智慧城市建設中的數(shù)字化檔案管理

智慧城市建設中的數(shù)字化檔案管理摘要：數(shù)字化檔案是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理后得到的產(chǎn)物，依托于不同的載體形式開展檔案資源存儲、調(diào)用、分析、處理等工作。在智慧城市的建設理念下，檔案管理只有不斷提高數(shù)字化程度，實現(xiàn)可視化設計和展示，整合檔案資源內(nèi)容，提高服務輸出效率，才能滿足智慧城市的建設需求。因此，有必要對數(shù)字化檔案管理的特點和方法進行研究，為管理實踐活動提供參考。

關鍵詞：智慧城市建設；數(shù)字化；檔案管理

1智慧城市建設中的數(shù)字化檔案概述

1.1數(shù)字化檔案目錄

關于檔案目錄，實踐過程中，工作人員主要是使用excel表格同時加入超鏈接，從而為后續(xù)資料查閱提供了便利條件。此外，卷內(nèi)檔案目錄一定要規(guī)范填寫，同樣的文件都要使用統(tǒng)一的順序號，清晰、完整。

1.2數(shù)字化檔案圖文信息

檔案的數(shù)字化采集方式包括攝像、攝影、掃描等等，如此更加有利于檔案圖文信息的分析、調(diào)整和分析。

1.3數(shù)字化日常檔案管理

借助計算機軟件，對檔案業(yè)務指導內(nèi)容、檔案信息變動登記、圖書資料的著錄、審核意見等業(yè)務進行數(shù)字化管理。

2事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設中存在的問題

2.1缺乏檔案數(shù)字化建設的正確認識

有的事業(yè)單位，在具體運行中缺乏檔案數(shù)字化建設的迫切性認真，認為當前實施的檔案管理模式十分成熟，且具有良好的工作效益，因而不需要加以改變。有的事業(yè)單位，在檔案管理工作引進了檔案數(shù)字化運行的設備儀器，但在具體的工作思維及管理理念中，并沒有真正實踐數(shù)字化檔案管理。檔案管理的數(shù)字化建設虛有其表，在這樣的狀況下，工作效率自然難以得到顯著提高。數(shù)字化檔案建設，是現(xiàn)行檔案管理工作發(fā)展的時代潮流。借助互聯(lián)網(wǎng)技術的優(yōu)勢，可突破傳統(tǒng)檔案管理工作中，資源消耗量大，工作產(chǎn)出效益低等短板，利用數(shù)字化系統(tǒng)靈活度大、便捷性高及運輸速度快的特點，可有效降低檔案管理工作人員的工作強度，并輕松實現(xiàn)工作效率的提升。社會在不斷的發(fā)展變化中，固步自封，閉門造車不利于檔案管理工作的長遠發(fā)展。作為檔案管理工作人員，應全面考量檔案管理工作與社會發(fā)展之間的關系，積極嘗試新理念、新事物，從而才能在檔案管理工作中，對數(shù)字化檔案管理建設有著正確的認識。

2.2檔案數(shù)字化建設投入資金有限

檔案管理數(shù)字化建設，不僅需要較長的建設時間，而且需要投入足夠的建設資金?？陀^而言，在現(xiàn)行社會的各行各業(yè)中，因工作所需的數(shù)字化或信息化建設不斷增加，事業(yè)單位在數(shù)字化建設方面，也呈現(xiàn)不斷提升、強化的發(fā)展趨勢。然而，在事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設工作中，仍存有不少投入資金不足的現(xiàn)象。檔案管理數(shù)字化建設，資金投入不僅局限于引進硬件設備及開發(fā)軟件系統(tǒng)建設兩個方面，還需要時時更新系統(tǒng)，維護系統(tǒng)，以此保障檔案數(shù)字化建設的長期性及科學性。在設備儀器等物質(zhì)層面得以保障之后，檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)更加迫切。十年樹木，百年樹人?，F(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)，并非一早一夕所能速成，要提高人才的專業(yè)素養(yǎng)及綜合能力，需要長期的開展培訓工作，而人才培養(yǎng)無疑需要大量的資金供給?，F(xiàn)行事業(yè)單位檔案管理工作人員，信息技能普遍難以有效滿足檔案管理工作的數(shù)字化建設。由于資金投入不足，在客觀上導致了部分事業(yè)單位，缺乏完備的檔案管理數(shù)字化運行條件，管理體系時有漏洞，高素質(zhì)檔案人才的匱乏，均不同程度的導致了檔案管理數(shù)字化建設無法真正落實。

3智慧城市建設中的數(shù)字化檔案管理策略

3.1數(shù)字化檔案管理流程

在智慧城市建設過程中，對于重要的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)建立了專用儲藏室，并采用專業(yè)檔案柜對其進行存放。然后根據(jù)檔案重要性、使用頻率等，按照順序實施數(shù)字化存檔管理。對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理的一般流程包括紙質(zhì)檔案分類整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、建立目錄庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收及數(shù)據(jù)備份。為防止檔案數(shù)字化過程出現(xiàn)混亂，或對原檔案造成破壞，需要在項目初期將檔案管理的相關規(guī)定落實到合同文件中。比如要求所有檔案文件最終都生成PDF文件進行存檔。在項目前期準備階段，還要對檔案數(shù)字化的步驟進行仔細推敲，預演數(shù)字化檔案管理流程，在關鍵節(jié)點建立驗收標準和保障措施，避免檔案受損會出現(xiàn)信息泄密現(xiàn)象。最后嚴格按照標準操作規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行登記、匯總、裝訂成冊，然后有計劃的實施數(shù)字化工作流程。

3.2數(shù)字化檔案管理制度

數(shù)字化檔案管理工作的穩(wěn)步推進離不開制度保障，在項目立項期間，需要將檔案管理規(guī)定落實到合同中，然后根據(jù)合同約定和相關檔案管理規(guī)定，制定項目檔案管理制度，對數(shù)字化檔案管理流程加以規(guī)范。應明確具體的操作流程規(guī)范和技術驗收標準，為實際操作提供依據(jù)，促進數(shù)字化檔案管理流程的規(guī)范化、標準化發(fā)展。其次，應根據(jù)數(shù)字化檔案管理的特點及其重點內(nèi)容，細化管理制度和責任分工。在數(shù)字化檔案工程中，最重要也最為復雜的環(huán)節(jié)是對檔案進行掃描和編輯處理。掃描時應根據(jù)文件類型進行分類掃描，確定分辨率和其他重要參數(shù)，并在掃描過程中對亮度和圖像對比度等進行及時調(diào)整，使檔案能夠保持原貌。在圖像編輯過程中要對影像文件進行去污、糾偏和裁邊處理等，并通過去除文件背景，節(jié)約存儲空間。通過將這些操作要求落實到檔案管理制度中，可保障數(shù)字化檔案管理的合規(guī)性。

3.3掃描、編輯、處理

在檔案的數(shù)字化管理工作中，掃描、編輯、處理是很關鍵的環(huán)節(jié)，但同時也相對復雜。首先，在掃描的過程中，一定要嚴格按照文件分類來進行，結合紙張的實際情況確定掃描方式、相應參數(shù)和掃描分辨率，在此環(huán)節(jié)中，工作人員還要及時的調(diào)整對比度、亮度等等，確保掃描后依然可以保持檔案原貌，以免產(chǎn)生圖像失真的問題。完成上述操作之后，需對文件進行裁邊、去污等編輯處理，并同時除去文件背景，如此更加有助于節(jié)約存儲空間，完成處理工作之后進行妥善存儲。

3.4確保數(shù)據(jù)存儲安全

保證信息、數(shù)據(jù)的安全性是數(shù)字化檔案管理工作中的關鍵性內(nèi)容，要引起相關工作人員的高度重視。實踐過程中，難免會遇到一些不可預料的問題，具體如計算機故障、人為操作失誤、存儲介質(zhì)損壞，這些問題的產(chǎn)生都將威脅著數(shù)據(jù)信息的安全性和完整性。為此，管理人員在對數(shù)據(jù)進行存儲的過程中，一定要選擇多種方式來進行，在此基礎上還要進行數(shù)據(jù)備份，定期檢查，從根本上確保數(shù)據(jù)信息的安全性。只有保障了數(shù)據(jù)存儲的安全性，才能真正實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理目標。

3.5數(shù)字化檔案平臺的建立

在當前的很多企業(yè)管理部門中，基本上都建立了內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)了自動化辦公系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的有效結合，可充分借助內(nèi)部網(wǎng)站，對數(shù)字檔案管理網(wǎng)頁進行構建，為用戶提供出更加便捷和全面的服務。

總之，互聯(lián)網(wǎng)時代下，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設是社會發(fā)展的必然選擇，十分必要且迫切。在檔案管理的數(shù)字化建設過程中，作為管理者應提高思想意識，提高對檔案管理數(shù)字化建設的認識，從而樹立科學的管理理念。立足于檔案管理長遠發(fā)展的角度，擴大對檔案管理數(shù)字化建設的資金投入，整合及優(yōu)化配置資源，以此保障檔案管理數(shù)字化建設的可行性、有效性。在事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設過程中，需要設置完善的管理體系，分門別類進行數(shù)字化檔案管理，資源共享，提高工作效率。強化檔案管理的安全性，重視信息化人才培養(yǎng)，制定出合理的管理制度，采用正確有效的路徑來進行事業(yè)單位檔案數(shù)字化的建