西北大學(xué)辦公管理系統(tǒng)培訓(xùn)手冊(cè)

西北大學(xué)辦公管理系統(tǒng)

培訓(xùn)手冊(cè)

長(zhǎng)沙中力大方信息技術(shù)有限公司

2016年9月17日

目錄

第一章前期準(zhǔn)備.................................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

1.1安裝office控件.......................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

1.2安裝office升級(jí)包.....................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

1.3設(shè)置信任站點(diǎn)..........................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

第二章系統(tǒng)基本操作.............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

2.1登錄系統(tǒng)..............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

2.2主界面介紹............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

2.3文檔頁(yè)面介紹..........................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

2.4功能模塊.............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

2.5修改密碼..............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

2.6退出系統(tǒng)..............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

第三章黨委發(fā)文操作案例.........................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

3.1黨委發(fā)文流程..........................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

3.2文件起草..............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

3.3文件提交..............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

3.4文件處理..............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

3.5排版簽章..............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

3.6文件下發(fā)..............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

3.7跟蹤查詢(xún)文件..........................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

第四章會(huì)議申請(qǐng)操作案例.........................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

4.1會(huì)議室申請(qǐng)流程........................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

4.2會(huì)議室申請(qǐng)............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

4.3提交申請(qǐng)..............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

4.4處理申請(qǐng)..............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

第五章辦公郵件.................................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

5.1寫(xiě)郵件.................................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

5.2郵件管理..............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

5.3通訊錄................................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

第六章操作說(shuō)明.................................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

6.1操作理念...............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

6.2其他特殊操作...........................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

6.3業(yè)務(wù)流程圖.............................................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

第一章前期準(zhǔn)備

推薦使用IE瀏覽器（8.0版本以上）。使用前的必要條件：

1、計(jì)算機(jī)已安裝Office2003完全版（或更高版本）或WPS；

2、0A系統(tǒng)的地址：；

3、0A系統(tǒng)的登錄賬號(hào)及密碼（登錄賬號(hào)為8位職工號(hào)，與

統(tǒng)一門(mén)戶(hù)賬號(hào)一致，初始密碼為123456）；

L1安裝office控件

第一步：打開(kāi)IE瀏覽器，輸入地址"“訪(fǎng)問(wèn)0A；

第二步：在登錄界面點(diǎn)擊“備用軟件”，點(diǎn)擊“Office控件”

下載并安裝文件，如下圖：

第三步：運(yùn)行uNtkoOfficeControlSetup.msi,,文件開(kāi)始安

裝，如下圖：

第四步：?jiǎn)螕簟跋乱徊健?，選擇安裝文件夾，按照提示完成

安裝，如下圖:

L2安裝office升級(jí)包

如計(jì)算機(jī)Office版本為2003,則必須安裝該office2007兼

容補(bǔ)丁。

第一步：打開(kāi)IE瀏覽器，輸入地址；

第二步：點(diǎn)擊“備用軟件”，點(diǎn)擊“0ffice2007兼容補(bǔ)丁”

下載安裝文件；

第三步：運(yùn)行"FileFormatConverters.exe”，按照提示完

成安裝。

L3設(shè)置信任站點(diǎn)

第一步：打開(kāi)IE瀏覽器，點(diǎn)擊菜單欄的“工具”一"Internet

選項(xiàng)”,如圖:

第二步：選擇“安全”一”受信任站點(diǎn)”一“站點(diǎn)”，添加

0A地址,并“確定”,如圖：

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(說(shuō)明：“對(duì)該區(qū)域中的所有站點(diǎn)要求服務(wù)器驗(yàn)證(https)”

必須取消。)

第二章系統(tǒng)基本操作

2」登錄系統(tǒng)

第一步：打開(kāi)IE瀏覽器，輸入地址，按“回車(chē)鍵”進(jìn)入0A

登錄界面，如圖：

第二步：輸入用戶(hù)名、密碼（用戶(hù)名為職工號(hào)，與統(tǒng)一門(mén)戶(hù)

賬號(hào)一致，初始密碼為123456）。點(diǎn)擊“登錄”即可成功登

錄0A。

2.2主界面介紹

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x2"▼理

TH2016-08-23開(kāi)

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由KFC?W＜Copynoht2062025

＞快捷菜單：用戶(hù)可在此區(qū)域點(diǎn)擊快捷按鈕進(jìn)行修改密碼,

登錄辦公郵件，報(bào)送系統(tǒng)問(wèn)題以及系統(tǒng)注銷(xiāo)等操作。

＞首頁(yè)：點(diǎn)擊可回到系統(tǒng)主頁(yè)面；

＞辦公郵件：點(diǎn)擊進(jìn)入郵件頁(yè)面；

＞問(wèn)題報(bào)送：點(diǎn)擊進(jìn)入系統(tǒng)維護(hù)平臺(tái)，可報(bào)送系統(tǒng)使用中遇

到的問(wèn)題；

＞用戶(hù)設(shè)置：點(diǎn)擊進(jìn)入修改個(gè)人基本信息；

＞導(dǎo)航菜單：用戶(hù)可以快速進(jìn)入各功能模塊；

＞數(shù)據(jù)視窗：用戶(hù)在功能菜單中點(diǎn)擊相對(duì)應(yīng)的功能模塊，直

接出現(xiàn)對(duì)應(yīng)功能模塊的信息數(shù)據(jù)；

＞新建：在數(shù)據(jù)視窗中新建一條數(shù)據(jù)；

＞刪除：在數(shù)據(jù)視窗中以選中一條記錄后，可以刪除所選擇

的記錄;

＞修改：在數(shù)據(jù)視窗中選中一條記錄后，可以修改所選擇的

記錄;

＞搜索：點(diǎn)擊此處可以指定搜索符合特定條件的記錄;

＞幫助：打開(kāi)系統(tǒng)幫助文檔;

2.3文檔頁(yè)面介紹

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西北大學(xué)黨委發(fā)文單

Rxm?：開(kāi)發(fā)公司雙喝單位中樓意見(jiàn)：

爭(zhēng)租I

收條電話(huà)：

IU峭肘可：2013523

用美霰見(jiàn)：竟辦審核意犯：

＞退出：不保存，直接退出;

＞保存退出：保存并退出;

＞正文：進(jìn)入文件編輯頁(yè)面，可編輯文件內(nèi)容;

＞提交：講編輯好的文件提交給對(duì)應(yīng)的用戶(hù);

＞處理：簽署意見(jiàn);

＞意見(jiàn)修改：修改已經(jīng)簽署的意見(jiàn);

＞辦結(jié)：終止流程，辦結(jié)該文件;

＞流程記錄：查看該文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程和處理情況；

＞取回：取回已經(jīng)提交的文件；

＞打?。捍蛴‘?dāng)前對(duì)象；

＞收藏：收藏該文件；

＞幫助：點(diǎn)擊“幫助”獲取操作提示；

＞特殊提交：可將文件跨業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)直接提交給指定的用戶(hù)；

2.4功能模塊

（1）個(gè)人辦公：涉及與本人工作相關(guān)的內(nèi)容。具體包括：

待辦事宜、待閱事宜、已辦事宜、督辦管理、個(gè)人文件、

辦公郵件、日程安排、個(gè)人收藏、用戶(hù)設(shè)置。

（2）公文管理：涉及各收文單位、發(fā)文單位的文件和請(qǐng)示

報(bào)告的管理。具體包括：收文管理、黨委發(fā)文、行政發(fā)文、

校內(nèi)呈文。

（3）會(huì)議管理：涉及各部門(mén)申請(qǐng)議題、會(huì)議等業(yè)務(wù)。具體

包括：議題管理、會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議紀(jì)要、每周會(huì)議。

（4）綜合辦公：涉及各部門(mén)日常綜合性辦公業(yè)務(wù)。具體包

括：校內(nèi)通知、工作督辦、接待管理、印章管理、信訪(fǎng)管

理、信息簡(jiǎn)報(bào)。

（5）公共資源：涉及日常辦公公共資源統(tǒng)一管理與維護(hù)。

具體包括：規(guī)范性文件、辦事指南、辦公電話(huà)。

2.5修改密碼

為提高安全性，建議修改成不少于8位的字母數(shù)字組合密碼。

登錄0A后，點(diǎn)擊“個(gè)人辦公一用戶(hù)設(shè)置一修改密碼”，修改

密碼后，點(diǎn)擊“確定”即修改成功。如圖：

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文體E)收UkD?助H)

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?用品性文件

?辦事招I?

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2.6退出系統(tǒng)

OA首頁(yè)，點(diǎn)擊右上方的“退出”按鈕即可退出0A系統(tǒng)。

第三章黨委發(fā)文操作案例

3」黨委發(fā)文流程

用于處理學(xué)校黨委發(fā)文。發(fā)文管理具體步驟包括：擬稿人起

草、部門(mén)審核、部門(mén)會(huì)簽、黨辦核稿、黨辦主任審核、分管

領(lǐng)導(dǎo)批示、簽發(fā)人批示、排版編號(hào)、文件校對(duì)、文件下發(fā)，

在整個(gè)處理過(guò)程中，擬稿人和辦公室能對(duì)所有文件進(jìn)行跟蹤、

督辦。

流程如下：

說(shuō)明：

1、“虛線(xiàn)”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線(xiàn)”為必選環(huán)節(jié)流程；

2、“序號(hào)”為發(fā)文管理的流程先后順序；

3、“實(shí)框”為中心用戶(hù)，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處

理用戶(hù)，需處理文件，處理完后文件自動(dòng)返回中心用戶(hù)。

3.2文件起草

第一步：點(diǎn)擊“公文管理一黨委發(fā)文”，在工具欄點(diǎn)擊“新

建”，如圖:

第二步：填寫(xiě)發(fā)文處理箋，文件標(biāo)題為必填內(nèi)容，如圖:

第三步：點(diǎn)擊“正文”打開(kāi)word,編輯正文內(nèi)容，也可點(diǎn)擊

“打開(kāi)”直接導(dǎo)入已經(jīng)編輯好的文件。點(diǎn)擊正文頁(yè)面的“附

件”上傳附件，如圖:

第四步：寫(xiě)完正文，上傳附件后，點(diǎn)擊“保存退出"，如圖:

?,|ES,hTeSOOX.ZIft*<>?

3.3文件提交

第一步：點(diǎn)擊“提交”按鈕，提交給部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，如圖:

6-“xPxizi3VxXt<WZ?baXz*v.r，ft*O?

西北大學(xué)行政發(fā)文單

校改辦公京內(nèi)現(xiàn)安住審限-見(jiàn).

同■.

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M濠電培：

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儂給立窯答意見(jiàn):校辦審核意見(jiàn)

八——**■二1aim.aa=qm.

第二步：在彈出的對(duì)話(huà)框，選擇部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)并添加，點(diǎn)擊“確

定”,如圖:

ft*<>?

，?。s盤(pán)攆

3.4文件處理

第一步：部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)登錄0A,在待辦事宜中點(diǎn)擊待處理的文件

標(biāo)題，如圖:

第二步：點(diǎn)擊處理箋頁(yè)面的“正文”按鈕，查看正文，如圖:

ft*o?

[x―用。?Sd疼

350獻(xiàn)EWMfa@eaY-Asiea<fino臺(tái)電*@??

西北大學(xué)行政發(fā)文單

旭美會(huì)冬意見(jiàn)：校辦審限意見(jiàn):

第三步：點(diǎn)擊“顯示痕跡”可查看他人修改的內(nèi)容?？赐暾?/p>

文和附件后，點(diǎn)擊“保存退出"，如圖:

第四步：點(diǎn)擊“處理”，簽署意見(jiàn)，如圖:

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西北大學(xué)行政發(fā)文單

旭美會(huì)冬意見(jiàn)：校辦審限意見(jiàn):

第五步：在處理對(duì)話(huà)框中填寫(xiě)處理意見(jiàn)，默認(rèn)意見(jiàn)為同意。

如圖：

A*O?

e?-o-S>?J?☆

第六步：部門(mén)審核通過(guò)后，文件自動(dòng)返回到起草人，起草人

根據(jù)業(yè)務(wù)流程依次提交給“部門(mén)會(huì)簽，校辦核稿”。校辦核

稿后，由核稿人依次提交給“主任審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批示，簽

發(fā)人批示“。操作方法同上。

3.5排版簽章

第一步：經(jīng)過(guò)簽發(fā)人批示的文件，由文秘排版簽章，點(diǎn)擊待

辦事宜中的待辦文件標(biāo)題打開(kāi)處理箋，如圖：

<>待辦事宜1MMzr)里辦公視件一。-W

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學(xué)—2016-08-24

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回待閱事宜的。個(gè)M百一U)個(gè)人收藏O

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第二步：在處理箋頁(yè)面點(diǎn)擊“正文”，打開(kāi)正文，如圖:

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西北大學(xué)行政發(fā)文單

發(fā)文文號(hào)：西大發(fā)v(2016)12總輯平念

S：行政發(fā)文卻試

網(wǎng)編.0校長(zhǎng)辦公室雙腳的昕椅慧兒：

300

NttA:李忠0300

&S電吾：

雙財(cái)同:20154)6-24

也美"Q會(huì)冬意見(jiàn)：校辦審限意見(jiàn)：

300

300

第三步：，點(diǎn)擊“套用紅頭”、”簽章"選擇對(duì)應(yīng)的紅頭和公

章，如圖:

第四步：套用紅頭公章后，點(diǎn)擊“保存退出"，如圖:

?J-jgcr,：JXZ-WH人夕?QItMXtt..

第五步：點(diǎn)擊“處理”，完成排版簽章，如圖:

西北大學(xué)行政發(fā)文小

友—四大及（ww）[?號(hào)twivaJ^]

標(biāo)tt：行政發(fā)文制試

儀曲網(wǎng):20164)6-24

校外南限?見(jiàn)：

300

300

3.6文件下發(fā)

經(jīng)排版簽章的文件，由文秘提交“文件下發(fā)”，發(fā)送給學(xué)校

的聯(lián)絡(luò)員。

第一步：在待辦事宜中點(diǎn)擊待下發(fā)文件的標(biāo)題，打開(kāi)文件處

理箋頁(yè)面，如圖：

第二步：點(diǎn)擊“提交”，在提交對(duì)話(huà)框中，選擇公共群組中

的“聯(lián)絡(luò)員”，全選，點(diǎn)擊“確定”將文件發(fā)送給各部門(mén)的

0A聯(lián)絡(luò)員，如圖:

6->IE!ttc：//xtdxizi?.cnMCCXi>Jx/abQXrw:/W"7/一1694并/Q?01SlfclSz*^r.*XXH'*'...一行改期2xft*o?

rx<.$?<?bdU2

3.7跟蹤查詢(xún)文件

第一步：點(diǎn)擊“公文管理一學(xué)校發(fā)文”，在該模塊下的搜索

框內(nèi)輸入已下發(fā)的文件的標(biāo)題，如圖:

0個(gè)A5??*???全S&B示W(wǎng)0B:公文首壽?發(fā)文

?公RE流程中辦結(jié)文件否決文杵

腔文文號(hào)文件標(biāo)nW6Awatm.ws處原用戶(hù)

?黨給奴西大發(fā)(2016)12BWSS5ZBW5XW2016-08-24麗中5?屈元王*…iTffl

?2內(nèi)芋文

O

O媒合辦公

O

i*,inMMIin?JB±-?T-??B朝區(qū)。|頁(yè)

e*R*?rCowr>oH2015-2025

或直接使用高級(jí)謾索，按條件查詢(xún)，如圖:

O個(gè)A5??

公處E趙幽冏

??mw恬束時(shí)同

?黨工發(fā)文

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?校內(nèi)主文

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O?53

O發(fā)文年

O發(fā)文號(hào)

文（由S

SI炳

?16亨??吸tTCopyM20152025

第二步：搜索出的文件如圖所示，點(diǎn)擊“詳細(xì)”，如圖:

第三步：打開(kāi)文件后，點(diǎn)擊“流程記錄二可查詢(xún)到“外理

情況，處理意見(jiàn)，流程記錄”，如圖：

處及情次流轉(zhuǎn)記立處曖意見(jiàn)

環(huán)節(jié)拿科環(huán)芍名你已處理用戶(hù)未處矮用戶(hù)

01文餐起?李志博

02sn?tt高嶺,89弟

03那門(mén)公整

04校辦旗崎李也信

0S主任審限日建單

06分就示季浩

07箓發(fā)人防

08mcfi^a學(xué)陽(yáng)

09文忙校對(duì)

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第四章會(huì)議申請(qǐng)操作案例

4」會(huì)議室申請(qǐng)流程

主要完成下一周校級(jí)會(huì)議的提交、安排等事宜。會(huì)議申請(qǐng)是

由會(huì)議主辦單位文書(shū)登記會(huì)議初步安排（如會(huì)議時(shí)間、會(huì)議

室等），經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、黨政辦審核、黨政辦安排會(huì)議室、最

后由申請(qǐng)人進(jìn)行會(huì)議通知。流程如下：

說(shuō)明:

1、“虛線(xiàn)”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線(xiàn)”為必選環(huán)節(jié)流程；

2、“序號(hào)”為會(huì)議室申請(qǐng)的流程先后順序；

3、“實(shí)框”為中心用戶(hù)，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處

理用戶(hù)，需處理文件，處理完后文件自動(dòng)返回中心用戶(hù)°

4.2會(huì)議室申請(qǐng)

第一步：點(diǎn)擊“會(huì)議管理一會(huì)議室申請(qǐng)”，點(diǎn)擊“新建”如

圖：

Q個(gè)修改鄢用9索全甌示”依?：會(huì)議管理?會(huì)議中研

Q公sue申辦結(jié)文件否決文件

會(huì)議地?承辦單位ws處座用戶(hù)

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第二步：為避免會(huì)議沖突，點(diǎn)擊“會(huì)議安排”，了解各會(huì)議

室的狀態(tài)，如圖:

06合峰

O

共有mo條.1.i百奐上aFtIGB頁(yè)

e?RR(tTGx>vr>ght2015-2025

第三步：選擇日期查詢(xún)各會(huì)議室的狀態(tài)，有藍(lán)色標(biāo)記的為已

被占用的會(huì)議室，如圖:

oe|

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X,蘆公洋

上午09:00-10:00

10:00*11:00

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13:00-14:00

14:00*15:00

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16:00*17:00

17:00-18:00

18:00*19:00

ft±19:00-20:00

20:00-24:00

06:0608:00

08:00-09:00

上午09:00-10:00

10:00-11:00

11:00<12:00

12:00-13:00

一

13:00-14:00

W0

14:00-15:00

第四步：了解各會(huì)議室狀態(tài)后，填寫(xiě)處理箋申請(qǐng)會(huì)議室，會(huì)

議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、主持人、預(yù)計(jì)人數(shù)、聯(lián)系電話(huà)為必填內(nèi)

容，如圖:

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西北大學(xué)會(huì)議室申請(qǐng)單

4.3提交申請(qǐng)

第一步：在處理箋頁(yè)面點(diǎn)擊“提交”，如圖:

西北大學(xué)會(huì)議室中請(qǐng)單

第二步：在提交對(duì)話(huà)框中選擇部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，點(diǎn)擊“添加一確定”,

如圖:

話(huà)3?X]ft*o?

4.4處理申請(qǐng)

第一步：部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)在待辦事宜中點(diǎn)開(kāi)待辦文件的標(biāo)題。如圖:

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第二步：查看、修改表單內(nèi)容后，點(diǎn)由“處理”，簽署意見(jiàn),

如圖:

西北大學(xué)會(huì)議室申請(qǐng)單

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第四步：經(jīng)過(guò)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核后，由申請(qǐng)人依次提交給“分管

領(lǐng)導(dǎo)批示、學(xué)校辦公室安排”，最后通知參會(huì)人員。操作步

驟同上。

第五章辦公郵件

5.1寫(xiě)郵件

第一步：進(jìn)入“辦公郵件”，點(diǎn)擊“寫(xiě)郵件”，如圖:

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第二步：點(diǎn)擊“使用名片簿”添加收件人，填寫(xiě)主題和正文，

上傳附件。(注：?jiǎn)蝹€(gè)附件不能大于50兆，附件個(gè)數(shù)不限)

第三步：勾上“回執(zhí)”，收件人查看后會(huì)收到返回信息。點(diǎn)

擊“發(fā)送”按鈕，郵件成功發(fā)送并保存；

5.2郵件管理

(1)收件箱

選擇要?jiǎng)h除的文件，單擊“刪除”按鈕，被刪除文件移至垃

圾箱，如圖:

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(2)垃圾箱

徹底刪除：刪除的郵件不能恢復(fù)。

清空回收站：一鍵清除垃圾箱中的郵件。

還原：還原被刪除的郵件。

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5.3通訊錄

(1)添加私有舉組

點(diǎn)擊"+"添加按鈕，添加自己的私人群組。如圖:

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群地右稱(chēng)

目組刖戶(hù)

使用名片簿

催注演

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(2)刪除通訊錄

勾上群組，點(diǎn)擊“刪除”按鈕即可刪除私有群組。

第六章操作說(shuō)明

6.1操作理念

0A系統(tǒng)內(nèi)所有涉及業(yè)務(wù)流程的操作只有三個(gè)操作“起草（新

建）、提交、處理”。用戶(hù)可參照上文的“行政發(fā)文操作案例”

使用其它業(yè)務(wù)模塊。

6.2其他特殊操作

（1）修改流程中的文件

方法1：

第一步：若需要繼續(xù)編輯上次保存的文件，可勾選需要修改

的文件標(biāo)題，點(diǎn)擊“修改”，如圖:

第二步：打開(kāi)處理箋頁(yè)面后，可修改表單內(nèi)容，也可點(diǎn)擊“正

文”繼續(xù)編輯正文內(nèi)容，如圖:

西北大學(xué)行政發(fā)文單

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件：

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校辦審核期見(jiàn)：

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簽名：文MW4長(zhǎng)時(shí)間：201M6-15

警名：主任時(shí)同：2016gl8

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方法二:

第一步：直接點(diǎn)擊需要編輯的文件標(biāo)題，如圖:

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第二步：在打開(kāi)的處理箋頁(yè)面，點(diǎn)擊“編輯”，即可修改表

單內(nèi)容和正文內(nèi)容，如圖:

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西北大學(xué)行政發(fā)文單

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爭(zhēng)名：文MH4長(zhǎng)時(shí)間:2010X）6-15

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