排查治理管理制度，明確各部門、各崗位的職責；

（2）組織檔案安全風險隱患的排查、評估、治理和監(jiān)控工作；

（3）建立健全檔案安全風險隱患排查治理檔案，記錄排查、治理過程及結果；

（4）定期向上級檔案管理部門報告檔案安全風險隱患排查治理情況；

（5）對檔案安全風險隱患排查治理工作中存在的問題進行整改。

2.部門負責人職責：

（1）組織本部門員工學習檔案安全風險隱患排查治理制度，提高員工的安全意識；

（2）負責本部門檔案安全風險隱患的排查、治理和監(jiān)控工作；

（3）對排查出的安全隱患及時采取措施進行整改；

（4）向上級報告本部門檔案安全風險隱患排查治理情況。

3.員工職責：

（1）認真執(zhí)行檔案安全風險隱患排查治理制度，嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程；

（2）積極參加檔案安全風險隱患排查治理工作，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時上報；

（3）對安全隱患整改情況進行監(jiān)督，確保整改到位；

（4）提高自身安全意識，預防檔案安全事故的發(fā)生。

四、隱患排查范圍

1.檔案實體安全：

（1）檔案庫房的物理安全，包括庫房建筑結構安全、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等；

（2）檔案裝具的安全，包括檔案柜、架、箱等裝具的穩(wěn)固性和安全性；

（3）檔案搬運和存儲過程中的安全措施，包括搬運工具的安全性、檔案的包裝和保護措施等。

2.檔案信息安全：

（1）檔案數(shù)字化過程中的數(shù)據(jù)安全，包括數(shù)據(jù)傳輸、存儲、備份和恢復的安全措施；

（2）檔案信息系統(tǒng)的安全，包括系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)加密、防病毒、防黑客攻擊等；

（3）檔案信息網(wǎng)絡的安全，包括網(wǎng)絡架構的安全設計、網(wǎng)絡訪問控制、數(shù)據(jù)傳輸加密等。

3.檔案管理過程安全：

（1）檔案收集過程中的安全，包括檔案來源的可靠性、檔案的合法性和真實性；

（2）檔案整理和編目過程中的安全，包括信息錄入的準確性、檔案分類和排列的合理性；

（3）檔案利用過程中的安全，包括檔案借閱和查閱的規(guī)范化管理、檔案復制和傳播的控制；

（4）檔案銷毀過程中的安全，包括檔案銷毀的合法性、銷毀過程的監(jiān)督和記錄。

4.環(huán)境與災害安全：

（1）自然災害風險，包括洪水、地震、臺風等可能對檔案安全造成威脅的自然災害；

（2）人為災害風險，包括火災、盜竊、人為破壞等可能對檔案安全造成威脅的人為因素；

（3）環(huán)境污染風險，包括空氣污染、水質污染等可能對檔案實體安全造成影響的環(huán)境因素。

5.應急管理與救援安全：

（1）應急預案的制定與實施，包括檔案緊急疏散、檔案搶救、檔案恢復等應急措施；

（2）應急演練與培訓，包括定期進行檔案安全應急演練和員工安全培訓；

（3）救援設備與物資的準備，包括消防設備、救援工具、防護裝備等。

五、隱患排查的方法

（一）綜合檢查

1.定期組織綜合檢查，全面評估檔案安全風險隱患。

2.檢查內(nèi)容包括但不限于檔案庫房環(huán)境、檔案裝具、檔案信息安全、管理流程、應急預案等。

3.綜合檢查應由檔案管理部門負責人牽頭，相關部門配合，形成檢查小組。

4.檢查結果應形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施和建議。

（二）專業(yè)檢查

1.對檔案安全的關鍵環(huán)節(jié)進行專業(yè)檢查，如檔案數(shù)字化、信息系統(tǒng)安全等。

2.專業(yè)檢查應由具有相關專業(yè)知識和技能的人員擔任，必要時可聘請外部專家。

3.檢查應針對具體技術和操作流程，確保專業(yè)性和深入性。

4.專業(yè)檢查結果應詳細記錄，對存在的問題提出專業(yè)性的改進建議。

（三）季節(jié)性檢查

1.根據(jù)季節(jié)特點，對檔案安全進行針對性的檢查，如夏季防潮、冬季防火等。

2.季節(jié)性檢查應考慮氣候變化對檔案安全的影響，及時調整安全措施。

3.檢查應重點關注庫房溫濕度控制、防蟲防鼠措施等。

4.檢查結果應記錄在案，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。

（四）節(jié)假日檢查

1.在節(jié)假日期間，對檔案安全進行特別檢查，確保檔案安全無虞。

2.檢查應重點關注檔案庫房的密封性、防盜措施、值班安排等。

3.節(jié)假日檢查應由值班人員負責，確保檔案安全管理的連續(xù)性。

4.檢查情況應記錄并報告給檔案管理部門。

（五）日常檢查和定期檢查

1.日常檢查是指檔案管理人員在日常工作中的常規(guī)性檢查，包括每天對檔案庫房環(huán)境的巡查。

2.定期檢查是指按照既定周期進行的檢查，如每周、每月、每季度等。

3.日常檢查和定期檢查應涵蓋檔案安全管理的各個方面，確保及時發(fā)現(xiàn)并解決安全隱患。

4.檢查記錄應詳細記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改措施。

六、長假期間安全檢查

（一）工業(yè)安全

1.長假前，應對檔案庫房內(nèi)的工業(yè)設備進行全面的檢查和維護，確保設備運行正常，無安全隱患。

2.檢查內(nèi)容包括但不限于檔案整理機械、復印機、掃描儀等設備的電源線路、設備外殼的接地情況、設備運行聲音和溫度等。

3.對檔案庫房內(nèi)的消防設施進行檢查，確保消防通道暢通，消防器材完好，消防控制系統(tǒng)正常工作。

4.對檔案庫房的電氣系統(tǒng)進行檢查，包括電線電纜、開關插座、配電箱等，確保無裸露電線、無短路和漏電現(xiàn)象。

5.對檔案庫房的通風和空調系統(tǒng)進行檢查，確?？諝赓|量符合檔案保管要求，防止長假期間庫房內(nèi)濕度過高或過低。

6.檢查檔案庫房的防盜系統(tǒng)，包括監(jiān)控攝像頭、報警系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等，確保長假期間檔案庫房的安全。

7.對檔案庫房的應急照明和指示系統(tǒng)進行檢查，確保在緊急情況下能夠正常使用。

8.長假期間，應安排專門的值班人員負責檔案庫房的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理可能出現(xiàn)的工業(yè)安全問題。

9.值班人員應接受必要的工業(yè)安全培訓，了解各類設備的操作規(guī)程和應急處理措施。

10.長假結束后，應對長假期間的工業(yè)安全情況進行總結，對發(fā)現(xiàn)的問題進行整改，并記錄在案以供后續(xù)參考。

（二）交通安全

1.長假期間，對于涉及檔案運輸?shù)慕煌ò踩M行全面檢查，確保運輸過程中檔案的安全。

2.檢查運輸車輛的安全性能，包括制動系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、輪胎磨損情況等，確保車輛處于良好狀態(tài)。

3.對車輛內(nèi)的檔案固定裝置進行檢查，確保在運輸過程中檔案不會因車輛顛簸而移位或受損。

4.檢查運輸車輛的滅火器、急救箱等安全設施，確保其有效性并定期更換。

5.對運輸人員進行交通安全培訓，強調遵守交通規(guī)則，注意駕駛安全和檔案保護。

6.制定詳細的運輸計劃，包括路線選擇、出發(fā)和到達時間、應急預案等，確保檔案運輸?shù)捻樌M行。

7.在檔案運輸前后，對車輛進行徹底的安全檢查，特別是運輸前的車輛準備和運輸后的車輛清理工作。

8.運輸過程中，應實時監(jiān)控車輛位置和狀態(tài)，確保檔案在任何時候都在監(jiān)控之下。

9.對于長途運輸，應安排途中休息站，確保駕駛員休息充分，避免疲勞駕駛。

10.運輸結束后，應對運輸過程進行回顧和總結，對可能存在的交通安全問題進行梳理，并提出改進措施。

（三）環(huán)境保護安全

1.長假期間，應對檔案庫房周邊環(huán)境進行檢查，確保環(huán)境保護措施得到有效執(zhí)行，防止環(huán)境污染對檔案造成影響。

2.檢查檔案庫房的排水系統(tǒng)，確保排水暢通，無積水和滲漏現(xiàn)象，避免因雨水倒灌造成檔案受損。

3.對檔案庫房周邊的綠化帶進行檢查，確保綠化植物的維護與管理，防止病蟲害對檔案庫房造成威脅。

4.檢查檔案庫房的防塵措施，如窗簾、紗窗、空氣過濾系統(tǒng)等，確保檔案庫房內(nèi)空氣質量滿足檔案保管要求。

5.對檔案庫房周邊的噪聲源進行檢查，采取必要的隔音措施，減少噪聲對檔案保管的干擾。

6.檢查檔案庫房周邊是否有污染源，如化工企業(yè)、垃圾處理場等，評估其對檔案安全的影響，并采取相應的防護措施。

7.確保檔案庫房內(nèi)的廢物分類和處置符合環(huán)保要求，避免有害物質對環(huán)境和檔案造成損害。

8.長假期間，應加強對檔案庫房周邊環(huán)境變化的監(jiān)測，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應立即啟動應急預案。

9.對檔案庫房周邊的環(huán)境保護設施進行檢查和維護，如雨水收集系統(tǒng)、污水排放處理系統(tǒng)等。

10.長假結束后，對環(huán)境保護安全情況進行評估，總結經(jīng)驗教訓，對發(fā)現(xiàn)的問題進行整改，并制定改進措施，以提升檔案庫房的環(huán)境保護水平。

七、隱患排查分級

1.根據(jù)檔案安全風險的可能性和危害程度，將隱患分為一級、二級、三級三個等級。

2.一級隱患：指可能導致重大檔案安全事故的風險，對檔案安全構成嚴重威脅，需立即采取措施。

-例如，檔案庫房存在嚴重的火災隱患、檔案信息系統(tǒng)的重大安全漏洞等。

3.二級隱患：指可能導致較大檔案安全事故的風險，對檔案安全構成一定威脅，需在短期內(nèi)采取措施。

-例如，檔案庫房內(nèi)消防設施不完善、信息系統(tǒng)存在一般性安全漏洞等。

4.三級隱患：指可能導致一般性檔案安全事故的風險，對檔案安全構成潛在威脅，需在日常管理中關注并采取措施。

-例如，檔案庫房內(nèi)溫濕度控制不穩(wěn)定、日常操作不規(guī)范等。

5.隱患等級的判定應由專業(yè)人員進行評估，并根據(jù)實際情況及時調整。

八、隱患排查管理

1.建立隱患排查管理機制，明確隱患排查的流程、責任人和處理時限。

2.對排查出的隱患進行記錄，包括隱患的描述、發(fā)現(xiàn)時間、發(fā)現(xiàn)人、隱患等級等。

3.根據(jù)隱患等級制定整改措施和整改計劃，確保對一級隱患立即處理，對二級和三級隱患在規(guī)定時限內(nèi)完成整改。

4.實施整改措施時，應指定專人負責，跟蹤整改進度，確保整改效果。

5.對整改完畢的隱患進行復查，驗證整改措施的有效性，并記錄復查結果。

6.定期對隱患排查工作進行總結分析，評估隱患排查治理的效果，不斷優(yōu)化隱患排查管理制度。

7.加強隱患排查的宣傳教育，提高員工的安全意識，鼓勵員工主動發(fā)現(xiàn)和上報安全隱患。

8.對在隱患排查治理工作中表現(xiàn)突出的個人或團隊給予表彰和獎勵，以激勵全體員工積極參與隱患排查工作。

九、事故隱患排查報告和隱患建檔監(jiān)控

1.事故隱患排查報告：

（1）任何人員在發(fā)現(xiàn)檔案安全風險隱患時，應立即填寫事故隱患排查報告，詳細記錄隱患的發(fā)現(xiàn)時間、地點、現(xiàn)象、可能原因等。

（2）報告應包括隱患的具體描述、潛在影響、緊急程度和初步判斷的隱患等級。

（3）事故隱患排查報告應及時提交給檔案管理部門，檔案管理部門應在規(guī)定時間內(nèi)對報告進行審核并采取相應措施。

（4）對于一級隱患，應立即啟動應急預案，并報告給上級管理部門。

2.隱患建檔監(jiān)控：

（1）檔案管理部門應建立隱患檔案，對每個隱患進行編號、分類，并記錄隱患的發(fā)現(xiàn)、報告、評估、整改、復查等信息。

（2）隱患檔案應包括隱患的詳細描述、風險評估報告、整改措施和計劃、整改責任人、整改完成情況等。

（3）對每個隱患的整改過程進行監(jiān)控，確保整改措施得到有效實施，并及時更新隱患檔案。

（4）整改完成后，應進行復查，驗證整改效果，并將復查結果記錄在隱患檔案中。

（5）隱患檔案應定期進行審查，以評估隱患排查治理工作的成效，并根據(jù)審查結果調整隱患排查策略。

（6）隱患檔案應作為檔案安全風險管理的重要組成部分，進行妥善保管，并確保其安全性。

（7）對于重復出現(xiàn)的隱患，應進行分析，查找管理漏洞，完善隱患排查治理制度。

十、考核

1.建立檔案安全風險隱患排查治理工作的考核機制，定期對隱患排查治理工作進行評估。

2.考核內(nèi)容應包括隱患排查的及時性、全面性、有效性，整改措施的執(zhí)行情況，以及整改效果等。

3.考核應采取定量與定性相結合的方式，通過統(tǒng)計數(shù)據(jù)和實地檢查來評價隱患排查治理工作的質量。

4.考核周期可設定為每季度一次，由檔案管理部門組織進行，必要時可邀請外部專家參與。

5.考核結果應形成書面報告，報告中應包括考核評價標準、考核過程、考核結果、存在的問題及改