采購管理制度及采購流程

采購管理制度及采購流程一、制定目的及范圍為提升公司采購管理水平，確保采購活動的規(guī)范性與高效性，特制定本制度。該制度適用于所有采購活動，包括項目采購（材料、工程采購）、年度采購、零星采購及應急采購，旨在明確采購流程、職責及相關要求。二、采購原則采購活動應遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保選擇優(yōu)質(zhì)供應商。2.所有采購物資需從合法商家獲取，并要求開具正式發(fā)票。3.各部門需指定專人負責采購，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.一般采購流程1.1采購申請申購人需先向倉庫確認庫存情況，若庫存不足，填寫“申購單”，并附上相關需求說明。1.2申購審批項目采購需提交預算審批，其他采購需經(jīng)部門負責人批準后填寫流轉單，確保采購需求的合理性。1.3詢價各部門負責詢價，至少提供三家供應商的報價，確保價格的競爭性與透明性。1.4核價參考歷史價格進行核價，填寫流轉單中的核價結果，確保采購價格的合理性。1.5審批流轉單需逐級審批，最終由公司負責人進行審批，確保采購決策的合規(guī)性。1.6采購實施與驗收入庫審批通過后，采購人下單，物資到貨后由相關人員進行驗收，確保物資符合質(zhì)量標準，并完成入庫手續(xù)。1.7報銷采購物資需在貨物到達后一個月內(nèi)完成報銷，逾期將不予受理，確保財務流程的順暢。2.特殊采購流程2.1集中計劃采購辦公用品由各部門在每月25日前提交流轉單，由辦公室統(tǒng)一采購，確保采購的集中性與效率。2.2零星采購針對金額較小、偶發(fā)性的采購，采購人需征得部門負責人同意后執(zhí)行，簡化流程。2.3應急采購在緊急情況下，由應急處置小組進行采購，無需詢價，以最快方式滿足需求，確保業(yè)務連續(xù)性。2.4年度采購涉及定期需求的采購需提前編制年度預算，并向財務部報備，確保資金的合理使用。四、備案所有采購活動結束后，采購人需將采購單、流轉單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復印兩份，一份交財務審核，另一份存檔以備查，確保采購記錄的完整性。五、采購紀律1.采購人職責采購人需建立供應商資料檔案，進行市場調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量與合規(guī)性。2.采購人員行為規(guī)范采購人員不得接受供應商的贈品或回扣，違者將受到嚴肅處理，確保采購活動的公正性。六、流程優(yōu)化與反饋機制為確保采購流程的持續(xù)改進，需定期對采購流程進行評估，收集各部門的反饋意見，及時調(diào)整和優(yōu)化流程。建立反饋機制，鼓勵員工提出改進建議，確保流程的靈活性與適應性。七、培訓與宣傳為確保全員理解并遵循采購管理制度，需定期組織培訓，宣傳采購流程及相關要求，提高員工的采購意識與合規(guī)意識。通過培訓，確保每位員工都能熟練掌握采購流程，提升整體采購效率。八、總結本采購管理制度及流程的制定，旨在為公司提供一套科學、合理的采購管理體系，確保采購活動的高效、透明與合規(guī)。通過明確的流