鑫意農(nóng)牧業(yè)有限公司原材料采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\z\t"標(biāo)題1,1"1鑫意農(nóng)牧業(yè)有限公司簡介 鑫意農(nóng)牧業(yè)有限公司原材料采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)鑫意農(nóng)牧業(yè)有限公司簡介鑫意農(nóng)牧業(yè)有限公司于2016年4月22日成立，注冊資金為1200萬人民幣，注冊地址為河南省安陽市湯陰縣城關(guān)鎮(zhèn)李孔村，公司類型為其他有限責(zé)任公司，公司的經(jīng)營范圍包括生豬、家禽的飼養(yǎng)銷售；養(yǎng)殖技術(shù)及服務(wù)；生態(tài)農(nóng)業(yè)科技研發(fā)；園藝花卉、無公害蔬菜、經(jīng)濟(jì)作物的種植、銷售；銷售：飼料、有機(jī)肥。公司內(nèi)部主要的部門有財(cái)務(wù)部，采購部，生產(chǎn)部，人事部和銷售部。圖SEQ圖\*ARABIC1公司組織結(jié)構(gòu)公司組織結(jié)構(gòu)如下（REF_Ref62049394\h圖1）：圖SEQ圖\*ARABIC1公司組織結(jié)構(gòu)董事長董事長總經(jīng)理財(cái)務(wù)部采購部生產(chǎn)部人事部銷售部鑫意農(nóng)牧業(yè)有限公司原材料采購現(xiàn)狀及流程鑫意農(nóng)牧業(yè)有限公司原材料采購現(xiàn)狀采購是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營活動的首要步驟，是企業(yè)成本控制的關(guān)鍵所在，也是企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動的前提。由于公司的主要產(chǎn)品就是豬（肉），所以經(jīng)營活動及目的也是使小豬在合理時(shí)間內(nèi)健康成長到一定重量下的大豬，予以出售，在此過程中需要大量飼料以及獸藥疫苗，所以公司日常采購原材料也主要是以上兩類材料。公司原材料采購現(xiàn)狀如下：采購目的：保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)。采購物品：飼料，獸藥疫苗。采購時(shí)間：飼料是1星期一次，獸藥疫苗是1個(gè)月一次。采購計(jì)劃：生產(chǎn)部在周末或月末根據(jù)生產(chǎn)需要擬定請購計(jì)劃，審核后交由采購部執(zhí)行。采購實(shí)施：采購人員根據(jù)采購申請單合理選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購物流：由采購人員跟蹤貨物的在途和到貨情況。采購結(jié)算：采購員收集各項(xiàng)單據(jù)后交由總經(jīng)理審核，再交財(cái)務(wù)審核，確認(rèn)無誤后由出納按審批金額付款結(jié)算。采購評價(jià)：原材料入庫后，采購人員會根據(jù)入庫情況，產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格對供應(yīng)商進(jìn)行記錄。鑫意農(nóng)牧業(yè)有限公司原材料采購業(yè)務(wù)流程該公司采購業(yè)務(wù)流程（REF_Ref62049459\h圖2）：圖圖SEQ圖\*ARABIC2采購流程計(jì)劃申報(bào)：計(jì)劃由生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)需要進(jìn)行申請，并填寫采購申請單，原則上是飼料一次申報(bào)1周用料，獸藥疫苗一次申報(bào)1月用量，并填寫《采購申請計(jì)劃》?？偨?jīng)理審核：審核采購申請單采購實(shí)施：由采購員進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)到九鼎、達(dá)可斯二家企業(yè)，并跟蹤貨物的在途與到貨情況。入庫開單：由公司保管員負(fù)責(zé)清點(diǎn)數(shù)量入庫并開《入庫單》。貼單：由采購員收集《入庫單》《發(fā)票或貨物款憑證》與財(cái)務(wù)粘貼單與費(fèi)用報(bào)銷單整理后交總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審核：總經(jīng)理根據(jù)單據(jù)情況審批，簽字同意后可交財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)核實(shí)報(bào)帳手續(xù)、核算付款金額無誤后簽字確認(rèn)。出納付款：按審批金額付款。在整個(gè)采購過程中涉及到的賬務(wù)處理主要如下：原材料在途時(shí)：借：在途物資——飼料——獸藥疫苗貸：應(yīng)付賬款——供應(yīng)商原材料入庫時(shí)：借：原材料——飼料——獸藥疫苗貸：在途物資——飼料——獸藥疫苗付款結(jié)算時(shí)：借：應(yīng)付賬款——供應(yīng)商貸：銀行存款/庫存現(xiàn)金鑫意農(nóng)牧業(yè)有限公司原材料采購中存在的問題采購計(jì)劃不完善采購計(jì)劃是指企業(yè)管理人員在了解市場供求情況，認(rèn)識企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中和掌握物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對計(jì)劃期內(nèi)物料采購管理活動所做的預(yù)見性的安排和部署?？v觀公司的采購流程還算合理化，可是對于采購計(jì)劃的制定還不夠完善。在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中也會發(fā)生飼料在倉庫堆積時(shí)間過長；還時(shí)常有藥品供應(yīng)不上的問題。這些問題的造成主要是由于采購計(jì)劃沒有全面根據(jù)生產(chǎn)需要，庫存情況等來制定，只是根據(jù)大概了解的情況、數(shù)據(jù)來做采購計(jì)劃，所以導(dǎo)致貨多壓倉，貨少供應(yīng)不到位的后果，然而這直接會影響企業(yè)的成本、利潤。就從這兩個(gè)問題來說，飼料一次性采購太多，會占用倉庫時(shí)間久、容量大，在此期間如遇不好天氣，下雨過多還會導(dǎo)致倉庫過于潮濕，導(dǎo)致飼料發(fā)霉受損，部分飼料不得不丟棄，這就是飼料采購過多造成了不必要的損失。有時(shí)候藥品采購過少，而這段時(shí)間內(nèi)小豬可能生病過多，急需用藥治療，可是藥品不夠，等再采購新的藥品來救治，有些身體素質(zhì)弱的小豬早就一命嗚呼了。以上問題都是由于采購計(jì)劃不完善造成的，采購計(jì)劃沒有根據(jù)生產(chǎn)需要、庫存情況、物料消耗規(guī)律等方面綜合的詳實(shí)數(shù)據(jù)制定，采購計(jì)劃制定者大多數(shù)時(shí)候沒有考慮全面，多個(gè)因素下的數(shù)據(jù)對計(jì)劃制定的影響，有時(shí)對拿到的數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行核實(shí)，錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)更加使得采購計(jì)劃不完善。單據(jù)傳遞效率低該公司屬于比較傳統(tǒng)型企業(yè)，采購流程還是由各項(xiàng)經(jīng)辦人員在采購申請單上簽字蓋章，沒有使用電腦，都是走紙質(zhì)化程序。一般情況下，根據(jù)公司生產(chǎn)需要進(jìn)行采購業(yè)務(wù)時(shí)，采購價(jià)格在公司核定的采購價(jià)格范圍之內(nèi)的，直接交由總經(jīng)理審核，審核通過后再采購；如果采購價(jià)格超過核定采購價(jià)格范圍之外的，以及不在原來報(bào)價(jià)內(nèi)的，需要報(bào)董事長批準(zhǔn)之后才可執(zhí)行。所以總經(jīng)理和董事長就是審核最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，而總經(jīng)理有時(shí)因?yàn)樾枰鋈デ⒄剺I(yè)務(wù)，需要他審核時(shí)不在公司就只能等他從外地回來才能審核，董事長也很少在公司，需要董事長簽字時(shí)也只能等。所以對于紙質(zhì)化的審核程序，審核人在審核時(shí)間點(diǎn)不在公司，會導(dǎo)致單據(jù)傳遞效率低，采購活動不能進(jìn)行，原材料不能及時(shí)供應(yīng)。缺乏對供應(yīng)商的評價(jià)和管理在企業(yè)發(fā)展壯大和日益激烈的市場競爭的情況下，物流已經(jīng)成為企業(yè)乃至整個(gè)市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，而物流中的供應(yīng)商，從篩選到管理和評價(jià)，在公司經(jīng)營管理中已經(jīng)成為企業(yè)提高核心競爭力的戰(zhàn)略砝碼。有效的供應(yīng)商管理對企業(yè)來說尤為重要。該公司在供應(yīng)商管理方面存在嚴(yán)重問題，供應(yīng)商的選擇權(quán)主要在總經(jīng)理，供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)單一，對供應(yīng)商的評價(jià)沒有系統(tǒng)的指標(biāo)，就是簡單記錄材料單價(jià)、質(zhì)量什么的，完全粗糙的形式主義，不夠全面。由于供應(yīng)商的問題，公司時(shí)常發(fā)生不能按時(shí)收貨，部分材料質(zhì)量不過關(guān)等問題。鑫意農(nóng)牧業(yè)有限公司原材料采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)編制完善的采購計(jì)劃采購計(jì)劃是采購活動以及公司經(jīng)營活動的重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)有十分重大的影響。完善的采購計(jì)劃能為公司采購活動提供重要依據(jù)；不給企業(yè)造成不必要的損失，降低采購風(fēng)險(xiǎn)；合理調(diào)配各項(xiàng)資源，做到不浪費(fèi)、不閑置，讓公司實(shí)現(xiàn)利潤最大化。所以編制完善的采購計(jì)劃至關(guān)重要。針對采購計(jì)劃不完善的問題，我們可以從以下幾個(gè)方面來完善：1.要保證制定采購計(jì)劃依據(jù)的數(shù)據(jù)來源準(zhǔn)確性，需要提高職工素質(zhì)，明確責(zé)任問題，建立懲罰機(jī)制。2.生產(chǎn)部制定采購計(jì)劃時(shí)，要綜合考慮各因素（生產(chǎn)計(jì)劃，庫存情況，物料消耗情況）。對于不同種類的原材料采購依據(jù)也不同，還要細(xì)分化，對于飼料，還需按照豬群類別來估計(jì)豬場飼料的需求量，首先查出相應(yīng)的日糧定額或料肉比和平均日增重，然后按豬群周轉(zhuǎn)計(jì)劃，計(jì)算豬群量最后確定需求量。對于獸藥疫苗，要考慮突發(fā)情況，比如季節(jié)天氣的影響易導(dǎo)致豬群某個(gè)時(shí)間段生病過多，藥品采購量就要比平時(shí)多。3.設(shè)立應(yīng)急采購措施，主要是針對大型突發(fā)狀況，防止出現(xiàn)供應(yīng)中斷或及時(shí)解決供應(yīng)中斷問題，該養(yǎng)殖企業(yè)很容易突發(fā)，特別現(xiàn)在非洲豬瘟還很嚴(yán)重的情況下，要保證獸藥疫苗能及時(shí)供應(yīng)。4.采購計(jì)劃要明確原材料的需求時(shí)間，物資數(shù)量，物資名稱，物資類型等內(nèi)容。使用采購管理軟件為了解決采購流程中單據(jù)傳遞效率低的問題，為了提高企業(yè)經(jīng)營效率，公司可以使用ERP采購管理系統(tǒng)，完全可以解決人不在公司也能親自在電腦上完成審核操作，讓單據(jù)正常傳遞，使得采購流程更加快速化、精準(zhǔn)化、高效化。ERP——EnterpriseResourcePlanning企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是指在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。ERP采購管理系統(tǒng)的使用，首先要進(jìn)行初始化設(shè)置，主要是設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)和錄入期初數(shù)據(jù)，還要在系統(tǒng)中賦予有相關(guān)工作的職工的對應(yīng)權(quán)力，采購系統(tǒng)設(shè)置完成后就可以開始進(jìn)行正常的采購業(yè)務(wù)操作。一般而言，采購計(jì)劃完成后就可以線上填寫采購請購單，審核通過后就會生成采購訂單，原材料到貨后簽收人員需填寫采購到貨單，入庫后生成采購入庫單，收到供應(yīng)商出具的發(fā)票后再在系統(tǒng)里錄入采購發(fā)票或根據(jù)采購訂單生成（類型分類：增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票），然后是采購結(jié)算及采購成本核算（在存貨核算子系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行記賬），這樣財(cái)務(wù)就能根據(jù)已經(jīng)記賬的單據(jù)直接生成憑證，對于結(jié)算后的發(fā)票自動傳遞到應(yīng)付款管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部門通過應(yīng)付單據(jù)審核—制單處理—生成憑證。ERP采購管理流程如下（REF_Ref62157120\h圖3）：圖SEQ圖\*ARABIC3ERP采購管理流程加強(qiáng)供應(yīng)商管理圖SEQ圖\*ARABIC3ERP采購管理流程為了提高企業(yè)核心競爭力，公司要加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理、評價(jià)，建立科學(xué)合理的供應(yīng)商管理評價(jià)體系，不斷優(yōu)化公司供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)及采購流程。首先，對于供應(yīng)商的選擇，要先進(jìn)行調(diào)查（對供應(yīng)商的質(zhì)量、價(jià)格、生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)管理、交貨時(shí)間、地理位置等作評核?？梢酝ㄟ^現(xiàn)場考察驗(yàn)證、樣品檢驗(yàn)和實(shí)驗(yàn)，合格后再列入合格供應(yīng)商名列）。其次，對于供應(yīng)商管理、評價(jià)方面，公司可以很好利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行供應(yīng)商管理，可以每月對供應(yīng)商的品質(zhì)、交貨能力、價(jià)格、服務(wù)水平等方面進(jìn)行評價(jià)，每季度再進(jìn)行一次總評，將供應(yīng)商的等級分為A、B、C、D、E五個(gè)等級（REF_Ref62050138\h表1），建立專門的供應(yīng)商檔案。表SEQ表\*ARABIC1供應(yīng)商等級及評分供應(yīng)商等級考評得分A90-100B75-89C60-75D＜59E已停止交易最后，如果因?yàn)楣?yīng)商提供物品品質(zhì)不良或非特殊情況下的交貨時(shí)間延誤給我方造成的損失，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)賠償；對于配合以及交貨時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商直接予以淘汰，終止合作關(guān)系。供應(yīng)商管理評價(jià)指標(biāo)主要如下（REF_Ref62050197\h表2）所示：表SEQ表\*ARABIC2供應(yīng)商定期評估匯總表供應(yīng)商定期評估匯總表審核員:日期：供應(yīng)商名稱：評定項(xiàng)目評定內(nèi)容評分評價(jià)確認(rèn)結(jié)果質(zhì)量水平（50分）進(jìn)料批次合格率15質(zhì)量保證體系15樣品質(zhì)量10對質(zhì)量問題的處理10交貨能力（30分）交貨、樣品及時(shí)性10增、減訂貨的處理能力10擴(kuò)大供貨的彈性10后援服務(wù)（20分）配套售后服務(wù)能力10零星訂貨保證10小計(jì)有效的供應(yīng)商選擇和管理評價(jià)，能使企業(yè)與供應(yīng)商之間保持良性的合作關(guān)系，還能降低企業(yè)庫存成本，降低交易費(fèi)用，提高企業(yè)經(jīng)營效益。優(yōu)化后的采購流程圖如下（REF_Ref62049740\h圖4）：圖SEQ圖\*ARABIC圖SEQ圖\*ARABIC4優(yōu)化后的采購流程采購計(jì)劃請購總經(jīng)理審核采購實(shí)施總經(jīng)理、財(cái)務(wù)審核驗(yàn)收入庫出納付款評價(jià)供應(yīng)商 優(yōu)化后的采購流程，不同于之前的紙質(zhì)化程序，主要是在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行操作，單據(jù)傳遞速度更快；在采購計(jì)劃上也更加完善、精確；對于供應(yīng)商管理方面也更加嚴(yán)格?？偨Y(jié)隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)越來越多，企業(yè)間的社會競爭也愈戰(zhàn)愈烈，降低采購成本才能給公司帶來更多的利益。該畢業(yè)設(shè)計(jì)是以鑫意農(nóng)牧業(yè)有限公司為對象，分析了其原材料采購流程中存在的問題并提出了相應(yīng)的解決方案。該公司的整個(gè)采購流程中采購計(jì)劃制定不完善，紙質(zhì)化的審核程序?qū)е聠螕?jù)傳遞效率低，對于供應(yīng)商方面也缺乏管理和評價(jià)。對很多其他的企業(yè)而言，采購流程中也存在些許相似的問題，這些問題都會導(dǎo)致采購成本過高，影響企業(yè)的經(jīng)營效率。那么我也從這三個(gè)問題方面提出了優(yōu)化方案：多方面完善采購計(jì)劃，