湖南思斯零售有限公司采購與付款制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì) 目錄1公司簡(jiǎn)介12公司采購與銷售經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀13公司采購與付款管理存在的問題23.1采購付款管理不合理23.2采購商品驗(yàn)收入庫管理不規(guī)范23.3商品退貨管理不當(dāng)23.4采購?fù)鶃韺?duì)賬不明晰24公司采購與付款制度優(yōu)化設(shè)計(jì)34.1完善采購付款管理34.1.1規(guī)范采購付款審批制度34.1.2劃分供應(yīng)商等級(jí)34.2完善采購商品驗(yàn)收入庫管理44.2.1成立驗(yàn)收稽查小組44.2.2實(shí)行員工激勵(lì)制度44.3規(guī)范退貨管理44.4制定供應(yīng)商往來款對(duì)賬制度54.4.1每月對(duì)賬54.4.2每季清賬65小結(jié)6參考資料7湖南思斯零售有限公司采購與付款制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1公司簡(jiǎn)介湖南思斯零售有限公司（以下簡(jiǎn)稱思斯）位于岳陽市大順物流園，是一家關(guān)注民生的互聯(lián)網(wǎng)“新零售”平臺(tái)，主要定位是解決家庭消費(fèi)者的日常需求，提供包括蔬菜水果，肉禽水產(chǎn)，米面糧油，日用百貨等全品類精選商品，產(chǎn)品種類繁多，價(jià)格實(shí)惠，比拼多多等各大電商平臺(tái)的價(jià)格便宜。思斯從2014年發(fā)展至今已經(jīng)經(jīng)歷了五個(gè)階段：=1\*GB3①2014.05—2015.05門店自配送階段=2\*GB3②2015.05—2016.02網(wǎng)倉階段=3\*GB3③2016.02—2016.08配送站階段=4\*GB3④2016.08—2017.07手抄單階段=5\*GB3⑤2017.07—至今下單系統(tǒng)上線思斯依托社區(qū)實(shí)體便利店，采用線下商店與線上零售平臺(tái)相結(jié)合的銷售模式，通過“預(yù)售+自提”的模式為用戶提供服務(wù)，堅(jiān)持不斷改進(jìn)，不斷完善，為用戶提供更舒適的銷售服務(wù)。2公司采購與銷售經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀思斯公司銷售模式靈活新穎，采購相對(duì)穩(wěn)定集中。公司面向的消費(fèi)者主要是家庭，對(duì)于商品的品質(zhì)要求相對(duì)較高。目前公司70%以上的商品都是由指定供應(yīng)商供應(yīng)，且公司持有這些指定供應(yīng)商50%以上股份，能保證及時(shí)提供優(yōu)質(zhì)商品。供應(yīng)商大多是中型企業(yè)，信譽(yù)可靠，公司一直按照合同規(guī)定采購指定供應(yīng)商的商品，采購與付款業(yè)務(wù)較為安全可靠，風(fēng)險(xiǎn)可控。圖1公司商品銷售模式公司總部管理人員相對(duì)集中，內(nèi)部控制相關(guān)的信息能夠收集與口頭傳遞，具有一定的靈活性。每日凌晨上線新品開賣，特價(jià)商品上午10點(diǎn)開賣。所有商品今日下單，次日下午4點(diǎn)到門店自提，出售商品均享受100%售后服務(wù)。由于銷售的時(shí)效性比較強(qiáng)，對(duì)采購的及時(shí)性要求很高。3公司采購與付款管理存在的問題3.1采購付款管理不合理公司采購部門對(duì)于新供應(yīng)商的選擇在沒有審核其資質(zhì)、供應(yīng)情況與急需貨物的前提下，直接簽訂采購合同。財(cái)務(wù)部付款審核人輕信采購部門的解釋，輕易簽字。財(cái)務(wù)人員輕信“熟人”，將款項(xiàng)打入其私人賬戶。這樣導(dǎo)致公司資金出現(xiàn)不合理的使用，造成財(cái)務(wù)虧損，支出渠道出現(xiàn)問題。同時(shí)，公司在選擇新供應(yīng)商時(shí)，對(duì)其商業(yè)信用、供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面是否達(dá)標(biāo)一無所知的情況下，卻采取了預(yù)付款的方式。按照慣例，一般新增供應(yīng)商的采購?fù)遣捎矛F(xiàn)付或延付兩種交易方式，而不應(yīng)該采取預(yù)付方式。這樣會(huì)導(dǎo)致公司負(fù)擔(dān)商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，也會(huì)產(chǎn)生資金周轉(zhuǎn)風(fēng)險(xiǎn)。3.2采購商品驗(yàn)收入庫管理不規(guī)范公司當(dāng)天根據(jù)各個(gè)地區(qū)的訂單，通知供應(yīng)商直接將商品送到各個(gè)地區(qū)的倉庫驗(yàn)收入庫，再通過各個(gè)地區(qū)的倉庫，將商品送到各個(gè)自提門店，公司總部會(huì)根據(jù)各個(gè)地區(qū)倉庫反映的驗(yàn)收情況，付款給供應(yīng)商。一旦供應(yīng)商提供的商品變質(zhì)或有所損壞，數(shù)量出現(xiàn)短缺，供應(yīng)商為了避免被投訴，會(huì)給倉庫負(fù)責(zé)人益處，使得其隱瞞驗(yàn)收情況。長(zhǎng)此以往，使得公司管理處于被動(dòng)狀態(tài)，在消費(fèi)者的口碑中受到影響。3.3商品退貨管理不當(dāng)公司商品在經(jīng)過各大自提門店銷售給消費(fèi)者后，有時(shí)會(huì)發(fā)生一些質(zhì)量上和數(shù)量上的問題，比如商品包裝物破損，數(shù)量短缺，商品變質(zhì)等。出現(xiàn)這些問題都是自提門店管理者先解決后反饋，對(duì)商品出現(xiàn)的不同問題解決時(shí)間相同，工作效率不高，時(shí)常采購部收不到有關(guān)商品的反饋，無法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行正確的考量。這樣導(dǎo)致公司部門間職責(zé)不明，管理上處于被動(dòng)，經(jīng)濟(jì)效益受到損害。3.4采購?fù)鶃韺?duì)賬不明晰公司對(duì)于供應(yīng)商的選擇都是在投資的基礎(chǔ)上，因此，大多數(shù)供應(yīng)商都是公司的關(guān)聯(lián)方。在與供應(yīng)商對(duì)賬的時(shí)候，一般選擇年末。往往在年末又是公司財(cái)務(wù)部最忙的時(shí)候，忙于支付向銀行短期借款的利息、收取應(yīng)收賬款、編制資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表等。公司財(cái)務(wù)部非常信任這些供應(yīng)商，在她們發(fā)來對(duì)賬單的時(shí)候，一般都是直接簽字付款，沒有認(rèn)真對(duì)銀行對(duì)賬單、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、驗(yàn)收單等進(jìn)行核驗(yàn)，由此經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)賬。這樣會(huì)導(dǎo)致公司資金虧損，銀行存款與應(yīng)付賬款明細(xì)金額對(duì)不上，賬面模糊，出具的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，影響公司的經(jīng)營(yíng)。4公司采購與付款制度優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1完善采購付款管理4.1.1規(guī)范采購付款審批制度公司應(yīng)組織相關(guān)部門制定嚴(yán)格的采購與付款審批流程。采購部應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照供應(yīng)商審核流程，提前按照采購計(jì)劃找到適合的貨源，寧缺毋濫。財(cái)務(wù)部若有異議，應(yīng)當(dāng)駁回合同及付款申請(qǐng)，并將情況上報(bào)給總經(jīng)理。圖2供應(yīng)商審核流程在審批權(quán)限上，公司應(yīng)明確各級(jí)相關(guān)人員的職責(zé)與權(quán)限，并建立職權(quán)分離不相容制度。公司采購談判與簽訂合同的不應(yīng)當(dāng)為同一個(gè)人或同一批人，應(yīng)當(dāng)每?jī)扇藶橐唤M，分別負(fù)責(zé)談判與合同的擬定，互不干涉。審批時(shí)實(shí)行按金額大小分級(jí)審批制度，明確責(zé)任人。表1采購審批權(quán)限審批權(quán)限支出用途主要審批人舉例10萬元內(nèi)一般經(jīng)營(yíng)活動(dòng)支出財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人舉辦年會(huì)10-100萬元重大的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)支出總經(jīng)理簽訂額度內(nèi)采購合同100萬元以上特別重大的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)總經(jīng)理室集體決策投資供應(yīng)商4.1.2劃分供應(yīng)商等級(jí)公司應(yīng)制定明確的供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，按照供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行等級(jí)劃分，對(duì)不良供應(yīng)商實(shí)行淘汰制，對(duì)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制，并對(duì)貨款支付時(shí)間優(yōu)先次序?qū)嵭袑?duì)應(yīng)調(diào)整。表2供應(yīng)商等級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)參照表供應(yīng)商等級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)獎(jiǎng)罰措施付款管理A提供的貨物在合同有效期內(nèi)未出現(xiàn)過問題，且商品受到消費(fèi)者的廣泛好評(píng)簽定長(zhǎng)期合作協(xié)議，并享有優(yōu)先付款權(quán)可預(yù)付款、現(xiàn)款或賬期B提供的貨物在合同有效期內(nèi)未出現(xiàn)過問題主動(dòng)續(xù)期，并就長(zhǎng)期合作提出改進(jìn)措施一般采取賬期結(jié)算，按合同約定日付款C提供的貨物出現(xiàn)數(shù)量短缺或質(zhì)量有所損壞，協(xié)商過程中態(tài)度良好，積極協(xié)商解決問題協(xié)商溝通，后期再發(fā)生問題中止合同驗(yàn)貨后付款，扣除部分質(zhì)保金D提供的貨物出現(xiàn)數(shù)量短缺或質(zhì)量有所損壞，且協(xié)商過程中態(tài)度惡劣超過三次堅(jiān)決淘汰驗(yàn)貨后付款，延期結(jié)算4.2完善采購商品驗(yàn)收入庫管理4.2.1成立驗(yàn)收稽查小組公司應(yīng)當(dāng)在原有的驗(yàn)收入庫制度上加上公司總部人員的監(jiān)督，確保驗(yàn)收情況的真實(shí)性。公司成立稽查小組，負(fù)責(zé)每個(gè)地區(qū)倉庫的驗(yàn)收情況。小組成員可以不定期的去各大倉庫管轄的自提店走訪，了解商品發(fā)放的情況，數(shù)量與質(zhì)量方面的問題。對(duì)于稽查小組內(nèi)部的分工應(yīng)當(dāng)明確，可以采用輪流管轄各大地區(qū)倉庫。每個(gè)小組成員分別管理一個(gè)分倉庫，每個(gè)季度輪流一次。稽查小組的組長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)起到督促與統(tǒng)籌的作用，解決成員遇到的問題，制定稽查的大致方向。組長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)不定期的去分倉庫和自提店走訪，了解情況，以防遺漏信息和小組成員偷懶。4.2.2實(shí)行員工激勵(lì)制度公司應(yīng)當(dāng)設(shè)置員工激勵(lì)管理制度，激發(fā)員工的工作熱情。獎(jiǎng)罰分明，管理規(guī)則清晰明了，條例細(xì)化，側(cè)重于為員工方面著想，更有利于公司對(duì)員工的管理。對(duì)于驗(yàn)收入庫反映情況屬實(shí)的，應(yīng)當(dāng)給予績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于自我反省在工作上的不足屬實(shí)的，可以給予安慰獎(jiǎng)，只限三次，同時(shí)應(yīng)當(dāng)給予批評(píng)；對(duì)于公司內(nèi)部存在的不合理管理方式，提出修改建議并被采納的，應(yīng)當(dāng)給予表揚(yáng)獎(jiǎng)等。若對(duì)公司有重大貢獻(xiàn)的，可以破格晉升。4.3規(guī)范退貨管理對(duì)于消費(fèi)者提出的退貨問題，確實(shí)需要門店自提店員工的迅速處理，來挽留公司在消費(fèi)者心中的口碑和信用。公司同時(shí)也應(yīng)當(dāng)要求自提店員工及時(shí)將問題向公司的退貨部門反映，將相關(guān)處理辦法的依據(jù)一并提交。當(dāng)消費(fèi)者向自提店員工反映自己收到的水果不新鮮甚至壞掉了，當(dāng)班員工可以讓消費(fèi)者將水果變質(zhì)問題拍照或者直接將有損失的水果送到門店，經(jīng)至少2名以上員工根據(jù)實(shí)際情況確定是否屬實(shí)后，給出讓消費(fèi)者滿意的解決答案。同時(shí)，當(dāng)班員工應(yīng)及時(shí)將情況反饋給門店采購負(fù)責(zé)人，當(dāng)天就向公司退貨部反映情況，指出是哪家供應(yīng)商供應(yīng)的水果出現(xiàn)問題，向其發(fā)送與受損消費(fèi)者的聊天截圖和水果受損情況的照片或視頻，轉(zhuǎn)述解決辦法并提交相應(yīng)的證明，由采購負(fù)責(zé)人聯(lián)系供應(yīng)商辦理退貨或重新供貨，并提出后期此類問題的解決方案。圖3商品退貨流程公司銷售部可以將消費(fèi)者退貨分為經(jīng)營(yíng)性退貨和質(zhì)量性退貨，根據(jù)退貨性質(zhì)來確定退貨時(shí)間。經(jīng)營(yíng)性退貨是指?jìng)}庫在發(fā)配貨物去自提門店，由于工作人員的失誤出現(xiàn)數(shù)量上的短缺；質(zhì)量性退貨是指商品在質(zhì)量上存在的問題，如包裝物破損，商品不新鮮等。通過統(tǒng)計(jì)兩種性質(zhì)的退貨數(shù)量，分析商品被退貨的原因，再與采購部協(xié)商，調(diào)整該類商品的采購渠道和供應(yīng)商。表3商品退貨時(shí)間退貨性質(zhì)退貨時(shí)間經(jīng)營(yíng)性退貨消費(fèi)者收到貨物后7天內(nèi)質(zhì)量性退貨發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題后3天內(nèi)4.4制定供應(yīng)商往來款對(duì)賬制度4.4.1每月對(duì)賬公司財(cái)務(wù)部可以采用每月對(duì)賬的形式，查看應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額。公司可以要求供應(yīng)商每月末將根據(jù)送貨回單編制的對(duì)賬單送來財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)各部門提供的有關(guān)單據(jù)核對(duì)對(duì)賬單上的商品名稱、數(shù)量、單價(jià)，來確定每月記錄應(yīng)付賬款明細(xì)賬金額的正確性。無誤后，財(cái)務(wù)部會(huì)在次月上旬回簽對(duì)賬單。公司財(cái)務(wù)部用于對(duì)賬的資料要整理清楚，對(duì)于供應(yīng)商提供的對(duì)賬單中沒有公章或財(cái)務(wù)專用章的，不予對(duì)賬；供應(yīng)商提供的不完整對(duì)賬資料，不予對(duì)賬；供應(yīng)商只能提供銷售部門的賬目卻沒有財(cái)務(wù)部門的賬目，不予對(duì)賬；供應(yīng)商只提供余額沒有明細(xì)的應(yīng)付賬款，不予對(duì)賬。財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)每月末將銀行存款對(duì)賬單與應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬進(jìn)行對(duì)賬，了解收支情況并保證其正確性。4.4.2每季清賬公司財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)向上級(jí)申請(qǐng)?jiān)诓块T內(nèi)部采用每季清賬的方式來整理賬目，取得同意后才可執(zhí)行。在期末，一個(gè)供應(yīng)商既有應(yīng)付賬款未清余額，又有預(yù)付賬款未清余額的，財(cái)務(wù)部需要對(duì)其進(jìn)行清賬，以避免資產(chǎn)負(fù)債表上金額的虛增。財(cái)務(wù)部將每個(gè)月審核無誤的對(duì)賬單整理出來，與其他賬本一起進(jìn)行供應(yīng)商清賬，使日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)方面的收支情況一目了然。圖4供應(yīng)商余額5小結(jié)湖南思斯零售有限公司作為新型的互聯(lián)網(wǎng)銷售模式，應(yīng)當(dāng)更加注重采購與付款業(yè)務(wù)流程方面，細(xì)節(jié)決定成敗。此次優(yōu)化設(shè)計(jì)，對(duì)公司加強(qiáng)了采購監(jiān)督力度，完善采購付款管理，并根據(jù)驗(yàn)收后入庫付款、供應(yīng)商的信用程度，不同的供應(yīng)商選擇不同的付款管理方式；規(guī)范商品驗(yàn)收入庫的管理，規(guī)范員工職業(yè)操守行為，獎(jiǎng)罰分明，形成良好的工作氛圍；加強(qiáng)供應(yīng)商往來對(duì)賬工作，及時(shí)清理核對(duì)賬款，確保賬務(wù)準(zhǔn)確。通過優(yōu)化設(shè)計(jì)后，公司的采購與付款制度管理更加的完善與合理，節(jié)約了一部分的資金流；加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商的管理，使供應(yīng)商賬戶余額清晰明了；加強(qiáng)了員工的素質(zhì)建設(shè)，提高了工作積極性，促進(jìn)了公司經(jīng)營(yíng)。

參考資料[1]徐耀慶.信息化環(huán)境下采購付款