遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介...........................................................1

2公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀.........................................1

3公司采購與付款內(nèi)部控制存在的問題...................................1

3.1采購預(yù)算和采購計劃不合理.....................................2

3.1.1采購預(yù)算不合理.........................................2

3.1.2采購計劃不合理.........................................2

3.2采購執(zhí)行管理不到位...........................................2

3.3采購合同管理存在缺陷.........................................3

3.4付款審核環(huán)節(jié)不合理...........................................3

4公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計.................................4

4.1采購預(yù)算及采購計劃優(yōu)化.......................................4

4.1.1采購預(yù)算管理優(yōu)化.......................................4

4.1.2采購計劃內(nèi)部控制優(yōu)化...................................5

4.2采購執(zhí)行過程優(yōu)化設(shè)計.........................................6

4.2.1采購價格內(nèi)部控制優(yōu)化...................................6

4.2.2采購招標內(nèi)部控制優(yōu)化...................................7

4.3采購合同管理.................................................7

4.4采購付款管理.................................................8

5設(shè)計效果及小結(jié)....................................................10

參考資料............................................................11

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司采購與付款內(nèi)部控制

制度優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司成立于2018年7月12日，是一家國家級高

新技術(shù)企業(yè)，集研發(fā)、計算機軟件開發(fā)、節(jié)能供暖系統(tǒng)開發(fā)和營銷為一體。該

公司擁有200名員工和10000平米的智能廠房。公司的組織架構(gòu)相對簡單，設(shè)

立了一個最高級別機構(gòu)——董事會，并由董事長直接對其負責。另外，有兩名

副總向公司總裁匯報，7個業(yè)務(wù)單位則由副總負責。具體的組織結(jié)構(gòu)圖請見圖1-1。

圖1-1遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

2公司采購與付款管理現(xiàn)狀

遼寧省鑫源溫度控制科技有限公司是一家以太陽能電池為核心產(chǎn)品的供應(yīng)

商，其產(chǎn)品包括光伏電池、智能顯示屏、溫度控制器等。該公司對每個部門的

工作分工和工作責任都有明確的規(guī)定。目前，采購員使用的是SAPERP系統(tǒng)，

只有財務(wù)和倉庫兩個部門可以進行數(shù)據(jù)交換。收貨的具體過程為：首先，倉庫

部門的工作人員將收貨明細表輸入到系統(tǒng)中；接著，財務(wù)人員會對其進行實時

的審核、批準和確認是否收貨。

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企業(yè)的購進及付款管理統(tǒng)一,由財務(wù)部門和政府采購部門協(xié)同配合流程審

批,企業(yè)各種物資采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一執(zhí)行比價采購管理制度。并嚴格遵守政策、督促、

審查等物資采購流程。采購物資的種類、品種、數(shù)額均須嚴格地列入企業(yè)計劃

管理,并依據(jù)建設(shè)項目的具體情況按計劃實施購買。企業(yè)在交付購買進度款、建

筑材料設(shè)備款以及各種其他費用時要嚴格遵守審批手續(xù)。

3公司采購與付款內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購預(yù)算和采購計劃不合理

3.1.1采購預(yù)算不合理

遼寧省鑫源溫度控制科技有限公司的采購部門在制定采購計劃時存在不科

學(xué)、不準確和不符合市場經(jīng)濟條件等問題，這些問題影響了企業(yè)的利益配置。

財務(wù)部門沒有對采購部門的資金使用進行詳細的規(guī)劃，僅僅是根據(jù)采購計劃進

行項目的布置，而并沒有對采購計劃和合同進行充分的了解。經(jīng)常會出現(xiàn)貨物

經(jīng)過檢測并進入倉庫之后才開始進行登記的問題，這導(dǎo)致不能對公司的現(xiàn)金流

進行有效的調(diào)配。鑫源公司各單位只制定月度采購計劃,采購單位按生產(chǎn)預(yù)算編

制生產(chǎn)方案,無法滿足現(xiàn)場實際狀況和隨時會變化的需求條件。

3.1.2采購計劃不合理

該公司的采購計劃缺乏協(xié)調(diào)性。采購計劃的完成需要銷售部門、生產(chǎn)部門、

技術(shù)部門和倉儲部門之間緊密合作。如果各個部門之間的關(guān)系不能良好配合，

將會對公司的運作產(chǎn)生很大影響，阻礙公司的發(fā)展。對于購買數(shù)量的問題，由

于沒有與銷售部門及其他有關(guān)部門溝通，也沒有考慮公司存貨狀況，經(jīng)常采購

數(shù)量不是最優(yōu)的。

如果采購人員缺乏足夠的行業(yè)調(diào)查和采購準備，就無法以更低的價格采購

到大量的商品，這將直接導(dǎo)致整個企業(yè)采購和生產(chǎn)成本的增加。但是，如果采

購的材料過多，就很有可能導(dǎo)致公司的存貨過多，這樣將造成大量的流通資產(chǎn)

被消耗，導(dǎo)致整體的存貨周轉(zhuǎn)效率降低。如果采購的材料總量過低，就會耽擱

正常的產(chǎn)品生產(chǎn)周期，從而導(dǎo)致整個企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營活動變得遲緩。一旦

產(chǎn)品停擺，無法按時交貨給客戶，將對公司造成很大的直接經(jīng)濟損失。為了保

證物資采購規(guī)模，采購人員按照生產(chǎn)部門和庫房提供的數(shù)據(jù)，經(jīng)過經(jīng)手責任人

審查。但是，如果操作出現(xiàn)誤差，就可能出現(xiàn)兩個人相互推卸責任或無人負責

的情況，最終結(jié)果是公司要承擔全部責任并遭受巨大損失。

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3.2采購執(zhí)行管理不到位

遼寧省鑫源溫度控制科技有限公司無法實行“公司集中采購”制度，因此

無法享受到該制度帶來的優(yōu)勢。以大型FDI公司為對象，以集團型公司為基礎(chǔ)，

逐漸形成了“全球合作型”的“全球采購”、“全球采購型”、“全球化”的

“全球化型”、“國際化”的“全球化采購型”等采購模式，這些采購模式能

夠簡化企業(yè)的采購過程，從而降低采購費用。當采購部門選擇供應(yīng)商時，他們

往往會傾向于選擇長期合作的供應(yīng)商，這樣更容易通過招標獲勝。但對于那些

擁有較強資源優(yōu)勢的供應(yīng)商，他們很可能被排除在外，而中小型企業(yè)則缺乏相

應(yīng)的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源。

在2003年第三季度，重要工程合同中有三成以上是由一家公司簽訂的。招

標方式屬于“流”的一種，采購公司傾向于選擇自己熟悉的公司，盡管其信譽

度較高，但這也可能導(dǎo)致采購公司和投標公司串通、泄漏標底的現(xiàn)象。因此，

對于招標過程的控制不嚴，將直接導(dǎo)致采購成本的增加，同時也會導(dǎo)致修理和

維護費用的增加，給公司帶來財務(wù)風險和不必要的經(jīng)濟損失。

3.3采購合同管理存在缺陷

遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司由于在簽訂合同時缺乏對供貨商履行合同情

況的跟蹤管理,有可能導(dǎo)致不按時提供貨物的情況而危害企業(yè)。與某些供貨商簽

定的協(xié)議中,發(fā)生了貨款全額預(yù)付,又或是預(yù)付款比率較高,嚴重影響財務(wù)資金

周轉(zhuǎn)倒。

合同管理制度不健全、全責不明確:遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司恰恰在這

方面還有待進一步完善,但由于缺少系統(tǒng)的管理規(guī)定,使政府部門間的職責分配

不清晰,或者出現(xiàn)著政府部門間相沖突的現(xiàn)象。同風險管理意識較淡薄:由于公

司管理層缺少對履約經(jīng)營風險預(yù)防和規(guī)避管理工作的認識,進而形成了公司購

買履約經(jīng)營管理欠缺、資金短缺,也不能把公司的購買履行合同視為企業(yè)經(jīng)營的

主要內(nèi)容。履約管理信息化程度不高,履約風險管理手段較滯后:由于公司合同

管理工作的建設(shè)較為單薄,從而使得公司購買履約科學(xué)管理的手段比較落后。公

司內(nèi)部采取的主要還有對上司匯報、對下屬監(jiān)督的傳統(tǒng)做法,動態(tài)全方位地對合

同內(nèi)容實施有效監(jiān)管還很難實現(xiàn),而縱向上的信息溝通渠道也相對比較少,因此

監(jiān)管的工作效率也一般較低。

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3.4付款審核環(huán)節(jié)不合理

遼寧省鑫源溫度控制技術(shù)有限公司的財務(wù)部門審核付款資料的標準不夠嚴

格，對其他部門的付款申請單、收據(jù)、入庫單等進行了審核，即使備份協(xié)議、

倉庫收貨單、材料收貨單等資料不完整仍然進行支付。當購貨者將發(fā)票送到財

務(wù)科后，在財務(wù)部門審核通過后，就可以進入倉庫查看驗收情況，查看驗收種

類、單元等是否與發(fā)票信息相符。對于原材料的利用，即使在實際生產(chǎn)中出現(xiàn)

了不符合要求的商品，也無法進行跟蹤。生產(chǎn)單位和倉庫等部門也沒有意識到

這一點，索性實施了支付管制。如果出現(xiàn)貨物不達標的問題，就會造成不必要

的經(jīng)濟損失。

該公司的財務(wù)部門在收到賬目后不進行審核，就可以在賬目上簽字，納長

看到財務(wù)部門的簽字后就可以開始付款。但對于大型原料工程的資金支出，由

于未經(jīng)有關(guān)部門批準，很容易引發(fā)巨大的金融風險。在公司的支付流程中，由

于對內(nèi)部控制不嚴，未進行內(nèi)部控制，因此在應(yīng)付財務(wù)時，公司可以隨意進行

操作。在月末結(jié)束時，公司會了解不同供貨商的付款期限是否有減少。如果在

一個制度下無法按期支付應(yīng)付賬款，公司將提前支付，這給公司的融資帶來了

很大的困難。

4公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計

針對遼寧省鑫源溫度控制技術(shù)有限公司存在的上述問題，結(jié)合相關(guān)財務(wù)管

理和內(nèi)部控制理論，對公司的采購與付款內(nèi)部控制進行優(yōu)化設(shè)計，以提升公司

整體的采購管理能力。具體優(yōu)化方案如下：

4.1采購預(yù)算及采購計劃優(yōu)化

4.1.1采購預(yù)算管理優(yōu)化

采購預(yù)算是供應(yīng)單位為了配合企業(yè)年度銷量預(yù)期及產(chǎn)品數(shù)量,對所需要的

原材料的總量和價值制定的方案,對未來需求狀況做出預(yù)估的管理手段。采用預(yù)

算管理的管控,能夠協(xié)助公司實現(xiàn)資產(chǎn)最優(yōu)化的分配。采購預(yù)算控制是企業(yè)內(nèi)部

控制管理的重要手段,是企業(yè)會計管理中不能缺少的重要管理組成部分。采購預(yù)

算需要先由企業(yè)財務(wù)部門的財務(wù)總監(jiān)反復(fù)審查并確定,然后再由董事長審核確

定,一環(huán)扣一環(huán)分配好部門的責任。采購預(yù)算內(nèi)部控制優(yōu)化如4-1:

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圖4-1采購預(yù)算管理內(nèi)部控制流程圖

4.1.2采購計劃內(nèi)部控制優(yōu)化

遼寧省鑫源溫度控制技術(shù)有限公司的生產(chǎn)部門和其他需求方提出了需求，

采購部門對需求進行整理。對各單位和倉庫的庫存情況進行審核和分析，估算

采購量，確定采購單位、采購截止日期并啟動規(guī)劃。采購部門制定需求計劃后，

需要讓生產(chǎn)部門對其進行統(tǒng)計和梳理，并調(diào)查其與公司實際產(chǎn)品需求是否匹配，

必要時進行調(diào)整。待確定不放后,將需要計劃按照流程順序遞交生產(chǎn)總監(jiān)、營銷

總監(jiān)審批,上述任何一方不能使用,購買單位就需要最新的產(chǎn)品計劃,直接采購

計劃制定完畢,再遞交財政部進行核算、整理,方便財政部進行管理使用。最后

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董事長對提交需求情況進行審核,符合條件的進行審批,確定采購計劃。購買數(shù)

額達到五億元上限的申購單,則需董事長對提交需求情況進行審核。采購部按照

有關(guān)要求進行購買預(yù)算計劃,并負責對審核過程涉及的有關(guān)資料做好歸檔,如圖

4-2所示。

圖4-2采購計劃管理內(nèi)部控制流程圖

4.2采購執(zhí)行過程優(yōu)化設(shè)計

4.2.1采購價格內(nèi)部控制優(yōu)化

為了實現(xiàn)完善的進貨和支付的內(nèi)部控制過程，遼寧省鑫源恒溫科技有限公

司還應(yīng)設(shè)立內(nèi)審部門，對所購買的產(chǎn)品價格和供貨商進行內(nèi)審。如果內(nèi)審不通

過，應(yīng)及時將進貨和支付的內(nèi)部控制部門退回給供貨商，否則將重新接受供貨

商的出價。所有的過程和方法，最終的結(jié)果，都需要接受內(nèi)審的監(jiān)督和審查，

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以避免出現(xiàn)供應(yīng)商、采購部門工作人員徇私舞弊、與供貨商勾結(jié)等損害企業(yè)利

益的情況。通過專門的內(nèi)部審計和審查，可以幫助公司規(guī)避風險，在很大程度

上可以幫助公司降低經(jīng)營成本，從根本上可以幫助公司找到最適合、更優(yōu)的供

應(yīng)商，幫助公司實現(xiàn)整個公司產(chǎn)品線的有序經(jīng)營。在內(nèi)審監(jiān)管下，最優(yōu)的內(nèi)部

控制流程如下圖所示：:

圖4-2內(nèi)審監(jiān)督下采購價格管理內(nèi)部控制流程圖

4.2.2采購招標內(nèi)部控制優(yōu)化

為了提高遼寧省鑫源溫度監(jiān)控技術(shù)有限公司的招投標活動的規(guī)范化程度，

應(yīng)對現(xiàn)有的招投標活動進行進一步改進?？梢圆捎霉?yīng)商內(nèi)部投標或公開招標

的方式，通過開放、評估和決標的過程，選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，并簽訂采購合同，

以便對商品價格進行合理有效的控制。采購部門應(yīng)遵守國家采購管理制度，結(jié)

合公司實際情況，編制供應(yīng)商采購?fù)稑宋募?，并提交采購?jīng)理審核后，進行公

開投標。采購部門應(yīng)將優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商作為目標，并確保所選供應(yīng)商符合相關(guān)要

求。

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4.3采購合同管理優(yōu)化

公司與供貨商保證長久合作,維護雙方的權(quán)益,依賴于公司和供貨商合理履

行購銷協(xié)議。良好的購銷協(xié)議能保證遼寧省鑫源溫控技術(shù)有限公司實際運作過

程中,權(quán)益沒有損失,不致有經(jīng)濟糾紛的產(chǎn)生。采購部要針對企業(yè)的具體狀況、

購買要求,制定購買計劃和采購協(xié)議。通過完善購買協(xié)議的管理過程,設(shè)置法律

顧問,確保企業(yè)購買協(xié)議制定的合法性和有效性,維護企業(yè)權(quán)益。明確合同制度

與職責落實到相關(guān)部門,公司法律部門反復(fù)審核合同風險,增強公司對風險管理

的意識從而避免公司利益的損失。出貨預(yù)付款時可以和供貨商簽訂預(yù)付款說明

定金貨款的30%,剩余貨款采用貨到驗收付清,如果雙方有違約賠付違約金。這樣

有效地減少了公司的資金壓力緩解財務(wù)資金問題。優(yōu)化后的流程如下圖所示：

圖4-3采購合同內(nèi)部控制流程流程圖

4.4采購付款管理優(yōu)化

付款環(huán)節(jié)作為采購與付款最后一個環(huán)節(jié),供貨商提供貨物并開發(fā)票,發(fā)票由

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公司三個部門反復(fù)審核與審批分別是采購部門、財務(wù)部門、倉庫部門三層審核

通過后才能最后付款。對于大宗采購產(chǎn)品必須要各層相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認最后總

經(jīng)理確認發(fā)向出納簽字出款,對于每一級簽字人員都負直接關(guān)系。

為了確保物資采購和支付的品質(zhì)，遼寧省鑫源恒溫科技有限公司的財政部

和供應(yīng)商采購部都應(yīng)該制定嚴格的審核和監(jiān)管制度，以檢查物資采購和入庫的

品質(zhì)，并作為最終的第一道防線。本文結(jié)合遼寧省鑫源恒溫科技有限公司實際

的供貨情況和支付方面存在的問題，對其支付的內(nèi)控過程進行了有目的的設(shè)計

和優(yōu)化，見圖4-4。

圖4-4付款內(nèi)部控制流程圖

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5設(shè)計效果及小結(jié)

在服務(wù)方面，如采購和付款，其內(nèi)部控制可以直接體現(xiàn)出運營的活躍程度。

這是公司內(nèi)部控制的重要部分。本章主要對遼寧省鑫源溫度監(jiān)控技術(shù)有限公司

的整體內(nèi)部控制進行了分析，并結(jié)合該公司的實際情況，對其在采購和支付過

程中所面臨的實際問題進行了分