集團(tuán)總裁辦規(guī)章制度流程匯編

、人）.

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為適應(yīng)集團(tuán)未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略，進(jìn)一步整合資源、優(yōu)化配置，集團(tuán)進(jìn)

行了組織架構(gòu)的調(diào)整：成立公司總部及北京公司。天津、上海、公司

的組織架構(gòu)也逐步明晰。為適應(yīng)集團(tuán)新的發(fā)展要求，建立正規(guī)的工作

秩序，提高行政辦公效率，更好地履行服務(wù)督辦職責(zé)，總裁辦特對(duì)本

部門原有制度流程進(jìn)行了修訂、補(bǔ)充及完善，于2013年3月編訂《國(guó)

發(fā)節(jié)能環(huán)保集團(tuán)總裁辦工作制度流程匯編》。

本制度流程匯編共分兩大部分，第一部分為“規(guī)則、制度及辦法”。其

中“規(guī)則、制度”的適用范圍為全集團(tuán)，耍求集團(tuán)總部各管理中心嚴(yán)格

按要求執(zhí)行，各子公司根據(jù)“規(guī)則、制度”要求，結(jié)合自身組織架構(gòu)進(jìn)

行相應(yīng)調(diào)整后執(zhí)行。“辦法”的適用范圍為集團(tuán)總部，即要求集團(tuán)總部

各管理中心嚴(yán)格執(zhí)行，各子公司結(jié)合實(shí)際情況，可參照“辦法”制定相

關(guān)規(guī)章后執(zhí)行（其中《企業(yè)郵箱管理辦法》適用范圍為全集團(tuán)）。第

二部分為“工作流程”，其適用范圍及使用方法根據(jù)其與第

一部分的對(duì)應(yīng)關(guān)系執(zhí)行。

本制度流程匯編自2013年5月1日起執(zhí)行，試行三個(gè)月，此前頒

行的相關(guān)制度流程自本匯編頒布之日起廢止。在試行期間如對(duì)制度

流程有疑義或建議請(qǐng)與總裁辦行政秘書部聯(lián)系。

國(guó)發(fā)節(jié)能環(huán)保集團(tuán)總裁辦

目錄

第一篇會(huì)議管理

一、總裁辦公會(huì)議規(guī)則

二、總裁辦公會(huì)議規(guī)則附則：各管理中心、物業(yè)公司工作計(jì)劃制度

二、會(huì)議管理辦法

四、會(huì)議室管理辦法

第二篇文秘檔案管理

一、公文管理制度

二、專職秘書管理工作辦法

三、印章管理制度

四、檔案管埋制度

第三篇信息化管理

一、信息管理制度

二、網(wǎng)絡(luò)管理辦法

三、企業(yè)郵箱管理辦法

第四篇法律事務(wù)管理

一、法律事務(wù)管理制度

二、工商登記事務(wù)管理辦法

第五篇資產(chǎn)物品管理

一、固定資產(chǎn)管理辦法

二、車輛管理辦法

三、車輛配備與使用管理辦法

四、辦公用品管理辦法

五、計(jì)算機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備采購(gòu)管理辦法

六、計(jì)算機(jī)配置與使用管理辦法

第六篇后勤總務(wù)管理

一、辦公區(qū)管理辦法

二、消防安全管理辦法

三、員工用餐管理辦法

四、員工宿舍管理辦法

五、總機(jī)話務(wù)工作管理辦法

六、郵件寄發(fā)管理辦法

第六篇綜合管理

一、辦事規(guī)則

二、保密工作管理制度

三、制度管理辦法

四、統(tǒng)計(jì)管理辦法

五、出差工作管理辦法

六、出差事務(wù)管理辦法

七、接待工作管理辦法

弟扁

會(huì)議管理

和總規(guī)字（2009）第001號(hào)*?**集團(tuán)總裁辦公會(huì)議規(guī)則

****集團(tuán)總裁辦公會(huì)議規(guī)則

第一條總則

集團(tuán)總裁辦公會(huì)議是集團(tuán)日常經(jīng)營(yíng)管理決策的機(jī)構(gòu)，其主要負(fù)責(zé)討論、審

議年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、日常經(jīng)營(yíng)管理決策、高管人事異動(dòng)、集團(tuán)基本管理制度和流程

等事宜，以及集團(tuán)所屬各管理中心、各下屬子公司提交會(huì)議專題審議的事項(xiàng)。

第二條會(huì)議組織

集團(tuán)總裁辦公會(huì)議由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)召集，集團(tuán)總裁辦主任主持會(huì)議?？?/p>

裁辦主任不在位時(shí)，由總裁臨時(shí)指定主持人。

總裁辦指定專職秘書負(fù)責(zé)總裁辦公會(huì)議的組織籌備，包括會(huì)議通知、議案

準(zhǔn)備、會(huì)議紀(jì)錄及決議發(fā)文等，并負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要及文件等資料的存檔管理。

第二條參會(huì)人員

集團(tuán)總裁辦公會(huì)議參加人員由總裁、副總裁、集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司

高級(jí)管理人員組成，其它有關(guān)人員在獲得總裁、副總裁批準(zhǔn)后可列席會(huì)議。

集團(tuán)宣布重大決策、人事異動(dòng)、基本制度和重要通知時(shí)，可擴(kuò)大到集團(tuán)部

門主管以上人員參加。

第四條會(huì)議形式：

集團(tuán)總裁辦公會(huì)議分為例會(huì)和臨時(shí)會(huì)議。

例會(huì)為每周召開一次，具體議題、地點(diǎn)和時(shí)間由總裁辦負(fù)責(zé)通知。

有下列情形之一的，可以召開臨時(shí)會(huì)議：

（-）總裁認(rèn)為必要時(shí)；

（二）其他副總裁提議時(shí)；

（三）其他高管人員提議，總裁批準(zhǔn)時(shí)。

第五條會(huì)議議題：

總裁辦公會(huì)議參加人員，均有權(quán)提出議案?？偛?、副總裁提出的議案，由

總裁、副總裁指定相關(guān)部門擬定議案草案。各部門、子公司以及高管提出的議案，

由議案提出人擬定議案草案。

總裁辦公會(huì)議審議的事項(xiàng)主要包括以下內(nèi)容：

（一）集團(tuán)日常經(jīng)營(yíng)管理決策（各部門周、月工作計(jì)劃的審定）；

和總規(guī)字（2009）第001號(hào)*?**集團(tuán)總裁辦公會(huì)議規(guī)則

（二）集團(tuán)組織架構(gòu)調(diào)整方案；

（三）集團(tuán)年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及年度預(yù)算；

（四）集團(tuán)高級(jí)管理人員人事異動(dòng)；

（五）集團(tuán)基本管理制度和流程的審定；

（六）集團(tuán)總裁提議審定的其他事項(xiàng)。

第六條議案提交

議題草案起草后，應(yīng)將議題草案連同相關(guān)材料，送總裁辦初審，報(bào)總裁、副

總裁審閱同意后，方可上會(huì)討論，總裁辦至少應(yīng)在開會(huì)前兩天將相關(guān)議案或議題

內(nèi)容發(fā)給各參會(huì)人員，并通知確認(rèn)。

第七條決議形成

會(huì)議議案有三分之二以上參會(huì)人員意見一致時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)形成決議。個(gè)人對(duì)

會(huì)議所形成的決議有不同意見，可以聲明保留，但在決議改變之前，必須堅(jiān)決執(zhí)

行。對(duì)會(huì)議內(nèi)容不得以任何形式向外泄露。

集團(tuán)總裁擁有最終裁定權(quán)。

第八條決議執(zhí)行

在總裁辦公會(huì)議上形成的決議，總裁辦應(yīng)以會(huì)議紀(jì)要形式下發(fā)給各參會(huì)代

表。對(duì)于集團(tuán)重大決議，提請(qǐng)總裁、副總裁簽署后，以集團(tuán)紅頭文件形式下發(fā)各

單位貫徹執(zhí)行。總裁辦負(fù)責(zé)會(huì)議決議事項(xiàng)的督辦工作。

第九條本規(guī)則由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。

附件：集團(tuán)總裁辦公會(huì)參會(huì)人員名單（略）

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和總規(guī)字（2009）第001號(hào)****集團(tuán)總裁辦公會(huì)議規(guī)則

****集團(tuán)總裁辦公會(huì)議規(guī)則

附則：****集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司工作計(jì)劃制度

第一條為加強(qiáng)集團(tuán)總部自身建設(shè)，建立正規(guī)有序的工作制度，提高總裁辦

公會(huì)效率，特制定本制度。

第二條集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司的工作周報(bào)/月報(bào)為總裁辦公會(huì)的固定

議題。

第三條集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司于每月第一周總裁辦公會(huì)上匯報(bào)本單位

上月工作完成情況及本月工作計(jì)劃（《月度及每周工作計(jì)劃、完成情況》模版見

附件）。

第四條總裁辦將各單位月度工作計(jì)劃整理匯總為《****集團(tuán)各管理中心及

物業(yè)公司月度計(jì)劃一覽表》，經(jīng)與各單位負(fù)責(zé)人核對(duì)簽字確認(rèn)無(wú)誤后，上報(bào)集團(tuán)

總裁、副總裁。

第五條集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司于每月第二、三、四周總裁辦公會(huì)上匯

報(bào)本單位上周工作完成情況及本周工作計(jì)劃。

第六條總裁辦將各單位每周計(jì)劃中的增項(xiàng)內(nèi)容補(bǔ)充到《****集團(tuán)各管理中

心及物業(yè)公司月度計(jì)劃一覽表》中，保證月度工作計(jì)劃的完整性，對(duì)于有時(shí)間節(jié)

點(diǎn)的工作及時(shí)跟蹤提醒。

第七條總裁辦于月末根據(jù)各單位當(dāng)月歷次辦公會(huì)上匯報(bào)的工作完成情況

填寫《****集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司月度計(jì)劃完成情況表》，經(jīng)與各單位負(fù)責(zé)

人核對(duì)簽字確認(rèn)無(wú)誤后，存檔備查。

第八條本制度由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。

附件：《月度及每周工作計(jì)劃、完成情況》模版（略）

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和總規(guī)字（2009）第002號(hào)會(huì)議管理辦法

會(huì)議管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)集團(tuán)各類會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，加強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部

的溝通與協(xié)調(diào)，促進(jìn)集團(tuán)各項(xiàng)工作的整體推進(jìn)，特制定本辦法。

第二條本辦法適用于以集團(tuán)或各中心、各公司名義召開的各種工作會(huì)議。

第三條為避免會(huì)議過(guò)多或重復(fù),集團(tuán)正常性的會(huì)議盡可能納入例會(huì)，原則

上按規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。

第四條各種會(huì)議應(yīng)當(dāng)本著“務(wù)實(shí)、高效、節(jié)儉'’的原則，嚴(yán)格控制時(shí)間、規(guī)

模、層次和人數(shù)，盡量開短會(huì)，不召開沒有準(zhǔn)備、沒有主題、不解決實(shí)際問題

的會(huì)議。

第二章例會(huì)管理

第五條集團(tuán)半年、年度總結(jié)、表彰、規(guī)劃大會(huì)

由總裁辦公會(huì)商定具體議題、時(shí)間、地點(diǎn)及其它事項(xiàng)，總裁辦負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

第六條集團(tuán)總裁辦公會(huì)

（一）會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)

每周一召開集團(tuán)總裁辦公會(huì)議，具體時(shí)間和地點(diǎn)由總裁辦負(fù)責(zé)通知；

（二）參會(huì)人員

詳見《總裁辦公會(huì)議規(guī)則》，會(huì)議由總裁辦主任主持。

（三）會(huì)議內(nèi)容

1、集團(tuán)日常經(jīng)營(yíng)管理決策（各部門周、月工作計(jì)劃的審定）；

2、集團(tuán)組織架構(gòu)調(diào)整方案；

3、集團(tuán)年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及年度預(yù)算：

4、集團(tuán)高級(jí)管理人員人事異動(dòng)；

5、集團(tuán)基本管理制度和流程的審定；

6、集團(tuán)總裁提議審議的其他事項(xiàng)。

第七條集團(tuán)專業(yè)管理委員會(huì)例會(huì)

-4,

和總規(guī)字（2009）第002號(hào)會(huì)議管理辦法

集團(tuán)因工作需要成立的各種專業(yè)委員會(huì)例會(huì)，如投資決策委員會(huì)、預(yù)算管理

委員會(huì)等，由委員會(huì)的秘書機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織召開，時(shí)間根據(jù)委員會(huì)需要確定，相關(guān)

委員會(huì)成員參加，會(huì)議討論、研究相關(guān)的專項(xiàng)工作。

第八條系統(tǒng)專題例會(huì)

（一）系統(tǒng)按集團(tuán)相互關(guān)聯(lián)的管理中心或部門所劃分。專題例會(huì)可以是業(yè)

務(wù)專題會(huì)議或管理專題會(huì)議，如運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等。

（二）各系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際情況和運(yùn)作模式，制定本系統(tǒng)的例會(huì)管理辦法，內(nèi)

容包括季度、年中和年度會(huì)議以及一些專項(xiàng)會(huì)議。

（三）系統(tǒng)例會(huì)管理辦法中需明確例會(huì)的名稱、會(huì)議時(shí)間（地點(diǎn)）、參會(huì)人

員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議的組織以及會(huì)議方式等。

（四）系統(tǒng)例會(huì)議定的問題，如事關(guān)重大，應(yīng)根據(jù)集團(tuán)會(huì)議程序提交集團(tuán)

總裁辦公會(huì)討論決定。

第九條各管埋中心、子公司內(nèi)部例會(huì)

（-）會(huì)議時(shí)間

每周召開一次工作例會(huì)，每月召開一次總結(jié)和計(jì)劃例會(huì)。并按集團(tuán)要求按季

度、半年和年終召開相應(yīng)的總結(jié)規(guī)劃例會(huì)。

具體時(shí)間由各管理中心、子公司根據(jù)實(shí)際情況自行確定。

（二）參會(huì)人員

各管理中心、子公司根據(jù)會(huì)議議題自行確定。

（三）會(huì)議內(nèi)容

1、傳達(dá)和貫徹落實(shí)集團(tuán)的重要會(huì)議、文件和制度精神。

2、各部門各時(shí)間段（如周、月、季、年）的工作總結(jié)和下個(gè)時(shí)段工作安排。

3、協(xié)調(diào)解決工作中存在的主要問題。

4、討論相關(guān)專題內(nèi)容或工作。

第三章臨時(shí)會(huì)議管理

第十條各類臨時(shí)會(huì)

各管理中心、子公司討論、研究、協(xié)調(diào)工作中的專業(yè)問題、技術(shù)方案或?qū)ｍ?xiàng)

管理工作會(huì)議，會(huì)議由專項(xiàng)工作的牽頭部門負(fù)責(zé)組織召開，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)視情況需要

-5.

和總規(guī)字（2009）第002號(hào)會(huì)議管理辦法

參加。

第十一條臨時(shí)會(huì)議

各部門或系統(tǒng)根據(jù)工作的進(jìn)展情況、存在的問題等臨時(shí)決定召開的各種協(xié)

調(diào)、討論會(huì)，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員以及會(huì)議內(nèi)容等由牽頭部門根據(jù)需要

確定并組織召開。

第四章會(huì)議管理程序及要求

第十二條會(huì)議的確定

（一）需要兩位或兩位以上集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)參加的會(huì)議需提前三天向總裁辦申

請(qǐng)，填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》。

（二）對(duì)不定期的大型或重要會(huì)議，會(huì)議組織部門應(yīng)提出會(huì)議企劃報(bào)告，該報(bào)

告包括：（1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議主旨和目標(biāo)；（3）會(huì)議議題；（4）會(huì)時(shí)間；（

5）會(huì)議地點(diǎn)；（6）會(huì)議議程；（7）會(huì)議主持人；（8）出席人員（名單）；（9）會(huì)

議財(cái)務(wù)預(yù)算；（10）接待工作說(shuō)明；（11）現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展；（12）（可能）存

在的問題、解決方案及要求；（13）籌備時(shí)間進(jìn)度表等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和主管

副總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。

（三）會(huì)議采用電話或視頻會(huì)議的形式時(shí)，會(huì)議組織部門應(yīng)提前一天向集團(tuán)

總裁辦申請(qǐng)使用電話或視頻會(huì)議設(shè)備。

第十三條會(huì)議的組織

會(huì)議組織部門可根據(jù)所組織召開會(huì)議的級(jí)別、規(guī)模以及形式等決定開展相應(yīng)

的會(huì)議組織和會(huì)務(wù)工作。

（一）會(huì)議準(zhǔn)備：

1、明確會(huì)議議題：相關(guān)部門應(yīng)于會(huì)前向會(huì)議組織部門提交需研究解決的問

題，報(bào)會(huì)議主持人審定；一次會(huì)議討論的問題不宜太多，對(duì)中心議題一定要預(yù)先

作充分的調(diào)查研究。

2、確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議程、會(huì)以大致時(shí)間等內(nèi)容，

并指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議準(zhǔn)備工作。

3、下發(fā)會(huì)議通知：會(huì)議通知至少提前一天下發(fā)，需提前發(fā)放的材料應(yīng)一并

發(fā)放，對(duì)重要會(huì)議須通過(guò)電話等方式確認(rèn)將出席會(huì)議的重要或主要人員是否能如

-6-

和總規(guī)字（2009）第002號(hào)會(huì)議管理辦法

期出席，并做相應(yīng)安排。

4、會(huì)議材料的準(zhǔn)備：包括會(huì)議文件的收集、撰寫、打印、裝訂、發(fā)放等。

5、如有特殊原因需要變更、取消會(huì)議的，須提前通知各參會(huì)人員。

（二）會(huì)務(wù)工作

1、預(yù)訂會(huì)議室，對(duì)于在外召開的會(huì)議需提前聯(lián)系、協(xié)調(diào)會(huì)議賓館。

2、確定食宿標(biāo)準(zhǔn)，安排參會(huì)人員的用餐和住宿等事宜。

3、確定會(huì)議前和會(huì)議期間車輛使用和調(diào)度的責(zé)任人。

4、會(huì)場(chǎng)的布置，包括安排會(huì)議格局、座位與座次，準(zhǔn)備并懸掛橫幅，調(diào)試

音響設(shè)備，擺放座位名卡、會(huì)場(chǎng)指示牌等，必要時(shí)安排錄音、錄像或照相等。

5、準(zhǔn)備會(huì)議用儀器、用品及用具，包括投影儀、筆記本電腦、教鞭、簽字

筆、本、文具、簽到登記表、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品或禮品等。

6、所有大型、中型會(huì)議都要實(shí)行簽到，由會(huì)議的組織部門負(fù)責(zé)簽到工作，

及時(shí)統(tǒng)計(jì)到會(huì)和缺席人數(shù)，并向會(huì)議主持人反饋。

7、會(huì)間會(huì)后應(yīng)及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)，回收多出的禮品、資料、文具，收存會(huì)議用

儀器、文件，保持會(huì)場(chǎng)整潔。

8、安排好外地參會(huì)人員的返回服務(wù)工作。

9、其它會(huì)務(wù)工作。

第十四條會(huì)議的要求

（一）會(huì)議匯報(bào)發(fā)言應(yīng)緊扣議題，簡(jiǎn)明扼要，以確保會(huì)議有較多的時(shí)間充分

討論決定問題；各種溝通協(xié)誡和討論會(huì)必須形成決議。

（二）參加會(huì)議人員必須嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，不遲到、早退，如出差在外或

遇緊急事項(xiàng)確實(shí)不能參加，須提前向會(huì)議的組織部門請(qǐng)假，根據(jù)需要指定代理人

參加；召開重要會(huì)議時(shí)，各相關(guān)人員必須按要求參加，不得隨意指派其它人員。

（三）參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)議記錄，不從事與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的事情，遇特

殊情況需離開時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)議主持人同意。

（四）所有與會(huì)人員在會(huì)議開始前應(yīng)將手機(jī)設(shè)為“振動(dòng)或靜音”狀態(tài)；會(huì)議進(jìn)

行中無(wú)特殊情況不得接打電話，若確需要接聽電話，請(qǐng)到會(huì)場(chǎng)外進(jìn)行接聽，但

時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)。

（五）參加集團(tuán)總裁辦公會(huì)和其它一些涉及集團(tuán)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)重要會(huì)議的人員應(yīng)

-7-

和總規(guī)字（2009）第002號(hào)會(huì)議管理辦法

嚴(yán)格遵守保密制度。不得泄漏會(huì)議內(nèi)部討論情況和尚未正式公布的議定事項(xiàng)；會(huì)

議討論文件不得帶出會(huì)場(chǎng)，確有必要留用的，須經(jīng)會(huì)議的組織部門同意。

第十五條會(huì)議紀(jì)要

（一）會(huì)議的組織部門確定專人負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄工作，集團(tuán)總裁辦公會(huì)、投

資決策或重大項(xiàng)目等專題會(huì)議要建立專用記錄本，并按要求及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。

（二）凡多部門參加的會(huì)議，會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方

可下發(fā)。

（三）集團(tuán)總裁辦公會(huì)的會(huì)議紀(jì)要直接以總裁辦的名義下發(fā)，其它需以總裁

辦名義下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)總裁辦主任審核，由總裁簽發(fā)并確定發(fā)放范圍。

（四）各管理中心、子公司組織召開各種會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要需上報(bào)直接主管領(lǐng)

導(dǎo)及相關(guān)部門。

第十六條會(huì)議決議的落實(shí)

各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、系統(tǒng)必須按照會(huì)議的部署和會(huì)議紀(jì)要的要求做好會(huì)議精

神的貫徹和落實(shí)。

（一）集團(tuán)總裁辦公會(huì)要求落實(shí)事項(xiàng)若無(wú)特殊要求的，相關(guān)責(zé)任部門須在會(huì)

后制定詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，包括解決措施（方案）、所達(dá)成的目標(biāo)、目標(biāo)的評(píng)價(jià)標(biāo)

準(zhǔn)以及完成時(shí)間、主要承辦人、所需資源等，并在要求時(shí)間內(nèi)上報(bào)總裁辦；

（二）有關(guān)部門或人員應(yīng)及時(shí)向會(huì)議的組織部門反饋會(huì)議需落實(shí)事項(xiàng)的開展

情況，對(duì)于逾期不能完成的須說(shuō)明未完成的原因、存在的問題等；

（三）會(huì)議的組織部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)督促、檢查會(huì)議需落實(shí)事項(xiàng)的落實(shí)與

完成情況，落實(shí)事項(xiàng)一個(gè)月內(nèi)完成的每周至少督辦一次，落實(shí)事項(xiàng)一個(gè)月以上完

成的按月進(jìn)行督辦，并將落實(shí)情況以書面形式上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

（四）會(huì)議的通知、簽到表、專用記錄本、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議落實(shí)情況報(bào)告、

會(huì)議文件（包括參考文件）以及錄音、錄像、照相等資料由會(huì)議的組織部門負(fù)責(zé)

編號(hào)歸檔保存，以便杳詢。

第五章監(jiān)督與檢查

第十七條總裁辦作為集團(tuán)會(huì)議的歸口管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)各種例會(huì)的實(shí)

施情況以及各種會(huì)議的組織、會(huì)議效率和會(huì)議精神的貫徹落實(shí)情況等進(jìn)行監(jiān)督檢

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和總規(guī)字（2009）第002號(hào)會(huì)議管理辦法

查。

（一）監(jiān)督檢查

總裁辦將不定期對(duì)各管理中心、子公司例會(huì)以及會(huì)議的組織、效率和會(huì)議精

神的落實(shí)情況進(jìn)行抽查，主要檢查會(huì)議的通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簽到表、會(huì)議決

議的落實(shí)情況報(bào)告以及各種會(huì)議資料的歸檔情況等。

（二）結(jié)果處理

各管理中心總監(jiān)、子公司總經(jīng)理作為集團(tuán)會(huì)議管理工作的主要責(zé)任人，執(zhí)行

《會(huì)議管理辦法》的情況將作為其考核的依據(jù)之一。

1、提供要求各管理中心、子公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須參加重要會(huì)議的出勤情況；

2、提供所抽查管理中心、子公司例會(huì)的落實(shí)以及會(huì)議的組織、效率和會(huì)議

精神的落實(shí)情況等。

第六章附則

第十八條本辦法由總裁辦負(fù)責(zé)解釋、修訂。

第十九條本辦法自頒布之日起實(shí)施。

附件一：會(huì)議申請(qǐng)表

附件二：會(huì)議通知模版

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和總規(guī)字（2009）第002號(hào)會(huì)議管理辦法

會(huì)議申請(qǐng)表

編號(hào)：填表時(shí)間年月日

會(huì)議名稱

申請(qǐng)單位單位負(fù)責(zé)人

會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分會(huì)議地點(diǎn)

主持人

參加的集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)

參加

會(huì)議出席單位（人員）

人員

列席單位（人員）

需要用時(shí)會(huì)議總需用

會(huì)議議題議程

（分鐘）時(shí)間（分鐘）

1

2

3

4

5

總裁辦意見：

會(huì)議時(shí)間

會(huì)議地點(diǎn)

-10-

和總規(guī)字(2009)第002號(hào)會(huì)議管理辦法

關(guān)于召開……會(huì)議的通知

編號(hào):

會(huì)議時(shí)間:

會(huì)議地點(diǎn):

議題:

主持人:

參加人員:

會(huì)議要求：(會(huì)議材料準(zhǔn)備等)

部門

日期

注：對(duì)上述事項(xiàng)如有異議，請(qǐng)您盡快與通知發(fā)件人或會(huì)議主持人聯(lián)系。

-11.

和總規(guī)字（2009）笫003號(hào)會(huì)議空管理辦法

會(huì)議室管理辦法

第一章總則

第一條為滿足****集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱集團(tuán)）各類會(huì)議的需要，營(yíng)造整潔、規(guī)范、

有序的會(huì)議氛圍，確保集團(tuán)各類會(huì)議的順利舉行，特制訂本辦法。

第二條本辦法中的會(huì)議室是指集團(tuán)專用會(huì)議室。

第三條總裁辦為會(huì)議室的歸口管理部門。

第四條本辦法適用于集團(tuán)總部，控股子公司遵照?qǐng)?zhí)行，參股子公司參照?qǐng)?zhí)

行。

第二章會(huì)議室的配置和布置

第五條會(huì)議室的配置包括會(huì)議桌椅、演示板、書寫筆、視聽設(shè)備、飲水設(shè)

施、空調(diào)、換氣扇、煙缸及電話等。

第六條會(huì)議室應(yīng)根據(jù)具體會(huì)議的規(guī)格、性質(zhì)和需要進(jìn)行布置，主要包括會(huì)

標(biāo)、盆栽植物、桌牌等。

第三章會(huì)議室的管理

第七條管理人員職責(zé)

（一）每天對(duì)會(huì)議室進(jìn)行保潔、整理；

（二）每次會(huì)議后立即清掃、整理；

（三）每天對(duì)盆栽植物進(jìn)行養(yǎng)護(hù)并定期更換；

（四）每天檢查設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題立即酌情處理；

（五）每天檢查物品的備用情況，根據(jù)需要隨時(shí)補(bǔ)充;

（六）做好會(huì)議室的使用安排；

（七）根據(jù)會(huì)議要求，做好會(huì)議室的布置工作；

（八）做好會(huì)議的保密工作；

（九）做好會(huì)議室的安全防范工作。

第八條管理要求

.12-

和總規(guī)字（2009）第003號(hào)會(huì)議室管理辦法

（一）場(chǎng)地和設(shè)施設(shè)備整潔、擺放有序；

（二）盆栽植物美觀、養(yǎng)護(hù)得當(dāng)；

（三）設(shè)施設(shè)備完好、有效；

（四）消耗性物品不短鈍

（五）會(huì)議室的安排合理有序、不沖突；

（六）會(huì)議室的布置快速、周到、規(guī)范；

（七）安全防范工作周密、細(xì)致。

第四章會(huì)議室的使用

第九條需要使用會(huì)議室的部門應(yīng)將擬召開會(huì)議的名稱、規(guī)格、時(shí)間、人數(shù)

及相關(guān)要求提前1天（需做會(huì)標(biāo)的提前2天）通知總裁辦。

第十條總裁辦根據(jù)各部門預(yù)約的會(huì)議時(shí)間、規(guī)格、人數(shù)等因素，視先后、

輕重、緩急進(jìn)行統(tǒng)籌安排，合理調(diào)配，并將確定的會(huì)議室地點(diǎn)及時(shí)通知相關(guān)部門。

第十一條如遇會(huì)議時(shí)間、場(chǎng)地重疊，無(wú)法按照要求作出安排的，總裁辦應(yīng)

及時(shí)與相關(guān)部門聯(lián)系，以作出相應(yīng)調(diào)整或另行安排。

第十二條使用會(huì)議室的部門及員工應(yīng)正確使用并愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備，

發(fā)生問題應(yīng)及時(shí)與總裁辦聯(lián)系，同時(shí)應(yīng)自覺保持會(huì)議室的整潔，不隨意丟棄煙蒂、

雜物等。

第五章附則

第十三條本辦法由總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第十四條本辦法自印發(fā)之日起施行。

.13.

Ay-AAAA

弟一^扁

文秘檔案管理

.14-

和總規(guī)字（2009）第004號(hào)****集團(tuán)公文管理制度

****集團(tuán)公文管理制度

第一條總則

為確保集團(tuán)公文處理工作規(guī)范化、制度化，提高公文處理工作效率和質(zhì)量，

制定本制度。

第二條定義

公文是集團(tuán)公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定或特定效力，以規(guī)范格式表達(dá)的文

書，是集團(tuán)公務(wù)活動(dòng)中的重要工具，包括紙介公文、電子公文等形式。

公文處理包括發(fā)文處理和收文處理。發(fā)文處理包括擬稿、審核、擬辦、簽發(fā)、

用印、登記、存檔等程序；收文處理包括簽收、登記、傳遞、擬辦、會(huì)簽、存檔

等程序。

（一）上行文

下級(jí)組織向上級(jí)組織報(bào)送的公文。主要包括：集團(tuán)各管理中心及子公司向集

團(tuán)報(bào)送的公文。

（二）平行文

平級(jí)組織或不相隸屬組織之間的公文。主要包括：集團(tuán)各管理中心之間；各

管理中心與集團(tuán)子公司之間；集團(tuán)各子公司之間的公文。

（三）下行文

上級(jí)組織向下級(jí)組織下發(fā)的公文。主要包括：集團(tuán)向各管理中心、各子公司

下發(fā)的公文，集團(tuán)各管理中心及各子公司向本單位、本部門二發(fā)的公文。

第三條總裁辦是集團(tuán)公文處理主管部門，集團(tuán)各管理中心行政秘書、各子

公司辦公室（綜合部）、各項(xiàng)目部辦公室（綜合部）協(xié)助總裁辦處理集團(tuán)（本部

H）公文。

第四條公文種類

公文種類包括公告、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。

（一）公告

適用于向集團(tuán)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

（二）決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員，變更或者

-14-

和總規(guī)字（2009）第004號(hào)****集團(tuán)公文管理制度

撤銷下級(jí)部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（三）通知

適用于批轉(zhuǎn)各部門的公文，傳達(dá)要求部門辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行

的事項(xiàng)。

（四）通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（五）報(bào)告

適用于向上級(jí)部門匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)部門的詢問。

（六）請(qǐng)示

適用于向上級(jí)部門請(qǐng)示相關(guān)事項(xiàng)。

（七）批復(fù)

適用于答復(fù)下級(jí)部門的請(qǐng)示事項(xiàng)。

（八）會(huì)議紀(jì)要

適用于傳載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

第五條公文格式

公文由文件編號(hào)、發(fā)文日期、文件類別、擬文人、審核人、批準(zhǔn)入、收文人、

收文部門、抄送、附件、秘密等級(jí)、頁(yè)數(shù)、標(biāo)題、正文、成文部門/成文人、成

文日期等部分組成。

（一）公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型；頁(yè)碼至于頁(yè)面底端（頁(yè)腳），居中。

（二）公文字體采用仿宋-GB2312；標(biāo)題字號(hào)采用小三號(hào)字，其余正文字號(hào)

采用小四號(hào)字；選用1.5倍行距。

（三）公文中采用的層級(jí)數(shù)，原則上不超過(guò)四層，序數(shù)符號(hào)如下：第一層

J、”,第二（二）"，第三層1、”，第四層“（1）

（四）公文標(biāo)題加粗、居中，并下空一行開始正文；正文內(nèi)容起始行左空兩

格：在標(biāo)題與正文內(nèi)容之間，如果需要體現(xiàn)收文部門名稱，則收文部門名稱頂格，

并以冒號(hào)結(jié)尾。

（五）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零，寫

為“。”；成文日期右對(duì)齊并留兩個(gè)空格；成文部門置于成文日期上一行，并

與之居中對(duì)齊。

.15-

和總規(guī)字（2009）第004號(hào)****集團(tuán)公文管理制度

（六）文件編號(hào)規(guī)則：見附件五。

第六條行文規(guī)則

（一）行文關(guān)系

行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

報(bào)送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的公文須經(jīng)總裁辦統(tǒng)一處理；需跨部門會(huì)簽的公文，由總裁辦

組織會(huì)簽。

（二）“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送管理中心或子公司，如需同

時(shí)送其他管理中心或子公司的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)單位?！皥?bào)

告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

（三）簡(jiǎn)稱的使用

公文中使用簡(jiǎn)稱應(yīng)符合如下定義：

1、“集團(tuán)”——****集團(tuán)。

2、喋團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)”——集團(tuán)總裁、副總裁。

3、“集團(tuán)管理中心”一運(yùn)營(yíng)管理中心、財(cái)務(wù)管理中心、人力資源中心、總

裁辦的統(tǒng)稱。

4、喋團(tuán)管理中心領(lǐng)導(dǎo)”_各管理中心總監(jiān)（主任）、副總監(jiān)（副主任）。

5、’集團(tuán)職能部門”一財(cái)務(wù)管理中心、人力資源中心、總裁辦。

6、，喋團(tuán)業(yè)務(wù)部門”~運(yùn)營(yíng)管理中心。

7、“集團(tuán)子公司”一集團(tuán)全資、控股直屬企業(yè)

8、喋團(tuán)高管”~集團(tuán)總裁、副總裁、總監(jiān)（主任）、副總監(jiān)（副主任）；

子公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理。

9、“集團(tuán)管理人員”一集團(tuán)主管（含）以上人員。

第七條發(fā)文處理

（一）擬稿

由公文發(fā)起人或行政秘書擬稿，并套用集團(tuán)公文格式。

（二）審核

公文處理部門主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文格式、內(nèi)容進(jìn)行審核，向擬稿人提出修改建議。

（三）擬辦

需要跨部門處理或者上報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的公文，應(yīng)由公文發(fā)起部門領(lǐng)導(dǎo)提出明確

.16.

和總規(guī)字（2009）第004號(hào)****集團(tuán)公文管理制度

擬辦意見后上報(bào)總裁辦。

（四）簽發(fā)

集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、總監(jiān)（主任）有權(quán)對(duì)所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的公文進(jìn)行簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)的

副總監(jiān)（副主任）可代替總監(jiān)（主任）進(jìn)行公文簽發(fā)。

（五）用印

對(duì)于需要用印的公文，按照集團(tuán)印章管理規(guī)定用印。

（六）登記、存檔

公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中應(yīng)該及時(shí)登記；公文完成流轉(zhuǎn)過(guò)程后應(yīng)該及時(shí)存檔。

第八條收文處理

（一）簽收、登記

公文處理部門收文后，應(yīng)該進(jìn)行書面簽收、登記。登記內(nèi)容包括：收文日期、

收文編號(hào)、來(lái)文單位或部門名稱、來(lái)文標(biāo)題、份數(shù)、密級(jí)、去向等。

（二）傳遞

公文處理部門應(yīng)該根據(jù)公文擬辦意見，將公文及時(shí)傳遞給相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。

（三）擬辦

收到需處理的公文，部門領(lǐng)導(dǎo)可以提出擬辦意見或轉(zhuǎn)入會(huì)簽程序。

（四）會(huì)簽

參與公文會(huì)簽的部門，應(yīng)該在收文當(dāng)日完成審批；遇特殊情況（需調(diào)研、討

論等），最遲于次日，給出明確處理意見。

（五）存檔

會(huì)簽完畢的文件，由公文發(fā)起部門按會(huì)簽意見修改并由總裁辦下發(fā)執(zhí)行。公

文會(huì)簽單原件由公文發(fā)起部門存檔，復(fù)印件由總裁辦存檔。

第九條本制度由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。

附件一：公文模版

附件二：會(huì)議紀(jì)要模版

附件三：公文會(huì)簽單

附件四：收文/發(fā)文登記表

附件五：文件編號(hào)規(guī)則

.17-

和泓窠IB十件

HHEHO'GGROUPI

文件編號(hào)：發(fā)文日期：200*/**/**文件類別：

擬文人：審核:批準(zhǔn)：

收文人：收文部門：

抄送,附件

■公開口秘密□絕密頁(yè)數(shù)：

公司領(lǐng)導(dǎo)意見:

領(lǐng)導(dǎo)簽字：

年月日

******公告/決定/通知/通報(bào)/報(bào)告/請(qǐng)示

集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：

**********************

*******。

XXX

二OOx年x月x日

-18-

和泓窠IB十件

HHEHO'GGROUPI

文件編號(hào)：發(fā)文日期；200*/**/**文件類別：

擬文人：審核：批準(zhǔn)：

收文人：收文部門?

抄送：附件

■公開口秘密口絕密頁(yè)數(shù):

****會(huì)會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議時(shí)間：

會(huì)議地點(diǎn)：

主持人：

參加人：

紀(jì)錄人：

會(huì)議議題

會(huì)議決議：

XXX

二OOx年X月X日

-19-

公文會(huì)簽單

正文標(biāo)題

發(fā)起部門發(fā)起時(shí)間

擬文人頁(yè)數(shù)

總裁辦意見：

領(lǐng)導(dǎo)簽字：

年月日

會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)意見

注：“會(huì)簽部門”欄由總裁辦主任根據(jù)公文內(nèi)容，確定需參與會(huì)簽的部門，適時(shí)

調(diào)整設(shè)定

-20-

和的現(xiàn)字，200?）第號(hào)公文管理制庾

收文/發(fā)文登記表

編號(hào)收文H期發(fā)起部門發(fā)文人文件標(biāo)題收文人簽字及日期任辦人

和總規(guī)字（2008）第005號(hào)專職秘書管理工作辦法

專職秘書管理工作辦法

為保證集團(tuán)行政管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率，為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)

導(dǎo)提供周到細(xì)致的秘書服務(wù)，特制定本辦法。

第一條工作職責(zé)和內(nèi)容

（一）專職秘書（以下簡(jiǎn)稱秘書）的工作職責(zé)，主要是對(duì)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)

的工作進(jìn)行計(jì)劃、準(zhǔn)備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。

（二）管理工作內(nèi)容主要包括：接待、傳達(dá)、文書、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文件整

理、內(nèi)務(wù)整理、會(huì)議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)的管理和督辦等。

第二條接待事務(wù)

（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤賓客、來(lái)訪者的預(yù)約、安排和接待工作，并制訂《領(lǐng)

導(dǎo)每周工作口程安排表》，提前呈遞領(lǐng)導(dǎo)備忘。領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤前，應(yīng)做好相關(guān)資料和

文件的準(zhǔn)備工作，及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤、接待的人員、時(shí)間、地點(diǎn)等事宜。

（二）對(duì)未經(jīng)預(yù)約要求會(huì)見領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)訪者，在問清對(duì)方姓名和要求后，應(yīng)先

請(qǐng)對(duì)方稍候，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后，再引導(dǎo)其進(jìn)入會(huì)客室或辦公室。對(duì)不宜會(huì)見的來(lái)訪者，

則應(yīng)婉言謝絕，或記錄來(lái)訪意圖，以備日后答復(fù)。

（三）對(duì)于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進(jìn)行的會(huì)晤，秘書應(yīng)及時(shí)將會(huì)晤的時(shí)間、地點(diǎn)

預(yù)先告知總裁辦（綜合管理部），以便預(yù)訂會(huì)場(chǎng)及確定會(huì)務(wù)工作人員。

（四）秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤的議題、人數(shù)、級(jí)別及是否用餐等情況，并事先

通知與會(huì)者。若需安排用餐的，須直接安排或通知總裁辦（綜合管理部）預(yù)訂餐

廳并安排菜單。

（五）秘書應(yīng)會(huì)同總裁辦（綜合管理部）會(huì)務(wù)人員，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤場(chǎng)地的水、

電、桌椅、擴(kuò)音設(shè)備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會(huì)間服務(wù)

等事宜。

（六）對(duì)來(lái)訪者，秘書要彬彬有禮，主動(dòng)遞送茶水。若需來(lái)訪者等候時(shí)，應(yīng)

遞上報(bào)紙、畫報(bào)等。

第三條傳達(dá)事務(wù)

（一）秘書負(fù)責(zé)及時(shí)拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來(lái)公文、信函、傳真等，在《收件登記

表》上登記后及時(shí)呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。需審批的，則附《收文處理單》；需回復(fù)的，

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和總規(guī)字（2008）第005號(hào)專職秘書管理工作辦法

秘書應(yīng)及時(shí)提醒、催辦。

（二）秘書應(yīng)及時(shí)接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)電，若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙，須將來(lái)電在《來(lái)電

登記表》上登記后及時(shí)呈報(bào)。

（三）秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù)，進(jìn)行來(lái)電、來(lái)函的回復(fù)或聯(lián)系，并負(fù)

責(zé)業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對(duì)工作，呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時(shí)發(fā)送，并在《發(fā)

送登記表》上進(jìn)行登記。

第四條文書管理

（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)經(jīng)營(yíng)管理部門的決定、指示及重要會(huì)議決議事項(xiàng)的落

實(shí)、督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。

（二）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)授意的工作報(bào)告、會(huì)議發(fā)言、指示、決定等文件的起草

工作，并做好文件的編號(hào)、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。

（三）秘書應(yīng)定期收集公司及所屬子公司經(jīng)營(yíng)管理方面的重要情報(bào)，主動(dòng)以

書面形式及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報(bào)。

（四）領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料，秘書應(yīng)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備齊全，如不清楚應(yīng)及時(shí)

請(qǐng)示；所需準(zhǔn)備的文件資料較多時(shí)，應(yīng)事先設(shè)計(jì)《文件明細(xì)表》o

第五條領(lǐng)導(dǎo)日程安排

（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、出差、參加宴會(huì)、拜訪客人等日程的預(yù)定和

落實(shí)。各項(xiàng)工作應(yīng)安排細(xì)致、周到，并及時(shí)了解和掌握工作進(jìn)展的全過(guò)程。

（二）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作日程的設(shè)計(jì)及安排，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會(huì)見、會(huì)

議中的講話進(jìn)行記錄整理。

第六條文件整理

（一）秘書應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急對(duì)文件進(jìn)行分類，并將分類整理后的文件

資料按急件和一般件分別置放；急件應(yīng)置于急件夾中。

（二）急件須在24小時(shí)內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱；其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、

類別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按審閱意見辦理0

（三）秘書負(fù)責(zé)將所有文件、資料于次月5日前進(jìn)行整理、歸類；特殊文件、

資料，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。

第七條內(nèi)務(wù)整理

（一）秘書負(fù)責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、

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和總規(guī)字（2008）第005號(hào)專職秘書管理工作辦法

臺(tái)歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場(chǎng)所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行

正常。

（二）秘書負(fù)責(zé)每日督促并協(xié)助清潔工清掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室、會(huì)議室、

門窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設(shè)施設(shè)備等。

（三）秘書應(yīng)隨時(shí)保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序，保持室內(nèi)溫、濕度適宜，

空氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時(shí)澆灌或更換室內(nèi)植物。

（四）秘書應(yīng)在辦公室放置領(lǐng)導(dǎo)日常使用的物品及備用品，設(shè)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)日常用

品及備用品的明細(xì)表，記錄品種、使用時(shí)間、數(shù)量等，做到心中有數(shù)。

（五）做好領(lǐng)導(dǎo)辦公室的報(bào)刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作，保證報(bào)架

的報(bào)紙不多于10天不少于5天；雜志存留2期；過(guò)期報(bào)刊雜志及時(shí)下架交總裁

辦（綜合管理部）處理。

（六）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的帳票保存、費(fèi)用報(bào)銷等事宜。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外來(lái)名片的整

埋、歸類和輸錄等工作。

第八條會(huì)議事務(wù)

（一）秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)召集或出席的各類會(huì)議，應(yīng)事先制訂會(huì)議日程，填寫《領(lǐng)

導(dǎo)每周工作日程安排表》。并擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，準(zhǔn)備各種相關(guān)的文件資料。

（二）秘書應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)預(yù)先告知總裁辦（綜合管

理部）進(jìn)行安排，了解并落實(shí)會(huì)議場(chǎng)地的水、電、桌、椅、擴(kuò)音、投影設(shè)備、演

示板、紙筆等布置情況，以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會(huì)議記錄等。

（三）秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會(huì)議的主題、人數(shù)、級(jí)別及是否用餐、住

宿等情況，并預(yù)先通知總裁辦（綜合管理部）及與會(huì)者。若需安排用餐，需預(yù)先

了解用餐標(biāo)準(zhǔn)并預(yù)訂餐桌，排定菜單；需安排住宿的，須預(yù)先了解住宿標(biāo)準(zhǔn)并預(yù)

定酒店。

（四）對(duì)領(lǐng)導(dǎo)召集的會(huì)議，秘書應(yīng)做好會(huì)議記錄，并請(qǐng)與會(huì)人員會(huì)簽或請(qǐng)領(lǐng)

導(dǎo)審簽，需要發(fā)文的，按有關(guān)規(guī)定辦理。

（五）對(duì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)邀參加的各類會(huì)議，秘書應(yīng)及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)參加，并準(zhǔn)備

好相關(guān)資料。

第九條代行事務(wù)

（一）秘書可受領(lǐng)導(dǎo)委托，代表領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工或相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員的婚、產(chǎn)、

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和總規(guī)字（2008）第005號(hào)專職秘書管理工作辦法

病、困等進(jìn)行賀、探、慰、助；出席婚、喪儀式，前往祝賀或吊唁。

（二）秘書應(yīng)及時(shí)了解和掌握員工的婚宴、生育、生病住院、生活困難等基

本情況，并請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，辦理員工結(jié)婚賀禮或產(chǎn)后、病中探慰及生

活困難的援助等事宜。

（三）秘書負(fù)責(zé)如實(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令或意見，做到準(zhǔn)確和快速。事后視情況，

將對(duì)方的答復(fù)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（四）秘書應(yīng)及時(shí)傳遞領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件、書信與物品。

（五）秘書可受領(lǐng)導(dǎo)之命，對(duì)有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查，并將調(diào)查情況匯總后向領(lǐng)

導(dǎo)匯報(bào)。

（六）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)的交通、食宿安排。

第十條聯(lián)絡(luò)事務(wù)

（一）秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)與外界、家庭、公司內(nèi)部的通訊地址和聯(lián)絡(luò)方式，確

保信息渠道的暢通。

（二）秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤，確定與領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系的方式，并能根據(jù)事態(tài)

的輕重緩急采取合適的方式進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。

第十一條工作紀(jì)律

（-）秘書在日常工作管理中，應(yīng)自覺遵守公司的規(guī)章制度，嚴(yán)守工作紀(jì)律，

做到：不該問的不問，不該說(shuō)的不說(shuō)。

（二）秘書對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)密文件、資料應(yīng)及時(shí)做好保密防范工作，嚴(yán)防泄

密。擬寫文稿應(yīng)確定密級(jí)；打字、復(fù)印不得委托他人代理；攜帶外出的文件、資

料應(yīng)包裝密封。

第十二條附則

（一）本辦法適用于集團(tuán)總部，控股子公司遵照?qǐng)?zhí)行，參股子公司參照?qǐng)?zhí)行。

（二）本辦法由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。

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和總規(guī)字(2008)第006號(hào)****集團(tuán)印章管理制度

****集團(tuán)印章管理制度

第一章總則

為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范公司印章的刻制、發(fā)放、保管、使用，以及停用

和作廢，特制定本制度。

第二章印章的管理機(jī)構(gòu)

第一條集團(tuán)財(cái)務(wù)章、財(cái)務(wù)人名章(即財(cái)務(wù)用法定代表人個(gè)人名章)由集團(tuán)

財(cái)務(wù)管理中心專人負(fù)責(zé)保管；其它印章由集團(tuán)總裁辦檔案室負(fù)責(zé)保管；

第二條子公司財(cái)務(wù)章、財(cái)務(wù)人名章由公司財(cái)務(wù)管理部專人負(fù)責(zé)保管；其它

印章由公司綜合部檔案室負(fù)責(zé)保管；

第三條經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后，部門章可以由相應(yīng)部門專人保管。

第三章印章的種類

第四條公司章：公章、合同章、法定代表人個(gè)人名章、財(cái)務(wù)章、財(cái)務(wù)人名

章等。

第五條部門章：工程部章、人力資源部章等。

第四章印章的申請(qǐng)、刻制與廢止

第六條申請(qǐng)必要的業(yè)務(wù)用章：運(yùn)營(yíng)管理中心、人力資源中心用章可以書

面形式向總裁辦檔案室提交“刻制印章申請(qǐng)表”。申請(qǐng)表必須由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

其他印章申請(qǐng)應(yīng)嚴(yán)格控制。

第七條刻制公司印章的刻制由總裁辦檔案室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。刻制標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合

國(guó)家相關(guān)規(guī)定。

第八條散失、損毀、被盜公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況時(shí)，

責(zé)任人應(yīng)迅速向總裁辦檔案室遞交說(shuō)明原因的報(bào)告書，報(bào)告書須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和總

裁辦、中心一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)。檔案室根據(jù)情況依本制度辦理改制。

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第九條廢止由于機(jī)構(gòu)變更或其他原因廢止的印章，由使用部門及時(shí)將印

章交檔案室處理。除特別需要，由檔案室將廢止印章保存三年，然后在征得原使

用者的意見后再行處理。

第五章印章的管理

第十條申請(qǐng)刻制好的印章應(yīng)在檔案室進(jìn)行登記。建立集團(tuán)（公司）印鑒檔

案，并將此檔案永久保存。

第十一條集團(tuán)（公司）印章由總裁辦（綜合辦）檔案室歸口管理。其主要

職責(zé)包括：根據(jù)需要，確定印章的種類、范