工程采購制度及流程

工程采購制度及流程一、制定目的及范圍為提升公司工程采購的管理水平，規(guī)范采購行為，確保工程項目的順利實施，特制定本制度。本制度適用于所有涉及工程的采購活動，包括但不限于材料采購、設(shè)備采購、外包服務(wù)采購等。通過明確采購流程與職責(zé)，優(yōu)化資源配置，降低采購成本，提高采購效率，確保采購工作的透明度與合規(guī)性。二、采購原則1.采購活動必須遵循“公開、公平、公正”的原則，確保各種資源的合理利用。2.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮質(zhì)量、價格和交貨期，優(yōu)先選擇信譽良好的合格供應(yīng)商。3.所有采購必須使用正規(guī)發(fā)票，確保財務(wù)合規(guī)，增強公司財務(wù)透明度。4.各部門需指定專人負責(zé)采購事宜，申購人與采購人應(yīng)明確分開，以防止利益沖突。三、采購流程1.采購準(zhǔn)備階段1.1需求確認：項目負責(zé)人需對工程所需物資進行全面評估，明確采購需求。1.2預(yù)算編制：根據(jù)需求制定詳細的采購預(yù)算，預(yù)算應(yīng)涵蓋所有相關(guān)費用并經(jīng)過財務(wù)審核。1.3市場調(diào)研：對潛在供應(yīng)商進行市場調(diào)研，收集供應(yīng)商資料，評估其資質(zhì)及信譽。2.采購申請流程2.1填寫采購申請單：項目負責(zé)人應(yīng)填寫《采購申請單》，詳細列出所需物資、數(shù)量和預(yù)算。2.2申請審批：采購申請單需經(jīng)過項目經(jīng)理、部門負責(zé)人及財務(wù)部門的逐級審批，確保采購的合理性。2.3需求變更管理：如需求發(fā)生變化，需重新提交采購申請單，并遵循相應(yīng)的審批流程。3.供應(yīng)商選擇3.1詢價環(huán)節(jié)：采購部門需向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價函，獲取報價并記錄。3.2評估報價：對各供應(yīng)商的報價進行分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期及服務(wù)等因素，選擇符合要求的供應(yīng)商。3.3供應(yīng)商審核：對選擇的供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書及以往合作記錄。4.合同簽訂4.1合同準(zhǔn)備：在確定供應(yīng)商后，采購部門需準(zhǔn)備《采購合同》，合同應(yīng)包括采購內(nèi)容、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及售后服務(wù)等條款。4.2合同審批：合同需經(jīng)過法律顧問審核，確保合同條款的合法性及有效性。4.3簽署合同：合同經(jīng)雙方確認無誤后，需由授權(quán)代表簽字，并分別存檔。5.采購實施與驗收5.1下單與跟蹤：采購部門需及時向供應(yīng)商下達采購訂單，并跟蹤訂單進度，確保按時交貨。5.2物資驗收：物資到貨后，項目負責(zé)人及相關(guān)人員需對物資進行驗收，檢查數(shù)量、質(zhì)量及配件是否齊全。5.3驗收記錄：驗收合格后，需填寫《驗收報告》，記錄驗收情況并歸檔。6.付款與報銷6.1付款申請：在物資驗收合格后，采購部門需向財務(wù)部門提交付款申請，附上采購合同、驗收報告及發(fā)票。6.2財務(wù)審核：財務(wù)部門對付款申請進行審核，確保所有單據(jù)齊全、合規(guī)。6.3付款執(zhí)行：審核通過后，財務(wù)部門及時執(zhí)行付款，確保供應(yīng)商及時收到款項。7.采購后評估7.1供應(yīng)商績效評估：項目完成后，需對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評估，包括交貨及時性、物資質(zhì)量及服務(wù)態(tài)度。7.2總結(jié)與反饋：根據(jù)評估結(jié)果，記錄供應(yīng)商的優(yōu)缺點，作為未來采購決策的參考。7.3流程優(yōu)化建議：結(jié)合實際采購過程中的問題及不足，提出改進建議，優(yōu)化采購流程。四、備案與文檔管理所有采購活動需建立完整的文檔管理體系。采購相關(guān)文件，包括采購申請單、合同、驗收報告及付款憑證等，均需歸檔保存。文檔應(yīng)分類整理，以便日后查閱與審計，確保信息的透明與可追溯性。五、采購紀(jì)律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)：采購人員需遵循公司采購制度，確保采購的公正性與合規(guī)性，維護公司的合法權(quán)益。2.供應(yīng)商管理：采購人員需建立供應(yīng)商檔案，定期更新供應(yīng)商信息，確保采購渠道的多樣性與穩(wěn)定性。3.禁止行為：采購人員不得接受供應(yīng)商的禮品、回扣等不當(dāng)利益，違者將受到公司紀(jì)律處分。4.責(zé)任追究：對違反采購制度的行為，將依據(jù)公司制度進行相應(yīng)的處罰，確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行。六、反饋與改進機制為確保采購流程的持續(xù)優(yōu)化，設(shè)立反饋機制。項目負責(zé)人及采購人員可定期提交采購流程的意見與建議，采購部門應(yīng)對反饋進行整理、分析，并根據(jù)實際情況對流程進行調(diào)整與改進。此機制有助于提高采購的靈活性與