離職與人事檔案管理制度

離職與人事檔案管理制度1.背景與目的離職與人事檔案管理制度的訂立旨在規(guī)范對員工離職流程的處理，并確保人事檔案的完整性和保密性，以維護公司的利益和員工的權(quán)益。本制度適用于全體公司員工的離職管理和人事檔案的歸檔與保管。2.離職流程2.1提交離職申請員工如需離職，應(yīng)提前向所屬部門經(jīng)理提交書面離職申請，并注明離職原因、離職日期和希望進(jìn)行離職手續(xù)的日期。2.2部門經(jīng)理審核部門經(jīng)理在接到離職申請后，應(yīng)及時與員工進(jìn)行溝通，了解離職原因，核實申請的真實性，并與人力資源部門進(jìn)行協(xié)商。2.3人力資源部門處理人力資源部門收到離職申請后，應(yīng)盡快布置離職面談，了解員工離職的真實原因，并依據(jù)離職原因的分類進(jìn)行相應(yīng)的處理。2.3.1員工自動離職若員工出于個人原因自動提出離職申請并通過相關(guān)程序?qū)徟?，人力資源部門應(yīng)依據(jù)實際情況做出相應(yīng)的決策，并將離職決議及相關(guān)料子記錄于員工人事檔案。2.3.2公司自動解聘若員工被公司自動解聘，人力資源部門應(yīng)依據(jù)相關(guān)法規(guī)與公司規(guī)定進(jìn)行處理，并將解聘決議及相關(guān)料子記錄于員工人事檔案。2.3.3合同到期自然離職若員工的合同到期并選擇不續(xù)簽勞動合同，人力資源部門應(yīng)及時與員工確認(rèn)離職意向，并依據(jù)合同商定的事項進(jìn)行處理，將離職決議及相關(guān)料子記錄于員工人事檔案。2.4離職手續(xù)辦理離職手續(xù)辦理包含但不限于以下內(nèi)容：2.4.1工作交接離職員工應(yīng)與接任者或上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行充分的工作交接，確保工作平穩(wěn)過渡，將相關(guān)工作進(jìn)展、文件和資料交接清楚明確。2.4.2員工福利結(jié)算人力資源部門應(yīng)與財務(wù)部門合作，對離職員工進(jìn)行工資、獎金、假期等相關(guān)福利的結(jié)算，并確?？铐椂〞r支出給離職員工。2.4.3資產(chǎn)歸還離職員工應(yīng)按規(guī)定歸還公司的設(shè)備、資產(chǎn)和文件等，并將相關(guān)資產(chǎn)的交接清單交給人力資源部門進(jìn)行審核。2.5離職通知和離職交接確認(rèn)離職員工在離職日前，應(yīng)將個人離職通知書提交給部門經(jīng)理，并與部門經(jīng)理進(jìn)行離職交接確認(rèn)，確保離職手續(xù)的完備。3.人事檔案管理3.1檔案歸檔離職員工的人事檔案應(yīng)由人力資源部門進(jìn)行歸檔，并依照有關(guān)法規(guī)規(guī)定的期限進(jìn)行保管。3.2檔案內(nèi)容人事檔案包含但不限于以下內(nèi)容：3.2.1基本人事信息包含員工個人信息、身份證件、學(xué)歷、工作經(jīng)過等。3.2.2薪酬和福利信息包含員工薪資、獎金、津貼、社會保險、住房公積金等信息。3.2.3培訓(xùn)與績效信息包含員工培訓(xùn)記錄、績效評估等相關(guān)信息。3.2.4工作業(yè)績和表揚信息包含員工工作業(yè)績記錄、嘉獎、榮譽等信息。3.3檔案保密人事檔案應(yīng)妥當(dāng)保管，未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱或調(diào)取檔案。相關(guān)人員在查閱檔案時應(yīng)記錄相關(guān)事由，并依照規(guī)定進(jìn)行審批。3.4檔案處理員工離職后，人力資源部門應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定，合理處理相關(guān)檔案。無需保存的檔案按規(guī)定的期限予以銷毀。4.法律法規(guī)遵從與違紀(jì)處理4.1法律法規(guī)遵從離職流程和人事檔案管理應(yīng)遵從國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的相關(guān)規(guī)定，確保合法合規(guī)。4.2違紀(jì)處理離職員工如在離職過程中存在違反公司規(guī)定、員工行為準(zhǔn)則或任職雙方合同的行為，將依據(jù)公司規(guī)定予以相應(yīng)處理，包含但不限于違紀(jì)記錄、追究法律責(zé)任等。5.審批與修改5.1審批本制度的訂立、修改和廢止須經(jīng)公司高級管理層審批，并附有相應(yīng)的文號。5.2修改對本制度的修改應(yīng)符合實際需求，并經(jīng)公司高級管理層審批。5.3廢止本制度的廢止須經(jīng)公司高級管理層審批，并及時通知相關(guān)部門。6.生效與執(zhí)行6.1生效本制度自公司高級管理層批準(zhǔn)之日起生效。6.2執(zhí)行全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，人力資源部門應(yīng)負(fù)責(zé)制度的執(zhí)行和監(jiān)督，并對違反規(guī)定的情況進(jìn)行相應(yīng)處理。6.3監(jiān)督與反饋公司高級管理層對本制