北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1北京指南針科技發(fā)展股份有限公司簡介...............................1

2北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、存在問題及產(chǎn)生原

因分析.............................................................1

2.1管理現(xiàn)狀....................................錯誤!未定義書簽。

2.2存在問題分析................................................2

2.2.1公司采購辦公用品以價格為導(dǎo)向..........................2

2.2.2公司內(nèi)部數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確....................................2

2.2.3采購無效流程多、耗時長................................2

2.2.4臨時變更或訂單取消....................................2

2.3問題產(chǎn)生原因分析............................................3

2.3.1在價格為方面..........................錯誤!未定義書簽。

2.3.2在內(nèi)部數(shù)據(jù)方面........................錯誤!未定義書簽。

2.3.3在采購流程方面........................錯誤!未定義書簽。

2.3.4在訂單方面............................錯誤!未定義書簽。

3北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計...4

3.1問題解決方案................................................4

3.2業(yè)務(wù)財務(wù)融合設(shè)計............................................4

3.2.1流程表設(shè)計............................................4

3.2.2流程圖設(shè)計............................................5

3.3相關(guān)財務(wù)核算................................................6

4總結(jié)語...........................................................9

參考資料..........................................................10

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購

業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

1北京指南針科技發(fā)展股份有限公司簡介

自1997年指南針品牌創(chuàng)立至今，北京指南針科技發(fā)展股份有限公司始終致

力于提供優(yōu)質(zhì)的股票數(shù)據(jù)分析和信息服務(wù)。為此，該公司具有一個由清華大學(xué)

計算機教授和研究生構(gòu)成的核心團隊，包括來自中外知名高校的專業(yè)研發(fā)團隊

和業(yè)內(nèi)資深投資顧問隊伍，他們共同努力，將交易獲得的高級商業(yè)數(shù)據(jù)經(jīng)過深

度加工和提取，最終形成一款簡潔易用、高效實用的數(shù)據(jù)分析產(chǎn)物，以滿足投

資人的需求。為投資人提供卓越的服務(wù)，以滿足他們的需求。

經(jīng)過二十六年的不懈努力，指南針品牌已經(jīng)發(fā)展成為一家全面的、綜合性

的金融信息服務(wù)企業(yè)。

本文通過分析北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購管理的現(xiàn)狀，

探索問題及其形成的成因，以提供有效的解決辦法。

2北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、

所存在問題及產(chǎn)生原因的分析

2.1管理現(xiàn)狀

辦公室生活用品是企業(yè)日常工作中不可或缺的一部分，它們可以分為文書

歸檔用具、桌面用具、辦公室設(shè)施、財務(wù)管理用具等，企業(yè)在采購這些生活用

品時，會根據(jù)實際情況進行靈活選擇，以滿足不同的需求。

北京指南針科技發(fā)展有限公司在供應(yīng)管理方面存在著許多不足，無論是理

論上或者實踐上，都遠遠滯后于其他公司。一方面，由于缺少相應(yīng)的基礎(chǔ)理論

研究，經(jīng)營者無法為公司提出科學(xué)的理論指導(dǎo)，使得采購管理成為一種管理科

學(xué)得不到充分的發(fā)展。另一方面，由于傳統(tǒng)的采購管理模式存在不足，導(dǎo)致公

司的整體采購成本一直處于較高水平。

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2.2存在問題分析

2.2.1公司采購辦公用品以價格為導(dǎo)向

辦公用品種類有很多，質(zhì)量也參差不齊，所以產(chǎn)品的價格也有所差異。公

司的采購員在從采購辦公用品時，普遍會通過購買價格最低的產(chǎn)品來顯示其下

單的合理性及對公司開支的有效規(guī)劃。但有時候價廉不一定就是物美，以價格

為導(dǎo)向很容易買到低檔劣質(zhì)品，進而給公司造成不必要的損失。價格只是采購

的一部分，它被成為“獲取成本”，但是采購辦公用品除了價格，還有許多別的

成本，比如質(zhì)量、運輸、存儲等成本。只考慮獲取成本，往往會導(dǎo)致企業(yè)用一

個“好價格”拿到了產(chǎn)品，卻輸?shù)袅烁偁幙偝杀尽?/p>

2.2.2公司內(nèi)部數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

采購者作為公司外部資源的整合者，最擔(dān)心的就是在采購過程中，原本已

經(jīng)打算與供應(yīng)商建立合作，但公司突然要求購買另一件產(chǎn)品，或是對于現(xiàn)在需

要購買的產(chǎn)品進行變更，不再需要最初的那個產(chǎn)品。這一突發(fā)的決定不僅影響

嚴(yán)重影響了整體的調(diào)度計劃，而且還破壞了供應(yīng)商的正常運營秩序。

因此，市場的變化會讓采購者不得已的改變采購計劃，但除了這些外部原

因，還包括公司內(nèi)部數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、決策層需求不明確等內(nèi)部原因。

2.2.3采購無效流程多、耗時長

采購者在采購過程中，時常會出現(xiàn)“完成采購任務(wù)僅僅需要兩個小時，但

是經(jīng)過公司流程并得到批準(zhǔn)需要最少兩周時間”的問題。公司的決策是規(guī)范的，

這是毋庸置疑的，采購者需要根據(jù)公司的決策采購產(chǎn)品，這也是必須的，采購

組織流程也當(dāng)然是需要規(guī)范有效的，但是公司的流程太繁瑣，條款批不下來對

于采購者來說，也是一個很大的困擾。

2.2.4臨時變更或訂單取消

市場變化無常，公司也難以準(zhǔn)確預(yù)測未來。為了滿足生產(chǎn)需求，公司不得

不在開發(fā)新品的同時進行生產(chǎn)，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和功用反復(fù)調(diào)整，這對供應(yīng)商來說是

一個挑戰(zhàn)。由于訂購數(shù)量不穩(wěn)定和經(jīng)常更換商品，許多供應(yīng)商會感到疲憊不堪，

甚至有些供應(yīng)商會直接宣布結(jié)束合作，這對于企業(yè)和采購人員來說都是一個巨

大的挑戰(zhàn)。

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2.3問題產(chǎn)生原因分析

2.3.1在價格方面

對于企業(yè)來說，辦公用品是必需品也屬于消耗品，對公司沒有明顯的利益

關(guān)系，所以公司采購辦公用品時，會選擇價格相對低廉的產(chǎn)品，這樣能節(jié)省一

部分成本。企業(yè)的本質(zhì)是以盈利為目的的，公司必定會多關(guān)注于對公司最有力

的金融部分，而非辦公產(chǎn)品，所以公司在采購辦公用品時，多以價格為導(dǎo)向。

2.3.2在內(nèi)部數(shù)據(jù)方面

公司內(nèi)部數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的因素有很多，比如缺乏規(guī)范性的流程和機制，不能

確保公司內(nèi)部不同業(yè)務(wù)之間的信息是一致的，公司許多時候在管理過程中，都

不能將信息在所屬的部門進行互換，這就導(dǎo)致在工作過程中，時間成本特別大。

還有一些員工在工作過程中，對已知信息的認知有偏差，這就導(dǎo)致在實際工作

時，相關(guān)部門的工作人員很難及時溝通掌握信息，在處理業(yè)務(wù)時，出現(xiàn)失誤。

這些都是公司內(nèi)部數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的原因。

2.3.3在采購流程方面

公司在采購過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)采購的物資與實際需求不一致的情況，另

外公司的OA系統(tǒng)信息化跟公司內(nèi)部職位制度相對來說不是特別完善，有時候會

經(jīng)常出現(xiàn)無效審批和審批時間過長的問題。出現(xiàn)這樣的問題，首當(dāng)其沖的就是

公司的采購部門，對其采購效率和成本都造成很大影響。

2.3.4在訂單方面

公司內(nèi)部的決策可能是經(jīng)常變化的，市場需求也是一直在變動的，公司會

首先根據(jù)客戶的需求，制定相關(guān)策略來調(diào)整生產(chǎn)，這就有可能今天需要這個物

資，而明天卻因為客戶的需求改變而不再需要，這就需要采購部門變更訂單信

息或者取消訂單去購買別家供應(yīng)商的別的產(chǎn)品。

北京指南針科技發(fā)展股份有限公司致力于設(shè)計一套完善的業(yè)務(wù)財務(wù)流程，

以滿足客戶需求。

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3北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融

合流程設(shè)計

3.1問題解決方案

首先公司需要培訓(xùn)一批高素質(zhì)的業(yè)務(wù)財務(wù)融合人才，做好后備人才保障。

對于財務(wù)人員來說，要重點培養(yǎng)業(yè)務(wù)方面的相關(guān)知識，特別是要結(jié)合公司實際

情況。對于業(yè)務(wù)人員來說，要學(xué)習(xí)財務(wù)相關(guān)知識，強化財務(wù)管理、經(jīng)濟效益。

兩方人員還應(yīng)該將心比心，多溝通，多諒解。

優(yōu)化公司業(yè)務(wù)財務(wù)融合績效考核機制，提高兩個部門積極性。公司要尤其

注意兩個部門跨部門工作的實際情況，還需要做到短期目標(biāo)和長期目標(biāo)的統(tǒng)一，

考慮職員情況，多獎少罰，讓員工參與公司的價值增值過程，吸引和留住優(yōu)秀

的員工，提高工作效率，加快業(yè)務(wù)財務(wù)融合進程。

健全業(yè)務(wù)財務(wù)融合信息化系統(tǒng)，落實技術(shù)支持。健全的系統(tǒng)能提高財務(wù)管

理效率和質(zhì)量，提高公司競爭優(yōu)勢。公司應(yīng)該充分利用先進的計算機技術(shù)和工

具，進一步提高財務(wù)信息采集的速度和水平，發(fā)掘信息的潛力意義，為決策提

出有力的支撐，從而提升企業(yè)的價值創(chuàng)造能力。

3.2業(yè)務(wù)財務(wù)融合設(shè)計

3.2.1流程表設(shè)計

序號操作步驟角色提示內(nèi)容

1打印機墨盒、黑色行政助理根據(jù)需要采購的辦公用品，填寫辦公用品

簽字筆、黑色簽字采購需求匯總表

筆筆芯、夾子、紙

杯

2填寫借款審批單行政助理1.根據(jù)現(xiàn)金需要量填寫借款審批單

2.將借款審批單提交行政部經(jīng)理審核

3審核借款審批單行政部經(jīng)理1.審核借款審批單的準(zhǔn)確、合理性并簽字

2.將借款審批單提交財務(wù)部經(jīng)理審核

4審核借款審批單財務(wù)部經(jīng)理1.審核借款審批單的準(zhǔn)確、合理性并簽字

4

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2.將借款審批單轉(zhuǎn)給出納支付現(xiàn)金

1.接收經(jīng)審核的借款審批單

5填寫兩聯(lián)式借款單出納2.按借款審批單金額填寫兩聯(lián)式借款單

（出納拿結(jié)算回執(zhí)聯(lián)、會計拿結(jié)算憑證聯(lián)）

6支付現(xiàn)金出納按借款單金額支付現(xiàn)金給行政助理

7編制記賬憑證費用會計1.根據(jù)經(jīng)審核借款審批單編制記賬憑證

2.將記賬憑證交財務(wù)部經(jīng)理審核

8審核記賬憑證財務(wù)部經(jīng)理審核費用會計編制的記賬憑證的合理性

9登記現(xiàn)金日記賬出納1.根據(jù)經(jīng)審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬

2.將記賬憑證交費用會計

10登記明細賬費用會計登記（其他應(yīng)收款）科目明細賬

11去服務(wù)中心采購行政助理去服務(wù)中心購買辦公用品

1.依照服務(wù)公司辦公用品定價有關(guān)規(guī)則，

12結(jié)算費用并開具發(fā)服務(wù)公司業(yè)計算費用，收取現(xiàn)金；

票務(wù)員2.依照實際出售辦公用品數(shù)量及單價開

具增值稅普通發(fā)票

1.接收行政助理提交的單據(jù)

13傳遞單據(jù)出納2.將借款單的結(jié)算回執(zhí)交給行政助理

3.將單據(jù)傳遞給費用會計制作憑證

1.根據(jù)發(fā)票及借款單的第二聯(lián)（結(jié)算憑證）

14編制記賬憑證費用會計編制記賬憑證

2.將記賬憑證交財務(wù)部經(jīng)理審核

15審核記賬憑證財務(wù)部經(jīng)理審核記賬憑證的準(zhǔn)確、合理性并簽字

16登記科目明細賬費用會計登記管理費用和其他應(yīng)收款科目明細賬

表格1業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程表

3.2.2流程圖設(shè)計

開始

行政助理：編制采購需求匯總表

費用會計：編制費用記賬憑財務(wù)部經(jīng)理：

證5審核記賬憑證

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

行政助理：填寫借款審批單

出納：傳遞單據(jù)

費用會計：登記明

行政部經(jīng)理：審核借款審批

細賬

單行政助理：填寫支出憑證

財務(wù)部經(jīng)理：審核借款審批單

服務(wù)公司業(yè)務(wù)員：結(jié)算費用

開具發(fā)票

出納：填寫三聯(lián)式借款單

行政助理：拿現(xiàn)金去服務(wù)中心采購

出納：支付現(xiàn)金

費用會計：編制借款記賬憑證

結(jié)束

財務(wù)部經(jīng)理：審核記賬憑證出納：登記現(xiàn)金日記賬費用會計：登記明細賬

圖1業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程圖

3.3相關(guān)財務(wù)核算

例如公司購買辦公用品電腦五臺花費5萬元，并取得5000元增值稅專用發(fā)

票，統(tǒng)一由財務(wù)部購進，交給倉庫保管，各部門按月領(lǐng)用

借：固定資產(chǎn)-電子設(shè)備-在庫45000

應(yīng)交稅費-進項稅額5000

貸：銀行存款50000

領(lǐng)用時

借:固定資產(chǎn)-電子設(shè)備-在用45000

貸：固定資產(chǎn)-電子設(shè)備-在庫45000

假如公司規(guī)定使用4年則每月計提折舊937.5元

借：管理費用937.5

貸：固定資產(chǎn)-累計折舊937.5

買簽字筆、書本等辦公用品可進低值易耗品，如公司購進1800元簽字筆，

可寫會計分錄為：

借：低值易耗品1800

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貸：庫存現(xiàn)金（或銀行存款）1800

然后攤銷低值易耗品，攤銷的時候分錄如下：

借：管理費用1800

貸：低值易耗品1800

各部門批準(zhǔn)領(lǐng)用時，

借：管理費用-辦公費1800

貸：低值易耗品1800

登賬如下：

圖2記賬憑證

圖3銀行日記賬

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圖4管理費用明細賬

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圖5其他應(yīng)收款明細賬