湖南烏托邦藝術(shù)設(shè)計(jì)有限公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南烏托邦藝術(shù)設(shè)計(jì)有限公司簡(jiǎn)介....................................1

2公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度現(xiàn)狀................................1

3公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度存在的問題..........................2

3.1員工借支的范圍與用途及借支額度無明確規(guī)定....................2

3.2員工借支歸還制度的執(zhí)行較為松懈...............................3

3.3員工費(fèi)用報(bào)銷偏離報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn).....................................2

3.4員工費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)審核過于簡(jiǎn)易化..............................2

4公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)............................3

4.1明確劃定員工借支范圍和用途及借支額度........................3

4.1.1明晰員工可辦理借支的范圍和用途..........................3

4.1.2明確規(guī)定員工借支額度....................................4

4.2嚴(yán)格執(zhí)行借支歸還制度........................................6

4.2.1遵循員工借支歸還管理原則...............................6

4.2.2嚴(yán)格處理借支到期或其他未歸還的情況.....................7

4.3嚴(yán)格按照費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷................................4

4.3.1規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷單的的填寫.................................4

4.3.2正確處理費(fèi)用報(bào)銷相關(guān)證明材料...........................5

4.4遵循費(fèi)用報(bào)銷的審核程序......................................5

4.4.1遵守費(fèi)用報(bào)銷的管理控制原則.............................5

4.4.2按規(guī)范的審批流程進(jìn)行員工費(fèi)用報(bào)銷.......................6

5設(shè)計(jì)效果及小結(jié)....................................................8

參考資料............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南烏托邦藝術(shù)設(shè)計(jì)有限公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷

管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1湖南烏托邦藝術(shù)設(shè)計(jì)有限公司簡(jiǎn)介

湖南烏托邦藝術(shù)設(shè)計(jì)有限公司于2014年8月15日在湖南省衡陽市成立，具

體地址在雁峰區(qū)黃茶路269號(hào)，注冊(cè)資本為200萬人民幣。湖南烏托邦藝術(shù)設(shè)計(jì)

有限公司的經(jīng)營范圍主要包括藝術(shù)裝潢、彩繪裝飾制品、室內(nèi)外裝飾工程的設(shè)計(jì)

與施工；平面設(shè)計(jì)；各類廣告設(shè)計(jì)；文化活動(dòng)的組織與策劃、文化活動(dòng)服務(wù)等，

是一家在衡陽地區(qū)具有品牌影響力的空間藝術(shù)設(shè)計(jì)公司，是城市改造設(shè)計(jì)的先行

者，贏得了客戶、合作伙伴等社會(huì)各界的廣泛贊譽(yù)。公司秉承“設(shè)計(jì)創(chuàng)造價(jià)值”

的經(jīng)營觀念，以精湛的工藝和時(shí)尚的設(shè)計(jì)為客戶服務(wù)，為美化城市和提高生活品

質(zhì)做出更大的貢獻(xiàn)。公司組織結(jié)構(gòu)如下圖所示：

圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖

2公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀

湖南烏托邦藝術(shù)設(shè)計(jì)有限公司的員工借支主要用于員工所需要的費(fèi)用，沒有

特別借支范圍規(guī)定，員工申請(qǐng)后按需借款。借款額度也沒有特別限制，一般情況

下，因公出差的差旅費(fèi)則按出差天數(shù)的標(biāo)準(zhǔn)來核定，辦公日常零星支出主要是按

計(jì)劃采購的辦公物品來核定，財(cái)務(wù)部的周轉(zhuǎn)備用金則按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定預(yù)支款項(xiàng)。員工

借支需要按程序辦理借款手續(xù)，后期自行辦理還款，發(fā)現(xiàn)借款逾期未歸還，財(cái)務(wù)

部自行從員工工資中扣除。公司的費(fèi)用報(bào)銷主要來源于員工差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)拓展的

業(yè)務(wù)招待費(fèi)和辦公費(fèi)、交通費(fèi)等。當(dāng)前公司費(fèi)用報(bào)銷的業(yè)務(wù)主要由財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)人

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員負(fù)責(zé)，員工憑借憑證按一定程序進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷的員工需要填寫好費(fèi)用報(bào)銷申

請(qǐng)單，再交至財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員審核后進(jìn)行報(bào)銷處理。公司長期執(zhí)

行的員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度存在的缺陷為公司帶來了利益損失，因此需要

進(jìn)行優(yōu)化完善。

3公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度存在的問題

3.1員工借支用途及借支額度無明確規(guī)定

公司財(cái)務(wù)部門人員未能嚴(yán)格按照員工借支的規(guī)定范圍和用途來批準(zhǔn)申請(qǐng)人

的費(fèi)用借支請(qǐng)求。員工公款私用現(xiàn)象比較嚴(yán)重，破壞了公司的利益，制造不良風(fēng)

氣。員工借支沒有根據(jù)實(shí)際需求，沒有?？顚Ｓ?，借款單填寫也不規(guī)范，財(cái)務(wù)人

員也直接簽字通過。借支額度沒有明確的按分類規(guī)劃借款范圍，員工的借支款與

實(shí)際耗用款存在的差異通常被忽略，出現(xiàn)了零星采購等之外的多種采購借支情況。

對(duì)于小額維修費(fèi)用等，這些發(fā)生費(fèi)用較小的支出，財(cái)務(wù)人員審核時(shí)往往忽視了其

發(fā)票的真實(shí)性。這種情況下長期的額度差異積累也能帶來一筆不小的損失。

3.2員工費(fèi)用報(bào)銷偏離報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

公司員工未能遵循費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。市場(chǎng)部某員工取得手開發(fā)票后，利用職務(wù)

之便，自行填寫了報(bào)銷金額，與實(shí)際發(fā)生金額不符，虛增了發(fā)票金額；市場(chǎng)部某

員工因市場(chǎng)拓展活動(dòng)需要出差2天，部門批準(zhǔn)以1500元作為預(yù)算開支，該員工

出差返回公司后向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)按其實(shí)際耗費(fèi)金額2850元報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員最終補(bǔ)

給市場(chǎng)部員工不足部分金額，較大額度的超過了最初的預(yù)算金額，沒有做出合理

的出差借款金額預(yù)算，實(shí)際消耗與最初預(yù)算的差距過大，明顯缺乏相應(yīng)的費(fèi)用報(bào)

銷控制。

公司員工個(gè)人費(fèi)用與公司費(fèi)用混合提交的情況也時(shí)有出現(xiàn)，相互影響造成報(bào)

銷的延遲。報(bào)銷制度比較籠統(tǒng)，持有車票或相關(guān)小票即可向財(cái)務(wù)人員進(jìn)行報(bào)銷，

而個(gè)別申請(qǐng)人提供的費(fèi)用發(fā)票所需信息不清晰或票據(jù)丟失，甚至出現(xiàn)實(shí)際非本人

消費(fèi)提供虛假發(fā)票來報(bào)銷的情況。

3.3員工費(fèi)用報(bào)銷審核不嚴(yán)格

公司員工進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時(shí)直接前往公司財(cái)務(wù)部報(bào)銷，未能先進(jìn)行部門確認(rèn)，

同時(shí)也未按規(guī)定填寫費(fèi)用報(bào)銷單，但通常情況下應(yīng)先由部門負(fù)責(zé)人確定發(fā)生費(fèi)用

的真實(shí)性之后再送至財(cái)務(wù)部進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。財(cái)務(wù)部人員忽視單據(jù)審核流程，責(zé)任

意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)報(bào)銷單的規(guī)范性審核也不重視。接收到報(bào)銷人員的發(fā)票、收據(jù)等報(bào)

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銷憑證后，財(cái)務(wù)人員并未檢查附帶在報(bào)銷單后的材料粘貼方式是否標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行簡(jiǎn)

單地復(fù)核后便準(zhǔn)予報(bào)銷，未能經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人員的審批，報(bào)銷流程過于簡(jiǎn)化。

圖1湖南烏托邦藝術(shù)設(shè)計(jì)有限公司費(fèi)用報(bào)銷流程圖

3.4員工借支逾期現(xiàn)象較多

公司員工借款到期不還款，因?yàn)闆]有嚴(yán)格的借支歸還制度約束，財(cái)務(wù)部門催

還債款的執(zhí)行力度較小，員工還款意愿較低，造成還款態(tài)度拖拉，導(dǎo)致公司資金

不能及時(shí)回源，個(gè)別大額借款資金對(duì)公司利益造成了一定程度的損害。公司員工

在前期的小額費(fèi)用借款，在財(cái)務(wù)人員的忽視下，雖然員工未能先歸還前期借款，

但同樣獲得了第二次借款的審批。公司賬上超過一個(gè)的員工借支如下表所示：

表12022年12月31日員工借支余額登記表

借款日期借款人借款事由借款金額（元）借款時(shí)長

2021-8-16張潔辦公費(fèi)200016個(gè)月

2021-9-15劉蕓蕓辦公費(fèi)50015個(gè)月

2021-9-24廖知然出差300015個(gè)月

2021-10-23王藝其他1000014個(gè)月

4公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1明確員工借支用途及借支額度

4.1.1明確員工借支用途

員工根據(jù)借支原因可以具體分為因公借支和因私借支，因公借支主要是用于

支付與公司發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類款項(xiàng)借支，其中包括押金、備用金和專項(xiàng)

類的借支，采購材料發(fā)生的臨時(shí)借支和其他臨時(shí)性借支等；個(gè)人因公借支的范圍

包括指派出差、外出培訓(xùn)、部門零星采購支出、固定業(yè)務(wù)支出和其他需要公司負(fù)

擔(dān)的費(fèi)用。因私借支是由于員工個(gè)人原因而向公司申請(qǐng)的借款，一般是員工本人

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或者其家庭成員遭遇了重大變故特向公司申請(qǐng)，經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)后可以獲得的特

殊借支，可從應(yīng)付未發(fā)的工資中扣除。其余情況，公司員工因私不得向公司借支

款項(xiàng)。

4.1.2規(guī)定員工借支額度

公司應(yīng)當(dāng)制定員工借支額度，限定借支金額。因公借支和因私借支發(fā)生的員

工借支，借支額度都應(yīng)按照業(yè)務(wù)需要制定借支標(biāo)準(zhǔn)，其他特殊情況需要經(jīng)總經(jīng)理

審批，試用期員工不得借款。具體借支額度標(biāo)準(zhǔn)見表2：

表2公司員工借支額度

差旅費(fèi)日常費(fèi)用備用金零星材料采購特殊公務(wù)

因公借支

額度按預(yù)計(jì)出差目的

限額2000限額2000按物資采購預(yù)算按實(shí)際所需

地及天數(shù)確定所

元。元。借支。進(jìn)行借支。

需借支。

因私借支按已出勤可領(lǐng)取的效益工資為最高限額。

額度特殊情況下可按當(dāng)年績(jī)效工資90%為最高借款限額。

4.2加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷的審核

4.2.1制定差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

湖南烏托邦藝術(shù)設(shè)計(jì)有限公司異地業(yè)務(wù)較多，員工出差頻繁，需要制定差旅

費(fèi)相關(guān)的借支與報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，以加強(qiáng)費(fèi)用管控。員工出差的交通費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)如表

3，住宿費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)如表4。

表3公司差旅費(fèi)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

職務(wù)交通工具伙食標(biāo)準(zhǔn)外埠市內(nèi)交通費(fèi)用

一般員工火車、高鐵150元/天150元/天

中層管理人員火車、高鐵200元/天200元/天

總經(jīng)理高鐵、飛機(jī)實(shí)報(bào)實(shí)銷實(shí)報(bào)實(shí)銷

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表4住宿費(fèi)用按城市分類報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

各級(jí)員工住宿標(biāo)準(zhǔn)上限（單位：元）

序號(hào)城市等級(jí)總經(jīng)理中層管理人員一般員工

單人雙人單人雙人單人雙人

1北上廣深600720500600400500

2省會(huì)城市450540400500350400

3地級(jí)市450540350400260350

4縣城以下450540260300200260

4.2.2嚴(yán)格審核費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)

報(bào)銷申請(qǐng)人必須按照規(guī)范填寫費(fèi)用報(bào)銷單，填寫不規(guī)范的一概不予報(bào)銷。費(fèi)

用報(bào)銷單必須用黑色或藍(lán)色簽字筆書寫，報(bào)銷部門、日期、報(bào)銷人為必填項(xiàng)，需

要復(fù)核人員的簽字；用途和金額要根據(jù)報(bào)銷單后粘附發(fā)票的種類和金額來填寫，

真實(shí)用途與金額可用鉛筆填寫好至備注欄，合計(jì)金額確保正確；物價(jià)補(bǔ)貼、獎(jiǎng)金

和住房補(bǔ)貼等需要進(jìn)行單獨(dú)貼報(bào)銷單。填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單與費(fèi)用報(bào)銷單大致相同，

但需要據(jù)實(shí)正確填好出差日期、地址及住宿費(fèi)等。

報(bào)銷單所附的原始發(fā)票必須由稅務(wù)部門統(tǒng)一印制并且蓋有稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)票監(jiān)

制章，財(cái)政部門印制的票據(jù)要加蓋開票單位發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章，記錄的各

項(xiàng)內(nèi)容均不得涂改。非一般情況下不能夠獲得發(fā)票的，需要附錄說明，標(biāo)明緣由，

也可用其他合規(guī)發(fā)票代替。原始發(fā)票上的主要內(nèi)容必須據(jù)實(shí)填寫完整，字跡要清

晰，大、小寫要一致，不得涂改、挖補(bǔ)，收款人需簽字。原始票據(jù)丟失但能夠以

合理證據(jù)證明費(fèi)用發(fā)生屬實(shí)，同意報(bào)銷金額的二分之一。費(fèi)用報(bào)銷單的附件要按

規(guī)定粘貼，不得使用其他工具串別；貼票必須向左對(duì)齊，粘貼好，單據(jù)較多時(shí)需

要平貼，不符合規(guī)定的單據(jù)將由財(cái)務(wù)部門退還。

4.3加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷審批管理

4.3.1強(qiáng)化費(fèi)用報(bào)銷控制

費(fèi)用報(bào)銷的控制原則是實(shí)行計(jì)劃管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、層層把關(guān)。每個(gè)部門的負(fù)

責(zé)人承擔(dān)了為本部門員工的借支費(fèi)用報(bào)銷的實(shí)質(zhì)性、合理性的首次審查的責(zé)任；

財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)人員承擔(dān)對(duì)報(bào)銷票據(jù)的合法性、可行性和合理性進(jìn)行第二次審查的責(zé)

任；總經(jīng)理負(fù)責(zé)最后的審核批準(zhǔn)。公司一切費(fèi)用的報(bào)銷需按報(bào)銷規(guī)定進(jìn)行。報(bào)銷

人員先申請(qǐng)，財(cái)務(wù)人員后辦理，沒有經(jīng)過申請(qǐng)和審批的一切借支不允許報(bào)銷，特

殊情況要獲得總經(jīng)理的批準(zhǔn)。費(fèi)用報(bào)銷僅憑借有效票據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷，資金限額依據(jù)

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財(cái)務(wù)審核和總經(jīng)理批準(zhǔn)的額度，費(fèi)用支出必須真實(shí)且在規(guī)定范圍內(nèi)，禁止弄虛作

假。報(bào)銷者要持有合規(guī)有效的票據(jù)，按規(guī)定和要求填寫費(fèi)用報(bào)銷憑證，簽署本人

名字，按時(shí)間順序分類整理和粘貼，待逐級(jí)審核批準(zhǔn)后方可報(bào)銷，嚴(yán)禁白條入賬

等違規(guī)行為。

4.3.2規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷審批流程

費(fèi)用報(bào)銷需要嚴(yán)格按照流程進(jìn)行。公司的所有費(fèi)用支出報(bào)銷應(yīng)按先由報(bào)銷人

整理報(bào)銷、填寫報(bào)銷單，然后交予部門主管核實(shí)，再交至財(cái)務(wù)部門復(fù)核，最后再

由總經(jīng)理審批后到出納人員處辦理報(bào)銷的程序進(jìn)行。具體審批流程如下圖：

圖2公司費(fèi)用報(bào)銷審批流程圖

報(bào)銷人取得經(jīng)正常審批程序已經(jīng)審批齊全的報(bào)銷單后，應(yīng)在2天之內(nèi)送至財(cái)

務(wù)部門，辦理好報(bào)銷手續(xù)，由出納人員對(duì)報(bào)銷單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查報(bào)銷單的真

實(shí)性和合規(guī)性，看是否有涂改、費(fèi)用計(jì)算是否有誤，所附發(fā)票是否完整合法，審

批手續(xù)是否齊全。出納人員在審核無誤后即可付款。

4.4完善員工借支及費(fèi)用報(bào)銷處罰管理

4.4.1加強(qiáng)員工借支及費(fèi)用報(bào)銷執(zhí)行管理

財(cái)務(wù)部人員應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行公司借支制度，根據(jù)借款申請(qǐng)及時(shí)付款、登記入賬，

公司員工應(yīng)該自覺遵守員工借款原則：前款不清，后款不借。借款員工須在借支

歸還期限內(nèi)辦理好報(bào)銷歸還借款的手續(xù)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)不能夠完成核銷或者將

借款歸還公司的，需要提供書面原因進(jìn)行說明。完善公司的借支歸還管理制度，

核算標(biāo)準(zhǔn)如表5，借支核算過程如圖3：

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圖3借支核算過程圖

4.4.2嚴(yán)格處罰員工借支逾期行為

公司員工借款沒有按期歸還或未報(bào)賬銷賬，將從其本月下發(fā)的薪資中扣押相

應(yīng)金額，待該員工清償借款后發(fā)放，由于扣押工資而造成的后期多繳納的個(gè)人所

得稅款需由本人承擔(dān)。員工借款未歸還者不得再次借款。員工借款未清償而有離

職意愿的，未發(fā)工資不足以抵扣借款金額并且造成公司利益損失的，借支申請(qǐng)單

各上級(jí)審批人各承擔(dān)損失金額的10%。員工借支費(fèi)用用于出差，出差返回后超過

一個(gè)月未到財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)的，執(zhí)行定額罰款，據(jù)情況取消差旅補(bǔ)助費(fèi)。

員工在有離職意向時(shí)，財(cái)務(wù)部需要審查該員工是否存在借支情況，若有借支未還，

需要督促員工清償完畢后方可為其辦理員工離職手續(xù)。

表5員工借支歸還管理制度

借支類型核算內(nèi)容還款期限還款標(biāo)準(zhǔn)

差旅費(fèi)類業(yè)務(wù)出差、外出招聘等出差結(jié)束后3天內(nèi)依據(jù)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

辦公用品、電話費(fèi)、企業(yè)文化

依據(jù)以前月份的借支

日常費(fèi)用類費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、補(bǔ)充備用金等部借支日起5天內(nèi)

額度

門費(fèi)用支出

采購類物料采購、固定資產(chǎn)等借支日起10天內(nèi)依據(jù)采購合同

廣告費(fèi)用、印刷費(fèi)、招牌制作

廣告類借支日起10天內(nèi)依據(jù)合同約定

費(fèi)用等

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

5設(shè)