長沙飛龍有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)長沙飛龍有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)長沙飛龍有限公司簡介長沙飛龍有限公司位于長沙市岳麓區(qū)，公司經(jīng)營范圍為電子產(chǎn)品的生產(chǎn)與銷售，主要生產(chǎn)抽油煙機(jī)、電視機(jī)、微波爐等家用電器。長沙飛龍有限公司本著誠信為本，顧客至上的銷售理念，堅(jiān)持做一家以技術(shù)導(dǎo)向?yàn)楹诵?，集產(chǎn)品研發(fā)和制造為一體的現(xiàn)代化企業(yè)。通過智能生產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)從產(chǎn)品零部件到配件再到電子成品的全自動(dòng)化生產(chǎn)模式，為顧客提供家用電器全方位的設(shè)計(jì)制造服務(wù)。長沙飛龍有限公司付款審批模式目前，長沙飛龍有限公司在日常經(jīng)營活動(dòng)中最常遇到的付款是采購付款和費(fèi)用報(bào)銷付款。單據(jù)到財(cái)務(wù)部入賬付款申請(qǐng)單據(jù)到財(cái)務(wù)部入賬付款申請(qǐng)成本管理審批通過財(cái)務(wù)總監(jiān)審批通過資金管理支付款項(xiàng)超過100萬低于100萬圖2-1長沙飛龍有限公司采購付款審批流程圖2-2圖2-2長沙飛龍有限公司費(fèi)用報(bào)銷付款審批流程報(bào)銷人申請(qǐng)成本管理審批資金管理付款報(bào)銷單據(jù)到財(cái)務(wù)部入賬這種付款審批流程因?yàn)闊o需通過財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，所以在一定程度上提高了工作效率。但在實(shí)際工作中，這種付款審批流程存在著許多問題。長沙飛龍有限公司付款審批流程中存在的問題內(nèi)部控制薄弱不管是采購付款審批流程還是費(fèi)用報(bào)銷付款審批流程，只要付款申請(qǐng)?jiān)?00萬以下，就只需要成本管理審批通過即可，不需要財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審批。在此過程中，由于沒有相關(guān)人員對(duì)成本管理和資金管理進(jìn)行監(jiān)督或者牽制，所以很有可能會(huì)增加財(cái)會(huì)人員徇私舞弊、弄虛作假的現(xiàn)象發(fā)生。這種現(xiàn)象在同行業(yè)的公司中經(jīng)常出現(xiàn)，一旦長沙飛龍有限公司出現(xiàn)財(cái)會(huì)人員徇私舞弊，或者和采購人員或公司供應(yīng)商相勾結(jié)的情況，就很有可能導(dǎo)致公司出現(xiàn)資金緊張，或者因?yàn)樵牧腺|(zhì)量得不到保障，從而引發(fā)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題、退貨、公司聲譽(yù)受損、賠償?shù)纫幌盗袉栴}發(fā)生。對(duì)成本管理人員要求過高在實(shí)際工作中，這種付款審批流程對(duì)于成本管理崗位的人員要求很大。例如在采購付款審批流程中，成本管理需要仔細(xì)審批采購合同，不然很有可能出現(xiàn)了供應(yīng)商發(fā)錯(cuò)貨，或者規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量出現(xiàn)問題的現(xiàn)象都不知情；不僅如此，成本管理還需要對(duì)公司的資金做好統(tǒng)籌規(guī)劃，以防公司資金周轉(zhuǎn)不開。對(duì)于一般公司的財(cái)會(huì)人員來說，他們只需要用自己的專業(yè)技能做好工作，對(duì)原始憑證的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行審核就行。但對(duì)于長沙飛龍有限公司來說，他們需要一個(gè)全能型人才，幫助公司處理好財(cái)務(wù)問題，同時(shí)還要對(duì)其他環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督審核，這對(duì)財(cái)會(huì)人員的要求過高。容易忽視公司的預(yù)算執(zhí)行制度在該公司的付款審批流程中，只要付款申請(qǐng)符合要求，就可以通過審批，拿到申請(qǐng)款項(xiàng)。這樣一來，公司的預(yù)算制度便形同虛設(shè)，很容易發(fā)生超支浪費(fèi)的狀況。但對(duì)于電子產(chǎn)品制造公司來說，不管是購買生產(chǎn)產(chǎn)品時(shí)使用的原材料、機(jī)器設(shè)備，還是支付生產(chǎn)人員工資、廠房租金等等，這些都是金額比較大的花費(fèi)開銷，如果在采購付款、費(fèi)用報(bào)銷或者其他付款審批流程中，不嚴(yán)格按照預(yù)算制度執(zhí)行，就很有可能超出預(yù)算，從而降低企業(yè)利潤。增加企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)長沙飛龍有限公司的付款審批流程對(duì)成本管理人員要求過高，而該公司的成本管理人員對(duì)于公司的現(xiàn)金流以及資本結(jié)構(gòu)的把控能力明顯不足，對(duì)于財(cái)務(wù)支出以及現(xiàn)金流出的合理性等方面的審核思考能力也偏弱，這樣很容易給公司增加財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。一旦成本管理在采購付款審批方面思考過于簡單，目光不長遠(yuǎn)，很有可能因?yàn)楦犊?，造成公司資金不足，影響企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。例如，長沙飛龍有限公司在采購材料時(shí)，采用貨到付款的結(jié)算方式，同時(shí)供應(yīng)商會(huì)根據(jù)付款時(shí)間給予相應(yīng)的現(xiàn)金折扣。那么如果是在公司資金不是很充裕的情況下，成本管理在付款審批時(shí)，為了爭取現(xiàn)金折扣，選擇提前把貨款付清，而恰好在這時(shí)，公司需要支付一筆廣告費(fèi)，來增加公司的知名度，提高價(jià)格，增加銷量，或者有出現(xiàn)其他需要資金的情況，那么這時(shí)，公司就會(huì)面臨資金緊張等問題。長沙飛龍有限公司審批流程存在問題分析公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)建設(shè)不完善崗位設(shè)置不合理，權(quán)責(zé)分配不恰當(dāng)長沙飛龍有限公司存在一崗多職的情況，崗位設(shè)置非常不合理。如圖4-1所示，公司的財(cái)務(wù)部門只設(shè)了財(cái)務(wù)總監(jiān)、資金管理和成本管理三個(gè)崗位。財(cái)務(wù)總監(jiān)董事會(huì)財(cái)務(wù)總監(jiān)董事會(huì)總經(jīng)理成本管理資金管理運(yùn)營總監(jiān)銷售部研發(fā)部采購部圖4-1長沙飛龍有限公司基本治理結(jié)構(gòu)圖因此，我們通過公司的崗位職責(zé)規(guī)定不難看出，財(cái)務(wù)總監(jiān)在整個(gè)付款審批過程中對(duì)成本管理既沒有監(jiān)督的作用，且對(duì)于100萬以下的日常業(yè)務(wù)付款也不參與，而成本管理不僅擔(dān)任公司的成本會(huì)計(jì)，還兼任了稅務(wù)會(huì)計(jì)以及日常付款審批業(yè)務(wù)等重要工作。在這種情況下，成本管理崗位的員工很容易因?yàn)槿蝿?wù)繁重，從而發(fā)生付款審批工作出現(xiàn)紕漏的現(xiàn)象，或者利用公司崗位職責(zé)設(shè)置的這一缺陷，和公司其他人員串通貪污等等。缺乏內(nèi)部監(jiān)督內(nèi)部控制的五大要素中，內(nèi)部監(jiān)督是內(nèi)部控制的重要保證。而長沙飛龍有限公司并沒有設(shè)立專門的監(jiān)督部門，也沒有有效的監(jiān)督制度。在公司的整個(gè)付款審批流程中，只有成本管理進(jìn)行了審批工作，在此過程中沒有任何監(jiān)督手段，因此不論是材料付款的適度性，或者是財(cái)務(wù)支出的合理性還有各項(xiàng)支出的合法性都得不到保障。但是一個(gè)公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與有效的監(jiān)督是分不開的，尤其是在付款審批流程當(dāng)中，如果沒有強(qiáng)有力的監(jiān)督方式，資金的流出得不到控制，就會(huì)很容易出現(xiàn)貪污腐敗的現(xiàn)象，從而使公司一步步走向衰落。沒有健全的現(xiàn)金流量管理體系對(duì)于電子產(chǎn)品制造公司來說，現(xiàn)金流是十分重要的，它是衡量企業(yè)償債能力、資金變現(xiàn)能力以及經(jīng)營狀況是否良好的一個(gè)重要指標(biāo)。相較于其他行業(yè)來說，電子產(chǎn)品制造公司所需原材料更貴，需要的人力、機(jī)器設(shè)備也更多。因此，對(duì)于長沙飛龍有限公司來說，為了公司能夠持續(xù)正常經(jīng)營，保障資金周轉(zhuǎn)狀況良好，必須要保證現(xiàn)金流充足。預(yù)算管理意識(shí)不夠在長沙飛龍有限公司的付款審批流程中，存在很大的一個(gè)問題就是沒有嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行采購付款，公司做的各項(xiàng)預(yù)算在實(shí)際工作中沒有體現(xiàn)，導(dǎo)致很多方面的支出是超出了預(yù)算的。這也說明長沙飛龍有限公司的管理層對(duì)預(yù)算控制并不重視，才導(dǎo)致了超支浪費(fèi)的現(xiàn)象發(fā)生。一是管理層沒有針對(duì)公司做的預(yù)算制定相關(guān)的預(yù)算執(zhí)行制度，才導(dǎo)致公司的預(yù)算體制形同虛設(shè)，落實(shí)不到實(shí)際工作中來；二是財(cái)務(wù)部人員受財(cái)務(wù)總監(jiān)影響，對(duì)公司制定的預(yù)算制度并不重視，導(dǎo)致預(yù)算制度無法順利展開?，F(xiàn)金管理意識(shí)不強(qiáng)在付款審批流程圖中可以看出，長沙飛龍有限公司的現(xiàn)金管理非常簡單，并沒有從企業(yè)整體運(yùn)營出發(fā)，對(duì)企業(yè)日常采購、銷售、支出等做一個(gè)全面系統(tǒng)的規(guī)劃管理，管理者對(duì)于企業(yè)的現(xiàn)金流入和流出也沒有做過全面的分析。追根究底還是因?yàn)槠髽I(yè)管理層對(duì)于現(xiàn)金流管理根本不重視，因此才會(huì)隨意把公司的付款審批任務(wù)堆在成本管理崗位上。長沙飛龍有限公司付款審批流程優(yōu)化方案完善內(nèi)部結(jié)構(gòu)建設(shè)完善崗位設(shè)置長沙飛龍有限公司可以在財(cái)務(wù)部增設(shè)一名出納，專門負(fù)責(zé)企業(yè)現(xiàn)金、銀行存款的收支，以及支票、發(fā)票、收據(jù)的開發(fā)和儲(chǔ)存管理等工作。資金管理負(fù)責(zé)企業(yè)日常業(yè)務(wù)經(jīng)營處理以及月末核算業(yè)務(wù)處理。將原先的日常付款審批流程只有成本管理審核，變?yōu)槌杀竟芾砗唾Y金管理兩人審核。加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督在公司內(nèi)設(shè)置稽查崗位，成員數(shù)量不用很多，可以從公司內(nèi)部選拔或者向外招聘，選出幾位可靠、正直有威懾力并且具備一定財(cái)務(wù)素質(zhì)的員工，對(duì)公司的日常工作內(nèi)容進(jìn)行稽核?；槿藛T可以在付款審批流程上起到重要的監(jiān)督作用。例如對(duì)公司每日的現(xiàn)金流入和現(xiàn)金流出進(jìn)行稽核，定時(shí)統(tǒng)計(jì)公司各部門每月發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，與財(cái)務(wù)部相關(guān)人員進(jìn)行核對(duì)。這在一定程度上，能夠監(jiān)督付款審批流程的合理合法性，降低公司貪污腐敗的現(xiàn)象發(fā)生，讓公司風(fēng)氣越來越好。提高財(cái)會(huì)人員素養(yǎng)財(cái)會(huì)人員作為付款審批流程中的重要參與人員，對(duì)付款審批是否合理、適度、科學(xué)起著重要作用。因此提高財(cái)會(huì)人員專業(yè)素養(yǎng)，為公司培養(yǎng)優(yōu)秀人才，對(duì)公司未來的發(fā)展是大有益處的。長沙飛龍有限公司可以通過定期開展技能培訓(xùn)、請(qǐng)專業(yè)財(cái)務(wù)人員為公司員工上課，以及為員工爭取進(jìn)修名額等活動(dòng)，達(dá)到提高公司財(cái)會(huì)人員專業(yè)素養(yǎng)的目的。完善現(xiàn)金流量管理體系加強(qiáng)管理人員現(xiàn)金管理意識(shí)要將付款審批流程優(yōu)化，就必須得完善好公司的現(xiàn)金流量管理體系。而讓公司上下都真正重視現(xiàn)金流量管理的重要性，還得從管理層抓起。首先可以通過對(duì)公司管理層進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)現(xiàn)金管理重要性的認(rèn)知，在實(shí)際工作中重視現(xiàn)金管理；其次，可以向外招聘水平更高、經(jīng)驗(yàn)更加豐富的財(cái)務(wù)人員，對(duì)現(xiàn)金流入和現(xiàn)金流出進(jìn)行科學(xué)合理的安排，從而提升公司現(xiàn)金管理水平。完善預(yù)算管理執(zhí)行制度長沙飛龍有限公司可以根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營情況，詳細(xì)制定各個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，做好資金籌劃。將預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)下發(fā)到各個(gè)部門，規(guī)定各個(gè)部門嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)開展活動(dòng)；還可以制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于嚴(yán)格按照預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)開展活動(dòng)的部門進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)；同時(shí)讓稽核人員定時(shí)統(tǒng)計(jì)各部門產(chǎn)生的費(fèi)用，將發(fā)現(xiàn)的不合規(guī)定的現(xiàn)象及時(shí)反饋給管理層，不斷完善制度、加強(qiáng)管理。這樣可以讓財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷審核時(shí)有規(guī)定參考，讓付款審批流程更加嚴(yán)格、各項(xiàng)費(fèi)用支出更加合理，有效減少超支浪費(fèi)的現(xiàn)象發(fā)生。圖5-1優(yōu)化后的采購付款審批流程出納付款圖5-1優(yōu)化后的采購付款審批流程出納付款資金管理復(fù)核、審批財(cái)務(wù)總監(jiān)審批簽字單據(jù)到財(cái)務(wù)部入賬付款申請(qǐng)成本管理審核超過100萬不超過100萬如圖5-1所示，成本管理負(fù)責(zé)審核付款申請(qǐng)是否符合公司制定的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，資金管理進(jìn)行復(fù)核，并且根據(jù)企業(yè)資金狀況，綜合決定是否通過付款申請(qǐng)（若付款申請(qǐng)數(shù)額超過100萬，則需要財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審核簽字），然后由出納進(jìn)行支付款項(xiàng)，并將相關(guān)單據(jù)送至資金管理處進(jìn)行記賬。如圖財(cái)務(wù)總監(jiān)審批簽字出納付款報(bào)銷單據(jù)到財(cái)務(wù)部入賬3000元以下報(bào)銷人申請(qǐng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批簽字出納付款報(bào)銷單據(jù)到財(cái)務(wù)部入賬3000元以下報(bào)銷人申請(qǐng)成本管理審批3000元以上圖5-2優(yōu)化后的費(fèi)用報(bào)銷付款審批流程這樣一來，既減輕了成本管理在付款審批流程中的壓力，又削弱了成本管理在這一環(huán)節(jié)的權(quán)利，不僅能使付款審批流程更加規(guī)范，同時(shí)也能在保證工作質(zhì)量的同時(shí)，提高工作效率。小結(jié)綜上所述，長沙飛龍有限公司要想不斷前進(jìn)，就必須得不斷找出問題，解決問題。作為電子產(chǎn)品制造公司，一定要重視付款審批的問題，結(jié)合公司實(shí)際情況，不斷完善、優(yōu)化付款審批流程，讓