安徽金誠(chéng)復(fù)合材料有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1安徽金誠(chéng)復(fù)合材料有限公司簡(jiǎn)介.....................................1

2金誠(chéng)復(fù)材有限公司辦公用品采購(gòu)的管理現(xiàn)狀以及問題分析...............1

2.1管理現(xiàn)狀....................................................1

2.2存在問題分析................................................2

2.2.1員工浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重.......................................2

2.2.2供應(yīng)商選擇不固定.......................................2

2.2.3缺乏分類管理...........................................2

3安徽金誠(chéng)復(fù)合材料有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì).........3

3.1問題解決方案................................................3

3.1.1加強(qiáng)辦公用品管理制度......................................3

3.1.2合理選擇供應(yīng)商............................................3

3.2業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)............................................4

3.2.1流程表設(shè)計(jì).............................................4

3.2.2流程圖設(shè)計(jì).............................................6

3.3相關(guān)財(cái)務(wù)核算................................................6

4結(jié)束語...........................................................8

參考資料...........................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

安徽金誠(chéng)復(fù)合材料有限公司辦公用品采購(gòu)

業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

1安徽金誠(chéng)復(fù)合材料有限公司簡(jiǎn)介

安徽金誠(chéng)復(fù)合材料有限公司始建于1995年11月，長(zhǎng)期致力于非金屬?gòu)?fù)合

材料在交通領(lǐng)域的研發(fā)、應(yīng)用及生產(chǎn)，產(chǎn)品聚焦新能源汽車輕量化、國(guó)防軍工、

航天航空等領(lǐng)域，是中國(guó)復(fù)合材料協(xié)會(huì)常務(wù)理事單位和國(guó)家級(jí)高新技術(shù)企業(yè)。

公司被認(rèn)定為安徽省工業(yè)設(shè)計(jì)中心、安徽省級(jí)企業(yè)技術(shù)中心，獲得安徽省質(zhì)量

獎(jiǎng)、安徽省專利優(yōu)秀獎(jiǎng)、合肥市品牌示范企業(yè)、合肥市質(zhì)量標(biāo)桿企業(yè)、合肥五

星級(jí)管理現(xiàn)場(chǎng)等多項(xiàng)榮譽(yù)。同時(shí)，公司與清華大學(xué)、合肥工業(yè)大學(xué)等知名院校

深入開展產(chǎn)學(xué)研合作，擁有百余項(xiàng)實(shí)用新型和專利成果，具備較強(qiáng)的持續(xù)創(chuàng)能

力和科技成果轉(zhuǎn)化能力。

2金誠(chéng)復(fù)材有限公司辦公用品采購(gòu)的管理現(xiàn)狀以及問題分析

2.1管理現(xiàn)狀

安徽金誠(chéng)復(fù)材有限公司各部門都會(huì)在每個(gè)月最后一個(gè)星期前在OA流程上

申請(qǐng)下個(gè)月需要采購(gòu)的辦公用品，并將計(jì)劃單作為附件附加在OA流程上，采購(gòu)

用品單價(jià)超過10元的還需作出書面申請(qǐng)報(bào)告,并說明采購(gòu)理由;流程首先經(jīng)自

己部門領(lǐng)導(dǎo)簽字且OA流程予以批準(zhǔn)后，匯總后由經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字并通

過OA流程，沒有簽字視無效，流程走完，由行政部門在下個(gè)月月初10號(hào)之前

將需要采購(gòu)的辦公用品采購(gòu)到位;辦公室對(duì)各部門提出的采購(gòu)辦公用品計(jì)劃單

進(jìn)行庫(kù)存審核，刪除不需要購(gòu)買的物品，然后到財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)領(lǐng)用資金采購(gòu)，

采購(gòu)部門采購(gòu)員根據(jù)計(jì)劃單到定點(diǎn)超市或商店選擇最優(yōu)方案進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)時(shí)，

采購(gòu)部人員應(yīng)向供應(yīng)商獲取正規(guī)發(fā)票和貨品清單;采購(gòu)?fù)戤吅笥赊k公室部門進(jìn)

行核對(duì)，驗(yàn)收完成無誤后做入庫(kù)登記;向財(cái)務(wù)部門對(duì)賬，財(cái)務(wù)部門應(yīng)仔細(xì)核對(duì)報(bào)

銷憑證，對(duì)不符合的憑證不予報(bào)銷;各部門需填寫“辦公用品領(lǐng)用登記表”簽字

后領(lǐng)用。

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2.2存在問題分析

2.2.1員工浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重

辦公用品種類繁多，大多數(shù)人員不重視簽字筆、圓珠筆、便簽、打印紙、

計(jì)算器、筆記本、文件夾等小物件質(zhì)量要求，員工浪費(fèi)現(xiàn)象較多。辦公用品作

為企業(yè)日常工作中必不可少的辦公工具,既可以提高大家的工作效率，也可以塑

造一個(gè)企業(yè)或公司的辦公形象。東莞沃森機(jī)電有限公司不注重辦公用品管理

制度，員工日常浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重,例如紙張的使用，目前紙質(zhì)文件仍需要,使用后

不會(huì)進(jìn)行回收重復(fù)使用，而且大多數(shù)是單面使用，或者-一個(gè)字的錯(cuò)誤就把一整

個(gè)文件替換，還有簽字筆替代了鋼筆、圓珠筆，原本中性筆可以更換筆芯繼續(xù)

使用也很少有人愿意更換。浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重,大多數(shù)員工都是直接領(lǐng)取簽字筆，很

少有人領(lǐng)取筆芯，不僅不更換，還是直接領(lǐng)取新的簽字筆;這對(duì)辦公資源造成極

大的損失，導(dǎo)致辦公用品消耗過大，對(duì)經(jīng)營(yíng)成本造成重大影響。采購(gòu)不嚴(yán)謹(jǐn)，

例如打印機(jī)質(zhì)量不過關(guān)或者裝訂機(jī)、碎紙機(jī)、報(bào)刊架等出現(xiàn)毛邊現(xiàn)象容易劃傷

員工。

2.2.2供應(yīng)商選擇不固定

選擇正確的供應(yīng)商會(huì)對(duì)企業(yè)帶來很大的幫助，供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量可能會(huì)影

響企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量保障，而供應(yīng)商的價(jià)格也會(huì)影響企業(yè)的成本、利潤(rùn)等，也可

以提高企業(yè)的效率，東莞沃森機(jī)電有限公司辦公用品采購(gòu)供應(yīng)商太多導(dǎo)致采購(gòu)

分散，每個(gè)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)不一致，導(dǎo)致企業(yè)花費(fèi)更多的時(shí)間和

資源管理和開發(fā)更多的供應(yīng)商，采購(gòu)價(jià)格不統(tǒng)一，沒有優(yōu)勢(shì)，憑證處理復(fù)雜。

2.2.3缺乏分類管理

復(fù)合材料公司在辦公用品使用和采購(gòu)方面，雖然有采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表，但是

當(dāng)辦公物品采購(gòu)進(jìn)公司后，該公司并沒有對(duì)辦公用品進(jìn)行詳細(xì)的分類管理，各

個(gè)部門在領(lǐng)用辦公用品和使用公辦用品時(shí)非常容易出現(xiàn)各種各樣不規(guī)范的使用

狀況，者就導(dǎo)致辦公用品經(jīng)常性出現(xiàn)損耗較大，辦公用品倉(cāng)庫(kù)盤貨數(shù)目對(duì)不上

的情況時(shí)有發(fā)生，這樣長(zhǎng)此以往下去，并不利于采購(gòu)辦公用品的部門制定明確

詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃,而且辦公用品規(guī)格、種類、用途都沒有統(tǒng)一規(guī)范，這樣就給統(tǒng)

計(jì)數(shù)據(jù)和辦公用品的盤點(diǎn)清查帶來了阻礙,由此下去，公司各部門經(jīng)常出現(xiàn)易耗

辦公用品供應(yīng)不足、鋪張浪費(fèi)嚴(yán)重或者倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備不足等情形發(fā)生。而且也沒有

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規(guī)定專門的工作人員進(jìn)行辦公用品的盤點(diǎn)盤存，這樣在每個(gè)月末的清查管理上

又出現(xiàn)很多不必要的困難。

3安徽金誠(chéng)復(fù)合材料有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程

設(shè)計(jì)

3.1問題解決方案

3.1.1加強(qiáng)辦公用品管理制度

如果公司能夠合理的建立辦公用品采購(gòu)管理制度能夠有效的控制并節(jié)約對(duì)

辦公用品的損耗,實(shí)行統(tǒng)一的管理模式也會(huì)對(duì)采購(gòu)辦公用品有一定的了解,那么

對(duì)辦公用品的保管也有很大的作用。企業(yè)財(cái)務(wù)部門對(duì)辦公用品的采購(gòu)使用進(jìn)行

管理監(jiān)督，能夠?qū)τ行е浦罐k公用品浪費(fèi)行為起到關(guān)鍵作用。

比如我們將辦公用品按照財(cái)務(wù)的入賬科目進(jìn)行分類：

第一類為固定資產(chǎn)（超過1000元的辦公設(shè)備）:辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、

碎紙機(jī)等;

第二類則是一些日常消耗比較大的辦公文具類;圓珠筆、打印紙、筆記本、

訂書釘?shù)?

第三類則可以分類為非消耗用品:剪刀、訂書機(jī)、計(jì)算器等;

此外，財(cái)務(wù)部還得嚴(yán)格監(jiān)督辦公用品的入庫(kù)和發(fā)放，入庫(kù)之前必須嚴(yán)格驗(yàn)

收，發(fā)放時(shí)須填寫辦公用品登記表，信息完整無誤后才可領(lǐng)取，必須要根據(jù)實(shí)

際使用情況領(lǐng)取，堅(jiān)決抵制浪費(fèi)的現(xiàn)象存在;還有，建議復(fù)合材料公司所有的辦

公設(shè)備和辦公用品都進(jìn)行統(tǒng)一管理購(gòu)買，所有員工要對(duì)自己使用的辦公用品起

著保護(hù)的作用，不得因個(gè)人原因破壞或私自挪用公司的辦公用品，如果違反該

規(guī)章制度，那么這個(gè)辦公用品的使用人應(yīng)該對(duì)其損壞的辦公用品進(jìn)行賠償;最后，

對(duì)員工進(jìn)行以客戶為導(dǎo)向的意識(shí)培訓(xùn)，使他們具備服務(wù)意識(shí)，了解公民的需求。

只有當(dāng)每個(gè)人都有服務(wù)意識(shí)并積極了解公眾的需求時(shí)，員工才能夠做到嚴(yán)格要

求自己，從而減少辦公用品的浪費(fèi)。

3.1.2合理選擇供應(yīng)商

一般來說，建議公司辦公用品供應(yīng)商的選擇由公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)，監(jiān)督由公

司財(cái)務(wù)部部負(fù)責(zé),實(shí)行辦公用品統(tǒng)一供應(yīng)商、統(tǒng)一品牌、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。市場(chǎng)調(diào)研準(zhǔn)

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備充分是很有必要的，要做到貨比三家，對(duì)所選擇的供應(yīng)商提供的材料和產(chǎn)品

質(zhì)量以及服務(wù)進(jìn)行全面調(diào)查,通過市場(chǎng)需求來統(tǒng)一購(gòu)買，這樣做不僅可以節(jié)省一

定的人力、物力和財(cái)力，也能夠滿足大家的需求，更加合理選擇適合的供應(yīng)商。

對(duì)于質(zhì)量這塊把控，公司要關(guān)注供應(yīng)商的質(zhì)量與自我檢驗(yàn)?zāi)芰?就是供應(yīng)商是否

能夠做到控制質(zhì)量問題的發(fā)生與及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

合理的選擇供應(yīng)商，主要是從以下幾個(gè)方面去選擇合適的供應(yīng)商：

第一，信譽(yù)好。在現(xiàn)代社會(huì)交易中，信用是最重要的，只有信用好的企業(yè)，

才能更好的發(fā)展下去。選擇辦公用品供應(yīng)商也要選擇一家資質(zhì)好，信譽(yù)好的，

信譽(yù)好的供應(yīng)商是不會(huì)提供假冒的辦公用品給客戶的，這樣會(huì)保障客戶的權(quán)益。

第二，服務(wù)好。選擇一家服務(wù)好的辦公用品供應(yīng)商很有必要，一家服務(wù)好

的供應(yīng)商可以解決很多辦公用品使用過程中出現(xiàn)的問題，無論是售前、售后服

務(wù)還是配送服務(wù)，都可以盡可能滿足客戶的需求。

第三，有一定的知名度。一般來說知名度更高的供應(yīng)商供應(yīng)的辦公用品質(zhì)

量會(huì)更有保證。

第四，地區(qū)的選擇。距離近的供應(yīng)商可以讓客戶得到的服務(wù)和需求更及時(shí)，

那么選擇同城的供應(yīng)商便是最佳距離選擇，這樣客戶可以得到更好的服務(wù)，同

城的無論是緊急供貨，還是售后服務(wù)都可以得到更好的保障。

第五，價(jià)格要適中。企業(yè)在選擇供應(yīng)商時(shí)，不要一味的追求價(jià)格最低的，因

為如果辦公用品同比之下價(jià)格更低，可能代表辦公用品質(zhì)量比較差，服務(wù)也不

到位等諸多問題。最好是貨比三家，選擇一家價(jià)格適中合理的供應(yīng)商，在保證

產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)的前提下，價(jià)格也比較合理。

3.2業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)

3.2.1流程表設(shè)計(jì)

辦公用品的采購(gòu)在企業(yè)日常管理中非常重要，也是最基本的環(huán)節(jié)。一般來

說，辦公用品需要根據(jù)員工的實(shí)際需求和實(shí)際情況進(jìn)行采購(gòu)。在實(shí)際采購(gòu)過程

中，建立合理的管理體系可以確保采購(gòu)質(zhì)量的有效提高，并結(jié)合實(shí)際情況，建

立和實(shí)施符合實(shí)際要求的采購(gòu)體系。在制度建立和實(shí)踐過程中，在企業(yè)日常使

用過程中，提出了一套規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制度，以解決辦公用品采購(gòu)過程中可能出

現(xiàn)的多報(bào)銷、少采購(gòu)等問題。同時(shí)，在分析辦公用品采購(gòu)現(xiàn)狀時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)在

辦公用品采購(gòu)的實(shí)施中還存在許多問題。由于這些問題的影響，辦公用品采購(gòu)

的管理水平無法有效提高。當(dāng)企業(yè)在面對(duì)這些問題并在處理這些問題時(shí)，企業(yè)

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可以科學(xué)合理地使用辦公用品采購(gòu)管理系統(tǒng)，這個(gè)辦公用品采購(gòu)管理系統(tǒng)可以

規(guī)范整個(gè)采購(gòu)過程，還可以盡量避免一些過度報(bào)銷的現(xiàn)象發(fā)生。

建議的辦公用品使用規(guī)章制度如下：一是：辦公用品由倉(cāng)庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)部統(tǒng)一管

理和發(fā)放。工作人員如果需要使用和接收辦公用品的部門應(yīng)填寫《辦公用品使

用登記表》，并在接收辦公用品前經(jīng)倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)部門人員批準(zhǔn)。第二，公司的各

種消耗品，如筆記本、簽字筆、膠水、回形針和文件袋，工作人員如果想要領(lǐng)

取，必須經(jīng)倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后才能領(lǐng)取。第三，對(duì)于經(jīng)常使用的辦公用

品，如筆記本、打印紙、簽字筆等，需要指定周期，除特殊情況外，簽字筆和

其他物品只能使用筆芯。然后到月底的時(shí)候，倉(cāng)儲(chǔ)部門將辦公用品申請(qǐng)登記表

以及采購(gòu)計(jì)劃表一同交往財(cái)務(wù)部門，做申請(qǐng)備用金的憑證。

表1辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)表

序號(hào)操作步驟職位操作內(nèi)容

1需求部門采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)專員根據(jù)各部門需要的辦公用品，制定采購(gòu)計(jì)劃。

2倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨申請(qǐng)采購(gòu)專員根據(jù)各部門需要的辦公用品，制定采購(gòu)計(jì)劃。

3采購(gòu)部比價(jià)采購(gòu)專員采購(gòu)部下單。

供應(yīng)商提供貨物及送

4倉(cāng)儲(chǔ)部驗(yàn)收入庫(kù)

貨單

5辦公用品入庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)部驗(yàn)收入庫(kù)開具入庫(kù)單交給財(cái)務(wù)部。

6供應(yīng)商提供發(fā)票采購(gòu)專員將采購(gòu)單和發(fā)票提供給財(cái)務(wù)部。

1.接收采購(gòu)專員提交的單據(jù)。

7傳接收單據(jù)費(fèi)用會(huì)計(jì)2.將借款單的結(jié)算回執(zhí)交給采購(gòu)專員。

3.編制會(huì)計(jì)憑證。

8付款、記錄出納將審核過的單據(jù)進(jìn)行付款。

9審核記賬憑證總賬會(huì)計(jì)審核記賬憑證的準(zhǔn)確、合理性并簽字.

10登記科目明細(xì)賬費(fèi)用會(huì)計(jì)登記管理費(fèi)用和其他應(yīng)收款科目明細(xì)賬。結(jié)束。

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3.2.2流程圖設(shè)計(jì)

圖1辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)圖

3.3相關(guān)財(cái)務(wù)核算

購(gòu)買辦公用品根據(jù)辦公用品的價(jià)值大小不同分為兩種情況，第一種情況買

數(shù)額較小的辦公用品，例如：本子、橡皮、筆等，計(jì)入‘管理費(fèi)用’進(jìn)行日常

核算即可。以本次采購(gòu)辦公用品為例：

分錄如下：

1.借備用金時(shí)：

借：其他應(yīng)收款——備用金1000

貸：庫(kù)存現(xiàn)金1000

2.使用后報(bào)銷時(shí)：

借：管理費(fèi)用800

庫(kù)存現(xiàn)金200

貸：其他應(yīng)收款1000

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圖2會(huì)計(jì)憑證

圖3銀行日記賬

圖4其他應(yīng)收款明細(xì)賬

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圖5管理費(fèi)用明細(xì)賬

4結(jié)束語

本畢業(yè)設(shè)計(jì)針對(duì)公司辦公用品采購(gòu)存在的浪費(fèi)、管理不嚴(yán)謹(jǐn)、供應(yīng)商選擇

不正確等問題，主要作出了加強(qiáng)辦公用品管理、選擇合理的供應(yīng)商。根據(jù)業(yè)務(wù)

形態(tài)，財(cái)務(wù)部參與到辦公用品的管理監(jiān)督、辦公用品采購(gòu)和領(lǐng)用，與辦公用品

的采購(gòu)融合，優(yōu)點(diǎn)在于能讓公司在辦公用品管理方面，最大程度的減少辦公用

品成本、提高員工工作效率、提升公司的利潤(rùn)水平。希望在一定程度上彌補(bǔ)有

關(guān)辦公用品業(yè)財(cái)融合研究的不足，提供一定參考價(jià)值。