湖南泰迪食品有限公司報(bào)賬流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南泰迪食品有限公司概況........................................................................................1

2湖南泰迪食品有限公司報(bào)賬流程現(xiàn)狀........................................................................1

2.1借款類流程現(xiàn)狀.................................................................................................1

2.2費(fèi)用報(bào)銷類流程現(xiàn)狀.........................................................................................2

2.3對外付款類流程現(xiàn)狀.........................................................................................3

3湖南泰迪食品有限公司報(bào)賬流程存在的問題............................................................4

3.1審批不規(guī)范.........................................................................................................4

3.2控制不精確.........................................................................................................5

3.3財(cái)務(wù)處理效率低下.............................................................................................6

4湖南泰迪食品有限公司優(yōu)化設(shè)計(jì)................................................................................6

4.1借款類流程的改善措施.....................................................................................6

4.2報(bào)銷類流程的改善措施.....................................................................................7

4.3對外付款類流程的改善措施.............................................................................9

5優(yōu)化設(shè)計(jì)后效果..........................................................................................................10

參考資料.........................................................................................................................12

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南泰迪食品有限公司報(bào)賬流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1湖南泰迪食品有限公司概況

湖南泰迪食品有限公司（以下簡稱泰迪食品）成立于2014年06月16日，

注冊地位于長沙市開福區(qū)瀏陽河街道福元西路148號萬科城河馬公園一層1004

房，法定代表人為武家金。經(jīng)營范圍包括品牌策劃咨詢服務(wù)；企業(yè)管理服務(wù)；

酒店管理；餐飲管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)開發(fā)、技術(shù)服務(wù)；食品加工技術(shù)咨詢；保健

食品的研發(fā)；烘焙食品、糕點(diǎn)、面包的制造；冷熱飲品制售服務(wù)；糕點(diǎn)、面包

零售；預(yù)包裝食品（含冷藏冷凍食品）銷售。

董事長

總經(jīng)理

生產(chǎn)部研發(fā)部銷售部人事部財(cái)務(wù)部

圖1-1湖南泰迪食品有限公司組織架構(gòu)圖

2湖南泰迪食品有限公司報(bào)賬流程現(xiàn)狀

2.1借款類流程現(xiàn)狀

泰迪食品的借款控制，是按財(cái)務(wù)部下屬的一級部門為成本中心單元進(jìn)行備

用金控制的，備用金主體部門每個(gè)月可以申請一定額度的備用金，專供員工臨

時(shí)借用。按公司《費(fèi)用報(bào)銷管理程序》規(guī)定，投標(biāo)保證金、標(biāo)書費(fèi)、會議費(fèi)、

項(xiàng)目組房租、出差機(jī)票等情形，允許員工借款，備用金額度內(nèi)的借款，經(jīng)部門

或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，預(yù)算專員核準(zhǔn)，事業(yè)部負(fù)責(zé)人審批后，財(cái)務(wù)打款，超出當(dāng)

期備用金額度的借款，按臨時(shí)緊急借款程序，流程需經(jīng)總部財(cái)務(wù)總監(jiān)和董事長

審批后，財(cái)務(wù)才能打款。原則上，如果員工還有未還清的借款，則不允許再次

申請借款:在有未還借款的情況下進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，報(bào)銷的費(fèi)用應(yīng)當(dāng)首先沖抵未

還借款。借款審批流程的流程圖如圖2-1所示。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

申請人部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人預(yù)算專員事業(yè)部負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部

開始業(yè)務(wù)是

否否合理

未還/超額

填寫預(yù)算超額不超事業(yè)部負(fù)

申請單是責(zé)人審批

部門或項(xiàng)

目審批預(yù)算專會計(jì)審核

員審批

出納打款

記賬憑證

結(jié)束

圖2-1借款審批流程

2.2費(fèi)用報(bào)銷類流程現(xiàn)狀

為了對成本費(fèi)用進(jìn)行有效地控制，在年度預(yù)算大盤子的基礎(chǔ)上，各成本中

心每個(gè)月末需要申請下個(gè)月的費(fèi)用預(yù)算。按人來預(yù)算控制的情況，如金融軟件

事業(yè)部銷售崗位員工，需要個(gè)人根據(jù)回款情況和下月計(jì)劃來申請下月預(yù)算，部

門負(fù)責(zé)人匯總審批后報(bào)事業(yè)部核算專員審批，最終事業(yè)部負(fù)責(zé)人審批后生效：

集成服務(wù)事業(yè)部是直接根據(jù)業(yè)績核算銷售崗人員的下月可報(bào)銷金額上限，經(jīng)各

部門負(fù)責(zé)人和事業(yè)部負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，通知銷售崗人員；數(shù)字政務(wù)事業(yè)部由項(xiàng)目

負(fù)責(zé)人申請下月的項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人，核算專員和事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審批

后生效：職能部門是按部門申請每月各科目的費(fèi)用預(yù)算額度，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人，

核算專員，分管副總依次審批后生效。對于年度預(yù)算不足的情況，需走預(yù)算追

加流程，經(jīng)事業(yè)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)、董事長審批后，可追加年度費(fèi)用，年度

費(fèi)用追加后，再提報(bào)月度預(yù)算流程。所有事業(yè)部的月度預(yù)算數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總后，

需呈報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)和董事長。

當(dāng)員工正常成本歸屬于本部門的費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，寫明姓名、

費(fèi)用歸屬部門、項(xiàng)目、費(fèi)用科目及金額等信息，在發(fā)票粘貼紙上貼好原始票據(jù)，

和報(bào)銷單一并提交審批，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、部門預(yù)算專員、事業(yè)部核算崗、事業(yè)

部負(fù)責(zé)人依次宙批，單次報(bào)銷超過1000元和5000元，還需分別經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和

董事長審批，最后由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行票據(jù)審核，付款和記賬。差旅費(fèi)的報(bào)銷審批

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流程，與費(fèi)用報(bào)銷單類似，不同之處是報(bào)銷差旅費(fèi)，需要一并附上出差前經(jīng)領(lǐng)

導(dǎo)簽字的出差申請單作為附件，在費(fèi)用審核環(huán)節(jié)，需要審核報(bào)銷人的住宿、交

通花費(fèi)等是否超過規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。費(fèi)用報(bào)銷流程圖如圖2-2所示。

申請人本部門或本項(xiàng)目事業(yè)部核算崗公司領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部

開始部門或項(xiàng)目

負(fù)責(zé)人審批

預(yù)算專員

填寫報(bào)銷單記錄核算事業(yè)部負(fù)

責(zé)人審批

否業(yè)務(wù)是否合理

會計(jì)審核

否1000以上

財(cái)務(wù)總監(jiān)

預(yù)算專員審批出納打款

審批

是否預(yù)算內(nèi)5000以上記賬憑證

董事長審

是

批結(jié)束

圖2-2費(fèi)用報(bào)銷流程圖

泰迪食品日常存在大量跨部門或事業(yè)部進(jìn)行人員借調(diào)支持項(xiàng)目的情況，當(dāng)

人員借調(diào)時(shí)，所產(chǎn)生的費(fèi)用應(yīng)歸屬在業(yè)務(wù)發(fā)生部門下，被借調(diào)人進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷

時(shí)，報(bào)銷單要特別注明費(fèi)用歸屬部門，粘貼好原始票據(jù)的報(bào)銷單，需首先由原

部門負(fù)責(zé)人審批簽字，非本部門的費(fèi)用再進(jìn)入費(fèi)用歸屬部門報(bào)銷審批環(huán)節(jié)進(jìn)行

逐級審批。除人員借調(diào)報(bào)銷的場景外，泰迪食品還存在其他費(fèi)用報(bào)銷部門與費(fèi)

用歸屬部門不一致的場景，比如培訓(xùn)費(fèi)由人力部統(tǒng)一來做預(yù)算，但所有部門都

可報(bào)銷培訓(xùn)費(fèi)，其審批邏輯和人員借調(diào)報(bào)銷審批類似，都需要報(bào)銷部門先審核

后，再進(jìn)入費(fèi)用歸屬部門審批環(huán)節(jié)進(jìn)行審批。

2.3對外付款類流程現(xiàn)狀

泰迪食品對外付款主要以公司簽訂的支付合同為依據(jù)，當(dāng)業(yè)務(wù)部門需要對

外支付款項(xiàng)時(shí)，需要填寫付款申請單，并將合同系統(tǒng)已審批過的合同審批單和

合同付款計(jì)劃打印出來作為附件，提交給核算崗人員審核合同已付款情況、付

款計(jì)劃及本次付款電請，然后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)逐級審批，一次性次付款超過1000和30000

元的，需分別經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和董事長審批，最后，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行票據(jù)審核、付

款和記賬，如果是無發(fā)票付款，出納付款后流程還需回到申請人進(jìn)行發(fā)票追索，

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最后將發(fā)票交付回到財(cái)務(wù)后結(jié)束流程。對于少數(shù)無合同付款的場景，如臨時(shí)維

修或勞務(wù)等，付款申請單需附上經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字的請示簽報(bào)，才可以審批付款。

對外付款流程圖如圖2-3所示。

申請人部門負(fù)責(zé)人商務(wù)核算崗公司領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部

無

開始

補(bǔ)充發(fā)票

部門或項(xiàng)目審核合同

負(fù)責(zé)人審批付款情況

填寫付款申事業(yè)部負(fù)

及計(jì)劃

請單責(zé)人審批

否業(yè)務(wù)是否合理會計(jì)審核

1萬以上

合同審批單是財(cái)務(wù)總監(jiān)

出納打款

請示簽報(bào)審批

付款計(jì)劃

3萬以上是否有票

董事長審

批記賬憑證

結(jié)束

圖2-3對外付款審批流程

泰迪食品費(fèi)用類流程目前還是傳統(tǒng)的線下審批模式,申請單據(jù)附上相關(guān)原始

票據(jù)，一并在線下由各部門預(yù)算崗人員收集匯總,批量送遞領(lǐng)導(dǎo)逐級審批，審批

后的單據(jù)再每天批量送至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門經(jīng)過對票據(jù)的真實(shí)及合規(guī)性進(jìn)行

審核，并在資金流動性允許的時(shí)候進(jìn)行付款，然后手動在金蝶系統(tǒng)中創(chuàng)建會計(jì)

憑證，所有步驟完成，經(jīng)手人在原始單據(jù)上簽字后，歸檔紙質(zhì)憑證。

3湖南泰迪食品有限公司報(bào)賬流程存在的問題

3.1審批不規(guī)范

漏審錯審頻發(fā)。泰迪食品處于快速發(fā)展期，人員增長較快，組織結(jié)構(gòu)及部

門負(fù)責(zé)人也根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展時(shí)常調(diào)整，一線員工不清楚報(bào)銷流程必要的審批環(huán)節(jié)，

目前都是填制單據(jù)，粘貼票據(jù)后，交由部門預(yù)算員進(jìn)行集中統(tǒng)計(jì)和遞交審批，

部門預(yù)算員累計(jì)一定量的借款、報(bào)銷、借調(diào)報(bào)銷、付款等各類報(bào)銷單據(jù)，需要

逐張單據(jù)統(tǒng)計(jì)，根據(jù)借款、預(yù)算等數(shù)據(jù)，并結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限，逐級遞交部門、

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事業(yè)部、公司層領(lǐng)導(dǎo)審批，大單據(jù)量大，統(tǒng)計(jì)工作量大，領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間有限等問題，

送達(dá)財(cái)務(wù)的單據(jù)，時(shí)常能發(fā)現(xiàn)未按制度要求進(jìn)行審批或錯審漏審的問題，超權(quán)

限額度宙批的情況時(shí)有發(fā)生。另外，流程審批進(jìn)度狀態(tài)無法查詢，等待時(shí)間過

長且不可預(yù)期，也增加了報(bào)銷人的不滿情緒。

前置資料缺失。根據(jù)泰迪食品的相關(guān)規(guī)章制度要求，為了保證費(fèi)用流程審

批的規(guī)范性，對不同場景的費(fèi)用流程，需有必要的前置流程或資料附件，如差

旅費(fèi)報(bào)銷流程，必須要附上經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字的出差申請審批單，合同付款必須附合

同審批單及付款計(jì)劃，非合同付款必須附相關(guān)請示簽報(bào)等等。但現(xiàn)實(shí)中，前置

資料有些是紙質(zhì)簽字的，有些是在其他信息系統(tǒng)上進(jìn)行線上審批的，原始資料

的獲取和打印給申請人增加了額外的工作負(fù)擔(dān):審批人在進(jìn)行審核時(shí)，對前置資

料的因無法確認(rèn)其完整性和真實(shí)性，所以前置資料的審核也往往流于形式，導(dǎo)

致最終財(cái)務(wù)在審核歸檔時(shí)，發(fā)現(xiàn)部分流程是缺失前置資料的，需要進(jìn)行反復(fù)溝

通甚至退回流程，增加了財(cái)務(wù)審核的工作量。

發(fā)票易錯易丟。泰迪食品要求所有報(bào)銷和付款的發(fā)票開票日期必須在三個(gè)

月以內(nèi)，各個(gè)環(huán)節(jié)的審批人都被賦予審批票據(jù)合規(guī)性的職責(zé)，而傳統(tǒng)紙質(zhì)票據(jù)

頻繁流轉(zhuǎn)傳遞容易出現(xiàn)票據(jù)丟失和破損的問題，票據(jù)的丟失或損壞會使得該筆

報(bào)銷單無法繼續(xù)審批，給報(bào)銷人、進(jìn)行核算統(tǒng)計(jì)的專員以及其他流程參與人造

成不必要的麻煩。

審批退回率高。因票據(jù)填寫和粘貼環(huán)節(jié)的規(guī)范性和時(shí)效性，審批附件資料

的完整性，流程審批過程跨環(huán)節(jié)溝通不暢，預(yù)算和成本控制等問題，現(xiàn)實(shí)中費(fèi)

用流程存在相當(dāng)比例到財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)還需退回的單據(jù)，而退回的單據(jù)又會消耗部門

預(yù)算專員和事業(yè)部核算專員更多的時(shí)間和精力，且紙質(zhì)票據(jù)的往復(fù)傳遞，進(jìn)一

步增加了紙質(zhì)票據(jù)丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)。僅就綜合核算崗和會計(jì)崗調(diào)研的情況估

計(jì)，日常費(fèi)用管控流程退回率高達(dá)30%-40%，高退回率很大程度上導(dǎo)致了費(fèi)用

控制流程的審批效率低下。

3.2控制不精確

數(shù)據(jù)核算重復(fù)統(tǒng)計(jì)。泰迪食品因不同事業(yè)部的費(fèi)用控制機(jī)制不同，且為了

分散審核壓力，目前，在各費(fèi)用成本核算部門設(shè)置有部門級預(yù)算員崗位，負(fù)責(zé)

本部門的人員報(bào)銷時(shí)的單據(jù)填制規(guī)范性，未還借款及費(fèi)用科目預(yù)算等審核，各

事業(yè)部有專門的成本核算崗位，負(fù)責(zé)本事業(yè)部整體預(yù)算、合同執(zhí)行及項(xiàng)目成本

控制審核，財(cái)務(wù)部門設(shè)置專門審核環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)票據(jù)合規(guī)、流程審批規(guī)范及整體

成本控制的審核，各審核環(huán)節(jié)崗位都是獨(dú)立記錄統(tǒng)計(jì)，互相之間數(shù)據(jù)不同步，

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存在相同數(shù)據(jù)重復(fù)統(tǒng)計(jì)，如果遇到數(shù)據(jù)不一致的情況，對賬往往需要花費(fèi)很大

的時(shí)間和精力。

預(yù)算控制難度大。盡管不同事業(yè)部預(yù)算控制管理要求不同，但是普遍都存

在基層預(yù)算意識不強(qiáng)，預(yù)算與實(shí)際支出偏差過大的問題。因?qū)嶋H預(yù)算審核控制

要在單據(jù)到達(dá)預(yù)算員環(huán)節(jié)才能確認(rèn)，很多單據(jù)在發(fā)現(xiàn)超支后，預(yù)算員可能為了

避免退回單據(jù)，會通知申請人再補(bǔ)充提交預(yù)算追加或預(yù)算外支出的請示簽報(bào)流

程，相當(dāng)于是事后預(yù)算，或用實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用去做預(yù)算變更，這種流于表面的

預(yù)算控制，給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行現(xiàn)金流管理帶來很大的壓力。

3.3財(cái)務(wù)處理效率低下

現(xiàn)階段泰迪食品財(cái)務(wù)部只在每月5-20日之間接收報(bào)銷單據(jù)，其他時(shí)間，財(cái)

務(wù)需要完成本月流程單據(jù)的審核、付款、記賬及費(fèi)用核算等工作。流程單據(jù)在

財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)，會形成大量的積壓，財(cái)務(wù)人員需要對每一張發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)真、查

重、合規(guī)性審查、進(jìn)項(xiàng)稅抵扣登記、網(wǎng)銀付款及金蝶系統(tǒng)手動做記賬憑證等操

作，這些人工操作環(huán)節(jié)會占用財(cái)務(wù)人員大量的時(shí)間精力?？偛考案鞣止矩?cái)務(wù)

部門會計(jì)及出納崗人員合計(jì)28人，盡管已經(jīng)限制了報(bào)銷窗口，但財(cái)務(wù)部依然是

職能部門中加班最多的部門，過去一年平均每月單據(jù)辦結(jié)量維持在1300左右，

很難超過1500，幾乎每個(gè)部門都存在報(bào)銷需求的積壓。財(cái)務(wù)部門的單據(jù)處理效

率，是整個(gè)費(fèi)用流程審批環(huán)節(jié)中的瓶頸。

4湖南泰迪食品有限公司優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1借款類流程的改善措施

當(dāng)員工有借款需求時(shí)，在OA系統(tǒng)線上發(fā)起“借款申請流程”，在申請單頁

面，系統(tǒng)自動獲取當(dāng)前用戶的未還借款信息和部門可用備用金額度，如未還借

款不為零，系統(tǒng)給出提示，并控制不能填寫借款單，如未還借款為零，正常填

寫了借款單，提交流程時(shí)，系統(tǒng)自動控制借款金額是否超出部門可用備用金額

度，如超出額度不允許提交流程，不超額則正常流轉(zhuǎn)部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)

責(zé)人、事業(yè)部負(fù)責(zé)人依次在線上完成審批后，電子流程流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)步驟，財(cái)務(wù)

經(jīng)過審核、打款并結(jié)束流程后，系統(tǒng)自動推送憑證數(shù)據(jù)到金蝶系統(tǒng)生成記賬憑

證。在單據(jù)的填制和流程流轉(zhuǎn)過程中，系統(tǒng)自動完成基本點(diǎn)完整性校驗(yàn)和自動

控制，快速準(zhǔn)確，無需部門預(yù)算員再參與控制。改善后的借款流程示意圖如圖4-1

所示。

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申請人部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人事業(yè)部負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部

開始

業(yè)務(wù)是

否

否合理

填寫預(yù)算申是事業(yè)部負(fù)

請單責(zé)人審批

超額部門或項(xiàng)會計(jì)審核

目審批

不超

自動控制

未還/超額出納打款

電子流程自動生成

結(jié)束記賬憑證

圖4-1改善后的借款申請流程

4.2報(bào)銷類流程的改善措施

當(dāng)員工需進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，在OA系統(tǒng)上發(fā)起“費(fèi)用報(bào)銷流程”，系統(tǒng)會幫

助進(jìn)行借款控制、預(yù)算控制、前置資料和信息完整性控制等。改善后的費(fèi)用報(bào)

銷流程示意圖如圖4-2所示。在費(fèi)用報(bào)銷單頁面，系統(tǒng)自動獲取當(dāng)前用戶的未還

借款信息，如有未還借款，則報(bào)銷金額需首先沖抵借款:報(bào)銷人從系統(tǒng)預(yù)置的費(fèi)

用科目列表中選擇需要報(bào)銷的費(fèi)用科目，默認(rèn)費(fèi)用歸屬部門為本部門，選擇本

次費(fèi)用報(bào)銷關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目，填寫報(bào)銷金額和事由，選擇個(gè)人發(fā)票夾中的發(fā)票(發(fā)票

數(shù)據(jù)來自于發(fā)票云系統(tǒng)，員工提前用手機(jī)App拍照發(fā)票上傳，完成識別驗(yàn)直)，

系統(tǒng)自動核驗(yàn)資料是否齊全，發(fā)票是否已報(bào)銷過，報(bào)銷金額是否超預(yù)算，如超

出則無法提交流程，系統(tǒng)提示“請與部門預(yù)算員聯(lián)系”，如資料齊全，預(yù)算不超，

則轉(zhuǎn)下一步由部門負(fù)責(zé)人審批業(yè)各合理性，部門負(fù)責(zé)人及后繼宙批人在審核時(shí)，

可以看到當(dāng)前科目的預(yù)算總額，已執(zhí)行金額，申請中金額，以及預(yù)算余額，可

以清楚掌握預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，預(yù)防預(yù)算執(zhí)行前松后緊的情況；每一環(huán)節(jié)審批通過

后，系統(tǒng)自動根據(jù)單據(jù)科目和金額，智能判斷流程流向的節(jié)點(diǎn)，根據(jù)需要依次

經(jīng)事業(yè)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

申請人部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人事業(yè)部負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部

開始事業(yè)部負(fù)

業(yè)務(wù)是責(zé)人審批

否是

否合理

填寫報(bào)銷單

1000以

超部門或項(xiàng)上財(cái)務(wù)總

目負(fù)責(zé)人

額不超監(jiān)審批

自動控制審批

預(yù)算額度

發(fā)票查重5000以

上董事長

審批

流程到達(dá)財(cái)務(wù)后，打印申請單，會計(jì)審核

貼好發(fā)票投遞財(cái)務(wù)

出納打款

流程結(jié)束自動生成

記賬憑證

歸檔紙質(zhì)

憑證

圖4-2改善后的費(fèi)用報(bào)銷流程

領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)都通過后，流程流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)，此時(shí)系統(tǒng)提示申請人

打印帶領(lǐng)導(dǎo)審批意見的報(bào)銷單，并貼好原始發(fā)票，將紙質(zhì)票據(jù)投遞至財(cái)務(wù)窗口，

財(cái)務(wù)收到紙質(zhì)單據(jù)后，用掃碼槍掃描單據(jù)上的條形碼，在OA系統(tǒng)中快速找到對

應(yīng)的線上審批報(bào)銷流程，核對線上流程和線下票據(jù)的一致性，以及該筆業(yè)務(wù)在

財(cái)務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)合規(guī)性，審批通過后轉(zhuǎn)出納打款，出納完成付款后結(jié)束流程，并

在紙質(zhì)單據(jù)上蓋付訖章后，將紙質(zhì)票據(jù)轉(zhuǎn)給成本會計(jì)，流程結(jié)束時(shí)系統(tǒng)會自動

調(diào)用憑證生成接口在金蝶系統(tǒng)中生成會計(jì)憑證，成本會計(jì)確認(rèn)憑證信息無誤后

歸檔紙質(zhì)憑證。

在整個(gè)流程的流轉(zhuǎn)過程中，所有已經(jīng)參與了流程辦理的參與人，都可以在

個(gè)人流程查詢頁面查詢到自己發(fā)起或參與辦理的流程的實(shí)時(shí)辦理狀態(tài)，并進(jìn)行

流程的跟蹤或催辦。部門預(yù)算員和事業(yè)部核算專員可以在自己的工作臺界面實(shí)

時(shí)看到自己權(quán)限范圍內(nèi)的費(fèi)用報(bào)銷流程詳情，并自動形成部門預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度臺

賬和項(xiàng)目成本臺賬，預(yù)算員和核算專員無需再參與到報(bào)銷流程流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)中。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

借調(diào)人員進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷或報(bào)銷人報(bào)銷特定部門的預(yù)算科目(如培訓(xùn)費(fèi)等)費(fèi)用時(shí)，

系統(tǒng)自動判斷報(bào)銷人所在部門和費(fèi)用歸屬部門不一致時(shí)，走向特定的流程分支，

先經(jīng)過本部門負(fù)責(zé)人審批，再進(jìn)入費(fèi)用歸屬部門流程審批環(huán)節(jié)進(jìn)行審批，費(fèi)用

預(yù)算控制按費(fèi)用歸屬部門的剩余額度進(jìn)行控制。

4.3對外付款類流程的改善措施

當(dāng)有對外付款的業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，經(jīng)辦人需要在OA系統(tǒng)上填寫付款申請單，并

選擇關(guān)聯(lián)相關(guān)的合同或項(xiàng)目(合同、項(xiàng)目源數(shù)據(jù)來源干合同系統(tǒng))，系統(tǒng)自動獲取

關(guān)聯(lián)合同的總金額，已付金額和付款計(jì)劃等信息，按付款計(jì)劃填寫本次付款的

金額和利用，如選擇憑票已開票，則從發(fā)票夾中選擇關(guān)聯(lián)發(fā)票信息，如選擇未

開票，則最后付款后發(fā)起人需要補(bǔ)充交付發(fā)票，才能結(jié)束流程:如是非合同付款，

則需要管理OA系統(tǒng)中經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的請示簽報(bào)流程，供審批人做審批參考:單據(jù)

填好后，提交流程，系統(tǒng)自動做完整性校驗(yàn)，缺失資料或金額不符不允許提交

流程，否則自動流轉(zhuǎn)至下一步部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批業(yè)務(wù)合理性，部門審批通

過后系統(tǒng)自動根據(jù)付款金額大小，智能判斷流程流向的節(jié)點(diǎn)，根據(jù)需要依次經(jīng)

事業(yè)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)或公司領(lǐng)導(dǎo)審批，最后到達(dá)財(cái)務(wù)宙核環(huán)節(jié)，系統(tǒng)自動

通知申請人打印帶領(lǐng)導(dǎo)審批意見的付款申請單，附上紙質(zhì)發(fā)票后，投遞至財(cái)務(wù)

窗口，財(cái)務(wù)掃碼定位流程，審核并付款后，系統(tǒng)根據(jù)是否需要補(bǔ)充發(fā)票自動判

斷結(jié)束流程或轉(zhuǎn)發(fā)起人補(bǔ)充發(fā)票，最終發(fā)票收回后結(jié)束流程，系統(tǒng)自動生成記

賬憑證，會計(jì)核對憑證后歸檔紙質(zhì)票據(jù)。改善后的付款流程多個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了自

動檢驗(yàn)和控制，并消除了核算專員審核步驟。改善后的付款流程示意圖如圖4-3

所示。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

申請人

部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人事業(yè)部負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部

是

補(bǔ)充發(fā)票

開始事業(yè)部負(fù)

業(yè)務(wù)是責(zé)人審批

否是

填寫付款申否合理

請單

1萬以上

否部門或項(xiàng)財(cái)務(wù)總監(jiān)

目負(fù)責(zé)人

是審批

自動控制審批

資料齊全

全額合規(guī)3萬以上

董事長審

批

流程到達(dá)財(cái)務(wù)后，打印付款單，

會計(jì)審核

填好票據(jù)投遞財(cái)務(wù)

出納打款

合同審批單

請示簽報(bào)

付款計(jì)劃自動判斷