河南美道家實業(yè)有限公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1河南美道家實業(yè)有限公司簡介.........................................1

2河南美道家實業(yè)有限公司采購業(yè)務現(xiàn)狀.................................1

2.1采購部門的組織結構............................................1

2.2采購流程......................................................1

3河南美道家實業(yè)有限公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度存在的問題...............2

3.1采購計劃制度不合理............................................2

3.2供應商選擇不合理..............................................2

3.3采購簽字流程不完善............................................3

3.4驗收入庫制度不完善............................................3

4河南美道家實業(yè)有限公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計方案.............4

4.1采購計劃制度優(yōu)化設計方案......................................4

4.1.1深化對物資采購模式的認識................................4

4.1.2培養(yǎng)專門采購人員........................................4

4.1.3規(guī)范采購過程............................................5

4.2供應商選擇優(yōu)化設計方案........................................5

4.3采購簽字流程優(yōu)化設計方案......................................7

4.4驗收入庫制度優(yōu)化設計方案......................................7

參考資料.............................................................9

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

河南美道家實業(yè)有限公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設

計

1河南美道家實業(yè)有限公司簡介

河南美道家實業(yè)有限公司成立于2013年10月17日，注冊資金5000萬

人民幣，注冊地位為河南省三門峽市湖濱區(qū)和平路甲億城市廣場57幢502，法

人代表為賈思思。經(jīng)營范圍包括銷售紡織品、服裝、鞋帽、日用百貨、日用化學

品、日用雜貨、五金交電、食品添加劑、初級農(nóng)產(chǎn)品、珠寶首飾、家用電器安裝

及售后服務、柜臺租賃、倉儲服務、普通貨物運輸、保健食品、預包裝食品及散

裝食品、乳制品(含嬰幼兒配方乳粉)的批發(fā)、銷售，經(jīng)營范圍包括食品、日用雜

貨、日用經(jīng)營范圍包括食品加工、雪茄煙零售、銷售國內(nèi)出版物、餐飲服務(以

上經(jīng)營范圍僅限分支機構經(jīng)營)等。

2河南美道家實業(yè)有限公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

2.1采購部門的崗位設置現(xiàn)狀

目前，由企業(yè)采購系統(tǒng)一把手牽頭，河南美道家實業(yè)有限公司采購部在相

關職能部門的配合協(xié)助下，對采購制度和采購工作流程進行了嚴格的制定和執(zhí)

行，確保了企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行。按采購材料類別設計采購部崗位設置如

圖1所示：河南美道家實業(yè)股份有限公司采購崗位設置采購部、生鮮部采購、

食品部采購、非食品部采購四個部門。采購部設主任1名、生鮮部采購1

名、食品部采購1名、非食品類采購1名、管理人員1名。生鮮部采購包括

生鮮部采購的水果、蔬菜、肉類水產(chǎn)食品、面包熟食等；食品部采購的有煙酒

飲品、重雜輕雜、冷凍冷藏、個人護理、清潔用品等，食品部采購的有煙酒飲

品非食品類部門采購包括文體玩具、服裝鞋帽、床上用品、家居、大家電、小

家電等，每個小部門再設立一名主管經(jīng)理，各部門對采購物資的相關事宜負責

到各部門，由各部門具體負責，各部門分工負責。

2.2采購流程現(xiàn)狀

河南美道家實業(yè)股份有限公司目前的采購流程如圖1所示：即一份由部門

主管簽字、部門經(jīng)理審核通過的采購請求單，必須由單位出具后方可遞交采購

部。采購部經(jīng)理簽字后，由河南美道家實業(yè)股份有限公司采購部經(jīng)理填寫《采

購單》，交總經(jīng)理審定后，由采購部經(jīng)理簽發(fā)《采購單》。根據(jù)采購總監(jiān)制定

1

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

的采購計劃，在研究所有采購計劃和報價后，選擇一個或幾個供應商。河南美

道家實業(yè)有限公司采購負責人在找到最合適的供應商后，與供應商就商品價

格、商品質(zhì)量、商品成本等問題進行談判。采購合同是在與供應商洽談成功后

簽訂的。采購商跟蹤訂單，確保供應商在恰當?shù)臅r機，將恰當?shù)纳唐匪瓦_恰當

的地點。最后，買方應檢查到貨是否與訂單要求一致，包括數(shù)量、質(zhì)量等，然

后驗收入庫。

需求單位

選擇供

開立請購談判驗收入庫

應商

單

采購

制定采簽訂采跟蹤訂

單簽

購計劃購合同單

字

圖1采購流程圖

3河南美道家實業(yè)有限公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購計劃制定不合理

目前，河南美道家實業(yè)有限公司在采購預算方面存在不嚴謹?shù)那闆r，在采

購預算編制問題上，沒有制定統(tǒng)一的采購標準進行采購制度，在采購過程中出

現(xiàn)多起采購預算調(diào)整而未得到批準的情況。另外，在預算執(zhí)行中，各部門溝通

不夠，導致采購資金使用率不高是采購效率一直不高的主要原因。在采購物資

商品的過程中河南美道家實業(yè)有限公司也沒有合理的計劃，采購的物資商品沒

有合理的分類，只是盲目跟從行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的采購物品進行自己企業(yè)的采

購，盲目跟風采購時下流行的物資商品，放在柜臺售賣，沒有計劃合理的物資

商品數(shù)量、物資的價格、采購的周期等，導致了河南美道家實業(yè)有限公司采購

的成本費用增長和物資商品賣不出去，存貨積壓，資金周轉(zhuǎn)不靈。

3.2供應商選擇不合理

根據(jù)供應商管理理論的要求，供應商選擇應采用定量分析、定性分析、定

量與定性三種方法選擇供應商，但河南美道家實業(yè)有限公司的供應商選擇主要

由采購部門決定，要求供應商通過供應商管理平臺填寫準入申請，在沒有說明

選擇理由和選擇依據(jù)的情況下，主觀選擇供應商，而河南美道家實業(yè)有限公司

2

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

的供應商選擇企業(yè)采購與供應商關系巨大，供應商選擇也是采購管理的重要組

成部分，但河南美道家實業(yè)有限公司在供應商選擇方面存在薄弱之處，具體集

中于以下幾個方面：

一是供應商選址存在不合理的地方。所需物資在河南美道家實業(yè)有限公司

遇到突發(fā)事件時不能及時到位，一般都會選擇地處偏僻的供貨商進行采購。

第二，沒有標準要求的供應商選擇。河南美道家實業(yè)有限公司在選擇供貨

商時沒有嚴格的標準要求，往往是能生產(chǎn)出所需的產(chǎn)品，具備基本的生產(chǎn)條

件，沒有長遠考慮，只要有營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、企業(yè)規(guī)模等都沒有硬性規(guī)

定就行。這樣就造成了剛開始的時候供貨商供貨比較好，經(jīng)過一段時間的合作

之后，供貨商的問題就開始逐漸顯現(xiàn)出來。

三是供貨商選擇面窄、數(shù)量不夠合理等問題。河南美道家實業(yè)有限公司在

選擇供應商范圍上基本沒有變化。

3.3采購簽字流程不完善

河南美道家實業(yè)有限公司從采購申請到采購訂單，再到支付這整個過程中

的相關簽字情況不完善。具體簽字流程如下圖2所示：河南美道家實業(yè)有限公

司采購的簽字流程比較復雜，無論是釆購申請、采購訂單還是付款申請表，無

論單據(jù)的金額大小，總經(jīng)理都需要最終審核批準，這些簽字花費了總經(jīng)理很多

時間與精力。由于簽字流程過長，如果某位領導不在公司或比較忙，這可能會

導致相對較長的等候時間，人為將處理這些事務的時間拉長，降低了釆購工作

的效率和效果。另外，總經(jīng)理每件事都要參與管理簽字，在一定程度上打壓了

中層管理者的主動性和積極性，不利于管理的建設和發(fā)展。

采購申請部門經(jīng)理審批部門總監(jiān)審批財務部門審核總經(jīng)理審批

圖2采購簽字流程圖

3.4驗收入庫不合理

河南美道家實業(yè)有限公司雖然在物資配送到達企業(yè)倉庫后，會有相應的管

理人員對物資商品進行驗收入庫，但河南美道家實業(yè)有限公司的采購驗收入庫

程序不合理、不完善，很多時候物資商品都是運達后直接入庫，導致物資商品

的質(zhì)量安全沒有得到保障。并且在實際運行的過程中，河南美道家實業(yè)有限公

3

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

司的驗收人員組成結構不合理，不具備相應的專業(yè)能力，導致驗收過于簡陋、

無法把控質(zhì)量等問題。并且河南美道家實業(yè)有限公司物資商品驗收形式簡單，

驗收人員并沒有對所采購的物資進行深入驗收，沒有按照采購項目的驗收標準

進行驗收。另外，河南美道家實業(yè)有限公司的驗收人員基本就是采購人員組成

的，這就導致了驗收人員與配送方有串通舞弊的嫌疑，謀取不正當?shù)睦?，?/p>

生腐敗。

4河南美道家實業(yè)有限公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設計方案

4.1采購計劃制度優(yōu)化設計方案

4.1.1選擇需要采購的商品與商品數(shù)量

在企業(yè)制定的進貨計劃中，所需進貨數(shù)量的選擇，應注明在選貨一欄內(nèi)，

由河南美道家實業(yè)有限公司自行選定。此外，還必須預測每一種商品在一定時

期內(nèi)的使用和銷售情況，使所購商品在生產(chǎn)和采購計劃和銷售計劃中與商品的

數(shù)量相比較，產(chǎn)生的誤差越小，企業(yè)的庫存壓力就會減輕，庫存積壓就會減

少，企業(yè)在生產(chǎn)和采購計劃和銷售計劃中的庫存壓力就會減少。市場波動等變

化的影響，我們都需要考慮。具體的選擇流程如圖3所示：

采購什么品預算是否有

品類確定有此類商品

類此品類

經(jīng)營條件變商品季節(jié)性顧客需求變

有需求

化變化化

在采購計劃

中標明

圖3選擇采購商品和數(shù)量流程圖

公司需要先考慮采購什么品類的商品，進而考慮預算是否有此種品類，接

下來考慮顧客的需求變化與商品季節(jié)性變化的影響以及經(jīng)營條件的變化。做到

銷售什么，采購什么，銷售多少，采購多少。

4.1.2設定合理價格，制定采購周期

河南美道家實業(yè)有限公司在制定進貨計劃時，應根據(jù)客戶等級制定各種商

4

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

品的適宜價格，在制定進貨計劃時，應根據(jù)客戶等級要求制定我們的進貨價，

如果進貨價過高，則商品毫無競爭力。在綜合考慮客戶消費余量和企業(yè)毛利水

平等因素后，可采用價值定價方式制定合理價位。當然，進貨周期也是一個重

要的問題，太晚或太早的進貨周期都會惹出很多麻煩，錯過了最佳的進貨時

機，帶來的不僅僅是價格上的劣勢，更重要的是銷量上的劣勢，而不是價格上

的劣勢，更重要的是進貨周期太晚或太早的進貨周期都會造成成本的下降，從

而導致企業(yè)可以使用采購點發(fā)確定采購時間，根據(jù)部門一定量的采購，看可不

可以增加庫存量或者不增加庫存量，定量采購可以直觀看出來的。然后采購周

期可以用公式計算出來，具體公式如表1所示：采購周期的算法可以提高企業(yè)

的資源配置率，提高企業(yè)的效率和效益，為企業(yè)帶來更多競爭優(yōu)勢。

表1采購周期計算圖

采購周期指標：（審批時間+比價時間+下單時間）/（申請時間+審批時

間+比價時間+下單時間）*100%

4.1.3選擇適合自身的采購方法

申購方式可分為直接申購，間接申購，委托申購等幾種方式。針對自身的

清況，及時判斷，做好預案，應對各種情況下的采購方案。河南美道家實業(yè)有

限公司是一家中小型超市，進貨方式可以有幾種，一種是找到商品的代理商，

采購超市的日用百貨、食品、飲料等快消商品。通過代理拿貨是最便捷也是最

輕松的購買途徑。二是直接與廠家聯(lián)系，可以低價拿貨，可以將企業(yè)的采購意

向以更長時間的合作告知廠家，可以優(yōu)惠到更好的廠價。三可到當?shù)厥袌雠l(fā)

進貨，可貨比三家，且種類齊全，進貨數(shù)量不受限制，運輸費用極少，還可協(xié)

商爭取價格更優(yōu)惠，服務上門送貨。四、去參加零售業(yè)相關的展會，在展會上

可以直接訂貨，可以收集廠家、代理商的聯(lián)系方式，也可以交流同行業(yè)的經(jīng)營

經(jīng)驗，如果你想?yún)⒓恿闶蹣I(yè)相關的展會，可以直接在展會上訂購商品。以上的

四種采購方式都是企業(yè)可以選擇并去實施的適合企業(yè)的采購方式。

4.2供應商選擇優(yōu)化設計方案

河南美道家實業(yè)有限公司在經(jīng)營中面對眾多的供應商，必須建立起有利

于本企業(yè)發(fā)展的供應商選擇標準制度。對于確認客戶需求的當前市場的競爭

需求，企業(yè)要善于分析當前國內(nèi)外市場的競爭環(huán)境，做到心中有數(shù)。如果企

業(yè)和供貨商之間已經(jīng)建立了供貨關系，那么企業(yè)在選擇供貨商的時候應該能

5

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

夠發(fā)現(xiàn)各種問題，就應該分析現(xiàn)有供貨商目前的狀況。需要經(jīng)過種種審核最

終才能確定，必要時需要實地考察供應商的各種指標，例如：地理位置、產(chǎn)

品質(zhì)量、廠家的經(jīng)營管理條件等因素。選擇供應商流程如圖4所示：

供應商收集、整評議小組對廠商

開始供應商提供資料

理資料進行全面評估

供應部主管審核供應商主任審核

確定供應商名單篩選供應商

供應商名單供應商資料

結束

圖4選擇供應商流程圖

第一，要注意溝通和了解供應商內(nèi)部的相關人員，如果供應商出現(xiàn)過質(zhì)量

問題，要和設計人員、采購人員、檢驗人員以及企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人員進行接觸

和溝通，對他們的意見要有充分的了解，但也要有所警覺。

第二，評估供應商，要事先準備好調(diào)研。應該注重企業(yè)中對此供應商的相

關的文件，這些文件應該包括供應商的檢驗報告、采購人員的定期報告，糾正

措施中的記錄、交付記錄，未完成的合同數(shù)量等記錄，對供應商地理

位置、運輸條件都要進行考察。另外，還要建立合理的供應商考核評價標準，

增強供應商之間的競爭意識，具體評價標準如表2所示：

表2供應商績效考評表

考核項目評價標準占比得分

移交率評價移交率=合格批次/交驗批次20%20

質(zhì)量整改評價按期辦結率=按期辦結數(shù)/問題反饋20%20

數(shù)

創(chuàng)新能力評價通過改進設計達到提升商品性能20%20

訂單完成評價訂單完成率=(月訂貨筆數(shù)/月累計訂20%20

貨筆數(shù))/n

政策執(zhí)行評價對公司采購政策能認真執(zhí)行10%10

售后服務評價出現(xiàn)問題后，解決問題的速度、方法10%10

與態(tài)度

6

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

4.3采購簽字流程優(yōu)化設計方案

傳統(tǒng)方式下，在大量需要蓋章的文件中，涉及河南美道家實業(yè)有限公司的

采購申請、合同簽訂、定單簽訂、對賬付款單簽訂等，主要依靠人工方式完成

打印、蓋章工作，工作量大、效率低。企業(yè)通過全程數(shù)字化實現(xiàn)供應商合同、

協(xié)議、訂單、對賬單、付款單、收貨單等單據(jù)文件的電子簽署，采用電子簽署

更加簡單便捷。可以將采購申請按申請的金額大小進行區(qū)分，再傳遞給相應級

別的領導簽字批準。依據(jù)80/20原理，在采購中只占采購總金額的20%的采購

申請只需采購副經(jīng)理簽字批準，以外可由采購總經(jīng)理最后審批簽字。具體流程

如圖5所示：還可以化零為整，在收到小額的采購申請時，如果不是急用，可

以暫時擱置，待累積到一定數(shù)量或金額后，再統(tǒng)一傳遞相應的領導簽批過去，

減少繁雜的工作，同時也節(jié)省了上班時間，節(jié)省了人工成本，在收到小額的采

購申請時，可以通過

采購副經(jīng)理結

采購申請采購金額

占20%審批簽字束

采購金額占采購副經(jīng)采購總經(jīng)

80%理簽字理簽字

圖5采購簽字流程優(yōu)化圖

4.4驗收入庫制度優(yōu)化設計方案

嚴格的驗收入庫環(huán)節(jié)可以避免河南美道家實業(yè)有限公司的經(jīng)濟損失以及庫

存積壓問題，采購回來的商品不可能全部都直接送到超市現(xiàn)場，大部分商品都需

要先入庫處理，所以倉庫部門該如何運用商品出入質(zhì)量的控制，并提高經(jīng)濟效益

成了一個很重要的課題。針對河南實業(yè)有限公司驗收入庫環(huán)節(jié)存在的問題，我們

要進行改正及優(yōu)化，具體措施如圖6所示：驗收員和倉管員要嚴格按照采購訂單

和發(fā)貨單對商品的數(shù)量和品類仔細地進行核對，確保無誤后，配合倉管中心的工

作人員對商品的質(zhì)量進行檢驗，檢驗都沒有問題后，需要出具驗收報告。另外，

倉儲員也需要定期和財務部的工作人員進行庫存商品的核對，這樣才能保證賬實

相符。在每次的驗收入庫的執(zhí)行時還需要至少有是三個不同部門的人員實施相應

的檢查驗收程序，可以更好的避免兩名及以下的驗收人員實施相互串通，從而更

好的規(guī)范舞弊這一問題。

7

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

供應商財務部供應部倉管中心

開始

驗收員、

倉管員

供應商按時接收商品

發(fā)出商品

清點、核

對采購訂

單和送貨相關人員進

單