廣東鴻威國(guó)際會(huì)展集團(tuán)有限公司2024年會(huì)組織方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1活動(dòng)背景..........................................................1

2活動(dòng)目的..........................................................1

3活動(dòng)時(shí)間..........................................................2

4活動(dòng)地點(diǎn)..........................................................2

5參與人員..........................................................2

6活動(dòng)主題..........................................................2

7活動(dòng)準(zhǔn)備..........................................................2

7.1通知與宣傳...................................................2

7.2員工表彰活動(dòng)準(zhǔn)備.............................................2

7.3節(jié)目準(zhǔn)備.....................................................3

7.4會(huì)場(chǎng)布置.....................................................4

7.5酒店協(xié)調(diào)事項(xiàng).................................................4

8活動(dòng)流程..........................................................5

9人員安排..........................................................6

10經(jīng)費(fèi)預(yù)算.........................................................8

11意外防范.........................................................9

11.1事件類型....................................................10

11.2工作原則....................................................10

11.3防范措施....................................................10

參考資料..........................................................12

附件..............................................................13

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

廣東鴻威國(guó)際會(huì)展集團(tuán)有限公司2024年會(huì)組織方案設(shè)

計(jì)

1活動(dòng)背景

歲月如白駒過(guò)隙，在2023年，鴻威直面困難，不畏艱難，初心不改，獲得

許多榮譽(yù)與贊揚(yáng)，在2023年擁有一個(gè)完美結(jié)尾。

機(jī)遇蘊(yùn)涵美好，創(chuàng)新成就偉大。2024年，同樣也是公司創(chuàng)造夢(mèng)想、揚(yáng)帆起航

的重要一年。公司所有的員工都將在集團(tuán)公司的領(lǐng)導(dǎo)下，把提高經(jīng)濟(jì)效益作為中

心，把改革和重組作為推動(dòng)力量，迎難而上，銳意進(jìn)取，團(tuán)結(jié)合作，勇于創(chuàng)新，

不斷進(jìn)取，共同創(chuàng)造一個(gè)美好的事業(yè)。

為了展示公司團(tuán)結(jié)一致、充滿朝氣、蓬勃發(fā)展的精神風(fēng)貌，增進(jìn)友誼，增強(qiáng)

凝聚力，公司決定于2024年1月12日舉行年會(huì)慶典，以感謝大家在過(guò)去的一年

來(lái)的辛勤工作和努力付出。

2活動(dòng)目的

（1）總結(jié)公司2023年的發(fā)展成果，并制定公司2024年的總體發(fā)展規(guī)劃，

包括新的一年的計(jì)劃、方向、目標(biāo)等。

（2）加強(qiáng)員工間的溝通，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神與合作意識(shí)，提升整體競(jìng)爭(zhēng)

力。

（3）表彰優(yōu)秀員工，通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)的方式，調(diào)動(dòng)員工積極性，鼓勵(lì)大家在新的

一年，工作上能有出色的表現(xiàn)。

（4）為慶祝一年來(lái)的工作成果，充實(shí)職員的生活，并感謝員工們的辛苦工

作。

（5）充分展示員工的優(yōu)秀自我，在活動(dòng)中提高員工對(duì)公司大家庭的認(rèn)識(shí)和

認(rèn)同感。

（6）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和員工的溝通，增進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的和諧，讓我們?cè)谕晃枧_(tái)共

同交流、聯(lián)歡。

（7）拓展公司的文化內(nèi)涵，使公司的外在形象與內(nèi)在文化的融合。

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3活動(dòng)時(shí)間

2024年1月12日

4活動(dòng)地點(diǎn)

廣交會(huì)威斯汀酒店（廣東省廣州市海珠區(qū)鳳浦中路681號(hào)）

5參與人員

公司領(lǐng)導(dǎo)以及全體員工

6活動(dòng)主題

鴻威的，未來(lái)的

7活動(dòng)準(zhǔn)備

本次年會(huì)總共有五個(gè)環(huán)節(jié)，分別為領(lǐng)導(dǎo)致辭，優(yōu)秀員工表彰，節(jié)目表演以及

晚宴。在這個(gè)過(guò)程中，抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)與游戲?qū)?huì)在節(jié)目表演中進(jìn)行。

7.1通知與宣傳

（1)在2023年12月1號(hào)，公司辦公室將以書面形式下發(fā)《年度年會(huì)慶典的

通知》，并公布此次年會(huì)的具體情況，使全體員工知曉。

(2)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人出席會(huì)議的確切時(shí)間、地點(diǎn)、演講文稿必須事先通知并作好

準(zhǔn)備；活動(dòng)當(dāng)天，公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理及其他主要負(fù)責(zé)人分別講話，

演講文稿由秘書處起草并于2024年1月5日前提交給各位領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人。

（3）所有工作人員必須到崗，如果發(fā)生其它事情，請(qǐng)事先請(qǐng)假

7.2員工表彰活動(dòng)準(zhǔn)備

（1）此項(xiàng)活動(dòng)將由人事部統(tǒng)一組織，并確定每個(gè)部門的優(yōu)秀員工名單和具

體的獎(jiǎng)勵(lì)金額，活動(dòng)經(jīng)費(fèi)不包括在年會(huì)的總預(yù)算中；

（2）公司2023年度優(yōu)秀員工評(píng)選活動(dòng)將最晚于2023年12月1日前確定獎(jiǎng)

項(xiàng)和最終獲獎(jiǎng)人員；

（3）在活動(dòng)前做好對(duì)優(yōu)秀員工的簡(jiǎn)要簡(jiǎn)介，并制作成演示文件，主持人宣

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讀獲獎(jiǎng)時(shí)投影展示；

（4）由工作人員事先準(zhǔn)備好獎(jiǎng)狀及獎(jiǎng)金，在領(lǐng)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)及全體得獎(jiǎng)員工預(yù)備

登臺(tái)時(shí)，演奏頒獎(jiǎng)曲（這一環(huán)節(jié)由會(huì)務(wù)組的工作人員事先為得獎(jiǎng)員工安排就

位），并按順序頒發(fā)獎(jiǎng)項(xiàng)；

（5）所有得獎(jiǎng)?wù)咴陬C獎(jiǎng)完畢后，與公司領(lǐng)導(dǎo)合影留念；

7.3節(jié)目準(zhǔn)備

（1）節(jié)目參與形式：

以部門為核心，可以作為一個(gè)整體來(lái)選擇節(jié)目，也可以進(jìn)行跨部門的合作，

每個(gè)部門所選擇的節(jié)目都要堅(jiān)持“積極向上、內(nèi)容豐富、全員參與、形式多樣”

的原則，并且要讓氣氛活躍、有聲有色。節(jié)目的內(nèi)容可以是：各種有特色、形式

多樣的節(jié)目（如：獨(dú)唱、合唱、魔術(shù)、小品、相聲、舞蹈、雜技、詩(shī)歌朗誦等

等）。

（2）節(jié)目要求：

①青春、陽(yáng)光、健康、向上的歌曲；

②與以上主題相關(guān)的原創(chuàng)歌曲；

③積極向上、寓意深刻的藝術(shù)性舞蹈；

④創(chuàng)造性的高技術(shù)與時(shí)代感的舞蹈；

⑤流行的嘻哈舞，現(xiàn)代舞，健美操，武術(shù)等

⑥相關(guān)歌曲的伴舞；

⑦喜慶、熱鬧反映生活的相聲、小品；

⑧傳統(tǒng)曲藝表演（戲曲，戲劇，評(píng)書等）。

（3）年會(huì)節(jié)目報(bào)名方式：

郵件報(bào)名、電話報(bào)名

報(bào)名聯(lián)系人：李三

聯(lián)系方式/p>

郵箱：272343555@.

（4）節(jié)目編排：

為了保證公司年會(huì)慶典的質(zhì)量，在節(jié)目確定后，須進(jìn)行常規(guī)的彩排，以達(dá)到

預(yù)期的效果。同時(shí)在年會(huì)來(lái)臨之際，需要進(jìn)行一次整體彩排。

①整體彩排時(shí)間：2024年1月5日

②整體彩排地點(diǎn)：一號(hào)會(huì)議室

③在表演節(jié)目確定之后，年會(huì)工作項(xiàng)目小組將分別對(duì)節(jié)目的彩排效果進(jìn)行跟

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蹤，對(duì)其進(jìn)行評(píng)審，并對(duì)遇到的問題加以解決；

④歌舞類節(jié)目需要的背景音樂，請(qǐng)自行準(zhǔn)備，并將其拷貝一份送往年會(huì)工作

項(xiàng)目組，以便在晚會(huì)正式表演的時(shí)候使用，如若沒有及時(shí)提供，造成表演延誤或

影響表演效果，年會(huì)項(xiàng)目組將不承擔(dān)任何責(zé)任。

⑤演員演出所需要的服裝、道具，可向年會(huì)工作項(xiàng)目小組提出申請(qǐng)，并可自

行租用；

⑥需提前與酒店溝通化妝間，更衣室等場(chǎng)地。

7.4會(huì)場(chǎng)布置

（1）色系：

主要由紅色為主色調(diào)，通過(guò)各種裝飾性飾物為會(huì)場(chǎng)營(yíng)造氣氛。

（2）相關(guān)尺寸：

舞臺(tái)：長(zhǎng)20米，寬5米。

背景墻：長(zhǎng)10米，寬5米。

背景中央投影幕布：長(zhǎng)4米，寬3米。

觀眾區(qū)場(chǎng)地：長(zhǎng)80米，寬50米。

現(xiàn)有舞臺(tái)設(shè)備：投影機(jī)、音響設(shè)備（音響的布置要視具體情況而定）；

（3）初步設(shè)計(jì)：

①用彩色氣球條將舞臺(tái)正面裝飾，并在里面穿插置彩燈。

②舞臺(tái)兩側(cè)墻面各懸掛彩帶，并用小燈籠裝飾。

③投影幕布兩側(cè)用彩帶裝飾，用掛鉤懸掛紅色彩燈。

④舞臺(tái)燈光道具上懸掛紅色彩燈。

⑤會(huì)場(chǎng)從門口至舞臺(tái)鋪設(shè)紅地毯。

（4）會(huì)場(chǎng)墻面裝飾設(shè)計(jì)：

①在會(huì)場(chǎng)的兩邊用彩帶和彩色氣球裝飾，氣球主要由紅、粉、藍(lán)三種顏色組

成，并用紅色的彩燈裝飾。

②會(huì)場(chǎng)后面的背景墻采用氣球造型，配上花型氣球，紅色的彩燈，環(huán)繞著主

題板，凸顯年會(huì)的主題。

（5）觀眾區(qū)場(chǎng)地：

預(yù)計(jì)觀演人員在200人左右，觀演區(qū)人員為一共設(shè)200個(gè)座位。

7.5酒店協(xié)調(diào)事項(xiàng)

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（1）酒店提前提供酒席預(yù)定信息，包括宴會(huì)名稱，時(shí)間，地址等重要信

息；

（2）根據(jù)公司到場(chǎng)人數(shù)確認(rèn)，主桌共3桌，可坐20人，普通桌共10桌，

一桌可坐15人；

（3）主桌的貴賓安排提前確定，并準(zhǔn)確傳達(dá)給當(dāng)天引導(dǎo)的禮儀；

（4）確認(rèn)茶歇、酒水等擺放位置；提前試菜，確保當(dāng)天的菜品品質(zhì)穩(wěn)定；

如不合適，與酒店溝通，酒席套餐的菜品是否能更換，換掉不合適不滿意的菜品

或者全部重新點(diǎn)菜；

（5）提前溝通酒店停車事項(xiàng)，以免產(chǎn)生不良影響；

8活動(dòng)流程

表1活動(dòng)流程表

時(shí)間（1月12日）項(xiàng)目?jī)?nèi)容

13：30工作人員年會(huì)表演人員、所需物料（橫幅、鮮花、獎(jiǎng)品

到達(dá)酒店等）需提前到達(dá)酒店

入口接待處布置（簽到處、鮮花籃、迎賓人員

安排）

工作人員與酒店員工配合內(nèi)場(chǎng)布置（背景板、

14：00——15：30場(chǎng)地布置橫幅、裝飾物等）、桌面布置（桌牌擺放）

表演人員化妝、換裝等

音響調(diào)試、燈光、投影、照相機(jī)、攝影機(jī)準(zhǔn)備

到位

消防安全檢查

15：30——16：00人員進(jìn)場(chǎng)參會(huì)人員在入口處簽到后，進(jìn)場(chǎng)入座

播放入場(chǎng)音樂并提醒入場(chǎng)順序

16：00——16：10活動(dòng)開始主持人宣布活動(dòng)開始（到場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)介紹）

16：10——16：40領(lǐng)導(dǎo)致辭董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理年會(huì)致辭

16：40——17：00員工表彰表彰2023年優(yōu)秀員工

17：00——17：05開場(chǎng)舞表演

17：05——17：10節(jié)目表演《獅子山下》

17：10——17：15《熱愛生活的我們》

17：15——17：20《也許當(dāng)時(shí)》

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17：20——17：30抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)抽獎(jiǎng)：三等獎(jiǎng)

17：30——17：35節(jié)目表演《如愿》

17：35——17：40《龍吟》

17：40——17：50游戲環(huán)節(jié)數(shù)字隨機(jī)抽

17：50——18：00節(jié)目表演《心中最美的光》

18：00——18：05《星辰大海》

18：05——18：15抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)抽獎(jiǎng)：二等獎(jiǎng)

18：15——18：20《如夢(mèng)》

18：20——18：25節(jié)目表演《未完待續(xù)》

18：25——18：30《平凡之路》

18：30——18：40抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)抽獎(jiǎng)：一等獎(jiǎng)

18：40——18：55游戲環(huán)節(jié)為未來(lái)打call

18：55——19：00節(jié)目表演《逆流而上》

19：00——20：00晚宴晚宴聚餐

20：00人員退場(chǎng)播放退場(chǎng)音樂，同時(shí)主持人提醒退場(chǎng)秩序

（1）抽獎(jiǎng)活動(dòng)：

1）活動(dòng)規(guī)則：

①在抽簽過(guò)程中，將遵循公平、公開、透明的原則；一旦發(fā)現(xiàn)作弊等不良現(xiàn)

象，將取消中獎(jiǎng)資格。

②本次抽獎(jiǎng)將在現(xiàn)場(chǎng)抽取一等獎(jiǎng)1名，二等獎(jiǎng)2名，三等獎(jiǎng)5名，共8名。

2）抽獎(jiǎng)條件：

①凡當(dāng)天到場(chǎng)參加年會(huì)活動(dòng)的員工均可參加抽獎(jiǎng)；

②抽獎(jiǎng)從最低獎(jiǎng)項(xiàng)開始抽起；

③中獎(jiǎng)獎(jiǎng)票抽中后不再投入抽獎(jiǎng)箱中；

3）獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置：

①一等獎(jiǎng)1名價(jià)值10000元獎(jiǎng)金

②二等獎(jiǎng)2名價(jià)值5000元獎(jiǎng)金

③三等獎(jiǎng)5名價(jià)值1000元獎(jiǎng)品

預(yù)計(jì)費(fèi)用共計(jì)21000元

（2）游戲規(guī)則：

1）為未來(lái)打call：

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大屏幕上將隨機(jī)顯示電話號(hào)碼，主持人按要求開始后，最先撥通號(hào)碼的人即

可獲得獎(jiǎng)品。

2）數(shù)字隨機(jī)抽：

抽獎(jiǎng)程序員將提前在電腦上設(shè)計(jì)數(shù)字程序，在員工入場(chǎng)時(shí)，逐一發(fā)放號(hào)碼

牌。到抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)時(shí)，電腦根據(jù)事先分配的數(shù)字范圍隨機(jī)跳轉(zhuǎn)數(shù)字，主持人隨機(jī)邀

請(qǐng)觀眾上臺(tái)互動(dòng)，當(dāng)觀眾叫停時(shí)，停在屏幕上的數(shù)字即為中獎(jiǎng)號(hào)碼。

9人員安排

表22024年會(huì)工作人員安排表

序號(hào)事項(xiàng)具體任務(wù)安排時(shí)間節(jié)點(diǎn)注意事項(xiàng)負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人物料清單

簽進(jìn)行到場(chǎng)嘉賓進(jìn)行到場(chǎng)簽字筆

到簽到，號(hào)碼1月12嘉賓（員行政部李四2—4支、

1組牌、抽獎(jiǎng)券發(fā)日工家屬）到場(chǎng)嘉賓

放15:30—簽到、禮簽到表、

—16:00品、抽獎(jiǎng)抽獎(jiǎng)券

券發(fā)放

年會(huì)場(chǎng)布置負(fù)責(zé)活動(dòng)

會(huì)與主持人對(duì)接開始前布

活舞臺(tái)及背景對(duì)置、年會(huì)

動(dòng)接所需電子會(huì)場(chǎng)布置

2對(duì)音響設(shè)備對(duì)接全程設(shè)備：如人力資源王五物料（桌

接麥克風(fēng)、部陸六牌、紅地

燈光控制對(duì)接

保音響、大毯、條幅

與酒店對(duì)接

障屏幕等的等）

補(bǔ)充攝影師

組調(diào)試、活

催場(chǎng)

動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照

片拍攝等

禮獎(jiǎng)品領(lǐng)取

品現(xiàn)場(chǎng)幸運(yùn)獎(jiǎng)品全程做到抽獎(jiǎng)銷售部張玉表、簽字

3領(lǐng)登記及發(fā)放有數(shù)、有筆2支、

取據(jù)可循抽獎(jiǎng)箱、

組獎(jiǎng)品表

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物在購(gòu)買

品年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)所需1月1日時(shí)，需要采購(gòu)部、李五

4采物品及演員服—10日有適當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)部王小所有物料

購(gòu)裝、道具等備份物

組品，以防

出現(xiàn)意外

時(shí)物品空

缺

安保障活動(dòng)順利后勤保障

5保舉行全程部、酒店秦三

組安保

10經(jīng)費(fèi)預(yù)算

表3年會(huì)預(yù)算表

用途物品標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明數(shù)量單價(jià)估價(jià)（元）

（元）

榮譽(yù)證書普通要求即可2010200

手捧花束20100500

裝飾盆花3020600

司儀臺(tái)鮮花1200200

嘉賓胸花2050200

主持人胸花350100

領(lǐng)導(dǎo)紅包標(biāo)準(zhǔn)信封大小305150

致辭嘉賓席臺(tái)卡V型雙面臺(tái)卡200

以及嘉賓席用水中瓶怡寶/箱13030

表彰主持人文件夾3515

部分對(duì)講機(jī)附帶耳麥201002000

簽名筆6212

音頻線35米長(zhǎng)15050

紅地毯2米寬30米長(zhǎng)280160

條幅8米*0.7米14040

5米*0.7米23060

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

5米*0.7米13030

10米*0.7米15050

場(chǎng)租2000

攝影2000

舞臺(tái)背景板1500500

簽名墻布1200200

LOGO板司儀臺(tái)使用1200200

小計(jì)9297

細(xì)鐵絲固定氣球，2012020

米

紅色彩燈200102000

中國(guó)結(jié)會(huì)場(chǎng)兩側(cè)250100

參會(huì)彩色氣球裝飾參會(huì)現(xiàn)場(chǎng)2000.5100

部分抽獎(jiǎng)箱1100100

膠帶紙寬膠帶、黃色4520

窄條膠帶

酒店套餐12120014400

抽獎(jiǎng)獎(jiǎng)金18000

小計(jì)34740

禮儀禮服6套旗袍65003000

節(jié)目男主持禮服110001000

表演女主持禮服210002000

部分演員服裝3000

道具2000

小計(jì)11000

化妝主持人、演員2000

其他備用金剩余部分返還10000

部分財(cái)務(wù)部

總計(jì)70437

11意外防范

為確保年會(huì)期間的生命與財(cái)產(chǎn)安全，以及對(duì)各種突發(fā)事件能夠達(dá)到快速反

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

應(yīng)、果斷處理、控制局面、減少傷害和損失的目的，及時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況，特有以

下內(nèi)容。

11.1事件類型

年會(huì)舉辦期間，若出現(xiàn)以下幾種情形，應(yīng)及時(shí)采取有效措施：

（1）會(huì)場(chǎng)建筑物發(fā)生異常；

（2）會(huì)場(chǎng)發(fā)生火災(zāi)；

（3）現(xiàn)場(chǎng)秩序混亂，出現(xiàn)推搡、踐踏等情況；

（4）現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生治安案件；

（5）其他可能導(dǎo)致生命或財(cái)產(chǎn)損失的事故。

11.2工作原則

（1）安全第一，以人為本。確保人民群眾的生命安全、身心健康是第一要

務(wù)，要堅(jiān)決防止發(fā)生安全事故，避免人身傷害。

（2）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)。在年會(huì)安保組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各小組安排專人負(fù)

責(zé)落實(shí)人員管理。實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理。在安保組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，分工協(xié)

作、各負(fù)其責(zé)。

（3）采取適當(dāng)措施，以防范為主。對(duì)安全工作要有高度的重視，要有憂患

意識(shí)，在活動(dòng)的策劃、籌備和組織中要貫徹“預(yù)防為主，安全第一”的方針

（4）)應(yīng)對(duì)迅速，處理及時(shí)。在治安突發(fā)事件中，要做到統(tǒng)一指揮，快速反

應(yīng)，有序協(xié)調(diào)，高效運(yùn)行。

11.3防范措施

（1）事前防護(hù)措施

①對(duì)于非本次年會(huì)邀請(qǐng)人員的入場(chǎng)者由會(huì)務(wù)組婉拒，如有任何問題，第一時(shí)

間向安保組匯報(bào)。

②各負(fù)責(zé)人必須全天在場(chǎng)，不得中途脫崗，并安排專人在