組織調(diào)查方法

組織調(diào)查方法組織調(diào)查方法調(diào)查掌握企業(yè)組織現(xiàn)狀的方法，比較實(shí)用的有以下幾種。（一）系統(tǒng)地收集現(xiàn)成的資料。系統(tǒng)地反映企業(yè)組織機(jī)構(gòu)現(xiàn)行狀況的資料，主要有：1.職位說(shuō)明書(shū)。它包含企業(yè)各種管理職位的名稱.職能性質(zhì).各項(xiàng)職權(quán)和責(zé)任.薪金級(jí)別以及該職位同其他有關(guān)職位的關(guān)系等。2.組織系統(tǒng)圖。用圖形來(lái)描述企業(yè)的各個(gè)管理層次.部門(mén)或企業(yè)某一部門(mén)的管理職位，以及它們之間的相互關(guān)系。一般都用金字塔式的系統(tǒng)圖。每一管理部門(mén)或管理職位用一個(gè)長(zhǎng)方形（或圖形）來(lái)表示。在長(zhǎng)方形格子中填寫(xiě)部門(mén)或職位的名稱.人員姓名.級(jí)別。格子之間用實(shí)線聯(lián)結(jié)的一般表示直線領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，用虛線聯(lián)結(jié)的表示職能與參謀的關(guān)系。有時(shí)也可用不同顏色來(lái)顯示不同的職能系統(tǒng)及其相互關(guān)系。3.組織手冊(cè)。通常是職位說(shuō)明書(shū)與組織系統(tǒng)圖的綜合。職位說(shuō)明書(shū)側(cè)重說(shuō)明每一職位擁有的職責(zé)和權(quán)力，而組織系統(tǒng)圖則側(cè)重說(shuō)明各個(gè)職位之間的相互關(guān)系（垂直的和水平的），并概要地表明企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的全貌。把這兩者結(jié)合起來(lái)，能較好地反映組織機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀。有的組織手冊(cè)還包含對(duì)本企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo).經(jīng)營(yíng)方針以及企業(yè)共同價(jià)值觀的說(shuō)明。4.管理業(yè)務(wù)流程圖。這是用圖解方法來(lái)表示某一管理子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)工作流程，例如，物資供應(yīng)管理流程.勞動(dòng)工資管理流程.設(shè)備管理流程.生產(chǎn)管理流程等。它的內(nèi)容一般包含：（1）程序。即某一項(xiàng)業(yè)務(wù)從開(kāi)始發(fā)生到最后結(jié)束所須的標(biāo)準(zhǔn)化程序；（2）崗位。即根據(jù)程序及分工協(xié)作的要求，設(shè)置若干崗位，并確定它們之間的聯(lián)系關(guān)系；（3）信息傳遞。即崗位之間信息傳遞的載體形式（申請(qǐng)單.說(shuō)明書(shū).明細(xì)表.計(jì)劃表.原始憑證等）.手續(xù).傳遞路線等；（4）崗位責(zé)任制。各崗位的責(zé)任.權(quán)限及工作要求等。5.管理工作標(biāo)準(zhǔn)。各管理部門(mén).職位的工作內(nèi)容及其應(yīng)達(dá)到的工作標(biāo)準(zhǔn)。通常還包含具體的考核條件（時(shí)間要求.質(zhì)量要求.協(xié)作配合要求等）及考核計(jì)算公式和方法等。我國(guó)企業(yè)通常把這項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，歸屬企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)。了解這項(xiàng)資料，可以從企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中查閱。6.管理工作的定員和人員配備。各科室.崗位的定員數(shù)，以及實(shí)際的人員配備情況，包含實(shí)際的人員數(shù).性別.年齡.文化程度.工作年限.業(yè)務(wù)水平考核記錄等。7.部門(mén).科室人員的考核和獎(jiǎng)懲制度。（二）組織問(wèn)卷調(diào)查。問(wèn)卷調(diào)查方法屬于抽樣調(diào)查，一般是總?cè)藬?shù)的5～20%。組織問(wèn)卷的主要對(duì)象是科室管理干部，原則上每個(gè)科室有1～2人參加填寫(xiě)問(wèn)卷。問(wèn)卷不記姓名，但要注明填表人所在單位.植物.性別.年齡.文化程度等，以便分析。中層以上領(lǐng)導(dǎo)可不參加問(wèn)卷調(diào)查。問(wèn)卷調(diào)查方法通過(guò)用較短時(shí)間和比較科學(xué)的方法，了解廣大科室管理干部對(duì)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀.問(wèn)題和意見(jiàn)以及管理人員的思想狀況，只要條件允許，應(yīng)當(dāng)盡可能地進(jìn)行。問(wèn)卷的內(nèi)容不是千篇一律的，要根據(jù)企業(yè)的具體情況及組織咨詢的目標(biāo)而定。組織問(wèn)卷的實(shí)例見(jiàn)文件圖表《組織問(wèn)卷調(diào)查表》。（三）個(gè)別面談與小型座談會(huì)。通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查，可以獲得比較系統(tǒng)的“活”情況，即在組織機(jī)構(gòu)圖及規(guī)章制度等文字資料中，發(fā)現(xiàn)不了的實(shí)際情況和問(wèn)題，而且這些情況可以作定量的統(tǒng)計(jì)分析。但是，這種“活”情況，往往還停留在表面的現(xiàn)象，關(guān)于造成這種現(xiàn)象的原因和因素，這些現(xiàn)象之間的內(nèi)在聯(lián)系和問(wèn)題的主次關(guān)系，光靠問(wèn)卷調(diào)查難以回答，這時(shí)還需進(jìn)一步的面談（個(gè)別人之間的和小型會(huì)議的），作進(jìn)一步的定性調(diào)查。這種調(diào)查方法相對(duì)的講，更適用于向廠長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo).各科室領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)驗(yàn)豐富的骨干管理人員作調(diào)查。它們由于所出的工作崗位，觀察問(wèn)題比較全面，或者負(fù)責(zé)某一科室的具體管理業(yè)務(wù)，遇到的矛盾較多，對(duì)該問(wèn)題的感受較深；或者由于具有較長(zhǎng)時(shí)間的工作經(jīng)驗(yàn)，能較好地提出解決問(wèn)題的建議和線索。因此，這類人員面談所了解的情況，對(duì)組織咨詢往往有很大的幫助。進(jìn)行面談，應(yīng)事先擬好座談提綱，發(fā)給調(diào)查對(duì)象，做好準(zhǔn)備。談話提綱的內(nèi)容大致可以是：1.請(qǐng)介紹一下本廠（或本部門(mén)）組織機(jī)構(gòu)和人員配備的現(xiàn)狀，這幾年來(lái)的演變情況。2.您認(rèn)為本廠（或本部門(mén)）組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和運(yùn)行存在的主要問(wèn)題是那些？造成這些問(wèn)題的原因是什么？3.您認(rèn)為應(yīng)當(dāng)怎樣來(lái)改進(jìn)企業(yè)的和本部門(mén)的組織機(jī)構(gòu)？在改革的方法和步驟方面，應(yīng)當(dāng)注意一些什么問(wèn)題？組織分析方法通過(guò)調(diào)查，掌握了豐富.真實(shí)的資料和情況后，下一步的重要工作是進(jìn)行組織分析。通過(guò)分析研究，明確現(xiàn)行組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和運(yùn)行中存在的問(wèn)題和缺點(diǎn)，為提出組織咨詢的具體課題內(nèi)容和改進(jìn)方案打下基礎(chǔ)。組織分析的內(nèi)容從總體上說(shuō)，大致可以歸納為以下四個(gè)方面。（一）職能分析（業(yè)務(wù)分析）。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理工作有許多職能活動(dòng)組成。如果把一個(gè)組織機(jī)構(gòu)比作一幢建筑物，那么各項(xiàng)職能工作就是這幢建筑物的“磚瓦”和“構(gòu)件”，整個(gè)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)就是這些“磚瓦”和“構(gòu)件”的集合。建筑房屋首先要分析研究應(yīng)當(dāng)使用那些“磚瓦”和“構(gòu)件”。這一分析的主要內(nèi)容有：1.隨著內(nèi)外環(huán)境的變化從而導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和戰(zhàn)略的改變，需要增加那些新的職能（業(yè)務(wù)）？那些職能需要加強(qiáng)？那些陳舊的職能可以取消或和并？2.哪些職能是企業(yè)的關(guān)鍵性職能。所謂企業(yè)中的關(guān)鍵性職能，是指對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略任務(wù)起關(guān)鍵作用的有關(guān)職能和業(yè)務(wù)它好比是建筑結(jié)構(gòu)中承受重荷的主要構(gòu)件。企業(yè)的關(guān)鍵性職能是哪項(xiàng)職能，這要因企業(yè).因時(shí)間而異。找出關(guān)鍵性職能是為了把它設(shè)置于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的中心地位，而不應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)劃一和對(duì)稱。3.分析職能的性質(zhì)和類別。這里指的是職能類別，是從它對(duì)企業(yè)作出貢獻(xiàn)的方式來(lái)講的。企業(yè)各項(xiàng)職能按其對(duì)企業(yè)作出貢獻(xiàn)來(lái)分，有三類：1）產(chǎn)生成果的職能。這是指直接為企業(yè)作出經(jīng)營(yíng)成果的職能，如市場(chǎng)營(yíng)銷.產(chǎn)品制造等職能。這些職能，有的直接為企業(yè)產(chǎn)生收益，有的則產(chǎn)生可以測(cè)量的成果。（2）保證性（支援性）職能。這類職能本身并不產(chǎn)生收益和成果，但是她的“產(chǎn)出”為其它單位服務(wù)，可以增加其它單位的收益和成果。（3）附屬性職能。這種業(yè)務(wù)并不是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的必不可少的部分，應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)行“社會(huì)化”，有社會(huì)上各種獨(dú)立經(jīng)營(yíng)的服務(wù)性行業(yè)來(lái)承當(dāng)。（二）決策分析。如果說(shuō)職能分析主要是研究建筑物應(yīng)當(dāng)采用哪些“磚瓦”材料的話，那么決策分析以及下一個(gè)問(wèn)題（關(guān)系分析）就是研究如何把“磚瓦”構(gòu)筑成“建筑物”，即如何把各項(xiàng)業(yè)務(wù)連接成組織的結(jié)構(gòu)。決策過(guò)程貫穿于整個(gè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程的始終。所以，進(jìn)行決策分析，是確定各管理層次.各管理部門(mén)的職責(zé)與權(quán)力的重要依據(jù)。決策分析工作的主要內(nèi)容是：1.為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)有哪些決策？是些什么種類的決策？2.這些決策各應(yīng)由企業(yè)機(jī)構(gòu)的哪些管理層來(lái)制訂？3.決策制訂后又應(yīng)通知哪些部門(mén)的負(fù)責(zé)人？（三）關(guān)系分析。即管理層次間.各管理職能間相互關(guān)系的分析。主要包含以下內(nèi)容：1.分析某一部門(mén)應(yīng)當(dāng)包含多少職能和哪些職能？2.有哪些部門(mén)之間的職能重復(fù)過(guò)多或搭接不夠？3.這些部門(mén)應(yīng)當(dāng)擔(dān)負(fù)直接指揮還是參謀服務(wù)的職能？4.該部門(mén)的業(yè)務(wù)工作應(yīng)當(dāng)同什么單位和人員發(fā)生工作聯(lián)系？5.要求什么人對(duì)該單位提供配合和服務(wù)？6.本部門(mén)對(duì)外單位又應(yīng)提供哪些配合和服務(wù)？7.各部門(mén)間的協(xié)調(diào)配合和綜合工作組織得如何？這項(xiàng)關(guān)系分析，對(duì)于確定和修改各部門(mén)的職責(zé).管理業(yè)務(wù)流程.各科室和崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)等，都有著重要作用。處理關(guān)系問(wèn)題的基本原則是盡量使此一職能（業(yè)務(wù)）對(duì)其它職能的關(guān)系的數(shù)目為最少。（四）運(yùn)行分析。以上三方面的分析，主要還是涉及企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置，即靜態(tài)的組織設(shè)計(jì)方面。完整的組織分析還必須分析組織結(jié)構(gòu)的運(yùn)行機(jī)制，即動(dòng)態(tài)的組織設(shè)計(jì)方面。運(yùn)行分析的主要方面有：1.人員的配備狀況。要分析人員配備在數(shù)量和質(zhì)量（思想作風(fēng).業(yè)務(wù)水平）方面與原設(shè)計(jì)要求的相符狀況。合格素質(zhì)的人員是組織機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行的重要保證，特別是領(lǐng)導(dǎo)人員的素質(zhì)。如果發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)與現(xiàn)實(shí)不符，可能有兩類原因：（1）組織設(shè)計(jì)脫離了人員素質(zhì)的現(xiàn)實(shí)可行性；（2）培訓(xùn)重視不夠，人員素質(zhì)的提高跟不上企業(yè)結(jié)構(gòu)變革的步伐。2.科室管理人員考核制度是否健全和得到貫徹。這個(gè)問(wèn)題，實(shí)質(zhì)上就是組織機(jī)構(gòu)運(yùn)行的控制功能問(wèn)題。在這方面主要是要在考核制度中注入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，把對(duì)管理人員的考核同實(shí)行干部聘任制.勞動(dòng)優(yōu)化組合.內(nèi)部經(jīng)濟(jì)責(zé)任制等改革措施結(jié)合起來(lái)。3.獎(jiǎng)懲制度的完善和落實(shí)。良好的責(zé).權(quán)結(jié)構(gòu)，要具有有效的利益機(jī)制的驅(qū)動(dòng)，實(shí)行權(quán)責(zé)利相結(jié)合的原則。為此要分析企業(yè)管理人員的現(xiàn)行獎(jiǎng)懲制度，主要是精神和物質(zhì)鼓勵(lì)的制度是否有效，能否在實(shí)際中得到貫徹。組織診斷方法有效地進(jìn)行組織診斷需要進(jìn)行組織調(diào)查和組織分析。組織調(diào)查是指收集關(guān)于企業(yè)組織的各種資料和情況。在組織調(diào)查中，比較適用的方法有以下三種：1.系統(tǒng)的收集現(xiàn)成資料。這方面的主要資料有：（1）職位說(shuō)明書(shū)它包括企業(yè)各種管理職位的名稱.職能性質(zhì).各項(xiàng)職權(quán)和責(zé)任.薪金級(jí)別以及該職位同其它有關(guān)職位的關(guān)系。（2）組織系統(tǒng)圖。（3）組織手冊(cè)，組織手冊(cè)通常是職位說(shuō)明書(shū)與組織系統(tǒng)的綜合。（4）管理業(yè)務(wù)流程圖。這是用圖解的方法來(lái)表示某一子管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)工作流程，其內(nèi)容一般包括：①程序。②崗位。即根據(jù)程序及分工協(xié)作的要求設(shè)置若干崗位，并確定它們之間的聯(lián)系。③信息傳遞。即信息傳遞的載體.手續(xù).傳遞路線等。④崗位責(zé)任制。即各崗位的責(zé)任，權(quán)限及工作要求等。（5）管理工作標(biāo)準(zhǔn)。（6）管理工作的定員和人員配備。（7）員工的績(jī)效考評(píng)及獎(jiǎng)懲制度。2.組織問(wèn)卷調(diào)查。組織問(wèn)卷調(diào)查的主要對(duì)象是管理人員，抽樣比例一般為總?cè)藬?shù)的5%--20%。進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查需要有科學(xué)的問(wèn)卷設(shè)計(jì).嚴(yán)格的調(diào)查實(shí)施和科學(xué)的結(jié)果分析。（更具體的內(nèi)容請(qǐng)參見(jiàn)“組織問(wèn)卷調(diào)查表”）3.個(gè)別面談和小型座談會(huì)。對(duì)高級(jí)管理人員進(jìn)行調(diào)查，我們一般采取個(gè)別面談和小型座談會(huì)的方式。這樣有利于了解到比較深層次的情況。在進(jìn)行這種調(diào)查之前，應(yīng)事先擬定好談話提綱。在掌握了豐富.真實(shí)的資料和情況后，接下來(lái)應(yīng)該進(jìn)行組織分析，明確現(xiàn)行組織結(jié)構(gòu)在設(shè)置和運(yùn)行上的問(wèn)題和缺點(diǎn)，為組織變革打下基礎(chǔ)。組織分析的內(nèi)容從總體上說(shuō)，可以歸納為以下四個(gè)方面。1.職能分析（業(yè)務(wù)分析）。職能分析的主要內(nèi)容有：（1）企業(yè)需要增加那些職能？企業(yè)需要減少那些職能？企業(yè)需要合并那些職能？企業(yè)需要合并那些職能？（2）確定企業(yè)的關(guān)鍵職能，即對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)有關(guān)鍵作用的職能。（3）分析職能的性質(zhì)和類別。這里所說(shuō)的職能指的是產(chǎn)生成果的職能.支援職能和附屬職能。2.決策分析。其內(nèi)容有：（1）應(yīng)該制定那些決策？（2）這些決策應(yīng)該由那些管理層制定？（3）決策制定應(yīng)該牽涉到那些有關(guān)業(yè)務(wù)？（4）決策制訂后應(yīng)該通知那些部門(mén)的負(fù)責(zé)人？3.關(guān)系分析。即管理層次間.各管理職能間的相互關(guān)系的分析。主要包括以下一些內(nèi)容：（1）分析某一部門(mén)應(yīng)該包括多少職能和哪些職能？（2）有哪些部門(mén)之間的職能重復(fù)過(guò)多或搭接不夠？（3）這些部門(mén)應(yīng)當(dāng)擔(dān)負(fù)直接指揮還是參謀服務(wù)的職能？（4）這些部門(mén)的業(yè)務(wù)工作應(yīng)當(dāng)同什么單位和什么人員發(fā)生聯(lián)系？（5）要求什么人為單位提供配合和服務(wù)？（