采購管理手冊

采購管理手冊

1.綜述

本手冊旨在規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)對政府采購活動管理，促進(jìn)采購業(yè)務(wù)有

條不紊實(shí)施，提高資金的使用效益，保障采購質(zhì)量。

2.適用范圍

適用于全公司。

3.主要職責(zé)分工

（1）采購管理部門

負(fù)責(zé)匯總審核各職能部門亮交的采購預(yù)算建議數(shù)、采購計(jì)劃、采購申請；負(fù)

責(zé)按照公司有關(guān)規(guī)定確定采購組織形式和采購方式；負(fù)責(zé)指導(dǎo)和督促各職能部門

依法訂立和履行采購合同；負(fù)責(zé)組織采購驗(yàn)收；處理采購糾紛；負(fù)責(zé)保管公司采

購業(yè)務(wù)相關(guān)資料，定期分類統(tǒng)計(jì)和分析采購業(yè)務(wù)信息，并進(jìn)行內(nèi)部通報(bào)。

（2）財(cái)務(wù)部

負(fù)責(zé)匯總編制公司采購預(yù)算、計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后，下達(dá)各職能部門執(zhí)行；

及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)總經(jīng)辦的有關(guān)管理規(guī)定及相關(guān)采購信息；審核各職能部門申報(bào)采購的相

關(guān)資料，確定資金來源；復(fù)核采購支付申請，辦理相關(guān)資金支付；根據(jù)采購合同

和驗(yàn)收證明以及國家統(tǒng)一的會計(jì)制度，進(jìn)行賬務(wù)處理；定期與供應(yīng)商溝通并核對

采購業(yè)務(wù)執(zhí)行和結(jié)算情況。

（3）各職能部門

負(fù)責(zé)申報(bào)本部門的采購預(yù)算建議數(shù)，依據(jù)內(nèi)部審批下達(dá)的采購預(yù)算和實(shí)際工

作需要編制采購計(jì)劃；進(jìn)行采購需求登記，提出采購申請；對采購項(xiàng)目的中標(biāo)結(jié)

果進(jìn)行確認(rèn)，并根據(jù)成交通知書參與采購合同的簽訂；對采購合同和相關(guān)文件進(jìn)

行備案；提出采購資金支付申請。

4.流程劃分

（1）實(shí)物資產(chǎn)采購：涉及實(shí)物資產(chǎn)采購預(yù)算編制與審批、采購計(jì)劃編制與審

批、采購的申請與審核、采購方式選擇、采購合同簽訂、驗(yàn)收與付款等。

（2）服務(wù)采購：涉及服務(wù)采購預(yù)算編制與審批、采購計(jì)劃編制與審批、采購

申請、采購方式選擇、采購合同簽訂、驗(yàn)收與付款等。

5.不相容職務(wù)分離表

業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)職能采購采購采購采招標(biāo)招采采貨貨款

預(yù)算預(yù)算計(jì)戈購文件標(biāo)購購款支付

編制審批編制計(jì)編制文驗(yàn)物支申請

劃件收資付審批

審審保申

批批管請

采購預(yù)算編制■XX

采購預(yù)算采購預(yù)算審批■X

與計(jì)劃采購計(jì)劃編制二

■1

采購計(jì)劃審批

招標(biāo)文件編制■二

招標(biāo)文件審批1

采購驗(yàn)收■X

招標(biāo)管理采購物資保管

貨款支付申請

貨款支付申請1

審批1

X:表示相互沖突的職務(wù)

6.控制矩陣

流程風(fēng)險(xiǎn)事件描對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱述目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物采購預(yù)算編仆網(wǎng)!各職能部門每年底提各職發(fā)生采購年度

資產(chǎn)制不合理，未保證出下一年度采購需求能部時(shí)管理預(yù)算

采購根據(jù)公司實(shí)資產(chǎn)并提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部門、制度及批

際需求和相安全結(jié)合年度資金情況、各財(cái)務(wù)復(fù)

關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定和使職能部門現(xiàn)有資產(chǎn)使部

編制采購預(yù)用有用情況、報(bào)廢年限等事

算，導(dǎo)致資產(chǎn)效項(xiàng)進(jìn)行計(jì)算平衡后編

閑置或不足，制下一年年度預(yù)算，并

資金浪費(fèi)，甚將年度采購預(yù)算上報(bào)

至違反國家公司相關(guān)負(fù)責(zé)人或集

有關(guān)規(guī)定。團(tuán)總部審核批準(zhǔn)。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件描對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱述目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物公司未按照有效各職能部門在采購預(yù)各職發(fā)生采購采購

資產(chǎn)已批復(fù)的預(yù)防范算指標(biāo)批準(zhǔn)范圍內(nèi)，定能部時(shí)管理計(jì)劃

采購算安排政府舞弊期提交本部門的采購門、制度

采購計(jì)劃，采和預(yù)計(jì)劃，采購管理部門對財(cái)務(wù)

購計(jì)劃不合防腐采購計(jì)劃的合理性進(jìn)部

理或未經(jīng)恰敗行審核，財(cái)務(wù)部就采購

當(dāng)審批，可能計(jì)劃是否在預(yù)算指標(biāo)

導(dǎo)致采購執(zhí)額度之內(nèi)進(jìn)行審核，如

行混亂。有需要，上級有關(guān)部門

進(jìn)行審核。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件描對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱述目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物采購、資產(chǎn)管有效公司建立預(yù)算編制、采采購發(fā)生采購

資產(chǎn)理和預(yù)算編防范購和資產(chǎn)管理等部門管理時(shí)管理

采購制部門之間舞弊之間的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，部、制度

缺乏溝通協(xié)和預(yù)實(shí)現(xiàn)部門之間的信息資產(chǎn)

調(diào)，導(dǎo)致采購防腐共享，確保預(yù)算編制部管理

活動與業(yè)務(wù)敗門及時(shí)取得和運(yùn)用于部、

活動相脫節(jié)，采購預(yù)算編制相關(guān)的財(cái)務(wù)

出現(xiàn)資金浪基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和重要信息，部

費(fèi)或資產(chǎn)閑有效匯總平衡預(yù)算建

置等問題。議數(shù)，提高采購預(yù)算編

制的規(guī)范性和科學(xué)性。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱描述目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物采購需求有效資產(chǎn)采購需求部門，以批采購發(fā)生采購采購

資產(chǎn)申請審核防范復(fù)的預(yù)算指標(biāo)和采購計(jì)需求時(shí)管理申請

采購不嚴(yán)格，舞弊劃為依據(jù)，提出采購申部、制度單

需求參數(shù)和預(yù)請，在申請文件中列明采采購

不公允，防腐購項(xiàng)目名稱和采購金額，管理

導(dǎo)致采購敗資金來源，采購項(xiàng)目分類部

的貨物質(zhì)等要素。資產(chǎn)采購申請單

次價(jià)高等經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核

問題。后，逐級上報(bào)審批。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱描述目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物未選擇合有效采購資產(chǎn)須嚴(yán)格按照國資產(chǎn)發(fā)生采購招標(biāo)

資產(chǎn)理有效的防范家及行業(yè)的有關(guān)規(guī)定及管理時(shí)管理文件

采購采購組織舞弊公司的相關(guān)制度等，對須部制度

形式和采和預(yù)以招標(biāo)方式采購的物資、

購方式，防腐設(shè)備嚴(yán)格實(shí)行招標(biāo)程序，

出現(xiàn)采購敗貨物集中采購由采購管

行為違反理部門委托采購中心代

國家法律理采購。如因?qū)嶋H情況確

法規(guī)或公需采用其他方式，如競爭

司規(guī)章制性談判、單一來源采購、

度，可能詢價(jià)采購等，需提供選取

受到有關(guān)其他方式的理由和依據(jù)，

部門的處報(bào)采購監(jiān)督管理部門審

罰造成資核通過后執(zhí)行，并將相關(guān)

產(chǎn)損失。資料送至采購監(jiān)督管理

部門備案。

流程風(fēng)險(xiǎn)事對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱件描述目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物未明確有效制度中明確規(guī)定采購業(yè)務(wù)范采購發(fā)生采購招標(biāo)

資產(chǎn)規(guī)定需防范圍及招標(biāo)的業(yè)務(wù)流程。如果管理時(shí)管理過程

采購招標(biāo)的舞弊自行采購，需各部門提出采部制度文件

采購業(yè)和預(yù)購招標(biāo)申請，參加招標(biāo)文件

務(wù)范圍防腐的編制，負(fù)責(zé)其中的技術(shù)文

與招標(biāo)敗件和評分標(biāo)準(zhǔn)的編制工作；

的業(yè)務(wù)采購招標(biāo)申請報(bào)至采購管理

流程，部門后，由采購管理部門審

不利于核并成立招標(biāo)小組負(fù)責(zé)對招

控制公標(biāo)書的制定、修改、答疑工

司的采作，以及組織對潛在投標(biāo)人

購成進(jìn)行現(xiàn)場勘察。如委托采購

本、保代理機(jī)構(gòu)，采購管理部門從

證采購公司規(guī)定的采購代理中選擇

物資質(zhì)采購代理機(jī)構(gòu)，將本次采購

量。的采購需求標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)資料

交給采購代理機(jī)構(gòu)，由其制

作招標(biāo)文件，招標(biāo)文件完成

后需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、采

購部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部審核

審批無誤后交由代理機(jī)構(gòu)。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱描述目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物未制定完善有效采購管理部門根據(jù)實(shí)際采購發(fā)生采購評標(biāo)

資產(chǎn)的采購評標(biāo)防范的招標(biāo)需要，組織相關(guān)管理時(shí)管理文件

采購流程，可能舞弊部門負(fù)責(zé)人組成評標(biāo)小部制度

導(dǎo)致評標(biāo)過和預(yù)組，必要時(shí)委托招標(biāo)代

程流于形防腐理機(jī)構(gòu)。評標(biāo)小組根據(jù)

式，出現(xiàn)可敗需要制定適當(dāng)?shù)脑u標(biāo)方

能的舞弊行輿，進(jìn)行評標(biāo)工作，明

為，造成公確評標(biāo)方法、程序、中

司資產(chǎn)損標(biāo)條件及原則，保證評

失。標(biāo)工作的合理、有效、

公平。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件描述對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物競爭性談判、詢有效采購采用競爭性采購發(fā)生采購采購

資產(chǎn)價(jià)、單一來源采防范談判、詢價(jià)、單管理時(shí)管理過程

采購購等采購過程缺舞弊一來源采購等采部制度文件

失，可能導(dǎo)致采和預(yù)購方式的，嚴(yán)格

購物資價(jià)格不合防腐按照公司相關(guān)采

理或質(zhì)量低下，敗購制度進(jìn)行，并

不能滿足公司實(shí)保留采購的全過

際經(jīng)營需求。程記錄。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件描述對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物采購定價(jià)機(jī)制有效采購定價(jià)嚴(yán)格實(shí)行采購發(fā)生采購價(jià)格

資產(chǎn)不科學(xué)，定價(jià)防范不相容職務(wù)分離原管理時(shí)管理審批

采購方式選擇不舞弊則，對于采購定價(jià)須部制度文件

當(dāng)，可能導(dǎo)致和預(yù)由相關(guān)職能部門共

采購價(jià)格不合防腐同商定，明確記錄詢

理，造成公司敗價(jià)過程、比價(jià)記錄及

資金損失。定價(jià)意見。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱描述目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物未簽訂采合理采購管理部門按照法律采購發(fā)生采購合同

資產(chǎn)購合同或保證法規(guī)規(guī)定起草合同文管理時(shí)管理及會

采購簽訂合同經(jīng)濟(jì)本，并與財(cái)務(wù)部、政策部制度簽單

不合理，活動法規(guī)部會簽，報(bào)公司相

可能導(dǎo)致合法關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，與供

雙方責(zé)權(quán)合規(guī)應(yīng)商簽訂合同。對于涉

不清，影密資產(chǎn)采購項(xiàng)目，采購

響公司運(yùn)管理部門與相關(guān)供應(yīng)商

營效率，或采購中介機(jī)構(gòu)簽訂保

造成公司密協(xié)議或者合同中設(shè)定

合法權(quán)益保密條款，加強(qiáng)涉密采

受到侵購項(xiàng)目安全保密的管

害。理。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件描述對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物未對采購過程合理采購需求部門及采采購發(fā)生采購合同

資產(chǎn)進(jìn)行持續(xù)跟蹤，保證購管理部門對采購需求時(shí)管理履行

采購未及時(shí)發(fā)現(xiàn)可資產(chǎn)物資過程進(jìn)行持續(xù)部、制度記錄

能發(fā)生的影響安全跟蹤,及時(shí)了解供貨采購

生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)度和便或提供服務(wù)情況。采管理

的異常情況或用有購管理部門記錄合部

異常情況未得效格供應(yīng)商的供貨情

到有效處理，導(dǎo)況，對相關(guān)合格供應(yīng)

致影響公司日商的信用等級進(jìn)行

常經(jīng)營，造成資更新。

產(chǎn)損失。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱描述目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物未建立采合理采購驗(yàn)收按照下列方式采購發(fā)生采購驗(yàn)收

資產(chǎn)購驗(yàn)收制保證進(jìn)行：自行組織采購的，需求時(shí)管理報(bào)

采購度，未明資產(chǎn)由資產(chǎn)管理部門、采購需部、制度告、

確各類采安全求部門，按照采購合同約采購實(shí)物

購物資的和使定自行驗(yàn)收；公司依法委管理帳

驗(yàn)收程用有托采購代理機(jī)構(gòu)組織采部

序，采購效購的，由委托的采購代理

物資質(zhì)量機(jī)構(gòu)按照采購合同約定

不符合公組織驗(yàn)收；大型或者復(fù)雜

司需求，的采購項(xiàng)目，邀請國家認(rèn)

影響公司可的質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)辦理

正常運(yùn)驗(yàn)收。由采購執(zhí)行部門承

行，造成擔(dān)驗(yàn)收職責(zé)，驗(yàn)收合格的

公司資產(chǎn)物資，填制入庫憑證，登

資金損記實(shí)物帳，及時(shí)將入庫憑

失。證傳遞給財(cái)務(wù)部。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件描對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱述目標(biāo)部門頻率制度文檔

實(shí)物采購付款審合理采購管理部門或需求采購發(fā)生采購付款

資產(chǎn)核不嚴(yán)格，未保證部門提出貨款支付申需求時(shí)管理申請

采購滿足支付條資產(chǎn)請，按照規(guī)定的審批權(quán)部、制度單、

件支付貨款安全限和程序進(jìn)行審批，財(cái)采購財(cái)務(wù)

或越權(quán)支付，和使務(wù)部依據(jù)采購計(jì)劃階管理憑證

可能導(dǎo)致公用有段已明確的資金來源部、

司資產(chǎn)資金效和賬戶類型，辦理具體財(cái)務(wù)

損失。的資金支付業(yè)務(wù)并進(jìn)部

行會計(jì)核算。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件描對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱述目標(biāo)部門頻率制度文檔

服務(wù)服務(wù)采購無合理公司明確服務(wù)采購歸采購發(fā)生采購

采購歸口處理進(jìn)保證口管理部門，負(fù)責(zé)在采管理時(shí)管理

行管理，導(dǎo)致資產(chǎn)購工作中協(xié)調(diào)公司各部制度

采購工作缺安全部門和采購中心的相

乏計(jì)劃與管和使關(guān)工作，確保公司的采

理，影響采購用有購工作順利開展。

的成本與質(zhì)效

量。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件描述對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱目標(biāo)部門頻率制度文檔

服務(wù)未制定服務(wù)采購有效各職能部門每年各職發(fā)生采購需求

采購計(jì)劃與預(yù)算，或防范底提出下一年度能部時(shí)管理計(jì)劃

者采購計(jì)劃和預(yù)舞弊服務(wù)采購需求至門、制度采購

算與公司實(shí)際經(jīng)和預(yù)財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部結(jié)財(cái)務(wù)預(yù)算

營情況不匹配差防腐合年度資金情況部

異較大，可能導(dǎo)敗等事項(xiàng)進(jìn)行平衡

致公司資金使用后編制下一年年

風(fēng)險(xiǎn)并且影響公度預(yù)算，按規(guī)定程

司正常運(yùn)營。序逐級上報(bào)審批。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱描述目標(biāo)部門頻率制度文檔

服務(wù)服務(wù)采購需有效服務(wù)采購需求部門以采購發(fā)生采購采購

采購求申請審核防范批復(fù)的預(yù)算指標(biāo)和采需求時(shí)管理申請

不嚴(yán)格，需舞弊購計(jì)劃為依據(jù)，提出服部、制度單

求參數(shù)不公和預(yù)務(wù)采購需求，填寫采購采購

允，導(dǎo)致采防腐申請單交財(cái)務(wù)部，采購管理

購的服務(wù)質(zhì)敗申請確定服務(wù)采購的部、

次價(jià)高等問經(jīng)費(fèi)預(yù)算、采購方式、財(cái)務(wù)

題。資金渠道后，按規(guī)定程部

序逐級上報(bào)審批。

流程風(fēng)險(xiǎn)事件對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱描述目標(biāo)部門頻率制度文檔

服務(wù)未選擇合有效服務(wù)采購需嚴(yán)格按照國采購發(fā)生采購采購

采購理有效的防范家及行業(yè)的有關(guān)規(guī)定及管理時(shí)管理過程

服務(wù)采購舞弊公司的相關(guān)制度等，對須部制度資料

組織形式和預(yù)以招標(biāo)方式采購的嚴(yán)格

和采購方防腐實(shí)行招標(biāo)程序；集中采購

式，出現(xiàn)敗由采購管理部門委托采

采購行為購中心代理采購。如因?qū)?/p>

違反國家際情況確需采用其他方

法律法規(guī)式，如競爭性談判、單一

或公司規(guī)來源采購、詢價(jià)采購等，

章制度，需提供選取其他方式的

可能受到理由和依據(jù)，報(bào)采購監(jiān)督

上級主管管理部門審核通過后執(zhí)

部門的處行，并將相關(guān)資料送至采

罰。購監(jiān)督管理部門備案。

流程風(fēng)險(xiǎn)事對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱件描述目標(biāo)部門頻率制度文檔

服務(wù)未經(jīng)過有效服務(wù)需求部根據(jù)預(yù)算指標(biāo)及采購發(fā)生采購招標(biāo)

采購詢比價(jià)防范采購需求，提出采購標(biāo)的相需求時(shí)管理文件

或招投舞弊關(guān)具體標(biāo)準(zhǔn)，提交給采購管部、制度

標(biāo)，可和預(yù)理部門。采購管理部門匯總采購

能導(dǎo)致防腐提交的采購要求及相關(guān)資料管理

采購的敗后，從公司規(guī)定的采購代理部、

服務(wù)質(zhì)機(jī)構(gòu)中選擇，與其簽訂采購財(cái)務(wù)

次價(jià)高代理合同后，由其制作招標(biāo)部

或發(fā)生文件。部門負(fù)責(zé)人審核招標(biāo)

商業(yè)舞文件并簽字確認(rèn)，再交由采

弊，影購代理機(jī)構(gòu)發(fā)布招標(biāo)公告。

響公司服務(wù)采購管理部根據(jù)實(shí)際的

資金資招標(biāo)需要，組成相關(guān)部門負(fù)

產(chǎn)安全責(zé)人組成評標(biāo)小組，必要時(shí)

和日常可委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。評標(biāo)

運(yùn)營效小組根據(jù)需要制定適當(dāng)?shù)脑u

率。標(biāo)方案，進(jìn)行評標(biāo)工作，明

確評標(biāo)的方法、程序、中標(biāo)