遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡(jiǎn)介...........................................................1

2公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀.........................................1

3公司采購與付款內(nèi)部控制存在的問題...................................1

3.1采購預(yù)算和采購計(jì)劃不合理.....................................2

3.1.1采購預(yù)算不合理.........................................2

3.1.2采購計(jì)劃不合理.........................................2

3.2采購執(zhí)行管理不到位...........................................2

3.3采購合同管理存在缺陷.........................................3

3.4付款審核環(huán)節(jié)不合理...........................................3

4公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì).................................4

4.1采購預(yù)算及采購計(jì)劃優(yōu)化.......................................4

4.1.1采購預(yù)算管理優(yōu)化.......................................4

4.1.2采購計(jì)劃內(nèi)部控制優(yōu)化...................................5

4.2采購執(zhí)行過程優(yōu)化設(shè)計(jì).........................................6

4.2.1采購價(jià)格內(nèi)部控制優(yōu)化...................................6

4.2.2采購招標(biāo)內(nèi)部控制優(yōu)化...................................7

4.3采購合同管理.................................................7

4.4采購付款管理.................................................8

5設(shè)計(jì)效果及小結(jié)....................................................10

參考資料............................................................11

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司采購與付款內(nèi)部控制

制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡(jiǎn)介

遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司成立于2018年7月12日，是一家國家級(jí)高

新技術(shù)企業(yè)，集研發(fā)、計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)、節(jié)能供暖系統(tǒng)開發(fā)和營(yíng)銷為一體。該

公司擁有200名員工和10000平米的智能廠房。公司的組織架構(gòu)相對(duì)簡(jiǎn)單，設(shè)

立了一個(gè)最高級(jí)別機(jī)構(gòu)——董事會(huì)，并由董事長(zhǎng)直接對(duì)其負(fù)責(zé)。另外，有兩名

副總向公司總裁匯報(bào)，7個(gè)業(yè)務(wù)單位則由副總負(fù)責(zé)。具體的組織結(jié)構(gòu)圖請(qǐng)見圖1-1。

圖1-1遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

2公司采購與付款管理現(xiàn)狀

遼寧省鑫源溫度控制科技有限公司是一家以太陽能電池為核心產(chǎn)品的供應(yīng)

商，其產(chǎn)品包括光伏電池、智能顯示屏、溫度控制器等。該公司對(duì)每個(gè)部門的

工作分工和工作責(zé)任都有明確的規(guī)定。目前，采購員使用的是SAPERP系統(tǒng)，

只有財(cái)務(wù)和倉庫兩個(gè)部門可以進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。收貨的具體過程為：首先，倉庫

部門的工作人員將收貨明細(xì)表輸入到系統(tǒng)中；接著，財(cái)務(wù)人員會(huì)對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)

的審核、批準(zhǔn)和確認(rèn)是否收貨。

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企業(yè)的購進(jìn)及付款管理統(tǒng)一,由財(cái)務(wù)部門和政府采購部門協(xié)同配合流程審

批,企業(yè)各種物資采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一執(zhí)行比價(jià)采購管理制度。并嚴(yán)格遵守政策、督促、

審查等物資采購流程。采購物資的種類、品種、數(shù)額均須嚴(yán)格地列入企業(yè)計(jì)劃

管理,并依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的具體情況按計(jì)劃實(shí)施購買。企業(yè)在交付購買進(jìn)度款、建

筑材料設(shè)備款以及各種其他費(fèi)用時(shí)要嚴(yán)格遵守審批手續(xù)。

3公司采購與付款內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購預(yù)算和采購計(jì)劃不合理

3.1.1采購預(yù)算不合理

遼寧省鑫源溫度控制科技有限公司的采購部門在制定采購計(jì)劃時(shí)存在不科

學(xué)、不準(zhǔn)確和不符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件等問題，這些問題影響了企業(yè)的利益配置。

財(cái)務(wù)部門沒有對(duì)采購部門的資金使用進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃，僅僅是根據(jù)采購計(jì)劃進(jìn)

行項(xiàng)目的布置，而并沒有對(duì)采購計(jì)劃和合同進(jìn)行充分的了解。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)貨物

經(jīng)過檢測(cè)并進(jìn)入倉庫之后才開始進(jìn)行登記的問題，這導(dǎo)致不能對(duì)公司的現(xiàn)金流

進(jìn)行有效的調(diào)配。鑫源公司各單位只制定月度采購計(jì)劃,采購單位按生產(chǎn)預(yù)算編

制生產(chǎn)方案,無法滿足現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際狀況和隨時(shí)會(huì)變化的需求條件。

3.1.2采購計(jì)劃不合理

該公司的采購計(jì)劃缺乏協(xié)調(diào)性。采購計(jì)劃的完成需要銷售部門、生產(chǎn)部門、

技術(shù)部門和倉儲(chǔ)部門之間緊密合作。如果各個(gè)部門之間的關(guān)系不能良好配合，

將會(huì)對(duì)公司的運(yùn)作產(chǎn)生很大影響，阻礙公司的發(fā)展。對(duì)于購買數(shù)量的問題，由

于沒有與銷售部門及其他有關(guān)部門溝通，也沒有考慮公司存貨狀況，經(jīng)常采購

數(shù)量不是最優(yōu)的。

如果采購人員缺乏足夠的行業(yè)調(diào)查和采購準(zhǔn)備，就無法以更低的價(jià)格采購

到大量的商品，這將直接導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)采購和生產(chǎn)成本的增加。但是，如果采

購的材料過多，就很有可能導(dǎo)致公司的存貨過多，這樣將造成大量的流通資產(chǎn)

被消耗，導(dǎo)致整體的存貨周轉(zhuǎn)效率降低。如果采購的材料總量過低，就會(huì)耽擱

正常的產(chǎn)品生產(chǎn)周期，從而導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)變得遲緩。一旦

產(chǎn)品停擺，無法按時(shí)交貨給客戶，將對(duì)公司造成很大的直接經(jīng)濟(jì)損失。為了保

證物資采購規(guī)模，采購人員按照生產(chǎn)部門和庫房提供的數(shù)據(jù)，經(jīng)過經(jīng)手責(zé)任人

審查。但是，如果操作出現(xiàn)誤差，就可能出現(xiàn)兩個(gè)人相互推卸責(zé)任或無人負(fù)責(zé)

的情況，最終結(jié)果是公司要承擔(dān)全部責(zé)任并遭受巨大損失。

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3.2采購執(zhí)行管理不到位

遼寧省鑫源溫度控制科技有限公司無法實(shí)行“公司集中采購”制度，因此

無法享受到該制度帶來的優(yōu)勢(shì)。以大型FDI公司為對(duì)象，以集團(tuán)型公司為基礎(chǔ)，

逐漸形成了“全球合作型”的“全球采購”、“全球采購型”、“全球化”的

“全球化型”、“國際化”的“全球化采購型”等采購模式，這些采購模式能

夠簡(jiǎn)化企業(yè)的采購過程，從而降低采購費(fèi)用。當(dāng)采購部門選擇供應(yīng)商時(shí)，他們

往往會(huì)傾向于選擇長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，這樣更容易通過招標(biāo)獲勝。但對(duì)于那些

擁有較強(qiáng)資源優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商，他們很可能被排除在外，而中小型企業(yè)則缺乏相

應(yīng)的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源。

在2003年第三季度，重要工程合同中有三成以上是由一家公司簽訂的。招

標(biāo)方式屬于“流”的一種，采購公司傾向于選擇自己熟悉的公司，盡管其信譽(yù)

度較高，但這也可能導(dǎo)致采購公司和投標(biāo)公司串通、泄漏標(biāo)底的現(xiàn)象。因此，

對(duì)于招標(biāo)過程的控制不嚴(yán)，將直接導(dǎo)致采購成本的增加，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致修理和

維護(hù)費(fèi)用的增加，給公司帶來財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

3.3采購合同管理存在缺陷

遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司由于在簽訂合同時(shí)缺乏對(duì)供貨商履行合同情

況的跟蹤管理,有可能導(dǎo)致不按時(shí)提供貨物的情況而危害企業(yè)。與某些供貨商簽

定的協(xié)議中,發(fā)生了貨款全額預(yù)付,又或是預(yù)付款比率較高,嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)資金

周轉(zhuǎn)倒。

合同管理制度不健全、全責(zé)不明確:遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司恰恰在這

方面還有待進(jìn)一步完善,但由于缺少系統(tǒng)的管理規(guī)定,使政府部門間的職責(zé)分配

不清晰,或者出現(xiàn)著政府部門間相沖突的現(xiàn)象。同風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)較淡薄:由于公

司管理層缺少對(duì)履約經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和規(guī)避管理工作的認(rèn)識(shí),進(jìn)而形成了公司購

買履約經(jīng)營(yíng)管理欠缺、資金短缺,也不能把公司的購買履行合同視為企業(yè)經(jīng)營(yíng)的

主要內(nèi)容。履約管理信息化程度不高,履約風(fēng)險(xiǎn)管理手段較滯后:由于公司合同

管理工作的建設(shè)較為單薄,從而使得公司購買履約科學(xué)管理的手段比較落后。公

司內(nèi)部采取的主要還有對(duì)上司匯報(bào)、對(duì)下屬監(jiān)督的傳統(tǒng)做法,動(dòng)態(tài)全方位地對(duì)合

同內(nèi)容實(shí)施有效監(jiān)管還很難實(shí)現(xiàn),而縱向上的信息溝通渠道也相對(duì)比較少,因此

監(jiān)管的工作效率也一般較低。

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3.4付款審核環(huán)節(jié)不合理

遼寧省鑫源溫度控制技術(shù)有限公司的財(cái)務(wù)部門審核付款資料的標(biāo)準(zhǔn)不夠嚴(yán)

格，對(duì)其他部門的付款申請(qǐng)單、收據(jù)、入庫單等進(jìn)行了審核，即使備份協(xié)議、

倉庫收貨單、材料收貨單等資料不完整仍然進(jìn)行支付。當(dāng)購貨者將發(fā)票送到財(cái)

務(wù)科后，在財(cái)務(wù)部門審核通過后，就可以進(jìn)入倉庫查看驗(yàn)收情況，查看驗(yàn)收種

類、單元等是否與發(fā)票信息相符。對(duì)于原材料的利用，即使在實(shí)際生產(chǎn)中出現(xiàn)

了不符合要求的商品，也無法進(jìn)行跟蹤。生產(chǎn)單位和倉庫等部門也沒有意識(shí)到

這一點(diǎn)，索性實(shí)施了支付管制。如果出現(xiàn)貨物不達(dá)標(biāo)的問題，就會(huì)造成不必要

的經(jīng)濟(jì)損失。

該公司的財(cái)務(wù)部門在收到賬目后不進(jìn)行審核，就可以在賬目上簽字，納長(zhǎng)

看到財(cái)務(wù)部門的簽字后就可以開始付款。但對(duì)于大型原料工程的資金支出，由

于未經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)，很容易引發(fā)巨大的金融風(fēng)險(xiǎn)。在公司的支付流程中，由

于對(duì)內(nèi)部控制不嚴(yán)，未進(jìn)行內(nèi)部控制，因此在應(yīng)付財(cái)務(wù)時(shí)，公司可以隨意進(jìn)行

操作。在月末結(jié)束時(shí)，公司會(huì)了解不同供貨商的付款期限是否有減少。如果在

一個(gè)制度下無法按期支付應(yīng)付賬款，公司將提前支付，這給公司的融資帶來了

很大的困難。

4公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

針對(duì)遼寧省鑫源溫度控制技術(shù)有限公司存在的上述問題，結(jié)合相關(guān)財(cái)務(wù)管

理和內(nèi)部控制理論，對(duì)公司的采購與付款內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，以提升公司

整體的采購管理能力。具體優(yōu)化方案如下：

4.1采購預(yù)算及采購計(jì)劃優(yōu)化

4.1.1采購預(yù)算管理優(yōu)化

采購預(yù)算是供應(yīng)單位為了配合企業(yè)年度銷量預(yù)期及產(chǎn)品數(shù)量,對(duì)所需要的

原材料的總量和價(jià)值制定的方案,對(duì)未來需求狀況做出預(yù)估的管理手段。采用預(yù)

算管理的管控,能夠協(xié)助公司實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)最優(yōu)化的分配。采購預(yù)算控制是企業(yè)內(nèi)部

控制管理的重要手段,是企業(yè)會(huì)計(jì)管理中不能缺少的重要管理組成部分。采購預(yù)

算需要先由企業(yè)財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)總監(jiān)反復(fù)審查并確定,然后再由董事長(zhǎng)審核確

定,一環(huán)扣一環(huán)分配好部門的責(zé)任。采購預(yù)算內(nèi)部控制優(yōu)化如4-1:

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圖4-1采購預(yù)算管理內(nèi)部控制流程圖

4.1.2采購計(jì)劃內(nèi)部控制優(yōu)化

遼寧省鑫源溫度控制技術(shù)有限公司的生產(chǎn)部門和其他需求方提出了需求，

采購部門對(duì)需求進(jìn)行整理。對(duì)各單位和倉庫的庫存情況進(jìn)行審核和分析，估算

采購量，確定采購單位、采購截止日期并啟動(dòng)規(guī)劃。采購部門制定需求計(jì)劃后，

需要讓生產(chǎn)部門對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和梳理，并調(diào)查其與公司實(shí)際產(chǎn)品需求是否匹配，

必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。待確定不放后,將需要計(jì)劃按照流程順序遞交生產(chǎn)總監(jiān)、營(yíng)銷

總監(jiān)審批,上述任何一方不能使用,購買單位就需要最新的產(chǎn)品計(jì)劃,直接采購

計(jì)劃制定完畢,再遞交財(cái)政部進(jìn)行核算、整理,方便財(cái)政部進(jìn)行管理使用。最后

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董事長(zhǎng)對(duì)提交需求情況進(jìn)行審核,符合條件的進(jìn)行審批,確定采購計(jì)劃。購買數(shù)

額達(dá)到五億元上限的申購單,則需董事長(zhǎng)對(duì)提交需求情況進(jìn)行審核。采購部按照

有關(guān)要求進(jìn)行購買預(yù)算計(jì)劃,并負(fù)責(zé)對(duì)審核過程涉及的有關(guān)資料做好歸檔,如圖

4-2所示。

圖4-2采購計(jì)劃管理內(nèi)部控制流程圖

4.2采購執(zhí)行過程優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.2.1采購價(jià)格內(nèi)部控制優(yōu)化

為了實(shí)現(xiàn)完善的進(jìn)貨和支付的內(nèi)部控制過程，遼寧省鑫源恒溫科技有限公

司還應(yīng)設(shè)立內(nèi)審部門，對(duì)所購買的產(chǎn)品價(jià)格和供貨商進(jìn)行內(nèi)審。如果內(nèi)審不通

過，應(yīng)及時(shí)將進(jìn)貨和支付的內(nèi)部控制部門退回給供貨商，否則將重新接受供貨

商的出價(jià)。所有的過程和方法，最終的結(jié)果，都需要接受內(nèi)審的監(jiān)督和審查，

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以避免出現(xiàn)供應(yīng)商、采購部門工作人員徇私舞弊、與供貨商勾結(jié)等損害企業(yè)利

益的情況。通過專門的內(nèi)部審計(jì)和審查，可以幫助公司規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，在很大程度

上可以幫助公司降低經(jīng)營(yíng)成本，從根本上可以幫助公司找到最適合、更優(yōu)的供

應(yīng)商，幫助公司實(shí)現(xiàn)整個(gè)公司產(chǎn)品線的有序經(jīng)營(yíng)。在內(nèi)審監(jiān)管下，最優(yōu)的內(nèi)部

控制流程如下圖所示：:

圖4-2內(nèi)審監(jiān)督下采購價(jià)格管理內(nèi)部控制流程圖

4.2.2采購招標(biāo)內(nèi)部控制優(yōu)化

為了提高遼寧省鑫源溫度監(jiān)控技術(shù)有限公司的招投標(biāo)活動(dòng)的規(guī)范化程度，

應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的招投標(biāo)活動(dòng)進(jìn)行進(jìn)一步改進(jìn)。可以采用供應(yīng)商內(nèi)部投標(biāo)或公開招標(biāo)

的方式，通過開放、評(píng)估和決標(biāo)的過程，選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，并簽訂采購合同，

以便對(duì)商品價(jià)格進(jìn)行合理有效的控制。采購部門應(yīng)遵守國家采購管理制度，結(jié)

合公司實(shí)際情況，編制供應(yīng)商采購?fù)稑?biāo)文件，并提交采購經(jīng)理審核后，進(jìn)行公

開投標(biāo)。采購部門應(yīng)將優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商作為目標(biāo)，并確保所選供應(yīng)商符合相關(guān)要

求。

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4.3采購合同管理優(yōu)化

公司與供貨商保證長(zhǎng)久合作,維護(hù)雙方的權(quán)益,依賴于公司和供貨商合理履

行購銷協(xié)議。良好的購銷協(xié)議能保證遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司實(shí)際運(yùn)作過

程中,權(quán)益沒有損失,不致有經(jīng)濟(jì)糾紛的產(chǎn)生。采購部要針對(duì)企業(yè)的具體狀況、

購買要求,制定購買計(jì)劃和采購協(xié)議。通過完善購買協(xié)議的管理過程,設(shè)置法律

顧問,確保企業(yè)購買協(xié)議制定的合法性和有效性,維護(hù)企業(yè)權(quán)益。明確合同制度

與職責(zé)落實(shí)到相關(guān)部門,公司法律部門反復(fù)審核合同風(fēng)險(xiǎn),增強(qiáng)公司對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理

的意識(shí)從而避免公司利益的損失。出貨預(yù)付款時(shí)可以和供貨商簽訂預(yù)付款說明

定金貨款的30%,剩余貨款采用貨到驗(yàn)收付清,如果雙方有違約賠付違約金。這樣

有效地減少了公司的資金壓力緩解財(cái)務(wù)資金問題。優(yōu)化后的流程如下圖所示：

圖4-3采購合同內(nèi)部控制流程流程圖

4.4采購付款管理優(yōu)化

付款環(huán)節(jié)作為采購與付款最后一個(gè)環(huán)節(jié),供貨商提供貨物并開發(fā)票,發(fā)票由

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

公司三個(gè)部門反復(fù)審核與審批分別是采購部門、財(cái)務(wù)部門、倉庫部門三層審核

通過后才能最后付款。對(duì)于大宗采購產(chǎn)品必須要各層相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)最后總

經(jīng)理確認(rèn)發(fā)向出納簽字出款,對(duì)于每一級(jí)簽字人員都負(fù)直接關(guān)系。

為了確保物資采購和支付的品質(zhì)，遼寧省鑫源恒溫科技有限公司的財(cái)政部

和供應(yīng)商采購部都應(yīng)該制定嚴(yán)格的審核和監(jiān)管制度，以檢查物資采購和入庫的

品質(zhì)，并作為最終的第一道防線。本文結(jié)合遼寧省鑫源恒溫科技有限公司實(shí)際

的供貨情況和支付方面存在的問題，對(duì)其支付的內(nèi)控過程進(jìn)行了有目的的設(shè)計(jì)

和優(yōu)化，見圖4-4。

圖4-4付款內(nèi)部控制流程圖

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5設(shè)計(jì)效果及小結(jié)

在服務(wù)方面，如采購和付款，其內(nèi)部控制可以直接體現(xiàn)出運(yùn)營(yíng)的活躍程度。

這是公司內(nèi)部控制的重要部分。本章主要對(duì)遼寧省鑫源溫度監(jiān)控技術(shù)有限公司

的整體內(nèi)部控制進(jìn)行了分析，并結(jié)合該公司的實(shí)際情況，對(duì)其在采購和支付過

程中所面臨的實(shí)際問題進(jìn)行了分