青春發(fā)藝理發(fā)店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院目錄TOC\o"1-3"\h\u1.基本情況 青春發(fā)藝理發(fā)店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計1基本情況1.1青春發(fā)藝理發(fā)店基本概況圖1店面正面照青春發(fā)藝理發(fā)店創(chuàng)立于2013年，位于廣東省廣州市番禺區(qū)，占地面積100平方米，兩層，總面積200多平方米。主要經(jīng)營洗發(fā)、造型設(shè)計、面部護理、頭發(fā)護理、養(yǎng)生按摩等服務。店內(nèi)共18人，由夫妻二人經(jīng)營，員工16圖1店面正面照1.2主要采購的商品表1主要采購的產(chǎn)品 產(chǎn)品名稱產(chǎn)品類別染發(fā)產(chǎn)品洗發(fā)產(chǎn)品面部護理產(chǎn)品頭部護理產(chǎn)品按摩用具、材料其他用具雙氧奶水潤修復洗發(fā)水植物綠豆補水洗面奶水療SPA絲滑光感發(fā)蠟草藥包毛巾染發(fā)膏氨基酸柔順洗發(fā)水自然蘆薈補水面膜珍珠黑生態(tài)養(yǎng)發(fā)膏精油圍布漂發(fā)劑改善干枯染燙洗發(fā)水玻尿酸補水面膜花語香水護發(fā)精油拔罐用具消毒工具精油潤養(yǎng)洗發(fā)水煙酰胺祛斑祛痘面膜刮痧工具染發(fā)工具2采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制狀況2.1采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的概況企業(yè)在實施內(nèi)部內(nèi)部控制流程時必須遵循實際情況，不能盲目地進行控制，要合理地制定流程方案。企業(yè)實施內(nèi)部控制的原則包括全面性原則、重要性原則、制衡性原則、適應性原則、成本效益原則五大原則。雖然青春發(fā)藝理發(fā)店是一個比較小地店鋪，但這五大原則也不可或缺。青春發(fā)藝理發(fā)店剛開始經(jīng)營時人手嚴重缺失，資金也比較緊張，經(jīng)營者在各個方面都必須投入大量的精力去管理、操作，容易顧此失彼，忽視了采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。青春發(fā)藝理發(fā)店目前的店內(nèi)員工有16名，加上老板與老板娘共18名員工，相對剛開始的人手不足情況已經(jīng)改善了一些，但采購環(huán)節(jié)還是存在許多問題。老板負責采購方面，每個月不固定時間采購，時間分配不合理，人手分配也不均衡，旺季時會出現(xiàn)材料不足的情況，淡季則會造成材料堆積。一些面部護理產(chǎn)品、按摩材料保質(zhì)期短、或?qū)Υ鏃l件有要求，材料堆積的話儲存成本便會大大提高，容易出現(xiàn)過期或者變質(zhì)的現(xiàn)象，從而造成虧損。每個季度的時尚流行趨勢不一樣，盲目采購太多很容易使冷門顏色的染發(fā)膏堆積，也會造成虧損。2.2采購商品的渠道市場不是一成不變的，面對外界環(huán)境的不斷變化，采購環(huán)節(jié)必須跟隨著調(diào)整方案，與供應商進行溝通談判，達到雙贏。青春發(fā)藝理發(fā)店開店之初在周邊的批發(fā)商進貨，商品的種類少、價格高，商品價格的透明度太低，很容易被供應商誤導抬高價格。后來汲取同行的經(jīng)驗去稍遠一些的市場進行實地考察，參考各地供應商的信息對他們進行分析、評價，根據(jù)供應商的規(guī)模、銷售額、銷售評價等多方面分析比較，再對產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、售后等方面分析，經(jīng)過多方位的考察比較，最終采購地址確定為市橋美發(fā)用品批發(fā)市場、新一派美發(fā)用品批發(fā)市場兩家市場。2.3采購商品的注意事項 2.3.1合理選擇采購渠道和供應商企業(yè)要追求更高的利潤，對成本的控制必不可少，尋找最高性價比的材料，降低成本的同時也要給顧客提供最好的產(chǎn)品、服務等。供應商的選取與維護對商家來說是至關(guān)重要的，選擇供應商的方法有六種：根據(jù)直觀判斷法對供應商進行調(diào)查與征詢。根據(jù)評分法對供應商的優(yōu)劣檔次進行評分。根據(jù)加權(quán)綜合評分法對供應商的各個重要標準，比如產(chǎn)品的質(zhì)量、價格等進行評分。根據(jù)采購成本比較法計算與分析各個不同供應商的采購成本。發(fā)廣告招標。根據(jù)協(xié)商選擇法，與供應商分別進行協(xié)商，再確定最佳供應商。青春發(fā)藝理發(fā)店是家獨立的小店，在精挑細選后選定的供應商都是長期合作，在市橋美發(fā)用品批發(fā)市場采購洗發(fā)、護理、精油等產(chǎn)品，在新一派美發(fā)用品批發(fā)市場采購吹風機、毛巾、消毒用品等材料。2.3.2商品驗收商品驗收是十分重要的環(huán)節(jié)，嚴格的商品驗貨驗收能減少供貨方與收貨方不必要的損失，還能起到監(jiān)督供貨單位跟承運商的作用。商品驗收有質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、包裝、衛(wèi)生等方面，在商品驗收過程中，如果發(fā)現(xiàn)物品數(shù)量或質(zhì)量問題，應該及時并嚴格按照合同條約進行處理，當規(guī)格、包裝不符合要要求時，應當先將合格的商品驗收，再將錯誤的商品情況向發(fā)貨人進行說明核對，進行解決。使用損壞或過期的產(chǎn)品會影響店鋪的聲譽與信譽度，給理發(fā)店造成巨大的損失。3采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在問題3.1采購預算不合理采購預算是企業(yè)在一段時間內(nèi)工作計劃的所需物資的用款計劃，在編制采購預算時要考慮到采購商品的數(shù)量、采購商品的品質(zhì)。青春發(fā)藝理發(fā)店在采購環(huán)節(jié)中，采購數(shù)量的批量不合理，沒有相應的采購計劃，看著當季銷量隨心采購。采購數(shù)量會影響進貨價格，合理的采購預算能壓低價格，減少運費。青春發(fā)藝理發(fā)店的采購沒有進行市場調(diào)研，造成采購預算不合理，當季熱門顏色、受歡迎的護發(fā)護理產(chǎn)品會盲目增大采購量，從而導致產(chǎn)品的堆積、資源的浪費，給造成店鋪損失。以當季采購一品牌染發(fā)膏為例，如下表：表2采購成本分析染發(fā)膏顏色原價（元）折扣（%）數(shù)量（瓶）總價（元）冷棕色4350486苦亞麻色43505107.5茶色435016344深玫瑰435016344巧克力棕4350486青春發(fā)藝理發(fā)店經(jīng)營前期的采購價格偏高，采購預算不夠精細，采購成本影響理發(fā)店的銷售成本，進而影響理發(fā)店的利潤，采購成本是企業(yè)運行資金投入的最大的一部分，在競爭愈加激烈的情況下，控制好采購成本的范圍是店鋪賺錢的基礎(chǔ)。3.2理發(fā)店人員分工不明確不管是小企業(yè)還是大企業(yè)，都應該有一個明確的人員分工，而青春發(fā)藝理發(fā)店沒有專門的采購人員，一般都是老板或者老板娘親自去采購，沒時間就會派遣一名學徒去采購，這就造成了職位不明確的現(xiàn)象。而學徒因為自身業(yè)務素質(zhì)的問題，使得采購時不能很好的詢價、辯價，容易被供應商虛抬價格。一些材料價格會不時變動，采購人員或會在其中收取回扣，給店鋪造成損失。另一方面，學徒拿著不高的工資，要同時干著兩份比較辛苦的工作，難免會產(chǎn)生厭煩、抵觸心理，從而對采購工作不那么認真，吃回扣、以次充好等事件發(fā)生的概率增加。3.3商品驗收環(huán)節(jié)不合理商品驗收是避免商品積壓，減少經(jīng)濟損失的重要手段。不僅可以防止企業(yè)受到損失，還可以對供應商進行監(jiān)督，把控供應商產(chǎn)品的質(zhì)量。所有商品入到倉庫前，應該安排驗收人員對商品進行拆包檢查，雖然廠家在裝車發(fā)出貨物時會進行嚴密的包裝，但一些玻璃包裝產(chǎn)品難免會出現(xiàn)破裂情況，管狀物品擠壓可能會造成滲透溢出。還要準備好相應的采購訂單資料，供應商在發(fā)貨時可能會出現(xiàn)錯發(fā)、漏發(fā)等現(xiàn)象，根據(jù)采購訂單一一檢查盤點，能在入庫前知道商品破損、錯發(fā)等情況，方便與供應商協(xié)商，給企業(yè)減少麻煩與損失，所以商品驗收環(huán)節(jié)是必不可少的。但青春發(fā)藝理發(fā)店疏于對商品的驗收檢查，沒有安排特定的工作人員去驗收，老板二人忙不過來時就會叫一名員工簽收，員工專業(yè)性不強，對檢查驗貨方面的知識掌握不夠，容易出現(xiàn)漏看、錯看的情況、店里驗收出現(xiàn)人手不足的情況時還會直接簽收，出現(xiàn)破損情況后無法與廠家協(xié)商從而造成虧損。表3當季采購虧損成本商品名稱商品價格（元）虧損數(shù)量（件）虧損總價（元）虧損原因花語香水護發(fā)精油1181118瓶身破裂，未及時發(fā)現(xiàn)拔罐玻璃罐小號236破裂拔罐玻璃罐大號428破裂草本洗面奶38138壓扁一次性手套（雙）0.04301.2漏發(fā)染發(fā)脖圍0.05221.1漏發(fā)4采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化4.1規(guī)劃合理的采購預算如果說采購是保證企業(yè)健康運行的前提條件，合理的采購預算便是采購環(huán)節(jié)的一個好的開始。青春發(fā)藝理發(fā)店沒有規(guī)劃合理的采購預算，隨心盲目采購，導致資金經(jīng)常超出,如果要控制好資金在采購方面的流出，必須要規(guī)劃好合理的采購預算。圖2采購預算規(guī)劃流程圖4.2制定合理的采購計劃在制定采購計劃時，需要遵循實事求是的原則，把成本控制線拉到最符合心意的價位的同時還要留有一定的余地，為意外情況發(fā)生做準備。采購預算的成本需要根據(jù)市場情況進行比較、確定，這樣制定的采購計劃才有合理的依據(jù)。青春發(fā)藝理發(fā)店要制定一個合理的采購計劃，對采購的全過程進行細致的分工與監(jiān)督，把采購環(huán)節(jié)中每一步的損失降到最低。合理的采購計劃于流程能完善采購活動內(nèi)的制度，減少采購員吃回扣、以次充好等現(xiàn)象。首先要進行市場調(diào)研。青春發(fā)藝理發(fā)店要掌握當季的流行趨勢，不盲目跟風采購大量的熱門色號，汲取同行的經(jīng)驗，避免造成不必要的損失。制定銷售情況登記表。將每日的銷售情況登記下來，采購時根據(jù)表格進行數(shù)據(jù)分析，制定專門的采購計劃。表4采購計劃表商品類別商品名稱采購數(shù)量銷售數(shù)量銷售百分比染發(fā)膏面部護理產(chǎn)品養(yǎng)生草藥包從表格上的數(shù)據(jù)進行市場分析，得出哪些產(chǎn)品是當季熱門，銷售量為多少，定制合理的采購計劃進行采購，避免造成不必要的浪費。采購要遵循一套合理的流程，出錯后能迅速找出是哪個環(huán)節(jié)出了問題，及時補救。圖3采購計劃流程圖4.3優(yōu)化理發(fā)店人員分工采購環(huán)節(jié)對店鋪的成本控制起著非常大的作用，小企業(yè)的人數(shù)較少，無法設(shè)置正規(guī)的部門，這時可以采用負責人的方式規(guī)定職責。選拔能力強的員工帶領(lǐng)其他稍差一些的員工做事，選出負責采購的采購員、入庫成員、管理人員、財務人員，采購的那段時間減少這些員工的工作量，各司其職，做事效率提升，出錯率大大降低。隨著店鋪的發(fā)展擴大，人員不斷增多也不會毫無條理。選拔出相應的人員后還需給工作人員進行專門的培訓，使其具備該崗位上所需的知識與能力，老板對各崗位人員的日常工作進行記錄評估，看員工的工作內(nèi)容是否符合崗位要求，工作任務是否過多等。清點庫存；填寫入庫單、退貨單。清點庫存；填寫入庫單、退貨單。倉儲人員監(jiān)督每個崗位的工作。管理人員根據(jù)銷售情況登記表制定采購計劃；采填寫采購申請單。采購人員審查、填寫訂貨單。財務人員圖4理發(fā)店人員分工圖4.4制定材料驗收環(huán)節(jié) 1.核對采購計劃：做好驗收材料的準備，搜集合同、協(xié)議等有關(guān)材料，根據(jù)發(fā)貨單、明細表等核對貨物，清點驗收的貨物是否為理發(fā)店需要采購的物資；2.核對貨物數(shù)量：根據(jù)合同清點驗收的貨物數(shù)量是否與計劃數(shù)量相符，成套產(chǎn)品必須配套驗收；3.檢查貨物質(zhì)量：質(zhì)量檢驗包括外觀質(zhì)量