深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司差旅費(fèi)報銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司簡介 12公司現(xiàn)行差旅費(fèi)報銷制度 13現(xiàn)行差旅費(fèi)報銷制度中存在的問題 13.1報銷制度的時間沒有嚴(yán)格規(guī)定 13.2報銷費(fèi)用的規(guī)定不夠完善 13.2.1現(xiàn)行制度住宿和伙食費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)沒有與時俱進(jìn) 23.2.2交通工具標(biāo)準(zhǔn)沒有規(guī)定完善的實(shí)行條件 23.3缺少防止虛假報銷以及懲罰的措施 24公司現(xiàn)行差旅費(fèi)報銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì) 34.1補(bǔ)充報銷制度辦理程序的內(nèi)容 34.2必須與時俱進(jìn)公平的調(diào)整報銷費(fèi)用的規(guī)定 34.3加強(qiáng)報銷的信息管理化 44.4增加虛假報銷的懲罰措施 45結(jié)束語 5附錄一深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司現(xiàn)行差旅費(fèi)報銷制度 7附錄一深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司優(yōu)化差旅費(fèi)報銷制度 10深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司差旅費(fèi)報銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司簡介深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司注冊地址位于深圳市寶安區(qū)西鄉(xiāng)街道南昌社區(qū)南昌工業(yè)區(qū)6號3層，注冊機(jī)關(guān)為寶安局，法人代表為余建平，經(jīng)營范圍包括一般經(jīng)營項(xiàng)目是：不間斷電源、電子產(chǎn)品、軟件、硬件的技術(shù)開發(fā)、銷售及上門維修；國內(nèi)貿(mào)易，貨物及技術(shù)進(jìn)出口。（法律、行政法規(guī)、國務(wù)院決定規(guī)定在登記前須批準(zhǔn)的項(xiàng)目除外），許可經(jīng)營項(xiàng)目是：開關(guān)電源器、逆變電源器的生產(chǎn)。公司現(xiàn)行差旅費(fèi)報銷制度中存在的問題經(jīng)過反復(fù)的了解深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司的差旅費(fèi)報銷制度，發(fā)現(xiàn)制度中還是有些許的不足之處，還需要一定的修正和完善。比如此公司的報銷制度不夠詳細(xì)，有些還不太準(zhǔn)確讓人信服，還有的跟不上時代。這些問題需要一步步細(xì)化解決，然后進(jìn)行規(guī)合整理，然后再定制一套完整的屬于深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司的差旅費(fèi)報銷制度。深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司還存在著報銷制度的辦理程序、費(fèi)用規(guī)定、預(yù)防和懲罰的措施的問題，這些問題大大小小的影響著整個公司的運(yùn)行，需要仔細(xì)研究，一步步解決。3.1報銷制度的時間沒有嚴(yán)格規(guī)定公司的報銷制度內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)，重點(diǎn)在于時間沒有充分考慮，這一點(diǎn)體現(xiàn)在報銷制度中的第一大條中，也就是辦理程序的第三點(diǎn)“關(guān)于出差人員出差回到公司，第一件事情就是要寫一個規(guī)范的報告，把寫好的報告給分管領(lǐng)導(dǎo)看，分管領(lǐng)導(dǎo)審核要給出反饋”。這其中只交代了報銷人員出差回公司后要干些什么事情，并沒有規(guī)范好報銷時間，差旅費(fèi)報銷人員報銷的時間沒有規(guī)定，很容易使報銷人員丟失單據(jù)和忘記一些重要事項(xiàng)；分管領(lǐng)導(dǎo)對于報銷工作的審核、審批、考核結(jié)果、簽署意見也沒有時間限制，這樣會使報銷工作變得緩慢，分管領(lǐng)導(dǎo)變得懶散，從而使報銷工作效率降低。3.2報銷費(fèi)用的規(guī)定不夠完善3.2.1現(xiàn)行制度住宿和伙食費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)沒有與時俱進(jìn)此公司現(xiàn)行報銷制度的報銷費(fèi)用普遍都偏低。關(guān)于住宿費(fèi)和伙食費(fèi)，制度中規(guī)定的最高的費(fèi)用都只有100人民幣，住宿費(fèi)和伙食費(fèi)的報銷費(fèi)用水平還停留在幾年前，沒有充分考慮到當(dāng)代的消費(fèi)水平，沒有對住宿費(fèi)報銷費(fèi)用做及時的調(diào)整。從當(dāng)前時代的住宿伙食費(fèi)來看，可以適當(dāng)為員工增加可用的報銷費(fèi)用，如不及時調(diào)整，員工們尋找相應(yīng)費(fèi)用的住宿酒店可能會比較難，伙食方面的營養(yǎng)也不太可觀，出差本來就是一件需要消耗大量體力與精力的事情，沒有良好的伙食補(bǔ)助的話做任務(wù)的效率會大大降低，這切實(shí)關(guān)系到員工的利益，同時也是關(guān)于公司的利益。公司現(xiàn)行差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如下表：表一現(xiàn)行住宿標(biāo)準(zhǔn)（金額單位：元）表二現(xiàn)行伙食補(bǔ)助費(fèi)表三現(xiàn)行市內(nèi)交通費(fèi)3.2.2交通工具標(biāo)準(zhǔn)沒有規(guī)定完善的實(shí)行條件現(xiàn)行報銷制度中的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)中的第四個表中，只交代了不同人員應(yīng)該選擇怎樣的交通工具，而對交通工具的選擇沒有明確的實(shí)行條件，什么時候運(yùn)用什么交通工具，怎樣去使用交通工具，需要辦理何種手續(xù)，這些并沒有詳細(xì)說明。表四現(xiàn)行交通工具標(biāo)準(zhǔn)3.3缺少防止虛假報銷以及懲罰的措施隨著對報銷制度的不斷了解，想投機(jī)取巧的人越來越多，因此，我們不能局限在傳統(tǒng)的約束規(guī)章制度，而是要跟進(jìn)時代，多運(yùn)用一些信息化的知識，用更有效的方法減少一些報銷不及時、轉(zhuǎn)嫁費(fèi)用和虛報支出等不良情況發(fā)生。不僅要有防止措施，還需要懲罰措施，這樣才能更有力的打擊不良現(xiàn)象的發(fā)生。4公司現(xiàn)行差旅費(fèi)報銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)通過對以上問題的分析，針對不同的問題，應(yīng)該用以下方案來解決。4.1補(bǔ)充報銷制度辦理程序的內(nèi)容關(guān)于以上所說的報銷制度中公司人員的報銷時間需要嚴(yán)格規(guī)定，優(yōu)化的制度中可以限定出差人員回公司后一個星期內(nèi)（7天）報賬，不能超過一個星期。分管領(lǐng)導(dǎo)的審核、審批、考核結(jié)果、簽署意見等如果沒有出現(xiàn)特殊情況，那么報銷人員何時提供報銷信息，分管領(lǐng)導(dǎo)就何時開始審核，做到“即報即審”，不能拖沓。4.2補(bǔ)充交通工具實(shí)行條件的規(guī)定首先，制度應(yīng)規(guī)定，原則上公司高管及以上級別的人員出差可以乘坐飛機(jī)，其他人員出行時所乘坐交通工具一般以火車硬座，大巴為主，動車以二等艙為標(biāo)準(zhǔn)，除此之外特殊或緊急事宜需乘坐軟臥，高鐵，飛機(jī)者需事先填報申請單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可乘坐，關(guān)于各類交通工具的詳細(xì)選擇制度如下表：表五交通工具標(biāo)準(zhǔn)表六出差申請單通過以上對交通工具這方面的報銷費(fèi)制度優(yōu)化，能很好的減少報銷人員以及財務(wù)人員很多不必要的疏忽，以及出差人員濫用交通工具的情況，從而規(guī)范了出差成本，最大程度的提高了公司利潤。4.2必須與時俱進(jìn)的調(diào)整報銷費(fèi)用的規(guī)定報銷費(fèi)用方面必須照顧到每個職工的切身利益，把企業(yè)自身利益與公平最大化的協(xié)調(diào)起來。制度的實(shí)行要根據(jù)時代的變換來變換，不能過去用什么制度，如今還用什么制度，原報銷費(fèi)規(guī)定的住宿費(fèi)的分類不夠符合時代要求，也不夠完整，所以制出了以下費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)說明表：表七費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)說明表4.3加強(qiáng)報銷的信息管理化公司需要規(guī)定公司全體職工出差都是用信用卡消費(fèi)結(jié)算，不要大多數(shù)情況下使用現(xiàn)金。為能使職工清楚使用信用卡的操作，公司要安排對全體員工進(jìn)行信用卡使用的培訓(xùn)，必須要掌握使用信用卡報銷的流程和手續(xù)。信用卡報銷能提高職工費(fèi)用使用的透明度，能減少轉(zhuǎn)嫁費(fèi)用和職工虛假報銷的發(fā)生。除此之外，為進(jìn)一步加強(qiáng)報銷管理，要增強(qiáng)職工的誠信理念，讓員工能夠嚴(yán)于律己，打造公司優(yōu)良的誠信道德氛圍。為了制止住宿費(fèi)的虛假報銷，報銷制度中要說明不但公司要加強(qiáng)審核工作，當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)部門也不能懈怠。稅務(wù)部門要不定期的查驗(yàn)酒店、賓館的發(fā)票，如發(fā)現(xiàn)虛假開發(fā)票，嚴(yán)懲不貸。另外，公司的員工報銷住宿費(fèi)時，需要兩個條件，一是提供發(fā)票，二是提供銀行卡消費(fèi)憑條，不能使用現(xiàn)金，如果報銷時不能達(dá)到這兩個條件，則不能報銷。4.4增加虛假報銷的懲罰措施關(guān)于出差回公司后，制度中要規(guī)定不能在一個星期之內(nèi)報銷的員工，超過一個星期報銷費(fèi)用，每一天30元的罰款，超過規(guī)定日期一個月以上的，每一張單據(jù)按每月30元積累加罰（發(fā)票日期），并且要追究部門擔(dān)保人責(zé)任人。所以擔(dān)保人要嚴(yán)格監(jiān)督催促報銷人員的報銷工作。當(dāng)然，分管領(lǐng)導(dǎo)的審核工作如果不及時，也會根據(jù)不同的情況罰款。無論任何原因的虛假報銷，都要在公司范圍內(nèi)通報批評，警示其他未作虛假報銷的員工和打算要虛假報銷的員工，使其認(rèn)識到虛假報銷的嚴(yán)重性，不敢觸碰公司規(guī)定的底線。5.結(jié)束語此次對深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司差旅費(fèi)報銷制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)，是鍛煉邏輯思維和發(fā)現(xiàn)思維漏洞的過程，學(xué)到的東西也非常多，它讓我知道差旅費(fèi)的使用對企業(yè)還是非常重要的，一個企業(yè)的正常運(yùn)行，難免會有差旅費(fèi)的支出，正確規(guī)定使用差旅費(fèi)，能夠降低公司員工出差的成本，提高公司的利潤，錯誤以及不規(guī)范的使用差旅費(fèi)，則會加大公司員工出差的成本，降低公司利潤。參考資料[1]劉愛榮.企業(yè)差旅費(fèi)財務(wù)管理模式及其創(chuàng)新研究[J].企業(yè)改革與管理,2020(20):164-165.[2]馮金葉.差旅費(fèi)報銷中的常見問題及應(yīng)對措施[J].當(dāng)代農(nóng)機(jī)，2020(4):78-80.附錄Ⅰ深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司現(xiàn)行差旅費(fèi)報銷制度差旅費(fèi)報銷管理制度為了有效地控制和減少旅行費(fèi)用，提高各類工作效率，特別制定出本制度來規(guī)范公司人員。一、辦理程序1、出差申請表必須事先填寫，標(biāo)明好旅行地點(diǎn)、理由、日數(shù)、所需經(jīng)費(fèi)，并可讓各部門的負(fù)責(zé)人寫出意見，經(jīng)過允許后才可出差。2、如果出差人員需要借款，必須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)簽字后，再讓財務(wù)部人員嚴(yán)格的審核，最后才能借款。3、關(guān)于出差人員出差回到公司，第一件事情就是要寫一個規(guī)范的報告，把寫好的報告給分管領(lǐng)導(dǎo)看，分管領(lǐng)導(dǎo)審核要給出反饋。4、根據(jù)《出差申請表》和分管領(lǐng)導(dǎo)簽署的有效出差證件，審核人員只能按受理標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)批準(zhǔn)后報銷差旅費(fèi)。5.如果出差人員出差的人員數(shù)量和出差天數(shù)、出行的交通工具均與先前填寫的出差申請單上所明確的內(nèi)容不同，是不能進(jìn)行報銷的。如果出現(xiàn)特殊原因，可以適當(dāng)改變要求，但是必須經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)同意。6.不能造成賬務(wù)混亂的情況，否則將會進(jìn)行一定的懲罰。二、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)總的來說：差旅費(fèi)要以節(jié)約的理念出發(fā)，包括出差人員的補(bǔ)助費(fèi)用，住宿費(fèi)用，交通費(fèi)用，費(fèi)用超支是不能補(bǔ)的。（1）住宿標(biāo)準(zhǔn)：（2）伙食補(bǔ)助費(fèi)：（3）市內(nèi)交通費(fèi)：（4）交通工具標(biāo)準(zhǔn)：三、報銷辦法(一)住宿費(fèi)報銷辦法 1、對于出差人員的住宿費(fèi)用報銷，我們采用實(shí)報實(shí)銷的方式，實(shí)際住宿天數(shù)和實(shí)際住宿費(fèi)用都據(jù)實(shí)報銷。 2、如有接待單位提供住宿，或者住在親戚朋友家的，都不能報銷住宿費(fèi)。 3、原則上出差人員必須按照規(guī)定的報銷標(biāo)準(zhǔn)報銷，但如有特殊情況，可告知領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)無意見的話，就可以實(shí)報實(shí)銷。 4、異性出差每人住一間房，同性則兩人一間房，副總經(jīng)理及以上級別的出差人員，可以單獨(dú)住一間房。 (二)伙食補(bǔ)助費(fèi)報銷辦法 出差當(dāng)日12點(diǎn)以前出發(fā)按照1天計(jì)算，，12點(diǎn)以后出發(fā)按照半天計(jì)算。出差當(dāng)日12點(diǎn)以前返回公司按照半天計(jì)算，12點(diǎn)以后返回公司按照1天計(jì)算。 （三）交通費(fèi)報銷辦法 1、出差中需要坐臥鋪但是沒有坐的，是不給報銷的。還有訂票費(fèi)，退票費(fèi)按理來說是不能報銷的，但如果出現(xiàn)特殊情況，寫申請給領(lǐng)導(dǎo)看過并且同意后方可正常報銷。 2、如自己攜帶車輛、人員，不能給予報銷。 3、一般情況下出差不能坐出租車，但下列情況除外: (1)出差的地方離公司非常的遠(yuǎn)，出行不方便的，交通工具缺少的。 (2)特殊情況身上必須帶著現(xiàn)金去出差的，為了安全著想。 (3)需要運(yùn)貨，或者時間非常趕。 (4)陪同重要客人外出的; (5)執(zhí)行特殊業(yè)務(wù)或夜間辦事不方便的。 4、所有出差人員都應(yīng)考慮到用最經(jīng)濟(jì)，性價比最高的出行方式出行，要考慮到出差成本，因?yàn)槭且怨?jié)約的理念出發(fā)，不能私自繞開最捷徑的路線，去探親訪友，瞞著公司旅游，辦私事之類的，硬是有特殊情況，可以寫申請報告，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批同意之后才能報銷。(四)通訊費(fèi)報銷辦法公司根據(jù)具體情況給予每個出差人員每天10的通訊費(fèi)用。(五)其他1、如果在出差過程中因業(yè)務(wù)必須招待其他公司合作伙伴，首先要讓領(lǐng)導(dǎo)知曉，事后再回公司填寫相關(guān)的申請單和報銷單。 2、應(yīng)該保留完整的收據(jù)，發(fā)票等憑據(jù)，如丟失一些必要的憑據(jù)信息，不給予報銷，而且有身份證實(shí)名的車船票必須打印復(fù)印件。四、補(bǔ)充規(guī)定1、兩人以上出差人員，在請示主管領(lǐng)導(dǎo)允許后，可就隨行高一級人員標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2、外出(本市，木區(qū))辦事處的人員，如因辦理業(yè)務(wù)路途較遠(yuǎn)，而中途無法返回公司就餐，可享受伙食補(bǔ)助費(fèi)，但需領(lǐng)導(dǎo)允許。3、外山參加會議，會議費(fèi)用中包括食宿時不再享受食住費(fèi)用，只享受市內(nèi)交通費(fèi)。會議費(fèi)用中不含食宿時，按前述標(biāo)準(zhǔn)予以補(bǔ)助。4、外出學(xué)習(xí)駐廠人員，伙食補(bǔ)助每天15元。五、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行附錄Ⅱ深圳市科瑞愛特科技開發(fā)有限公司優(yōu)化差旅費(fèi)報銷制度差旅費(fèi)報銷管理制度為有效控制和壓縮差旅費(fèi)用的支出，提高各類業(yè)務(wù)人員的辦事效率，特制定本制度。一、辦理程序?yàn)榱擞行У乜刂坪蜏p少旅行費(fèi)用，提高各類工作效率，特別制定出本制度來規(guī)范公司人員。 一、辦理程序 出差申請表必須事先填寫，標(biāo)明好旅行地點(diǎn)、理由、日數(shù)、所需經(jīng)費(fèi)，并可讓各部門的負(fù)責(zé)人寫出意見，經(jīng)過允許后才可出差。 2、如果出差人員需要借款，必須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)簽字后，再讓財務(wù)部人員嚴(yán)格的審核，最后才能借款。 3、關(guān)于出差人員出差回到公司，第一件事情就是要寫一個規(guī)范的報告，把寫好的報告給分管領(lǐng)導(dǎo)看，分管領(lǐng)導(dǎo)審核要給出反饋。 4、根據(jù)《出差申請表》和分管領(lǐng)導(dǎo)簽署的有效出差證件，審核人員只能按受理標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)批準(zhǔn)后報銷差旅費(fèi)。 5.如果出差人員出差的人員數(shù)量和出差天數(shù)、出行的交通工具均與先前填寫的出差申請單上所明確的內(nèi)容不同，是不能進(jìn)行報銷的。如果出現(xiàn)特殊原因，可以適當(dāng)改變要求，但是必須經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)同意。6、出差四公司應(yīng)在星期內(nèi)報賬，超過出期報銷差費(fèi)，每天按30元罰款，若遲報時間超過一個月以上，每張單據(jù)按每月30元累積加罰(發(fā)票日期)，并追宄其部門擔(dān)保人責(zé)任。7、不能造成賬務(wù)混亂的情況，否則將會進(jìn)行一定的懲罰。二、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn).總的來說：差旅費(fèi)要以節(jié)約的理念出發(fā)，包括出差人員的補(bǔ)助費(fèi)用，住宿費(fèi)用，交通費(fèi)用，費(fèi)用超支是不能補(bǔ)的。表八交通工具標(biāo)準(zhǔn)表九出差申請單表十費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)說明表三、報銷辦法(一)住宿費(fèi)報銷辦法 1、對于出差人員的住宿費(fèi)用報銷，我們采用實(shí)報實(shí)銷的方式，實(shí)際住宿天數(shù)和實(shí)際住宿費(fèi)用都據(jù)實(shí)報銷。 2、如有接待單位提供住宿，或者住在親戚朋友家的，都不能報銷住宿費(fèi)。 3、原則上出差人員必須按照規(guī)定的報銷標(biāo)準(zhǔn)報銷，但如有特殊情況，可告知領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)無意見的話，就可以實(shí)報實(shí)銷。 4、異性出差每人住一間房，同性則兩人一間房，副總經(jīng)理及以上級別的出差人員，可以單獨(dú)住一間房。 (二)伙食補(bǔ)助費(fèi)報銷辦法 出差當(dāng)日12點(diǎn)以前出發(fā)按照1天計(jì)算，，12點(diǎn)以后出發(fā)按照半天計(jì)算。出差當(dāng)日12點(diǎn)以前返回公司按照半天計(jì)算，12點(diǎn)以后返回公司按照1天計(jì)算。 （三）交通費(fèi)報銷辦法 1、出差中需要坐臥鋪但是沒有坐的，是不給報銷的。還有訂票費(fèi)，退票費(fèi)按理來說是不能報銷的，但如果出現(xiàn)特殊情況，寫申請給領(lǐng)導(dǎo)看過并且同意后方可正常報銷。 2、如自己攜帶車輛、人員，不能給予報銷。 3、一般情況下出差不能坐出租車，但下列情況除外: (1)出差的地方離公司非常的遠(yuǎn)，出行不方便的，交通工具缺少的。 (2)特殊情況身上必須帶著現(xiàn)金去出差的，為了安全著想。 (3)需要運(yùn)貨，或者時間非常趕。 (4)陪同重要客人外出的; (5)執(zhí)行特殊業(yè)務(wù)或夜間辦事不方便的。 4、所有出差人員都應(yīng)考慮到用最經(jīng)濟(jì)，性價比最高的出行方式出行，要考慮到出差成本，因?yàn)槭且怨?jié)約的理念出發(fā)，不能私自繞開最捷徑的路線，去探親訪友，瞞著公司旅游，辦私事之類的，硬是有特殊情況，可以寫申請報告，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批同意之后才能報銷。 (四)通訊費(fèi)報銷辦法 公司根據(jù)具體情況給予每個出差人員每天10的通訊費(fèi)用。 (五)其他 1、如果在出差過程中因業(yè)務(wù)必須招待其他公司合作伙伴，首先要讓領(lǐng)導(dǎo)知曉，事后再回公司填寫相關(guān)的申