好又多超市采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1好又多超市采購業(yè)務(wù)賬務(wù)管理的現(xiàn)狀....................................................................1

1.1好又多超市簡介..................................................................................................1

1.2好又多超市采購業(yè)務(wù)流程..................................................................................1

1.3好又多超市十二月份采購狀況..........................................................................2

2好又多超市采購業(yè)務(wù)所存在的相關(guān)問題................................................................3

2.1采購成本過高......................................................................................................3

2.2采購單據(jù)填寫不規(guī)范..........................................................................................4

2.3市場預(yù)測系統(tǒng)不夠完善......................................................................................4

3好又多超市日常采購業(yè)務(wù)賬務(wù)工作存在相關(guān)問題的原因....................................5

3.1缺乏控制成本的意識..........................................................................................5

3.2加強(qiáng)采購單據(jù)的管理..........................................................................................5

3.3沒有建立完善的采購管理體系..........................................................................5

4好又多超市采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化設(shè)計....................................................5

4.1采購成本控制制度優(yōu)化設(shè)計..............................................................................5

4.1.1采購詢價報價系統(tǒng).........................................................................................5

4.1.2采購驗貨制度.................................................................................................6

4.1.3采購物資庫存量控制制度.............................................................................6

4.2采購單據(jù)填制制度優(yōu)化設(shè)計..............................................................................6

4.2.1采購單的填寫.................................................................................................6

4.2.2采購單據(jù)的審核.............................................................................................7

4.2.3采購單的填寫.................................................................................................8

4.3市場預(yù)測系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計......................................................................................8

4.3.1制定采購計劃.................................................................................................8

4.3.2采購詢價.........................................................................................................8

4.3.3收貨.................................................................................................................9

5好又多超市采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程設(shè)計效果....................................................9

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

6總結(jié)..........................................................................................................................10

參考資料.........................................................................................................................11

II

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好又多超市采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程設(shè)計

1好又多超市采購業(yè)務(wù)賬務(wù)管理的現(xiàn)狀

1.1好又多超市簡介

好又多超市成立于2022年下半年，是一家位于廣西壯族自治區(qū)崇左市天等

縣龍巖小區(qū)占地面積為兩百六十個平方的生活便利型新超市。龍巖小區(qū)屬于政

府扶貧項目，該小區(qū)共有壹仟捌佰多戶人家，但居民普遍收入低，地理位置比

較偏僻，位于天等鎮(zhèn)最外邊靠近鄉(xiāng)下的一個小郊區(qū)，離市中心有些距離，采購

生活用品等很不方便，所以該小區(qū)里居民們的日常生活用品基本都在好又多超

市采購。并且政府有規(guī)定，該小區(qū)有且只能擁有一家超市，所以好又多超市不

存在同類型的競爭對手。

好又多超市的主要經(jīng)營項目有酒水飲料類、休閑零食類、日用品類、文具

類、糧食類、玩具類等其他不同類型的商品，可以滿足周邊居民的日常所需。

從開業(yè)到現(xiàn)在，超市一直都秉持著價實物好薄利多銷的原則：賣老百姓們

購買得起的產(chǎn)品。但是由于開業(yè)不久，在采購管理方面還存在著許多的不足之

處，希望通過此流程優(yōu)化設(shè)計出一份較于現(xiàn)在更完美更規(guī)范的采購管理辦法。

圖1好又多超市

1.2好又多超市采購業(yè)務(wù)流程

超市當(dāng)前使用的采購軟件為愛寶云收銀。該采購系統(tǒng)里面包括了好幾個采

購模塊，分別是：采購申請、采購收銀、采購?fù)素?、商品采購明?xì)、采購匯總

報表、采購設(shè)置、供應(yīng)商結(jié)算。但該系統(tǒng)不夠完善，有些模塊未能整體使用。

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好又多超市當(dāng)前擁有兩種采購方式：

1、直接在當(dāng)?shù)厥烊私榻B的零售批發(fā)商那自挑直接當(dāng)場自己帶回商品。該種

方式可節(jié)省部分物流費(fèi)用。

2、通過添加供應(yīng)商們的微信或者電話號碼等聯(lián)系方式，需要購進(jìn)貨物時線

上遠(yuǎn)程挑選所需的貨物，等到雙方確定好后，交由第三方物流公司將商品運(yùn)送

至超市。

圖2好又多超市采購流程

1.3好又多超市十二月份采購狀況

自2022年12月1日至2022年12月31日，超市采購系統(tǒng)共入庫了6756

種產(chǎn)品，采購次數(shù)為476次，涉及96個供應(yīng)商，采購金額共計102442.11元。

表1超市2022年12月入庫資料表

項目

品種采購次數(shù)供應(yīng)商數(shù)量采購金額

數(shù)量

數(shù)量675647696102442.110

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超市目前所需要采購的商品主要有這幾類：一、酒水飲料類：包括白酒、

啤酒、蘇打酒、雪碧、可樂、礦泉水等產(chǎn)品。這些產(chǎn)品有些是玻璃瓶或易拉罐

裝，所以在運(yùn)輸過程中需要確保包裝到位，避免擠壓或重物撞擊造成破損；二、

休閑零食類：包括散裝零食、袋裝零食等；三、主食類:包括油、米、面、粉等

物資，這些產(chǎn)品這些產(chǎn)品部分需要存放至干燥的地方防止受潮；四、調(diào)味品類：

包括食用鹽、雞精、醋、辣椒粉、香料等多種調(diào)味品；五、玩具類：包括遙控

玩具、拼裝積木，這些玩具類雖然沒有時間期限，但是小朋友們的新鮮感都是

持續(xù)時間不長，所以同一產(chǎn)品也不能多進(jìn)，隔斷時間就得換款式；六、日常用

品類：包括床上用品、洗漱用品、廚房用具等，而對于廚房用具等這類沒有規(guī)

定保質(zhì)期的商品，超市可以少次多量采購，部分商品擺放貨架，擺放不下的則

可保管在倉庫里。

表2超市各類產(chǎn)品采購金額匯總表

項目

供應(yīng)商數(shù)量種類金額（元）

種類

酒水飲料類5727522864.33

休閑零食類2465235867.59

主食類413613458.46

調(diào)味品類5618910247.60

玩具類421749375.00

日用品類1238810629.13

總計1951814102442.110

2好又多超市采購業(yè)務(wù)所存在的相關(guān)問題

2.1采購成本過高

在查看了超市的采購成本之后發(fā)現(xiàn)超市對于采購成本這一方面沒有實行非

常嚴(yán)格的把控，而是放任自由，最終導(dǎo)致超市的采購成本過高(如表3所示)。

影響了超市的利潤，使得超市的利潤降低從而也導(dǎo)致降低了超市的市場競爭力。

表3超市12月成本與收入對比表

2022年12月1日—2022年12月31日

采購成本超市產(chǎn)品收入

3

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102442.110193124.58

2.2采購單據(jù)填寫不規(guī)范

通過對超市采購相關(guān)單據(jù)的檢查，發(fā)現(xiàn)其中一些單據(jù)有出現(xiàn)偷懶亂填的問

題。比如：有的單據(jù)只寫了購買康師傅泡面的數(shù)量單價和金額，但是卻未填寫

訂單編號、供應(yīng)商名稱、商品規(guī)格以及條碼，這樣很容易出現(xiàn)商品采購系統(tǒng)信

息錄入錯誤或者弄混供應(yīng)商的問題，進(jìn)而造成超市采購賬目混亂，影響超市采

購業(yè)務(wù)賬務(wù)管理的質(zhì)量和效益。

表4采購訂單表

訂單編號：

采購訂單：銷售合同號：

供應(yīng)商：訂購日期：2022.11.18審核：

聯(lián)系電話：

序號條碼商品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額備注

1鮑汁面件588440

2淮山面件388264

3生粉包30130

4烏江榨菜件1200200

5伊面件23672

無

合計大寫：壹仟零陸元整

2.3市場預(yù)測系統(tǒng)不夠完善

由于對市場需求的不了解，不明白消費(fèi)者們真正需要的是什么，所以超市

在采購時對各種類型的商品都會涉及采購，導(dǎo)致在該市場中并不受歡迎的那部

分商品招受滯銷，如果不采取降價等促銷措施的話容易導(dǎo)致商品過期，直接為

超市照成損失。而對于另一部分在該市場受歡迎由于超市沒有預(yù)測到并未采購，

顧客來采購時沒有可提供的商品，直接錯失顧客，連給顧客考慮的機(jī)會都沒有。

4

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3好又多超市日常采購業(yè)務(wù)賬務(wù)工作存在相關(guān)問題的原因

3.1缺乏控制成本的意識

盡管超市已經(jīng)意識到采購成本管理的重要性，但是也存在著諸如采購控制

成本意識不到位的問題。沒有形成一個完善的采購成本控制系統(tǒng)，對采購成本

控制的理解不夠，在實施采購的時候，采購計劃經(jīng)常沒有得到合理的設(shè)計，經(jīng)

常會出現(xiàn)超出預(yù)算的情況，從而導(dǎo)致了不必要的成本和費(fèi)用增長，對超市的收

益也造成了不利的影響。

3.2加強(qiáng)采購單據(jù)的管理

對于購買單據(jù)的填寫，超市并沒有太多的要求，也沒有形成一套統(tǒng)一的填

寫標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)員們在填寫采購訂單時容易存有疏忽心理，認(rèn)為只要將采購

訂單的商品名稱、數(shù)量、單價以及金額填寫出來就好了，訂單編號和供應(yīng)商名

稱這類就容易疏忽不填寫。認(rèn)為反正是廠家過來送貨況且也是當(dāng)天送過來的，

只要在備注上寫明貨款有沒有交付就行了。但是超市對于采購訂單的管理都很

雜亂，所有的單據(jù)都集中放在一起，沒有區(qū)分供應(yīng)商，如果后續(xù)訂單出現(xiàn)疑問，

根本無法區(qū)分到底是哪張出現(xiàn)問題也無法知道是誰家的訂單。這就極易導(dǎo)致超

市采購業(yè)務(wù)賬務(wù)管理紊亂，從而影響到超市采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理的有序開展。

3.3沒有建立完善的采購管理體系

超市現(xiàn)只有1名采購人員，因此超市的各項采購均由該名采購員和供應(yīng)商

洽談，采購工作結(jié)束后，只要將采購訂單交由老板審查就行。采購監(jiān)督機(jī)制不

夠健全，相關(guān)監(jiān)督機(jī)制缺失。采購人員很容易便能在采購過程中做文章且老板

不易察覺。這樣的采購形式對于采購成本的控制并不到位。

4好又多超市采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化設(shè)計

4.1采購成本控制制度優(yōu)化設(shè)計

4.1.1采購詢價報價系統(tǒng)

老板要定時就久已購進(jìn)的商品廣泛的征求市場價格，并有專管此事的物價

員分析反饋材料購進(jìn)報價，在遵循貨比三家原則的前提下，及時發(fā)現(xiàn)分歧督促

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整改。對酒水飲料類的物品，采購人員要根據(jù)市場行情定期進(jìn)行公開報價，同

時要舉行定價例會，確保在供應(yīng)商提供商品的品質(zhì)與價格這兩個層面上都做到

公正與公開。

4.1.2采購驗貨制度

庫存管理人員應(yīng)就具體執(zhí)行過程中商品采購的多少、品質(zhì)的管理、標(biāo)準(zhǔn)和

計劃及報價，通過嚴(yán)把驗收制度。對那些沒必要的超量進(jìn)貨，質(zhì)量低劣者、規(guī)

格不一致以及超市沒有訂購但供應(yīng)商擅自給貨的商品有權(quán)拒絕購買。對價格、

數(shù)量等和采購單上寫明的但不一樣的地方要及時說明更正，驗貨完畢之后后，

驗貨員要在單上簽字，確保對個人負(fù)責(zé)也便于后續(xù)的管理。

4.1.3采購物資庫存量控制制度

根據(jù)超市的實際情況，利用計算機(jī)對其庫存的上下限進(jìn)行合理的設(shè)定，在

庫存數(shù)量達(dá)到了設(shè)定的上下限時，電腦會自動將信息反饋出來。同樣對于滯銷

的商品，貨物清點員也可將清點出的滯銷商品統(tǒng)計在電腦中，方便及時降低購

買庫存數(shù)量，也可避免在制定采購計劃時將滯銷商品計劃在內(nèi)，出現(xiàn)貨物因變

質(zhì)造成損失的情況出現(xiàn)。

4.2采購單據(jù)填制制度優(yōu)化設(shè)計

4.2.1采購單的填寫

采購訂單上的內(nèi)容必須與供應(yīng)商自留單上的內(nèi)容相符，該填寫的地方都填

寫清楚沒有空缺，訂單編號沒有重復(fù)。超市應(yīng)該自行給所有的供應(yīng)商們增加一

個編號以便于日后單據(jù)的查找工作。采購人員在請款時交給老板的單子要及時

更新，如果手動在單子上做了改動或添加了其它事項，要在告知老板并得到老

板的同意。另外，采購單和供應(yīng)商的送貨單一定要是正本，上面要清楚寫明數(shù)

量、金額、編號，還要收貨人的簽名和日期，如果有涂改的地方，還需要得在

上面簽字。

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圖3好又多超市采購訂單

4.2.2采購單據(jù)的審核

老板要仔細(xì)核對購貨文件?！肮?yīng)商”一欄應(yīng)該寫公司全稱，不得偷懶縮寫。

地址電話的填寫也應(yīng)該準(zhǔn)確無誤。供應(yīng)商所提供的票據(jù)要與訂貨單上的商品保

持一致，上面還要有供應(yīng)商蓋印的印章。字跡清晰，不得出現(xiàn)涂改，每一項都

要填寫完整、準(zhǔn)確，尤其對于數(shù)字。

圖4采購單據(jù)審核流程圖

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4.2.3采購單的填寫

所有的采購申請單都必須要填寫一式兩份四聯(lián)即第一聯(lián):供應(yīng)商存檔，第二

聯(lián):申購人員存檔，第三聯(lián)：點貨人員存檔，第四聯(lián):老板歸檔。每份單子經(jīng)手

人都要在上面簽字，填寫采購單時要寫明貨品的名稱、規(guī)格型號、商品條碼、

數(shù)量及單價，有特殊情況的商品，需在采購單備注欄說明，不能提供商品型號、

規(guī)格或者條碼不清楚的貨物，供應(yīng)商應(yīng)將商品樣品交給采購員，或供應(yīng)商與采

購人員前往現(xiàn)場辨認(rèn)樣品，解釋特定的采購要求。

圖5采購申請單流程圖

4.3市場預(yù)測系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計

4.3.1制定采購計劃

對于超市購進(jìn)的某些商品出現(xiàn)滯銷、過期問題和商品需求量大庫存供應(yīng)不

上的問題，超市可選擇通過對市場需求商品進(jìn)行問卷調(diào)查，定期向周邊居民開

展定市場調(diào)研，擬定采購計劃。如果有可能需要大批量訂購商品時，則需要老

板同意才可實施。對于緊急采購物品，關(guān)于緊急采購物品，在特殊情況下，來

不及按照采購程序履行相關(guān)手續(xù)，必須先經(jīng)口報老板同意。

4.3.2采購詢價

采購員對所要購買的材料，按照“貨比三家”的原則，對所要購買的材料

進(jìn)行報盤。老板根據(jù)采購報價，選擇是否接受或修改采購價格。在選用時，要

遵循最佳性能比價格比原則。在現(xiàn)場，如果對金額較大的物品或具有保健功能

亦或是化妝品類的物品進(jìn)行采購，采購員應(yīng)該召集老板或者專業(yè)技術(shù)人員前往

現(xiàn)場進(jìn)行考察，檢查產(chǎn)品的品質(zhì)是否符合要求，證件是否齊全，從而保證采購

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的質(zhì)量。

4.3.3收貨

采購人員在貨物到達(dá)之前，應(yīng)當(dāng)將貨物到達(dá)的通知書發(fā)給倉庫和使用的部

門，倉庫按照通知書的要求，準(zhǔn)備好場地、驗收資料和設(shè)備等。采購員在進(jìn)行

實地采購時，應(yīng)事先對貨物進(jìn)行必要的檢驗，以保證公司購買到的貨物是完好

準(zhǔn)確的。如果貨物到達(dá)時出現(xiàn)了數(shù)量不符、質(zhì)量參差、過期未到等問題，采購

員應(yīng)當(dāng)及時通知供貨商。

圖6市場預(yù)測系統(tǒng)優(yōu)化流程圖

5好又多超市采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程設(shè)計效果

經(jīng)過對采購成本控制制度的優(yōu)化設(shè)計使得好又多超市的采購成本相較于之

前有了顯著得降低。對于收到的食品類商品存在破損情況能及時發(fā)現(xiàn)并做出相

應(yīng)的處理措施，避免了后續(xù)霉?fàn)€變質(zhì)完全退換不了的情況出現(xiàn)，而其他商品的

破損也能及時發(fā)現(xiàn)集中管理，不會出現(xiàn)顧客買到質(zhì)量不關(guān)的產(chǎn)品影響超市信譽(yù)

且也能更方便下次進(jìn)購商品時能一次性將破損商品全部退換。

表5超市12月份與1月份采購成本對比表

12月成本1月成本

102442.110100893.996

而通過采購單據(jù)管理制度的優(yōu)化設(shè)計，超市日常采購單據(jù)的填寫和保管也

是日漸規(guī)范起來。每一份單據(jù)需要填寫的地方不再出現(xiàn)偷懶空著沒有填寫清楚

的情況且對于月末的對賬查賬也起了很大的作用，每筆貨款都能對應(yīng)到各自的

供應(yīng)商，不會再像以前一樣出現(xiàn)因為填寫不規(guī)范而分不清楚各家供應(yīng)商而給錯

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貨款的情況。不同性質(zhì)的單據(jù)也會分類保管，將單據(jù)分為按月份、付款情況、

商品入庫情況以及其他這四種不同類型。超市在營業(yè)過程中如果對于商品價格

或者數(shù)量等存在疑問的時候管理者們查找起單據(jù)來更為的簡易快速，大大提升

了工作效率。

表6規(guī)范填寫后的采購訂單

訂單編號：XSD-2023-02-00049

采購訂單銷售合同號：93123759492

供應(yīng)商：南寧鼎恒貿(mào)易有限公司訂購日期：2022.12.24審核：張*軍

聯(lián)系電話：137****1658

序號條碼商品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額備注

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