湖南永和食品有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 公司簡(jiǎn)介 湖南永和食品有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)公司簡(jiǎn)介公司的概述湖南省永和食品有限公司創(chuàng)辦于2010年，公司總部位于湖南省岳陽(yáng)市平江縣安定鎮(zhèn)官灘村官坪組，是一家專業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、銷售鴨肉休閑食品為主的民營(yíng)企業(yè)，注冊(cè)資金：500萬元。該公司現(xiàn)擁有強(qiáng)大的研發(fā)、銷售團(tuán)隊(duì)。公司始終堅(jiān)持“誠(chéng)信立足創(chuàng)新致遠(yuǎn)”的經(jīng)營(yíng)理念。湖南省永和食品有限公司主要生產(chǎn)一元裝、二元裝、定量裝、散裝稱重休閑食品，產(chǎn)品主要有香脖、鴨翅、雞爪、素香牛肉、雞丁、脆脆骨、鴨脯肉、雞腿、鴨掌等。公司組織結(jié)構(gòu)圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)核對(duì)原始單據(jù)，對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，負(fù)責(zé)款項(xiàng)收支、定期對(duì)公司的資金營(yíng)運(yùn)能力進(jìn)行分析等工作。生產(chǎn)部：負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程中各原材料和半成品的管理、掌握并記錄各種生產(chǎn)情況，解決生產(chǎn)問題等。銷售部：負(fù)責(zé)線下產(chǎn)品的發(fā)貨與銷售、跟蹤顧客的訂貨單執(zhí)行狀態(tài)、主持客戶關(guān)系維護(hù)工作等。研發(fā)部：負(fù)責(zé)新專利技術(shù)的開發(fā)研究，專業(yè)技術(shù)型人才的培養(yǎng)，己有技術(shù)設(shè)施的改進(jìn)更新、產(chǎn)成品質(zhì)量的檢驗(yàn)等。公司銷售與收款內(nèi)部控制存在的主要問題公司銷售模式單一湖南永和食品有限公司根據(jù)自身發(fā)展的情況，大部分的產(chǎn)品通過經(jīng)銷商對(duì)外銷售，現(xiàn)階段經(jīng)銷商在該公司產(chǎn)品銷售和創(chuàng)造利潤(rùn)上扮演著重要的角色，可看出該公司對(duì)經(jīng)銷商具有一定程度的依賴性，這使得該公司的銷售額和利潤(rùn)一直處于被動(dòng)狀態(tài)。2019年湖南永和食品有限公司前四名客戶的營(yíng)業(yè)收入為150萬，占公司總營(yíng)業(yè)收入的20%，詳見表1。該公司有大約60家經(jīng)銷商，營(yíng)業(yè)收入占公司的總營(yíng)業(yè)收入的80%。如果流失了主要的經(jīng)銷商會(huì)對(duì)公司的營(yíng)業(yè)收入帶來不利影響。不僅如此，由于銷售模式的影響公司的品牌形象和市場(chǎng)占有率都要通過經(jīng)銷商來實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，因此也會(huì)對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生一定影響。同時(shí)，由于公司主要通過經(jīng)銷商來獲取消費(fèi)者的對(duì)產(chǎn)品的反饋信息，所以公司難以根據(jù)消費(fèi)著提供的建議對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行創(chuàng)新和改良，導(dǎo)致公司成長(zhǎng)速度緩慢。表1湖南永和食品有限公司前四名營(yíng)業(yè)收入情況表客戶名稱與本公司關(guān)系主營(yíng)業(yè)務(wù)收入（萬元）占公司全部營(yíng)業(yè)收入的比例（%）波記食品非關(guān)聯(lián)方47.46.32長(zhǎng)沙本亞食品貿(mào)易有限公司非關(guān)聯(lián)方42.65.68長(zhǎng)沙俊發(fā)商貿(mào)行非關(guān)聯(lián)方32.644.35黃清輝輝煌批發(fā)部非關(guān)聯(lián)方27.363.65合計(jì)150202020年新冠疫情的發(fā)生，大多數(shù)消費(fèi)者只能居家抗疫，在此期間所以作為銷售休閑食品為主的公司銷售額較上年度有所增長(zhǎng)，但由于很多快遞公司都停止運(yùn)輸，導(dǎo)致單一的線上銷售范圍受到限制，沒有更多的銷售方式和渠道，所以營(yíng)業(yè)收入雖有增長(zhǎng)但增長(zhǎng)浮動(dòng)并不大，只增長(zhǎng)了7.2%?？蛻粜庞迷u(píng)估制度欠缺對(duì)客戶信用評(píng)估和控制相對(duì)簡(jiǎn)單，該公司對(duì)客戶缺乏合理的信用評(píng)估，未明確劃分客戶信用風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，該公司對(duì)于老客戶的賒銷標(biāo)準(zhǔn)為：與該公司發(fā)生過交易，沒有拖欠過貨款，只要滿足這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的客戶都允許發(fā)生賒銷交易，這大大提高了公司的授信風(fēng)險(xiǎn)。該公司也沒有設(shè)立一個(gè)專門核定客戶信息的部門，靠銷售員提交的資料來核定賒銷額，并且沒有核實(shí)資料的真實(shí)性。為了吸引大量客戶，擴(kuò)大銷售額，為公司帶來效益，該公司在沒有對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估和控制的情況下盲目執(zhí)行賒銷。賒銷后，由于業(yè)務(wù)員未明確個(gè)人的工作范圍出現(xiàn)私自換崗的情況，導(dǎo)致一些銷售業(yè)務(wù)難以順利執(zhí)行。例如，該公司在2020年8月11日銷售一批4.3萬元的貨物給岳陽(yáng)榮云批發(fā)公司，因?yàn)樵狸?yáng)榮云批發(fā)公司為老客戶所以該公司未對(duì)岳陽(yáng)榮云批發(fā)公司進(jìn)行當(dāng)下的授信評(píng)估，沒有及時(shí)得知岳陽(yáng)榮云批發(fā)公司早已陷入財(cái)政危機(jī)，無法支付貨款，而業(yè)務(wù)員王某在此期間已經(jīng)從銷售業(yè)務(wù)員換到倉(cāng)庫(kù)管理員的崗位，該筆訂單沒有按時(shí)跟進(jìn)，以至于該筆貨款無法收回。應(yīng)收賬款管理不嚴(yán)湖南永和食品有限公司采用的賒銷模式雖然在一定程度上提高了該公司的銷售額和銷售數(shù)量，但也存在應(yīng)收賬款難以收回的問題，對(duì)公司的收款質(zhì)量產(chǎn)生了不利影響，大大增加的壞賬損失率。如表3所示，該公司2018年到2020年賒銷賬款占銷售收入的比例先上升后下降，但賒銷賬款逐年增加，在2020年達(dá)269.45萬元。壞賬損失和壞賬損失率也在不斷上升，在2020年分別為74.73萬元和27.58%，這說明該公司越來越多的應(yīng)收賬款不能收回，利潤(rùn)損失得越來越多，并且壞賬損失率增長(zhǎng)率一直高于賒銷賬款占銷售收入的增長(zhǎng)率，久而久之將會(huì)影響企業(yè)資金鏈條的流動(dòng)性。究其原因，第一，該公司領(lǐng)導(dǎo)人過于重視銷售額，忽視了催收賬款，沒有在公司建立催收賬款的相關(guān)部門，也沒有明確的催款制度，導(dǎo)致員工的工作重心偏向于銷售，在催收應(yīng)收賬款工作上有所懈怠。第二，因?yàn)樵摴驹阡N售額上過度依賴經(jīng)銷商，所以在多數(shù)催款情況下為了維護(hù)雙方的合作關(guān)系，不會(huì)選擇走法律途徑，這加大了公司的催款難度。第三，財(cái)務(wù)部門和銷售部門相互推卸責(zé)任，催款工作難以明確，降低了催收賬款的速度，錯(cuò)過了最佳的催收時(shí)機(jī)。表2湖南永和食品有限公司2018年-2020年壞帳損失分析表2018年2019年2020年賒銷賬款/銷售收入34.05%35.71%33.51%賒銷賬款（萬元）244.50267.83269.45壞賬損失（萬元）45.6563.9074.31壞賬損失率18.61%23.86%27.58%公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)優(yōu)化產(chǎn)品銷售模式豐富產(chǎn)品銷售模式湖南永和食品有限公司的銷售額過度依賴與經(jīng)銷商，長(zhǎng)時(shí)間處于被動(dòng)狀態(tài)，需要及時(shí)豐富產(chǎn)品銷售模式。該企業(yè)可以跟緊時(shí)代潮流進(jìn)駐電商領(lǐng)域，面向廣大消費(fèi)者，致力生產(chǎn)自己的品牌，對(duì)消費(fèi)者進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，了解并滿足消費(fèi)者的口感及其他需求，把握產(chǎn)品的定價(jià)與銷售流向，適應(yīng)市場(chǎng)風(fēng)格的轉(zhuǎn)換。可以和電商公司合作進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)直播和網(wǎng)絡(luò)銷售，擴(kuò)大自身知名度，樹立品牌形象。線上銷售省去了經(jīng)銷商環(huán)節(jié)，直面消費(fèi)者，還可以降低營(yíng)運(yùn)成本。該公司應(yīng)該與主要的幾個(gè)快遞公司合作，擴(kuò)大線上銷售的區(qū)域范圍。公司也可以開設(shè)自己的門店，適當(dāng)進(jìn)行促銷活動(dòng)，在一定程度上能夠吸引消費(fèi)者的注意、增加銷售量，也讓消費(fèi)者在家附近就能買到該公司的產(chǎn)品。還可以建立小區(qū)消費(fèi)微信群，在群里統(tǒng)一訂貨，送貨上門，既方便消費(fèi)者購(gòu)買又?jǐn)U大了消費(fèi)群體，也減少了小金額銷售單的數(shù)量，減輕了單量處理的工作量，還能減輕宣傳壓力，除此以外公司也應(yīng)該一邊實(shí)現(xiàn)多元化的銷售模式一邊加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有銷售模式的管理，達(dá)到利益最大化的平衡點(diǎn)。圖2多元化銷售模式分析圖提高銷售人員和財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)“得人才，得天下”，有了多元化的銷售模式，就需要先進(jìn)的人才來管理銷售模式，所以該公司應(yīng)該建立嚴(yán)格的人才錄用機(jī)制，對(duì)與銷售部門老員工實(shí)施自愿參加培訓(xùn)的措施，通過獎(jiǎng)勵(lì)的方式鼓勵(lì)老員工學(xué)習(xí)新的銷售模式和銷售知識(shí)，并且將員工的學(xué)習(xí)成果納入考核，給予學(xué)習(xí)先進(jìn)分子更大的上升空間，比如：晉升崗位，提高工資和增加福利待遇等。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，定期邀請(qǐng)專家到公司進(jìn)行培訓(xùn)，銷售部門人員主要從銷售模式、溝通技術(shù)、市場(chǎng)情況等方面進(jìn)行培訓(xùn)，財(cái)務(wù)部門人員主要從財(cái)務(wù)崗位技能、財(cái)經(jīng)法律法規(guī)等方面進(jìn)行培訓(xùn)，并對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行考核，將考核內(nèi)容納入到崗位績(jī)效評(píng)定中。表3提高工作人員綜合素質(zhì)計(jì)劃表部門名稱培訓(xùn)內(nèi)容考核考核等級(jí)及獎(jiǎng)勵(lì)銷售部1、學(xué)習(xí)新的銷售模式及知識(shí)；2、強(qiáng)化溝通技巧；3、了解市場(chǎng)近況。試卷考核A：100-90分（獎(jiǎng)金2000元或晉升一級(jí)或多級(jí)崗位）B：89-80分（獎(jiǎng)金1000元或晉升一級(jí)崗位）C：79-60分（獎(jiǎng)金500元）D：60分以下財(cái)務(wù)部實(shí)踐性的崗位技術(shù)培訓(xùn)，分為出納、會(huì)計(jì)、稅務(wù)。財(cái)經(jīng)法規(guī)、職業(yè)道德。實(shí)操考試A：100-90分（獎(jiǎng)金800元）B：89-80分（獎(jiǎng)金600元）C：79-60分（獎(jiǎng)金400元）D：60分以下完善客戶信用評(píng)估制度和流程成立債權(quán)管理部進(jìn)行信用銷售管理隨著時(shí)間的積累賬款大面積逾期并且越來越多，更加說明了該公司完善信用銷售管理制度的必要性。該公司應(yīng)該制定合理的客戶信用評(píng)估制度，劃分信用風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。該公司可從財(cái)務(wù)、銷售等部門抽調(diào)專業(yè)人員組建單獨(dú)的債權(quán)管理部，從而形成財(cái)務(wù)部門和銷售部門相互制衡的有效機(jī)制，明確分工，提高收債效率。新部門的工作內(nèi)容如下：（1）搜集、整理客戶的基本信息，建立客戶信用檔案；（2）對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)級(jí)，根據(jù)評(píng)級(jí)確認(rèn)其信用銷售額度，堅(jiān)持嚴(yán)格的售前審核政策，對(duì)有巨大風(fēng)險(xiǎn)的訂單說“不”；（3）實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟進(jìn)客戶的重大內(nèi)部及財(cái)務(wù)變動(dòng)情況；（4）時(shí)刻關(guān)注應(yīng)收賬款的變動(dòng)情況，并根據(jù)實(shí)際情形及時(shí)調(diào)整回收計(jì)劃；（5）編制應(yīng)收賬款明細(xì)表，并審核；（6）催收到期應(yīng)收賬款，對(duì)產(chǎn)生逾期的情況要分析其原因，并制定具體的收款方案；（8）最后由銷售會(huì)計(jì)完成貨款結(jié)算工作。新部門工作內(nèi)容流程圖財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)收賬款主管銷售部銷售會(huì)計(jì)審核審核核對(duì)催收賬款關(guān)注應(yīng)收賬款變動(dòng)情況編制應(yīng)收賬款明細(xì)表核對(duì)催收賬款關(guān)注應(yīng)收賬款變動(dòng)情況編制應(yīng)收賬款明細(xì)表制定催收方案并實(shí)施整理信息、建立信用檔案跟進(jìn)客戶財(cái)務(wù)變動(dòng)狀況制定催收方案并實(shí)施整理信息、建立信用檔案跟進(jìn)客戶財(cái)務(wù)變動(dòng)狀況貨款結(jié)算確認(rèn)信用評(píng)級(jí)確認(rèn)信用額度貨款結(jié)算確認(rèn)信用評(píng)級(jí)確認(rèn)信用額度圖3債權(quán)管理部工作流程圖使用EXCEL軟件對(duì)客戶信息進(jìn)行管理該公司可以順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展潮流運(yùn)用Excel表來進(jìn)行客戶信息管理，這樣可以方便公司及時(shí)準(zhǔn)確的查詢到客戶信息，能夠時(shí)刻更新客戶各方面變動(dòng)的情況，確?？蛻粜畔⒌娜嫘?。它也能減少統(tǒng)計(jì)客戶數(shù)據(jù)的時(shí)間，減輕了員工的工作量，提高了工作效率。最主要的是通過信息整理了解客戶的信用等級(jí)情況，初步判斷出客戶的償債能力，以此公司管理人員可以得出有效的銷售方案，在一定程度上保障公司營(yíng)業(yè)利潤(rùn)，規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn)。將每個(gè)客戶的基本信息錄入到Excel表中形成客戶信息檔案?？蛻粜畔⒅饕蛻裘Q、客戶地址、客戶銀行賬號(hào)、客戶稅號(hào)、信用等級(jí)等等。此客戶信息檔案將客戶分成三個(gè)等級(jí)，分別為重要安全（A級(jí)）、普通安全（B級(jí)）、重要危險(xiǎn)（C級(jí)）、普通危險(xiǎn)（D級(jí)），“累積欠款額”和“累積交易額”能夠體現(xiàn)出客戶和該公司的交易關(guān)系。員工可以在Excel表中按Ctrl+H搜索客戶全稱即可獲取客戶信息。圖4公司客戶信息檔案表完善應(yīng)收賬款管理制度提高銷售回款在業(yè)務(wù)員考核體系中的比重湖南永和食品有限公司應(yīng)改變銷售人員績(jī)效考核體系，提高應(yīng)收賬款的回籠情況在業(yè)務(wù)員考核體系中的比重，明確與績(jī)效工資掛鉤的銷售責(zé)任制度，對(duì)業(yè)務(wù)員的業(yè)績(jī)實(shí)行產(chǎn)品銷售額與應(yīng)收賬款回籠雙指標(biāo)考核，并提高該考核指標(biāo)占績(jī)效工資的比例，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)表現(xiàn)良好的業(yè)務(wù)員予以嘉獎(jiǎng)，對(duì)沒有完成相應(yīng)指標(biāo)的業(yè)務(wù)員實(shí)行懲罰，以此來強(qiáng)化業(yè)務(wù)員的警惕意識(shí)，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性?？?jī)效考核體系分為三個(gè)等級(jí)，并以合同規(guī)定的應(yīng)收賬款償債期限為基準(zhǔn)。第一級(jí)，在合同規(guī)定期限內(nèi)收到回款，該業(yè)務(wù)員當(dāng)月的績(jī)效獎(jiǎng)金為當(dāng)月銷售額的績(jī)效獎(jiǎng)金加上該筆回款金額的0.5%；第二級(jí)，在合同規(guī)定期限后收到回款，并且該筆應(yīng)收賬款沒有發(fā)生壞賬，該業(yè)務(wù)員當(dāng)月的績(jī)效獎(jiǎng)金為當(dāng)月銷售額的績(jī)效獎(jiǎng)金加上該筆回款金額的0.3%；第三級(jí)，在合同規(guī)定期限后未收到回賬款，并且該筆應(yīng)收賬款發(fā)生了壞賬，對(duì)業(yè)務(wù)員實(shí)行當(dāng)月銷售額的績(jī)效獎(jiǎng)金扣除400元。表4業(yè)務(wù)員績(jī)效考核體系收回時(shí)間是否發(fā)生壞賬回款系數(shù)績(jī)效獎(jiǎng)金（元）合同規(guī)定期限內(nèi)否0.5%銷售收入*收入系數(shù)+回款金額*0.5%合同規(guī)定期限后否0.3%銷售收入*收入系數(shù)+回款金額*0.3%合同規(guī)定期限后是0銷售收入*收入系數(shù)-400設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備金賬戶湖南永和食品有限公司存在大量難以收回的應(yīng)收賬款，公司很可能會(huì)遇到意想不到的的風(fēng)險(xiǎn)，在這樣的情況下，公司應(yīng)該考慮謹(jǐn)慎性原則，除了加強(qiáng)客戶信用管理和回收賬款管理還需要設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備金賬戶，才能更好的防范風(fēng)險(xiǎn)、減少損失。公司可以根據(jù)賬齡分析法以應(yīng)收賬款數(shù)額為基礎(chǔ)按比例計(jì)提信用風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備金到這個(gè)賬戶里，要及時(shí)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行核對(duì)，至少每個(gè)季度核對(duì)兩次。準(zhǔn)備金一但計(jì)提便不能輕易動(dòng)用該賬戶的資金，只有當(dāng)企業(yè)遭遇類似于此次新冠疫情的突發(fā)事件出現(xiàn)資金周轉(zhuǎn)困難情況時(shí)，才可以取出緩解公司的運(yùn)營(yíng)壓力，幫助企業(yè)在困境中度過難關(guān)。公司可將應(yīng)收賬款整理為1年以內(nèi)、1-3年、3年以上三個(gè)部分，每一部分的按不同比例比計(jì)提準(zhǔn)備金。如根據(jù)該公司2020年12月31日應(yīng)收賬款余額表編制出按一定比例計(jì)提的“準(zhǔn)備金賬戶計(jì)提金額表”。表5“應(yīng)收賬款”準(zhǔn)備金賬戶計(jì)提金額表單位：萬元賬齡賬面余額計(jì)提比例（%）準(zhǔn)備金1年以內(nèi)269.4538.091-3年125.53810.053年以上65.593019.67合計(jì)460.5737.81評(píng)價(jià)湖南永和食品有限公司銷售與收款內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)首先實(shí)現(xiàn)銷售模式多元化，打破過度依賴經(jīng)銷商的局面，開拓銷售渠道，吸引更多的合作商家和消費(fèi)者，讓該公司能夠更加直接的面向廣大消費(fèi)者，及時(shí)吸取消費(fèi)者反饋的信息，滿足消費(fèi)者需求，在改良的基礎(chǔ)上勇敢創(chuàng)新，促進(jìn)該公司產(chǎn)品的更新，該公司的營(yíng)業(yè)額也會(huì)因此得到大幅度上升，有更多的資金致力于產(chǎn)品研發(fā)，也促進(jìn)了市場(chǎng)占有率的提高。此方案用具體的措施建議該公司重視員工綜合素質(zhì)和專業(yè)技能的培養(yǎng)，培養(yǎng)了多樣化的人才促進(jìn)了多元化的銷售模式的發(fā)展，用獎(jiǎng)勵(lì)的方式鼓勵(lì)員工學(xué)習(xí)，提高員工工作的積極性，同時(shí)塑造積極向上的企業(yè)文化氛圍。該公司建立債權(quán)管理部門進(jìn)行信用銷售管理能夠準(zhǔn)確的了解客戶的財(cái)務(wù)狀況，降低公司的銷售風(fēng)險(xiǎn)，提高收債效率，避免一定程度的利潤(rùn)損失，更重要的是將信用銷售管理工作系統(tǒng)化，方便辦公和管理。公司運(yùn)用Excel軟件進(jìn)行客戶信息管理，能夠及時(shí)查找客戶信息，及時(shí)做出銷售方案，提高了員工的工作效率。該公司提高銷售回款在績(jī)效獎(jiǎng)金中的比重讓員工重視應(yīng)收賬款回籠的工作，避免管理人員和員工重銷售而輕收款的問題，在一定程度上促進(jìn)了應(yīng)收賬款收回速度，能夠使公司的營(yíng)運(yùn)資金周轉(zhuǎn)得更快，減輕了企業(yè)的營(yíng)運(yùn)負(fù)擔(dān)。該公司設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備金賬戶，可以有效應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，當(dāng)公司陷入經(jīng)濟(jì)危機(jī)時(shí)，可以緩解公司壓力。

參考資料[