益陽世林食品有限公司存貨管理工作優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計益陽世林食品有限公司存貨管理工作優(yōu)化設(shè)計益陽世林食品有限公司基本情況1.1世林食品公司簡介益陽世林食品有限公司（以下簡稱世林食品公司）是一家食品制造企業(yè)，法定代表人為陳世林。世林食品公司地處湖南益陽，公司周邊交通便利，環(huán)境優(yōu)美，主要經(jīng)營食品的加工與銷售，包括蔬菜、水產(chǎn)品、家禽等等。益陽地區(qū)楠竹眾多，竹筍擁有充足的貨源，因此竹筍制品成為公司一大特色產(chǎn)品。經(jīng)過潛心研究，公司推出了“林結(jié)巴”四大系列，包括素菜、葷菜、河鮮和農(nóng)家臘味，一經(jīng)推廣便受到了消費者的歡迎，銷往了全國各地。董事會1.2世林食品公司部門結(jié)構(gòu)董事會總經(jīng)理總經(jīng)理生產(chǎn)經(jīng)理采購經(jīng)理銷售經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理生產(chǎn)經(jīng)理采購經(jīng)理銷售經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理倉儲部生產(chǎn)部采購部銷售部財務(wù)部倉儲部生產(chǎn)部采購部銷售部財務(wù)部圖1-1：益陽世林食品有限公司部門組織結(jié)構(gòu)圖益陽世林食品有限公司存貨管理現(xiàn)狀世林食品公司主要從事食品的生產(chǎn)與銷售，公司存貨主要包括外購的原材料、包裝物等周轉(zhuǎn)材料、未完工的在產(chǎn)品和完工入庫的產(chǎn)成品，具體如表2-1所示。原材料水產(chǎn)品、蔬菜、豬肉、雞肉等家禽肉類周轉(zhuǎn)材料包裝物在產(chǎn)品尚未完工的半成品產(chǎn)成品肉制品、罐頭、蔬菜制品、速凍食品、水產(chǎn)制品表2-1：世林食品公司存貨構(gòu)成一覽表2.1原材料采購與入庫環(huán)節(jié)管理現(xiàn)狀生產(chǎn)部門根據(jù)目標(biāo)產(chǎn)量以及原材料需求量，向采購部門提交采購申請。采購部制定書面的采購計劃，包括采購品類、采購數(shù)目以及采購預(yù)算，提交總經(jīng)理審批。審批通過之后，采購部尋找供應(yīng)商，簽訂采購合同。后續(xù)原材料入庫事宜由倉儲部負(fù)責(zé)。總經(jīng)理審批采購計劃生產(chǎn)部門提出采購申請采購部門編制采購計劃總經(jīng)理審批采購計劃生產(chǎn)部門提出采購申請采購部門編制采購計劃倉儲部驗收入庫外購原材料到貨采購部簽訂購貨合同倉儲部驗收入庫外購原材料到貨采購部簽訂購貨合同圖2-1：原材料采購與入庫環(huán)節(jié)流程圖2.2存貨倉儲與盤點環(huán)節(jié)管理現(xiàn)狀 2.2.1存貨倉儲環(huán)節(jié)現(xiàn)狀倉儲部下有三個倉庫，用于存放公司的存貨。倉儲門的主要工作包括：外購存貨的驗收和入庫手續(xù)的辦理、存貨的保管以及存貨的出庫。在原材料或產(chǎn)成品入庫時，倉儲部門要仔細(xì)檢查核對，確認(rèn)無誤進(jìn)行入庫手續(xù)的辦理，填寫入庫單。倉庫需安排人員每日清掃，確保倉庫的干凈與整潔。2.2.2存貨盤點環(huán)節(jié)現(xiàn)狀世林食品公司采用的存貨盤存方法為實地盤存制。公司規(guī)定季末和年末進(jìn)行定期的全面清查盤點，每月由倉儲部負(fù)責(zé)實施不定期的存貨盤點。如果盤點存貨后出現(xiàn)差異，工作人員填寫盤點報告，報領(lǐng)導(dǎo)審批，最終形成處理意見。2.3存貨出庫環(huán)節(jié)現(xiàn)狀世林食品公司的存貨出庫環(huán)節(jié)主要包括原材料的領(lǐng)用與產(chǎn)成品的銷售出庫。領(lǐng)用原材料時，生產(chǎn)部先進(jìn)行領(lǐng)料的申請，后填寫領(lǐng)料單，交由倉儲部，倉管員對照領(lǐng)料單發(fā)出原材料；銷售發(fā)出產(chǎn)成品時，銷售部根據(jù)銷售合同編制銷售單，倉儲部收到銷售單后填寫出庫單，清點核查無誤之后安排裝車發(fā)貨。益陽世林食品有限公司存貨管理工作存在的問題3.1原材料采購與入庫環(huán)節(jié)存在的問題3.1.1采購過程缺乏監(jiān)督管理采購環(huán)節(jié)對企業(yè)來說關(guān)系重大，關(guān)系著整個企業(yè)的生產(chǎn)運行。世林食品公司在現(xiàn)有的采購環(huán)節(jié)中，未曾建立采購審批制度，對采購人員缺乏一定的監(jiān)督和管控。在實施采購過程中，采購人員選擇供應(yīng)商時懷有私心，試圖在采購過程中謀取私利，拿回扣等等，這些行為嚴(yán)重?fù)p害了公司的利益，而混亂的采購現(xiàn)象非常不利于公司良好的發(fā)展。3.1.2外購存貨入庫質(zhì)量檢驗環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督世林食品公司的外購原材料到貨時，由倉儲部負(fù)責(zé)驗收入庫，倉儲部在此環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督。當(dāng)采購量過大時，驗收員為圖減輕工作量，在外購存貨質(zhì)量檢驗環(huán)節(jié)會草草了事，即便在發(fā)現(xiàn)存貨出現(xiàn)了質(zhì)量問題的情況下，也不選擇及時上報，公司的管理層因重視生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)疏于對此環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。此外，三個倉庫的驗收員之間還會出現(xiàn)串庫檢驗的“幫忙”現(xiàn)象，非常不利于存貨內(nèi)部控制制度的良好執(zhí)行。3.2存貨倉儲與盤點環(huán)節(jié)存在的問題3.2.1存貨易腐爛與過期食品制造企業(yè)的存貨極易發(fā)生損耗，原材料存放的時間不宜過長，否則可能因腐爛而導(dǎo)致原材料的浪費。其中，蔬菜類原材料最易腐爛，且對貯存溫度有一定的要求。各種肉類原材料則需要低溫冷凍，保持新鮮。產(chǎn)成品大多是一些罐頭制品和速凍食品，保質(zhì)期也都不是特別長。世林食品公司倉儲部門在儲存存貨過程中未嚴(yán)格按照存貨儲存條件放入相應(yīng)的倉庫，而是圖方便哪個倉庫空間大便存入哪個倉庫，十分不利于存貨的良好儲存。3.2.2對腐爛變質(zhì)的存貨清理、上報不及時。食品制造企業(yè)的存貨與其他制造企業(yè)相比，更容易過期、腐爛與變質(zhì)。因此，在保管過程中，倉儲人員需要經(jīng)常對各類存貨的保管情況進(jìn)行檢查。世林食品公司的倉管員在實際工作過程中，缺乏責(zé)任心，未對存貨進(jìn)行經(jīng)常性的檢查，導(dǎo)致腐爛或過期的存貨不能得到及時清理，在原材料領(lǐng)用與產(chǎn)成品銷售出庫時造成了額外的工作量。3.2.3盤點過于形式化存貨盤點方面，公司規(guī)定了倉儲部進(jìn)行定期全面盤點的日期，以及每月還需進(jìn)行不定期的盤點，但由于盤點環(huán)節(jié)缺乏有效監(jiān)督，在實際執(zhí)行情況中，工作人員往往只進(jìn)行數(shù)量的清點，而忽視存貨的質(zhì)量檢查。盤點完成后，盤點員未履行職責(zé)，按照規(guī)定流程填寫盤點報告，對存貨盤盈盤虧情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報，申請后續(xù)處理，缺少責(zé)任心。世林食品公司財務(wù)部門只在季末和年末協(xié)同倉儲部一同盤點，倉儲部在其他時間段的不定期盤點缺乏其他部門的監(jiān)督，導(dǎo)致員工有時敷衍了事。3.3存貨出庫環(huán)節(jié)存在的問題3.3.1存貨出庫審批程序不規(guī)范（1）生產(chǎn)領(lǐng)用原材料時，生產(chǎn)部提出領(lǐng)料請求，填制領(lǐng)料單據(jù)，倉儲部便會根據(jù)領(lǐng)料單，填寫出庫單，安排原材料出庫，這一環(huán)節(jié)缺少對領(lǐng)料單的上報審核，可能導(dǎo)致生產(chǎn)部門有恃無恐，產(chǎn)生原材料浪費無所謂的心理，以及個別生產(chǎn)人員將公司的原材料占為私有的情況。（2）存貨銷售出庫時，倉儲部門根據(jù)銷售部交來的銷售單安排發(fā)貨。在此過程中，銷售部沒有上報總經(jīng)理審核，對購買方缺乏足夠的審核與評估，可能造成公司的應(yīng)收賬款不能及時收回，或者銷售人員出于私利與一些報價不高但給予銷售人員好處的購買方簽訂購銷合同，公司利益得不到保障。3.3.2出庫未遵循先進(jìn)先出原則基于存貨易過期與變質(zhì)這種特點，世林食品公司在存貨出庫環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)遵照先進(jìn)先出準(zhǔn)則，避免存貨堆積過久產(chǎn)生非生產(chǎn)性損失。但倉儲員在存貨入庫時并沒有注意這個問題，哪里有空的位置就往哪擺放，也不進(jìn)行批次標(biāo)注，導(dǎo)致存貨出庫時難以分辨哪些存貨應(yīng)當(dāng)先發(fā)出，經(jīng)常發(fā)生先進(jìn)后出的情況，造成了存貨管理混亂，產(chǎn)生了一些不必要的損失。益陽世林食品有限公司存貨管理工作優(yōu)化設(shè)計4.1原材料采購與入庫環(huán)節(jié)管理優(yōu)化設(shè)計4.1.1加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)監(jiān)督管理針對采購人員在采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)的舞弊現(xiàn)象，世林食品公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，建立審批制度。采購部實施采購，確定合作的供應(yīng)商后，需要經(jīng)采購主管和總經(jīng)理雙重審批，建立逐層審批制度。并適當(dāng)提高采購工資，設(shè)置獎懲制度，杜絕采購人員拿回扣等現(xiàn)象。4.1.2入庫驗收環(huán)節(jié)設(shè)立質(zhì)檢小組監(jiān)督協(xié)同驗收從采購部門選擇人員成立質(zhì)量檢驗小組，在外購存貨驗收入庫時，質(zhì)檢員和倉庫保管員共同進(jìn)行驗收，著重核對存貨質(zhì)量是否合格，數(shù)量、規(guī)格等是否正確。在這個過程里，質(zhì)檢員和保管員互相監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)不合格的原材料，隨即通知采購部聯(lián)系供應(yīng)商退回，并通知財務(wù)部及時做退貨相關(guān)的賬務(wù)處理，防止存貨虛增。經(jīng)質(zhì)量檢驗合格的存貨，倉儲部將其驗收，存放于相對應(yīng)的倉庫。流程圖如下：圖4-1：外購存貨入庫環(huán)節(jié)內(nèi)部控制流程圖4.2存貨倉儲與盤點環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計4.2.1按照各類存貨適宜儲存條件進(jìn)行分庫儲存為確保存貨得到妥善保管，世林食品公司應(yīng)當(dāng)對不同種類的存貨在三個倉庫中分類存放。一倉庫儲存各種肉類和水產(chǎn)品等原材料，二倉庫儲存蔬菜類原材料和包裝物等周轉(zhuǎn)材料，三倉庫存放產(chǎn)成品。根據(jù)不同的儲存要求，嚴(yán)格規(guī)定倉庫儲存條件，對每個倉庫的存貨分別按照適宜的溫度貯存。4.2.2實行每日檢查制度針對食品制造企業(yè)存貨易腐爛、過期，而倉儲人員對腐爛變質(zhì)存貨上報、清理不及時的情況，建議世林食品公司建立每日清查制度，及時檢測存貨的實時狀況，從而減少不必要的損失。倉儲部需每日安排人員對各個倉庫的存貨進(jìn)行簡易篩查，查看原材料是否有腐爛變質(zhì)現(xiàn)象，產(chǎn)成品是否過期或臨近保質(zhì)期。如果發(fā)現(xiàn)異樣，倉管員應(yīng)立即報告質(zhì)檢小組，質(zhì)檢小組每日根據(jù)三個倉庫報來的具體情況形成報告，經(jīng)生產(chǎn)主管審批，將不能再使用的存貨進(jìn)行清理，并告知會計人員做好賬務(wù)處理。圖4-2：存貨每日檢查制度流程圖4.2.3改進(jìn)盤點制度（1）規(guī)定盤點時間。世林食品公司可以規(guī)定年末、季末、月末進(jìn)行定期盤點。除了清點倉庫存貨的數(shù)量，確認(rèn)是否與賬存數(shù)相符之外，還要對存貨的質(zhì)量進(jìn)行檢查。盤點完之后將存貨盤存情況形成書面報告，交領(lǐng)導(dǎo)審批。除定期盤點外，日常由生產(chǎn)主管組織不定期盤點，不定期盤點一個月內(nèi)應(yīng)當(dāng)不少于兩次。（2）年末、季末與月末定期盤點時，倉儲部與財務(wù)部都要派遣人員，共同完成存貨盤點，生產(chǎn)部經(jīng)理監(jiān)盤；不定期盤點由倉庫管理員組織，生產(chǎn)主管監(jiān)盤。（3）編寫工作改進(jìn)報告。通常在處理完盤盈盤虧之后，整個盤點流程就結(jié)束了，可倉儲人員在這個流程里缺乏工作總結(jié)。編寫工作改進(jìn)報告，能讓倉管員更加系統(tǒng)的總結(jié)工作中的不足，在接下來的工作過程中有效避免再次出現(xiàn)同樣的情況，大大提高工作效率。圖4-3：改進(jìn)盤點制度流程圖4.3存貨出庫環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計4.3.1建立嚴(yán)格存貨出庫審批程序（1）生產(chǎn)領(lǐng)用原材料時，生產(chǎn)部門填寫領(lǐng)料申請，編制領(lǐng)料單，交予生產(chǎn)主管審批，經(jīng)主管批準(zhǔn)領(lǐng)料后，生產(chǎn)部才能將領(lǐng)料單交倉儲部，倉儲部確認(rèn)無誤發(fā)出原材料。設(shè)立此材料領(lǐng)用審批程序，加強(qiáng)此環(huán)節(jié)審核，能夠盡量控制原材料的濫領(lǐng)現(xiàn)象，防止生產(chǎn)部門隨意廢料。（2）存貨銷售出庫時，銷售人員確定銷售貨物之前，需對購買方的償債能力做簡易分析，上報銷售經(jīng)理審批，銷售經(jīng)理審批通過之后銷售人員方可簽訂銷售合同，填寫銷售單交由倉儲部，倉儲部填寫出庫單，安排貨物的裝運發(fā)出，財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。圖4-4：存貨出庫流程圖4.3.2遵循先進(jìn)先出原則為了使世林食品公司的存貨得到合理的管控，避免不必要的損失，盡可能地維護(hù)公司的利益，存貨在出庫環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)遵照先進(jìn)先出原則。為了方便出庫管理，在存貨入庫時，倉管員要存貨進(jìn)行批次的標(biāo)注，標(biāo)明各批存貨的入庫日期，不同時間入庫的存貨分批存放。存貨出庫時，不管是生產(chǎn)領(lǐng)料還是產(chǎn)成品銷售出庫，都需要將先入庫的存貨先安排發(fā)出，使存貨利用效益最大化。小結(jié)益陽世林食品有限公司生產(chǎn)和存貨內(nèi)部控制存在的問題主要有以下幾點：（1）原材料采購入庫環(huán)節(jié)采購過程與質(zhì)檢環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督存貨的倉儲和盤點環(huán)節(jié)：存貨易過期或腐爛、變質(zhì)或過期的存貨清理上報不及時、存貨盤點過于形式化。存貨出庫環(huán)節(jié)：出庫審批程序不規(guī)范、出庫未遵循先進(jìn)先出原則根據(jù)提出的這幾點問題，建議以下方法：外購存貨采購與入庫環(huán)節(jié)，加強(qiáng)監(jiān)督管理，設(shè)立質(zhì)檢小組，協(xié)同驗收，互相監(jiān)督，減少舞弊風(fēng)險。倉儲與盤點環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)：按照各類存貨適宜儲存條件進(jìn)行分庫儲存，實行每日檢查制度，制定存貨盤存制度，規(guī)定定期盤點時間，并要求每月至少兩次不定期盤點，盤點時安排人員監(jiān)盤，盤點之后相關(guān)工作人員上交工作改進(jìn)報告。優(yōu)化之后的生產(chǎn)與存貨內(nèi)部控制制度可以提高工作效率，減少員工某些環(huán)節(jié)舞弊風(fēng)險，更利于企業(yè)長期發(fā)展。存貨出庫環(huán)節(jié)：建立嚴(yán)格的存貨出庫審批程序，嚴(yán)格遵循先進(jìn)先出原則。

參考資料[1]周樂.X餐飲公司存貨內(nèi)部控制[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2020(14):80-81.[2]鄺靈瓊.糧食企業(yè)存貨管理的內(nèi)部控制探究[J]