上海涵木貿(mào)易有限公司采購管理優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)上海涵木貿(mào)易有限公司采購管理優(yōu)化設(shè)計(jì)上海涵木貿(mào)易有限公司概況1.1上海涵木貿(mào)易有限公司簡介上海涵木貿(mào)易有限公司是一家注冊資金900萬元的有限公司。該公司于2014年正式成立，是一家以中藥敷貼、藥物品種生產(chǎn)、醫(yī)療器械、口腔科設(shè)備和藥物的采購、環(huán)保設(shè)備銷售為一體的高新技術(shù)現(xiàn)代化企業(yè)。上海涵木貿(mào)易有限公司內(nèi)部組織主要有生產(chǎn)部、質(zhì)量部、采購部、銷售部、財(cái)務(wù)部、研發(fā)部、人事行政部。1.2上海涵木貿(mào)易有限公司組織結(jié)構(gòu)如圖1：組織結(jié)構(gòu)圖圖1組織結(jié)構(gòu)圖該公司的員工數(shù)為98人，管理人員為20個(gè)。生產(chǎn)部的任務(wù)就是供應(yīng)滿足能夠進(jìn)行銷售的產(chǎn)品，采購部的任務(wù)就是采購生產(chǎn)部門需要的原材料，以及對口腔科醫(yī)療器械的采購；和中藥敷貼原材料的采購，質(zhì)量部就是嚴(yán)格檢查生產(chǎn)成品的質(zhì)量是否合格；以及對采購部采購的醫(yī)療器械進(jìn)行質(zhì)量把控，銷售部的主要任務(wù)就是進(jìn)行市場調(diào)查銷售產(chǎn)品；制定每個(gè)月的銷售計(jì)劃表，財(cái)務(wù)部就是給公司資金上的支持以及管理好資金的流動(dòng)；還要保證公司各種稅款的繳納以及憑證的收集，研發(fā)部就是對產(chǎn)品的研究以及對新產(chǎn)品的探索，最后人事行政部負(fù)責(zé)管理好每個(gè)部門。上海涵木貿(mào)易有限公司采購管理現(xiàn)狀采購部的主要工作是對采購計(jì)劃的制定和實(shí)施；確保商品或原材料的采購供應(yīng)；控管監(jiān)督采購的流程；需要與其他部門互相配合完成整個(gè)供應(yīng)鏈有序健康的運(yùn)營。上海涵木貿(mào)易有限公司采購部門基本情況上海涵木貿(mào)易有限公司的采購部門目前只有3個(gè)采購員和1位主管；他們負(fù)責(zé)了整個(gè)公司的所有采購工作，包括原材料、醫(yī)療器械以及口腔科所需要的各種物資。從目前采購部門的制度來看，公司對采購部門沒有引起足夠的重視。而現(xiàn)如今采購部門的工作就是簡單的把原材料和醫(yī)療器械買回來，能夠滿足生產(chǎn)的需求和銷售就足夠了，他們往往忽視了采購工作中的其它的內(nèi)容和一些細(xì)節(jié)的問題。例如制定完整的采購計(jì)劃和采購制度以及供應(yīng)鏈管理和對采購流程的優(yōu)化方案等內(nèi)容。公司現(xiàn)如今的招標(biāo)采購業(yè)務(wù)部門管理工作主要為:根據(jù)公司生產(chǎn)部門的需求合理制定公司采購產(chǎn)品原材料的采購計(jì)劃，跟中標(biāo)供應(yīng)商雙方簽訂招標(biāo)采購管理合同，下發(fā)公司采購經(jīng)理訂單，及時(shí)在線查詢經(jīng)理采購公司貨物的實(shí)際物流情況信息，到貨后發(fā)票放置公司倉庫，把采購發(fā)票副本交給經(jīng)理交給公司財(cái)務(wù)部，在每次招標(biāo)前的采購管理過程中還要與中標(biāo)供應(yīng)商雙方進(jìn)行合理的價(jià)格談判；最后對這-年的招標(biāo)采購管理預(yù)算也要進(jìn)行合理編制和對中標(biāo)供應(yīng)商的進(jìn)行評價(jià)。2.2供應(yīng)商管理現(xiàn)狀供應(yīng)商和公司是緊密相關(guān)的，是公司的利益者。供應(yīng)商不僅需要給簽訂合同的公司提供良好的原材料和服務(wù)，還要對原材的料價(jià)格進(jìn)行控制，因?yàn)檫@直接影響到公司的利潤。所以對供應(yīng)商選擇的要求就增多了。目前和公司有合作的供應(yīng)商有32家，在這些供應(yīng)商中有23家供應(yīng)商均在上海市以外，上海市境內(nèi)的才9家，而這9家還不是經(jīng)常保持合作的關(guān)系。所以可以看出大部分的供應(yīng)商均在上海市以外，這就導(dǎo)致了物流費(fèi)用的提高，供應(yīng)商的交貨延長直接對公司的生產(chǎn)和許多計(jì)劃造成了嚴(yán)重的影響。上海涵木貿(mào)易有限公司物資采購管理存在的問題3.1采購流程設(shè)計(jì)不科學(xué)原因分析如下表1采購流程問題分析表所示：表1采購流程分析表序號流程名稱存在問題原因分析1審批原材料采購計(jì)劃的流程生產(chǎn)部對采購的數(shù)量沒有進(jìn)行復(fù)審采購計(jì)劃制定的不完善以及生產(chǎn)部門人員對庫存的敏銳度2醫(yī)療器械和其他材料采購計(jì)劃的流程購買量超出銷售量采購人員缺乏對市場認(rèn)識以及對未來利潤沒有進(jìn)行預(yù)測3價(jià)格的詢問與定制價(jià)格的流程沒有設(shè)置最高詢問價(jià)格的權(quán)限，詢價(jià)審批工作的不完善采購員對采購流程的盲目以及采購制度并不完整3.2采購制度不健全公司的制度是以前的舊制度，沒有根據(jù)供應(yīng)市場的變化和突發(fā)情況進(jìn)行更新。公司原來的采購管理制度已經(jīng)對現(xiàn)在公司的發(fā)展水平不適用了，公司現(xiàn)在的采購系統(tǒng)只涉及了采購的基本職責(zé)，并沒有一套采購制度體系來有效約束公司采購管理人員不好的采購行為，也未對公司采購項(xiàng)目招標(biāo)和產(chǎn)品供應(yīng)商管理進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)。所以，公司現(xiàn)在最需要應(yīng)該著手解決的一個(gè)問題就是切實(shí)完善、修改好公司采購管理部門的規(guī)章制度，這樣公司采購管理部門的日常工作效率就有可能真正得到很大提升了，自然而然地對公司的日常運(yùn)營就有效率也就能得到提高。3.3信息管理水平較弱公司對信息化建設(shè)不夠重視，由于受傳統(tǒng)管理模式的影響，很多部門在認(rèn)識新觀念上還具有一定的“障礙”，這樣嚴(yán)重阻礙了信息化管理建設(shè)。而現(xiàn)公司沒有信息共享的內(nèi)部交流網(wǎng)，導(dǎo)致采購管理者收集各部門對需求計(jì)劃的提出方案比較損耗時(shí)間。上海涵木貿(mào)易有限公司采購管理優(yōu)化方案公司現(xiàn)有采購管理的問題主要有：采購人員缺乏、采購管理制度的不全面、采購審批流程比較長以及采購人員的能力不足。這種狀態(tài)下的采購模式對公司在競爭的環(huán)境中發(fā)展起不了幫助作用了，所以公司對整個(gè)采購管理體系必須要進(jìn)行一次大的優(yōu)化，這樣才能對公司以后的發(fā)展起到幫助作用。4.1上海涵木貿(mào)易有限公司采購管理優(yōu)化的目標(biāo)及原則公司采購管理優(yōu)化目標(biāo)公司在制定和優(yōu)化采購管理策略時(shí)要控制好采購成本，預(yù)防采購中的較大風(fēng)險(xiǎn)，與此同時(shí)還要保證采購原材料質(zhì)量的穩(wěn)定，保證采購的原材料是符合規(guī)格的。公司采購管理優(yōu)化原則同時(shí)上海涵木貿(mào)易有限公司還應(yīng)遵循以下原則:（1）多方面打探市場行情，包括市場最高價(jià)、最低價(jià)，一般價(jià)格。（2）要分析各供應(yīng)商提供材料的性能，規(guī)格，品質(zhì)，要求，用量等才能建立比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。（3）對原材料質(zhì)量的嚴(yán)格把控，降低風(fēng)險(xiǎn)。（4）加強(qiáng)與關(guān)鍵原材料供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作，提高公司的核心競爭力。（5）采購價(jià)格的嚴(yán)格復(fù)查，確保最終采購的原材料的性價(jià)比。4.2物料采購流程優(yōu)化生產(chǎn)物料采購優(yōu)化流程（如圖2采購流程優(yōu)化圖）所示：圖2采購流程優(yōu)化圖4.3加強(qiáng)采購監(jiān)督機(jī)制建設(shè)為了實(shí)現(xiàn)更好企業(yè)發(fā)展，采購部門需要得到更規(guī)范的采購管理制度。完善的采購管理制度不僅要提高生產(chǎn)部的工作效率，預(yù)防采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)，還要降低采購成本，使采購的質(zhì)量與服務(wù)得到提升。而我們公司目前現(xiàn)有的采購制度已經(jīng)不能完全滿足采購管理者對公司采購管理工作的正確指導(dǎo)了。所以公司在建設(shè)完整的采購管理監(jiān)督機(jī)制時(shí)還要對采購工作者進(jìn)行約束。(1)修改采購制度，讓采購制度能為采購的工作得到組織與管理。(2)制定監(jiān)督機(jī)制，公司現(xiàn)如今的管理制度沒有對采購過程的開始、經(jīng)過進(jìn)行監(jiān)督，只審核了最后的結(jié)果，沒有有效的發(fā)揮出監(jiān)督的真正職能。所以建立合理的監(jiān)督制度是十分的關(guān)鍵。(3)制定采購員的績效任務(wù)表，根據(jù)公司的實(shí)際需求對每位采購員的績效制定出關(guān)鍵的指標(biāo)。4.4加強(qiáng)采購信息化建設(shè)為了保障公司的信息安全，公司的供應(yīng)鏈部分可以對重要原材料供應(yīng)商或者戰(zhàn)略供應(yīng)商、分銷商進(jìn)行分別授權(quán)管理。

(1)可以通過供應(yīng)鏈的采購管理模型使供應(yīng)商能夠獲取相關(guān)的信息，這些信息包括公司的采購計(jì)劃，公司內(nèi)部的生產(chǎn)計(jì)劃，這樣供應(yīng)商就能夠根據(jù)了解的信息做好合理的庫存，而不是盲目的儲備。(2)對于成品分銷商來說，可以通過讓它及時(shí)了解這些成品的整個(gè)庫存周期信息以及成品生產(chǎn)周期信息和部分成品生產(chǎn)銷售計(jì)劃，這樣一-來當(dāng)成品分銷商已經(jīng)了解并得到了庫存信息以后它就可以準(zhǔn)確把握好發(fā)給零售商的成品交貨延遲時(shí)間，防止因?yàn)榈截洉r(shí)間延遲問題引|起的導(dǎo)致零售商不滿的退貨行為。4.5供應(yīng)商管理優(yōu)化公司產(chǎn)品可以根據(jù)中藥原材料的市場需求的不同種類對各家供應(yīng)商產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)分類，可以再細(xì)分為:中藥輔料產(chǎn)品供應(yīng)商、原材料產(chǎn)品供應(yīng)商、中藥制品敷料及貼劑原材料產(chǎn)品供應(yīng)商、內(nèi)包裝材料供應(yīng)商以及產(chǎn)品外包裝材料供應(yīng)商。公司必須要采取嚴(yán)格的監(jiān)管、嚴(yán)厲的處罰、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)對醫(yī)藥生產(chǎn)的企業(yè)進(jìn)行監(jiān)管，企業(yè)需要比以前更加嚴(yán)厲要求和監(jiān)督供應(yīng)商，這樣才能跟新的藥物監(jiān)管環(huán)境相匹配。4.5.1供應(yīng)商評價(jià)體系優(yōu)化首先，公司部門門應(yīng)定期加強(qiáng)對公司現(xiàn)有資質(zhì)合格產(chǎn)品供應(yīng)商的資質(zhì)評價(jià)和市場調(diào)查，對于公司現(xiàn)有資質(zhì)合格的產(chǎn)品供應(yīng)商，除了對其相關(guān)企業(yè)資產(chǎn)規(guī)模,法律法規(guī)資質(zhì)經(jīng)營管理業(yè)績，專業(yè)技術(shù)資質(zhì)等相關(guān)材料都要進(jìn)行嚴(yán)格審核外，還要通過啟信寶等企業(yè)網(wǎng)站對其相關(guān)企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)信譽(yù)圖譜。其次，根據(jù)符合實(shí)際的評分來對供應(yīng)商進(jìn)行分級制度的管理，評分的原則必須科學(xué)合理。并對不同供應(yīng)商績效分級的管理結(jié)果分別采用不同的績效獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制與績效激勵(lì)，對促進(jìn)供應(yīng)商分級管理的績效目的實(shí)現(xiàn)起到良好的推動(dòng)作用。對于那些評分成績結(jié)果優(yōu)秀的新建供應(yīng)商同樣可以適當(dāng)繼續(xù)增加正常采購量，計(jì)入優(yōu)質(zhì)的新建供應(yīng)商銷售目錄、采購項(xiàng)目招標(biāo)也同樣會將其優(yōu)先納入考慮；對于評分成績結(jié)果綜合結(jié)果良好的新建供應(yīng)商同樣可以適當(dāng)繼續(xù)進(jìn)行維持正常的聯(lián)合采購，并且可以要求它們對其不足的一些地方可以進(jìn)行重大改善，對對于評分成績結(jié)果一般的新建供應(yīng)商來說應(yīng)該適當(dāng)減少正常采購或立即停止正常采購給它們定期發(fā)出書面采購整改的信息通知，經(jīng)過審查確認(rèn)是否糾正有效采購措施和提出整改工作結(jié)果后后再決定采購是否跟它們一樣繼續(xù)維持進(jìn)行正常的聯(lián)合采購，而對于那些采購逾期的，達(dá)到了不到采購要求的新建供應(yīng)商，必須立即停止正常采購；不相對合格的新建供應(yīng)商則需要立即宣布停止正常采購銷售活動(dòng)，這些不相對合格的新建供應(yīng)商如果以后想要重新開始供貨時(shí)就應(yīng)按照新建的供應(yīng)商現(xiàn)場篩選認(rèn)定原則程序來進(jìn)行做現(xiàn)場調(diào)查價(jià)格評估和現(xiàn)場價(jià)格審計(jì)，通過相對合格的新供應(yīng)商篩選認(rèn)定合格程序后才確認(rèn)可以繼續(xù)進(jìn)行正常采購。4.5.2供應(yīng)商關(guān)系優(yōu)化現(xiàn)如今公司與供應(yīng)商之間最主要的關(guān)系只是簡單的買賣關(guān)系，而這種關(guān)系已經(jīng)不能滿足市場的發(fā)展和需求了，所以公司應(yīng)該把這種關(guān)系提升到戰(zhàn)略合作的關(guān)系，這樣對促進(jìn)雙方的利益才有幫助。首先，公司應(yīng)該給與供應(yīng)商足夠的支持。然后，公司對于與供應(yīng)商之間的服務(wù)要定期進(jìn)行反饋。最后，公司應(yīng)與供應(yīng)商之間達(dá)成戰(zhàn)略合作的關(guān)系，必要時(shí)還要簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議書。5上海涵木貿(mào)易有限公司采購管理優(yōu)化策略的實(shí)施與保障公司可以通過對采購人員制定激勵(lì)的政策，這樣才能提升采購人員的工作積極性和工作責(zé)任感。5.1建立采購人員激勵(lì)機(jī)制下面兩種方法可以充分的激發(fā)出采購人員的潛能以及對工作的熱愛和熱情，對提升采購人員的價(jià)值有幫助，還可以間接的提升公司的競爭力。5.1.1培訓(xùn)激勵(lì)(1)可以給采購部門的人員提供去其它企業(yè)學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會，學(xué)習(xí)其它公司優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)。(2)為公司采購管理部門工作人員每年提供一次去中國集團(tuán)采購培訓(xùn)學(xué)校參觀學(xué)習(xí)的一次機(jī)會，若學(xué)員取得優(yōu)異的學(xué)習(xí)成績,可以同時(shí)給予學(xué)員加薪500元作為現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)。(3)給采購部門員工提供外訓(xùn)機(jī)構(gòu)接受培訓(xùn)的機(jī)會。

這些培訓(xùn)不僅可以提升采購人員專業(yè)技能，同時(shí)還可以提升采購人員的自信。5.1.2晉升激勵(lì)晉升人員激勵(lì)的第一步工作就是建立規(guī)范人員晉升的有效途徑，可以提供給采購人員晉升的機(jī)會設(shè)置不同的途徑，而對于那些沒有合適職位的采購人員，可以直接在薪資待遇方面體現(xiàn)；而對于非常優(yōu)秀的、獲得過獎(jiǎng)的采購人員直接可以提升一級。5.2建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制供應(yīng)鏈之間的競爭也越來越激烈，所以公司必須采用創(chuàng)新的采購策略，引起對供應(yīng)商管理的重視才能在這些競爭中取得好的發(fā)展。而激勵(lì)手段更能幫助公司實(shí)現(xiàn)管路的創(chuàng)新，對供應(yīng)商的激勵(lì)措施可以做到以下幾個(gè)方面。5.2.1補(bǔ)償激勵(lì)補(bǔ)償對于公司和供應(yīng)商來說絕對是一個(gè)雙贏的模式，公司可以制定不同的補(bǔ)償措施，對于中藥敷貼來說，公司可以采取合格率來進(jìn)行補(bǔ)償，如果供應(yīng)商的中藥原材料的到貨率年度之內(nèi)可以達(dá)到95%，公司就可以在下一次采購中給與優(yōu)惠的政策。而有些原材料的價(jià)值會直接影響生產(chǎn)成本的問題，公司可以約定定價(jià)來進(jìn)行補(bǔ)償。5.2.2訂單激勵(lì)獲得更多的訂單是對供應(yīng)商的極大的激勵(lì)。而對于供貨質(zhì)量好，服務(wù)優(yōu)良的供應(yīng)商可以給與他們更多的訂單，這樣就起到了激勵(lì)的作用，同時(shí)這樣做也是對他們服務(wù)的肯定。5.3保障企業(yè)采購管理優(yōu)化策略的實(shí)施5.3.1給與采購管理工作更多的支持公司的其他高層采購管理者們也應(yīng)當(dāng)賦予采購管理工作人員更多的耐心關(guān)注和大力支持,包括對高層采購管理人員的專業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)激勵(lì)、晉升培訓(xùn)激勵(lì)等都已經(jīng)是非常需要我們公司高層給與更多幫助和大力支持的。5.3.2組件項(xiàng)目審核小組公司采購項(xiàng)目的統(tǒng)一審核領(lǐng)導(dǎo)小組成員應(yīng)該對合資公司的產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、采購、技術(shù)等各個(gè)部門項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一審核。公司的招標(biāo)項(xiàng)目采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組對其在采購管理過程中負(fù)責(zé)組織的項(xiàng)目制定、審核采購原材料以及實(shí)施采購管理活動(dòng)過程中的各項(xiàng)管理制度和操作流程都要進(jìn)行集體決議，還要認(rèn)真決定其在采購管理工作過程中的重大決議事項(xiàng);必須認(rèn)真檢查其在采購管理過程中是否有無發(fā)現(xiàn)違反與招標(biāo)供應(yīng)商直接串通，泄露相關(guān)招標(biāo)文件信息和破壞采購管理制度的違法行為。6結(jié)論通過對上海涵木貿(mào)易有限公司現(xiàn)階段采購管理策略的分析，知道了公司雖然有采購制度體系，但是不能提高公司的發(fā)展，因?yàn)樗麄兊闹贫忍^于單一。通過對采購流程進(jìn)行優(yōu)化、加強(qiáng)對采購制度的完善，開發(fā)采購信息化的建設(shè)，對人員的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的實(shí)施和創(chuàng)新，以及對供應(yīng)商的優(yōu)化，能夠?yàn)楣編頇C(jī)遇和發(fā)展，同時(shí)也能把生產(chǎn)的質(zhì)量和效率進(jìn)行提高，所以為了公司更好的發(fā)展，不僅要對采購體系進(jìn)行完善，還要對供應(yīng)商合作的選擇以及原材料的購買進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)劃。參考資料[1]楊慧.基于拉式供應(yīng)鏈的企業(yè)采購管理優(yōu)化[J].統(tǒng)計(jì)與決策，2017(23):179-181.[2]程平，施先旺，萬章浩.基于業(yè)財(cái)一體化的采購活動(dòng)大會計(jì)研究[J].財(cái)會月刊，2017(34):3-10.[3]陳曉.流通供應(yīng)鏈管理績效:來自對供應(yīng)商和采購商的研究[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)研究，2019(10):20-23.[4]何波，張霞.管理供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn):基于數(shù)量柔性采購的視角[J].系統(tǒng)工程學(xué)報(bào)，2017,3