菲特餐飲公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1菲特餐飲公司簡介...............................................................................................1

2菲特餐飲公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀........................................................1

3菲特餐飲公司辦公用品采購管理存在的問題和產(chǎn)生原因分析................2

3.1存在問題分析.............................................................................................2

3.1.1采購流程不合理..............................................................................2

3.1.2崗位職責(zé)混亂..................................................................................2

3.1.3辦公用品驗收存在缺陷..................................................................2

3.1.4付款不合理......................................................................................2

3.2問題產(chǎn)生原因分析.....................................................................................3

3.2.1采購流程不規(guī)范..............................................................................3

3.2.2崗位分工不明確..............................................................................4

3.2.3驗收管理不嚴(yán)格..............................................................................4

3.2.4沒有定期與材料供應(yīng)商對賬..........................................................4

4菲特餐飲公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計........................................4

4.1問題解決方案.............................................................................................4

4.1.1完善采購與付款的流程..................................................................4

4.1.2明確崗位職責(zé)..................................................................................5

4.1.3完善采購管理體系..........................................................................5

4.2業(yè)財融合流程設(shè)計.....................................................................................6

4.2.1流程表設(shè)計......................................................................................6

4.2.2流程圖設(shè)計......................................................................................8

4.3業(yè)財融合流程設(shè)計運行說明.....................................................................8

4.3.1在辦公用品管理方面......................................................................8

4.3.2設(shè)立績效考核..................................................................................9

5總結(jié)........................................................................................................................9

參考資料.................................................................................................................10

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菲特餐飲公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

1菲特餐飲公司簡介

菲特餐飲有限公司成立于2016年，注冊資金100萬元。是一家以制作健康

減脂增肌餐的主企業(yè)，是以“健康瘦身，有效增肌”為主題的健康餐飲類連鎖

公司，主要經(jīng)營范圍包括：減脂餐、調(diào)味醬、蛋白粉及各種輔助減脂健身食品

的研發(fā)與制造，以及各類餐飲食品銷售。公司擁有員工100多人，規(guī)模不大。

很多制度并不完善。

菲特餐飲有限公司勵志做好健康且實惠的食品，并一直在這方面努力，但

隨著市場競爭的日益加劇，公司的發(fā)展速度放緩。由于在前期快速擴張的過程

中，出現(xiàn)了很多問題，其中采購管理失控最為嚴(yán)重，導(dǎo)致了大量的資金浪費和

資金的流失。

2菲特餐飲公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀

菲特餐飲公司的公司規(guī)模不大，但是辦公用品的需求卻是很大。人員配備

及崗位職責(zé)不明確，因此在辦公用品采購管理的人員上常常出現(xiàn)一人擔(dān)多職和

職務(wù)分工復(fù)雜的情況。加之經(jīng)營實體餐飲店本身具有成本高、收益低、競爭大

等風(fēng)險。因此公司為了生存下去，就必須通過科學(xué)的管理法。

菲特公司企業(yè)在2017年度的資產(chǎn)負債表日，有一個明顯的問題就是，在采

購辦公用品的過程中，相關(guān)人員的職責(zé)分工不明確，甚至出現(xiàn)了一人多職的現(xiàn)

象，同時，由于缺乏對辦公用品供應(yīng)商的有效管理，也會使得一些不合格的供

應(yīng)商出現(xiàn)，這不僅會引發(fā)辦公用品后續(xù)質(zhì)量和銷售問題，還會給整個供應(yīng)鏈帶

來不利的影響，另外，因為缺少對客戶的信用等級評定，所以不能及時了解到

客戶的需求信息，從而無法準(zhǔn)確的把握市場動向，最終造成辦公用品過多累積，

同時增加了資金的占用成本。

公司的資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)不完善，即使有一定的風(fēng)險意識，也沒能很好的執(zhí)行

到位，并且員工的專業(yè)素質(zhì)不高，這就容易產(chǎn)生人為因素的錯誤或舞弊，這些

都將直接或間接的給采購和財務(wù)的工作帶來不好的影響。

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3菲特餐飲公司辦公用品采購管理存在的問題和產(chǎn)生原因分析

3.1存在問題分析

3.1.1采購流程不合理

采購流程不合理，內(nèi)部控制效果不盡人意。菲特公司采購的辦公用品超量，

也沒有固定的辦公用品采購人員，由于崗位管理不嚴(yán)格，采購人員與辦公用品

供應(yīng)商勾結(jié)，采購過多未經(jīng)授權(quán)審批的辦公用品。采購價格故意定高，采購人

員從中拿回扣。從而導(dǎo)致庫存積壓嚴(yán)重，不必要的開支大，采購效率太低。

3.1.2崗位職責(zé)混亂

菲特公司的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，只要把錢花完就萬事大吉，對于資金的使用、去向

等都一無所知，更不會對其進行有效的監(jiān)督檢查。對于很多公司的數(shù)據(jù)，他們

更愿意相信自己的親戚或朋友，不會去調(diào)查相關(guān)的信息資料，這樣一來，一旦

發(fā)生舞弊行為，很難追究責(zé)任。

3.1.3辦公用品驗收存在缺陷

菲特公司沒有按照規(guī)定的程序嚴(yán)格執(zhí)行，倉儲部的工作人員只是根據(jù)自己

的經(jīng)驗來完成，對于辦公用品的規(guī)格、數(shù)量等基本信息的核查工作不夠認(rèn)真。

即使核查，核查的方法也不科學(xué)。

3.1.4付款不合理

菲特公司對供應(yīng)商的采購付款問題出現(xiàn)在款項對接方面。經(jīng)常出現(xiàn)支付沒

有經(jīng)過審核采購單，然后財務(wù)付款反復(fù)多次，開出支票時不及時入帳，支票記

錄出現(xiàn)錯誤，同供貨商核對帳目不按時。上述這些情況導(dǎo)致采購業(yè)務(wù)在支付時

混亂不清、付款金額不對、財產(chǎn)損失，內(nèi)部職員貪污的問題。再比如利用支付

正常的修理費，自己修改付款發(fā)票，虛增金額，得到經(jīng)理審核簽字后，將付款

單分別交各相關(guān)部門的負責(zé)人審批，然后去財務(wù)部開取支票，從而達到自己目

的。如圖1付款現(xiàn)狀流程圖。

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圖1付款現(xiàn)狀流程圖

3.2問題產(chǎn)生原因分析

3.2.1采購流程不規(guī)范

由于單位領(lǐng)導(dǎo)不負責(zé)，工作中偷懶，自己簡化采購流程，導(dǎo)致后期控制成

本劇增。公司的采購流程簡化到詢價-確定-簽訂商品-簽合同-驗收-付款；這樣人

為縮短了采購過程，雖然采購方法會更加便捷，速度加快，節(jié)省了時間和人力，

但是這樣時間一長，也就出現(xiàn)了很多采購過程中的問題。如圖2采購業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

流程圖。

圖2采購業(yè)務(wù)現(xiàn)狀流程圖

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3.2.2崗位分工不明確

沒有通過對員工的管理來實現(xiàn)對整個采購與財務(wù)的管理。公司的領(lǐng)導(dǎo)因為

不懂公司采購與財務(wù)制度的規(guī)定，在給下屬部署任務(wù)的時候，沒考慮到需要不

相容崗位相互分離，經(jīng)常亂授權(quán)，任務(wù)確認(rèn)下來之后時常變化，因為人員少，

職位設(shè)置有太多局限，同時沒有足夠多的職員實施公司的崗位分離制度，也就

出現(xiàn)一人多崗的現(xiàn)象，不相容崗位重復(fù)出現(xiàn)在同一個人身上；比如采購部門忙

不過來時，同時也招聘不到適合的人的況下，管理人員便隨便找不懂采購業(yè)務(wù)

的人員去做采購，沒有時間顧及不相容崗位要分離的制度。這樣做的后果就是

讓崗位責(zé)任分配極其混亂，經(jīng)常出采購的人自己審批，咨詢價格的職員自行確

定合適的供應(yīng)商，擅自簽署采購合同等。

3.2.3驗收管理不嚴(yán)格

運輸部門的人員為了自己謀利，經(jīng)常在運途中轉(zhuǎn)移辦公用品，同時對公司

謊稱辦公用品損耗。驗收人員與請購、采購人員不獨立。采購過來的辦公用品

與需要的辦公用品不一致。實際采購數(shù)與批準(zhǔn)數(shù)不一致。有的時候驗收時都不

是由驗收人員來做，而是由其他員工代替，導(dǎo)致驗收辦公用品出現(xiàn)了很多問題。

3.2.4沒有定期與材料供應(yīng)商對賬

通過對財務(wù)經(jīng)理及會計的詢問，發(fā)現(xiàn)企業(yè)沒有定期與供應(yīng)商對賬，究其原

因主要是因為公司供應(yīng)商數(shù)量多、業(yè)務(wù)多，對賬工作量大，而工作人員人手不

足，沒有形成定期核對的流程和要求。公司不僅沒有定期與供應(yīng)商對賬，甚至

不了解供應(yīng)商的情況。

4菲特餐飲公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

4.1問題解決方案

4.1.1完善采購與付款的流程

菲特公司在加強完善采購與付款這個項目的流程里，要對請購環(huán)節(jié)、審批

環(huán)節(jié)、采購環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)、付款環(huán)節(jié)等建立相對規(guī)范的采購與付款業(yè)務(wù)程序，

完善以采購申請、經(jīng)濟合同、結(jié)算憑證、驗收入庫單據(jù)為載體的內(nèi)部控制體系，

強化請購、采購、驗收、付款關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制，采購決策這一步驟里要采取雙

方限制和共同監(jiān)督的方法。根據(jù)菲特公司出現(xiàn)的采購與付款的一些問題，我想

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出了一份相對合理的采購內(nèi)部控制的方案。采購流程要經(jīng)過：分別從請購環(huán)節(jié)、

審批環(huán)節(jié)、詢價環(huán)節(jié)、確定供應(yīng)商環(huán)節(jié)、簽訂采購合同環(huán)節(jié)、審核環(huán)節(jié)、采購

環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)、付款申請環(huán)節(jié)、付款審批環(huán)節(jié)、付款執(zhí)行環(huán)節(jié)，如圖3采購

流程圖。

圖3采購流程圖

4.1.2明確崗位職責(zé)

善采購流程之后，接下來要解決采購與付款崗位職責(zé)混亂這一問題，同時

明確每個人的職責(zé)和權(quán)限，避免出現(xiàn)問題人人推卸責(zé)任。在采購與付款業(yè)務(wù)中，

需要分工的崗位有：請購崗位和審批崗位，詢價崗位與確定供應(yīng)商崗位，采購

合同的擬訂人員、審核人員與審批人員，采購、驗收與相關(guān)財務(wù)記錄，付款申

請、審批與執(zhí)行，這些人員不可以是一個部門或同一個人來辦理。需要多人參

與采購過程。采購程序多一點，涉及的方面也多一點，這樣就能起到相互牽制，

相互控制的作用。

4.1.3完善采購管理體系

在采購與付款環(huán)節(jié)，菲特公司需要完善審批制度，對采購申請這一環(huán)節(jié)進

行嚴(yán)格的審核，其次，在驗收貨物時，對所購物品的質(zhì)量、價格、數(shù)量等方面

的相關(guān)情況要及時的填寫《檢驗合格證》，并由專人負責(zé)復(fù)核，交采購部門辦

理采購。

制定合理的計劃方案，組織實施，監(jiān)督執(zhí)行，記錄臺賬，定期編制匯總報

表，編制財務(wù)報告，保證數(shù)據(jù)的真實和完整。并做好材料的入庫保管，避免因

人為因素造成的不必要的損。

在供應(yīng)商管理方面，應(yīng)加強對其的審核力度，確保供貨商的質(zhì)量合格，并

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做好記錄，以備不時之需。之后可以通過網(wǎng)絡(luò)，把每個供應(yīng)商的報價、價格等

信息錄入到電子表格，方便日后查詢。經(jīng)常調(diào)查市場行情，掌握市場最新信息，

及時了解貨源供應(yīng)商和價格變動情況，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、供應(yīng)貨物的質(zhì)

量保證能力進行調(diào)查和評審，同時向生產(chǎn)總監(jiān)、總經(jīng)理提供合格供應(yīng)商名單，

所有采購應(yīng)在經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商中采購，在非合格供應(yīng)商中采購需事

先經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

采購部門對合同的簽訂及執(zhí)行過程中的相關(guān)內(nèi)容作出評價，并根據(jù)這些指

標(biāo)來確定是否存在不兼容職務(wù)，同時也要考慮到公司的發(fā)展戰(zhàn)略。在合同簽訂

后，應(yīng)由專人負責(zé)簽署，并且保管好雙方的原始單據(jù)，防止因單證不符而產(chǎn)生

的糾紛，其次，還需要編制詳細的履約單，以備后期核查。凡是在沒有經(jīng)過公

司總經(jīng)理授權(quán)的情況下，其他部門不允許私自采購物質(zhì)。

4.2業(yè)財融合流程設(shè)計

4.2.1流程表設(shè)計

表1辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計表

序號操作流程辦公人員操作內(nèi)容

采購人員填寫辦采購員根據(jù)所需填寫采購清單(如線上采購直接交給

1公用品采購清單財務(wù)經(jīng)理審批)

并編號

2審批采購清單財務(wù)經(jīng)理預(yù)算審核采購清單

3填寫借款申請單采購員根據(jù)所需現(xiàn)金填寫借款審批單

4審核借款審批單財務(wù)經(jīng)理審核借款審批單的合理性、準(zhǔn)確性；將借款審

批單轉(zhuǎn)交給出納

5填寫兩聯(lián)式借款出納按借款審批單填兩聯(lián)式借款單(出納拿回執(zhí)聯(lián),

單會計拿憑證聯(lián))

6支付采購現(xiàn)金出納按借款單借款金額支付現(xiàn)金給采購人員

7編制記賬憑證會計根據(jù)借款審批單編制記賬憑證；將記賬憑證交

由財務(wù)經(jīng)理審核

8審核記賬憑證財務(wù)經(jīng)理審核記賬憑證的準(zhǔn)確性

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登記現(xiàn)金日記賬出納根據(jù)經(jīng)審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬；登記

9完成將記賬憑證交由會計

采購采購員到市場采購辦公用品(線上采購:選定網(wǎng)店購買

10并和網(wǎng)店商家協(xié)商開據(jù)電子發(fā)票)

11費用結(jié)算并開具生產(chǎn)廠家計算采購辦公用品總價；開具相關(guān)票據(jù)

發(fā)票

12辦公用品驗收入倉管員根據(jù)票據(jù)驗收質(zhì)雖合格辦公用品

庫

交付單據(jù)出納出納接收采購員提交的單據(jù)；將借款單回執(zhí)提

13交采購員；將單據(jù)交由會計制作憑證

編制記賬憑證會計根據(jù)發(fā)票及借款單第二聯(lián)編制記賬憑證；將記

14賬憑證交財務(wù)經(jīng)理審核

15審核記賬憑證財務(wù)經(jīng)理審核記賬憑證的準(zhǔn)確性、合理性，并簽字

16登記科目明細賬會計登記管理費用和其他應(yīng)收款科目明細賬

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4.2.2流程圖設(shè)計

圖4融合流程圖

4.3業(yè)財融合流程設(shè)計運行說明

4.3.1在辦公用品管理方面

辦公用品到達倉庫時，首先要由生產(chǎn)部門人員、質(zhì)檢部門人員和倉庫部門

人員同時對采購物資進行檢驗，檢驗的憑證是采購單、訂貨單、購貨合同和企

業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理的要求，全部確認(rèn)無誤之后，質(zhì)檢部門填制一式多聯(lián)、預(yù)先編

號的驗收單。尤其是對于我們這樣食品公司，質(zhì)量檢驗是非常重要一個環(huán)節(jié)，

避免品質(zhì)太差。所以在收到貨后，應(yīng)該及時的填寫好收貨單，并由倉庫的人員

去負責(zé)保管，一定要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序來，不能隨意省略。并且還要注意檢

查所購商品的品質(zhì)以及規(guī)格型號的一致性，防止發(fā)生錯誤。如果出現(xiàn)問題，應(yīng)

盡快聯(lián)系相關(guān)的負責(zé)人，避免造成損失。

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4.3.2設(shè)立績效考核

采購人員要站在為公司的謀取利益的角度上想問題，不能有為個人謀利的

空間。采購職員的工作績效考核要用適當(dāng)?shù)臅r間、優(yōu)質(zhì)的質(zhì)量、適當(dāng)?shù)臄?shù)量、

合理的價位、等方式進行，以量化指標(biāo)當(dāng)做考核的標(biāo)椎。主要利用采購的時間、

采購品質(zhì)、采購數(shù)量、采購價格、采購效率五個層面的指標(biāo)對采購人員進行工

作績效的考核。量化的指標(biāo)請看下圖。

圖5績效考核表

5總結(jié)

之前因為沒有合理的辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程，菲特公司在采購辦

公用品時存在一定的盲目性和隨意性，使得占用的資金和庫存管理成本較高。

本畢業(yè)設(shè)計對辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程進行優(yōu)化設(shè)計后，優(yōu)化和健全了

預(yù)算管理制度，減少了很多辦公用品的不必要損耗，完善采購信息系統(tǒng)的管理

和使用使得采購部門與倉庫管理、財務(wù)部門更好的銜接，規(guī)范了辦公用品采購

的過程，有效的控制了公司的辦公成本，減少了浪費，提高了資源的利用率，

同時實現(xiàn)了公司辦公資源的共享信息最大化，從而提高了各部門工作效率。

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