行政采購管理制度及流程

行政采購管理制度及流程一、制定目的及范圍為提升行政采購的規(guī)范性與效率，確保采購活動的透明度與公正性，特制定本制度。該制度適用于公司所有行政采購活動，包括日常辦公用品采購、設(shè)備采購、服務采購等，旨在通過科學合理的流程管理，降低采購成本，提高資源利用率。二、采購原則行政采購應遵循以下原則：1.公正性：所有采購活動應在公平、公正的基礎(chǔ)上進行，確保各供應商有平等的競爭機會。2.透明性：采購過程應公開透明，確保相關(guān)人員能夠隨時查閱采購信息。3.合理性：采購決策應基于實際需求，綜合考慮質(zhì)量、價格及服務等因素，選擇最優(yōu)方案。4.合規(guī)性：所有采購活動必須遵循國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保合法合規(guī)。三、采購流程1.采購需求確認各部門在進行采購前需明確需求，填寫《采購需求申請表》，并附上相關(guān)的預算說明。需求申請表需由部門負責人簽字確認，確保采購需求的合理性與必要性。2.預算審批采購需求申請表提交至財務部門進行預算審核。財務部門根據(jù)公司年度預算及各部門的實際需求，進行合理性評估，確保采購預算的合規(guī)性與有效性。3.供應商選擇在預算審批通過后，采購部門需進行供應商的選擇。采購人員應根據(jù)需求，至少征集三家合格供應商的報價，確保選擇的供應商具備良好的信譽與服務能力。報價信息需記錄在《供應商報價記錄表》中。4.詢價與比價采購人員對收集到的報價進行比價，分析各供應商的報價、質(zhì)量、交貨期及售后服務等因素，形成《詢價比價報告》。該報告需附上各供應商的報價單，并由采購部門負責人審核。5.審批流程詢價比價報告審核通過后，需提交至公司管理層進行最終審批。審批流程應遵循逐級審核的原則，確保每一環(huán)節(jié)的透明與合規(guī)。6.采購實施審批通過后，采購人員與中標供應商簽訂采購合同，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格及交貨時間等條款。合同簽署后，采購人員應及時跟進訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時到貨。7.驗收與入庫物資到貨后，相關(guān)部門需對采購物資進行驗收，確保其符合合同約定的質(zhì)量與數(shù)量。驗收合格后，物資應及時入庫，并填寫《入庫單》，以便后續(xù)管理。8.付款與報銷采購物資驗收合格后，采購人員需向財務部門提交付款申請，附上相關(guān)的采購合同、發(fā)票及驗收單。財務部門在審核無誤后，進行付款處理。所有采購物資的報銷需在貨物到達后一個月內(nèi)完成，逾期不予受理。四、備案與檔案管理所有采購活動結(jié)束后，采購人員需將相關(guān)文件進行歸檔，包括《采購需求申請表》、《詢價比價報告》、《采購合同》、《入庫單》及發(fā)票等。檔案管理應遵循分類、編號、存檔的原則，以便于后續(xù)查閱與審計。五、采購紀律與責任1.采購人員應嚴格遵循公司采購制度，確保采購活動的公正與透明。2.采購人員不得接受供應商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴厲的紀律處分。3.各部門應指定專人負責采購工作，確保采購流程的順暢與高效。六、反饋與改進機制為確保采購流程的持續(xù)優(yōu)化，采購部門應定期收集各部門對采購流程的反饋意見，分析存在的問題并提出改進建議。每年應對采購流程進行一次全面評估，確保其適應公司發(fā)