深圳有棵樹科技股份有限公司采購流程優(yōu)化設(shè)計方案

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計深圳有棵樹科技股份有限公司采購流程優(yōu)化設(shè)計方案深圳有棵樹科技股份有限公司介紹深圳有棵樹科技股份有限公司創(chuàng)立于2010年，已掛牌新三板，是新三板掛牌企業(yè)中唯一一家同時覆蓋進口和出口的跨境電商企業(yè)。公司國際業(yè)務(wù)總部位于香港，國內(nèi)業(yè)務(wù)總部位于深圳。旗下四大事業(yè)部，分別為跨境電商出口事業(yè)部、海豚供應(yīng)鏈?zhǔn)聵I(yè)部（跨境電商進口業(yè)務(wù)）、無人機機器人事業(yè)部、維康氏事業(yè)部。有棵樹為跨境電商領(lǐng)域龍頭企業(yè)，橫跨出口和海淘兩個方向，致力于整合中國國內(nèi)和海外其他國家的供應(yīng)鏈及品牌資源。在出口方向，有棵樹業(yè)務(wù)覆蓋范圍涵蓋了歐美、日韓、澳新、東南亞、南美等200多個國家與地區(qū)。到2016年，已經(jīng)發(fā)展成為一家集團性企業(yè)。經(jīng)過多年快速發(fā)展，深圳有棵樹員工總數(shù)超過1900人，已經(jīng)建成大數(shù)據(jù)云計算、供應(yīng)鏈物聯(lián)網(wǎng)、慢性病健康管理、無人機機器人四個研發(fā)中心。深圳有棵樹科技股份有限公司采購部門簡介2.1后端采購部的主要工作內(nèi)容深圳有棵樹科技股份有限公司為電子商務(wù)類型公司，其采購部門的主要工作是根據(jù)公司計劃部門的出單在1688網(wǎng)站進行下單，是一個網(wǎng)絡(luò)采購的形式，比較區(qū)別于一般的采購形式。主要負責(zé)產(chǎn)品的下單及時，采購產(chǎn)品的議價、比價，擇優(yōu)采購，定期優(yōu)化采購產(chǎn)品的價格；負責(zé)供應(yīng)商的交期管理，控制采購?fù)杲Y(jié)的進度，負責(zé)處理與供應(yīng)商的對賬結(jié)款，與供應(yīng)商的賬期談判及成本的管控；負責(zé)入倉商品的不良處理，即使與供應(yīng)商溝通商品不良問題，避免下次來貨不良，及商品質(zhì)量和包裝的管控，要與供應(yīng)商協(xié)商好，和倉庫說明情況并協(xié)助倉庫處理不良商品。保證下單正常和入庫及時，確保不缺貨。2.2后端采購部的制度根據(jù)每天計劃分配給各個采購組，組內(nèi)之間在分配，每組有每組的主管進行分配協(xié)調(diào)。工作績效考核主要看下單及時率、七天入庫率、不良率、完結(jié)率，還有價格優(yōu)化的提成，數(shù)據(jù)越好越高，評到的績效等級也就越高。每天的工作計劃會分上午和下午出單，采購需要及時下單成功來確保自己的下單及時率；每天及時跟單與供應(yīng)商溝通發(fā)貨時效，確保七天入庫率；下單時與供應(yīng)商溝通好商品以及包裝減少不良的出現(xiàn)，降低不良率；特殊情況及時處理解決，保證訂單的完結(jié)率。與供應(yīng)商談價議價降低成本也是各種一部分，相對應(yīng)的也有提成。3深圳有棵樹科技股份有限公司采購流程中存在的問題3.1采購計劃問題深圳有棵樹科技股份有限公司采購部門的前端是計劃部門，采購和計劃管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的基本活動，采購的目標(biāo)是以合理的價格、適合的數(shù)量，在準(zhǔn)確的時間將物料發(fā)送到正確的地點，計劃的任務(wù)是在已知計劃期內(nèi)，根據(jù)每一時段的需求預(yù)測量，以最小化生產(chǎn)計劃期內(nèi)的成本為目標(biāo)，確定該時段內(nèi)各期的產(chǎn)量、庫存量和勞動力水平。由計劃部門根據(jù)業(yè)務(wù)部的銷售數(shù)據(jù)和倉庫的進出庫數(shù)據(jù)等情況給采購部門出每天的計劃。每天主要分兩次出PR，上午一次和下午一次。當(dāng)部分爆款商品日銷量非常高，導(dǎo)致數(shù)據(jù)會時常變化，數(shù)據(jù)變化較大時計劃部門又會重新出PR，一天就會出現(xiàn)相同的PR，這就導(dǎo)致采購一天當(dāng)中會重復(fù)在一個供應(yīng)商或者對同一商品的重復(fù)下單。一天中如果有多個重復(fù)下單會導(dǎo)致訂單重復(fù)提交，供應(yīng)商容易出錯商品數(shù)量或者其他問題；重復(fù)下單也提高了在商品的包裝和運輸費用上的成本，在倉庫的人力上也是會有同樣的問題。對于采購的工作方面來說，不利于與供應(yīng)商的溝通，不利于商品的談價議價；在下單方面也是會重復(fù)非常多的步驟，不利于工作效率的提高，大大降低了效率。3.2倉庫收貨管理問題3.2.1倉庫質(zhì)檢問題深圳有棵樹科技股份有限公司采購部門的后端是倉庫，對于倉庫的收貨、質(zhì)檢、入庫和不良品的管理是和采購息息相關(guān)的，也是我們的入庫率的直接關(guān)聯(lián)。在我目前現(xiàn)階段的主要倉庫問題就是不良品的處理，有許多的入庫商品是因為供應(yīng)商的包裝不規(guī)范導(dǎo)致的質(zhì)檢不合格從而無法入庫、商品與系統(tǒng)資料庫的信息不符合、貨品與箱嘜信息不符合等。在驗收過程中，中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)增加了很多物流的工作量、時間和費用，也導(dǎo)致采購的貨物破損率提高。3.2.2倉庫與采購部門的溝通問題采購部與倉庫不在同一地區(qū)，聯(lián)系基本依靠網(wǎng)絡(luò)，在溝通上會有一定的問題，會耗費許多精力時間，這也從而抬高了成本。采購部每天溝通最多的基本是倉庫的工作人員，經(jīng)常會有少數(shù)的貨件，還有異常情況比如丟件丟貨的情況需要處理。3.3開發(fā)部門管理問題3.3.1已開發(fā)的產(chǎn)品問題開發(fā)部門屬于前端部，負責(zé)產(chǎn)品的開發(fā)?，F(xiàn)在比較主要的是一個問題，在倉庫的質(zhì)檢要求提高以后，許多以前開發(fā)的產(chǎn)品以前是正常品，可能到現(xiàn)階段就會是不合格的，就會無法正常入庫。這個就會影響采購的正常下單流程，采購部就會因此增加工作量，需要重新與供應(yīng)商以及倉庫溝通，過程比較繁瑣。3.3.2新開發(fā)的產(chǎn)品問題開發(fā)新產(chǎn)品時會有部分產(chǎn)品本身就是不合格的，有些是包裝不合格，有些是沒有核實真實貨源。出現(xiàn)這樣的問題也會導(dǎo)致采購下單的不流暢，增加工作量，降低效率。3.3.3特殊產(chǎn)品問題部分產(chǎn)品會因斷貨、工廠不生產(chǎn)、原材料漲價等原因無法正常下單，需要與開發(fā)溝通下架此產(chǎn)品。現(xiàn)階段下架的流程還不夠完善，一是需要的時長之久；二是環(huán)節(jié)過多；三是無效反饋。過程相對復(fù)雜，很難有效的處理，也得不到及時的反饋，無法得到跟進信息。倉庫采購部計劃部開發(fā)部倉庫采購部計劃部開發(fā)部圖1公司當(dāng)前采購流程圖4深圳有棵樹科技股份有限公司采購流程優(yōu)化方案4.1采購計劃優(yōu)化方案4.1.1計劃模式改善預(yù)測是計劃重要的輸入信息，預(yù)測信息不準(zhǔn)確，制定的計劃就會在管理中暴露出許多問題，提高預(yù)測的準(zhǔn)確性是必要的，預(yù)測的準(zhǔn)確性提高后這也給后面模式的改善提供了保障與支持。計劃的模式將一天所需的PR集中在上午一次性下計劃出給采購員，這就避免了在一天中了采購員的重復(fù)下單，節(jié)約成本省時省力。系統(tǒng)信息沒有及時更新的情況導(dǎo)致部分計劃不能正常下單，比如供應(yīng)商品的起訂量變更后計劃上傳的SKU沒有滿足商品的起訂量，導(dǎo)致采購下單不順暢。在供應(yīng)商修改變更了商品了信息包括起訂量需要及時上傳到內(nèi)部系統(tǒng)，計劃人員也要每天核實信息上傳信息是要注意，避免后續(xù)的重復(fù)工作。4.1.2加強與采購部門的溝通提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)和提高，可以組織內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流的方法展開培訓(xùn)，加強工作人員的專業(yè)知識，熟悉其他部門的工作領(lǐng)域及工作內(nèi)容，便于日后溝通暢通及工作開展。在公內(nèi)部要充分利用公司內(nèi)的EPR系統(tǒng)進行內(nèi)部信息交流和傳遞，及時反映工作上的問題和事務(wù)處理進程。公司管理人員定期在組內(nèi)收集總結(jié)并向其他組和部門匯報內(nèi)容，及時與各部門溝通商量解決方案，加強交流。4.2倉庫管理優(yōu)化方案4.2.1改善流程倉庫的工作流程從收貨、登板、質(zhì)檢到入庫四個過程應(yīng)當(dāng)縮減時間提高效率，每個過程中間會有一段間隔的空白時間，拉長了商品入庫的時長。倉庫需要合理安排流程，縮短每個過程之間的空白。倉庫的質(zhì)檢人員在處理異常件時必須保留記錄（圖片、視頻）包括快遞面單，再轉(zhuǎn)入異常倉與不良倉。4.2.2加強與采購部門的溝通遇到異常件要及時單線采購人員說明情況，比如少貨、少數(shù)、不良的情況需要提供圖片或視頻證據(jù)反饋給采購。采購需要及時與倉庫了解溝通清楚情況并找供應(yīng)商解決異常。采購部門與倉庫不在一個地理位置，需要安排駐倉采購來協(xié)助采購人員處理事務(wù)，比如異常件的處理、包裝不規(guī)范不良品、丟件少件等特殊情況，這樣會更加方便。倉庫也需定期向采購部門進行交流，說明倉庫質(zhì)檢入庫的主要要求，對特殊情況進行具體說明。4.3開發(fā)部門優(yōu)化方案4.3.1規(guī)范開發(fā)新產(chǎn)品對于公司新制定的倉庫入庫標(biāo)準(zhǔn)必須要傳達到位，具體包括通知的下傳到位與新員工的入職培訓(xùn)等。開發(fā)新產(chǎn)品時必須嚴(yán)格按照要求選擇合格的供應(yīng)商與商品，避免后續(xù)采購下單時出現(xiàn)問題。4.3.1及時更新產(chǎn)品信息在供應(yīng)商更新了產(chǎn)品信息時開發(fā)部門也要及時在系統(tǒng)更改信息，最主要的是包裝問題，要和供應(yīng)商確定好，部分不合格的要及時處理下架或者更換供應(yīng)商，要及時上傳到系統(tǒng)。采購反應(yīng)的問題也要及時跟進，配合采購部門的工作，需要尋找多加可穩(wěn)定供貨的供應(yīng)商，比如一個產(chǎn)品不能只有一個固定的供應(yīng)商，需要有備選的供應(yīng)商以防特殊情況。4.4采購成本控制4.4.1供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商評估系統(tǒng)，建立評估供應(yīng)商級別和指標(biāo)。一般電商公司都會選擇這個方法，深圳有棵樹科技股份有限公司也有一套供應(yīng)商系統(tǒng)，但是現(xiàn)存許多需要優(yōu)化的地方。供應(yīng)商系統(tǒng)信息及時跟新有效信息，避免采購重復(fù)下單出錯，制度更新后包裝不合格的產(chǎn)品要及時與供應(yīng)商處理，無法處理的要及時跟換供應(yīng)商，并在系統(tǒng)注明原因且找好可更替的供應(yīng)商。對選定的供應(yīng)商，公司與之簽訂長期供應(yīng)合作協(xié)議，在該協(xié)議中具體規(guī)定雙方的權(quán)利與義務(wù)、雙言互惠條件，合作過程中把握并處理好與供應(yīng)商的合作關(guān)系。有過不良合作記錄的供應(yīng)商需及時反應(yīng)并且處理，需要一套完整的供應(yīng)商管理系統(tǒng)，定期對供應(yīng)商的貨物質(zhì)量、發(fā)貨周期、價格水平、售后服務(wù)進行評估。對于等級較高且貨物需求量大的供應(yīng)商應(yīng)談賬期合作來控制成本。4.4.2物流優(yōu)選在采購過程中物流運輸?shù)某杀疽恢闭嫉帽戎睾芨?，推出物流?yōu)選方案就是為了節(jié)約物流運輸成本，我們可以選擇和物流公司建立合作伙伴關(guān)系實現(xiàn)雙贏。我們和物流公司合作后可以選擇物流上門自提，不需要供應(yīng)商自行發(fā)貨，也就不需要向供應(yīng)商支付貨物的運輸費用。和物流公司建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系在物流運輸上的支出肯定會大大減少，普通快遞首重在8元到10元不等，我們可以減少3元到5元的首重與續(xù)重收費標(biāo)準(zhǔn)，以最優(yōu)惠的價格去達成合作。本身具有穩(wěn)定和需求量巨大優(yōu)勢可以吸引公司合作。下單時選擇物流優(yōu)選，與供應(yīng)商協(xié)商運費并確定自提地點時間，每天可以分不同的時間段進行物流優(yōu)選推送，分批次去網(wǎng)點自提貨物再及時填寫運單號上傳到物流優(yōu)選系統(tǒng)。開發(fā)產(chǎn)品開發(fā)產(chǎn)品提交產(chǎn)品合格審批入庫提交產(chǎn)品合格審批入庫質(zhì)檢供應(yīng)商管理質(zhì)檢供應(yīng)商管理物流優(yōu)選制定計劃物流優(yōu)選制定計劃提交采購審批提交采購審批確認(rèn)采購單確