湖南若凡家居有限公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 公司簡介 湖南若凡家居有限公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)公司簡介湖南若凡家居有限公司始創(chuàng)于2006年，法定代表人為鄧力，公司注冊資本為100萬人民幣，注冊地址為湖南省長沙市岳麓區(qū)西城龍庭365號(hào)。公司的主要經(jīng)營范圍為家具的銷售、家具的安裝、家具設(shè)計(jì)生產(chǎn)、家具和相關(guān)物品修理、物業(yè)管理、場地租賃、貨物倉儲(chǔ)。我們公司由九個(gè)部門組成，分別為采購部、倉儲(chǔ)部、人事部、設(shè)計(jì)部、生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、營銷部、售后部、會(huì)計(jì)部，具體的公司組織架構(gòu)如圖1所示。圖1公司組織架構(gòu)圖公司存貨內(nèi)部控制存在的主要問題2.1采購計(jì)劃不明確雖然公司有一定的采購計(jì)劃，但是可以看出來其采購計(jì)劃并不是十分的明確，只是把上季度的一個(gè)采購預(yù)算稍稍改動(dòng)就直接作為一個(gè)新的采購計(jì)劃來實(shí)行，有很多方面的因素都沒有考慮，主要是欠缺以下三點(diǎn)考慮：首先沒有和生產(chǎn)部以及銷售部溝通協(xié)商公司實(shí)際對(duì)于原材料的需求，其次是沒有和倉儲(chǔ)部確認(rèn)上個(gè)季度公司留存的存貨從而根據(jù)留存貨物做一個(gè)詳細(xì)的采購計(jì)劃，最后是公司沒有考慮市場的變化，當(dāng)公司因?yàn)槭袌鲎兓s小采購量時(shí)，這個(gè)時(shí)候采購部沒有考慮到該因素購買了遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出預(yù)算的采購量會(huì)導(dǎo)致存貨積壓給公司造成損失。2.2供應(yīng)商管理制度不健全公司為了減少選擇供應(yīng)商的成本，就只認(rèn)定剛開始合作的第一家供應(yīng)商，雖然這在一定程度上的確減少了選擇供應(yīng)商的成本，但就因?yàn)檫@舉動(dòng)也可能給公司帶來無法挽回的損失，當(dāng)供應(yīng)商因?yàn)樽陨淼脑驅(qū)е庐a(chǎn)品出現(xiàn)了問題或者是不能按時(shí)交貨等等情況便會(huì)弄得公司束手無策。這個(gè)時(shí)候公司也沒有一個(gè)對(duì)供應(yīng)商的考評(píng)制度，只是一味地遵循第一選擇，當(dāng)市場發(fā)生變化時(shí)，其他的供應(yīng)商隨之提高了貨物質(zhì)量，降低了貨物的價(jià)格，而公司選擇的這家供應(yīng)商仗著公司對(duì)其的依賴性依然按照原來的供貨價(jià)格給到公司，公司這時(shí)還被蒙在鼓里，這不僅沒有為公司減少成本反而給公司增加了采購成本，這就是供應(yīng)商制度不健全造成的后果。2.3存貨驗(yàn)收入庫安排不合理公司目前的驗(yàn)收入庫流程是倉儲(chǔ)部直接對(duì)即將入庫的原材料進(jìn)行檢查，檢查認(rèn)為合格的則留下，認(rèn)為不合格則退回，倉儲(chǔ)部既要對(duì)原材料進(jìn)行驗(yàn)收又要保管，自然而然為了節(jié)省自身的時(shí)間只是敷衍性地按照入庫單大致清點(diǎn)了一下原材料數(shù)量就草草地入庫，沒有把不合格的產(chǎn)品篩選出來，這樣子的一個(gè)驗(yàn)收入庫安排實(shí)際上是非常不合理的，首先倉儲(chǔ)部的員工并沒有判斷該原材料是否合格的能力，其次當(dāng)一批不合格的存貨被當(dāng)作合格品驗(yàn)收入庫時(shí)其后果可想而知，不僅可能會(huì)影響后續(xù)的生產(chǎn)嚴(yán)重的話甚至?xí)绊懝镜拿u(yù)。2.4存貨倉儲(chǔ)管理不足因?yàn)楣臼羌揖哳惖墓舅员P點(diǎn)成本相對(duì)于其他公司來說較高，因此為了節(jié)約盤點(diǎn)成本只是在剛?cè)霂鞎r(shí)對(duì)存貨進(jìn)行過一次盤點(diǎn)，之后就再也沒有進(jìn)行過盤點(diǎn)，看似節(jié)約了盤點(diǎn)成本實(shí)際上導(dǎo)致公司增加了許多其他不必要的成本。當(dāng)存貨要出庫時(shí)發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，這時(shí)候又要花費(fèi)比原先高幾倍的價(jià)格去采購缺少的那一部分存貨。然后由于公司從招聘到員工上崗只花費(fèi)了比較少的時(shí)間，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)員工職責(zé)不清的情況，對(duì)于存貨的排放各員工也是五花八門沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這給出庫增加了不少成本。公司對(duì)員工的入職降低了要求，員工自然而然對(duì)自身的要求更低，出庫隨便走個(gè)流程便草草讓人領(lǐng)走了存貨，不僅僅如此即使有閑雜人員隨意進(jìn)入倉庫他們也是無動(dòng)于衷，有時(shí)候甚至出現(xiàn)了貨物丟失的情況，這直接說明了公司倉儲(chǔ)管理存在比較大的問題。3公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)3.1存貨采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)3.1.1制定明確的采購計(jì)劃鑒于公司采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，特作出以下優(yōu)化設(shè)計(jì)，首先由倉儲(chǔ)部對(duì)倉庫的物資進(jìn)行一個(gè)盤點(diǎn)，收集并統(tǒng)計(jì)好物料的一個(gè)庫存情況，再根據(jù)實(shí)際需求確定采購計(jì)劃，其次是生產(chǎn)部，生產(chǎn)部需要根據(jù)本季度的銷售計(jì)劃分析存貨需求從而確定好本月的生產(chǎn)計(jì)劃，確定好生產(chǎn)計(jì)劃后編制一個(gè)物料申請單，最后采購部門匯總好各部門的采購需求編制一個(gè)采購總計(jì)劃，然后經(jīng)過層層審批最終敲定采購計(jì)劃。具體的流程如圖2所示。倉儲(chǔ)部生產(chǎn)部采購部物料總監(jiān)財(cái)務(wù)部倉儲(chǔ)部生產(chǎn)部采購部物料總監(jiān)財(cái)務(wù)部統(tǒng)計(jì)好物料庫存情況確定生產(chǎn)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)好物料庫存情況確定生產(chǎn)計(jì)劃確定采購計(jì)劃編制物料申請單確定采購計(jì)劃編制物料申請單匯總各部門采購計(jì)劃匯總各部門采購計(jì)劃審批審批審批審批編制采購總計(jì)劃編制采購總計(jì)劃圖2采購計(jì)劃制定流程圖3.1.2制定合理的供應(yīng)商管理制度針對(duì)公司在供應(yīng)商管理方面出現(xiàn)的各問題特作出以下優(yōu)化設(shè)計(jì)方案，公司應(yīng)減少對(duì)原有供應(yīng)商的依賴，積極開拓新的供應(yīng)商。首先應(yīng)由生產(chǎn)部確定一個(gè)供應(yīng)商的選擇范圍，其次由采購部、質(zhì)檢部和生產(chǎn)部共同制定一個(gè)供應(yīng)商考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)（如表1所示），主要是對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、供貨速度、供貨價(jià)格這三個(gè)方面進(jìn)行考評(píng)，對(duì)于一些各方面都能達(dá)到優(yōu)秀的供應(yīng)商，比如湖南紅木有限公司，我們應(yīng)該與該公司保持良好的合作關(guān)系，對(duì)于一些貨物質(zhì)量高但是可能發(fā)貨速度相對(duì)慢、價(jià)格較高的供應(yīng)商應(yīng)保持著觀望的態(tài)度，比如蘇州萬森木材有限公司我們應(yīng)該與其維持著一般的合作關(guān)系，對(duì)于一些貨物質(zhì)量一般，價(jià)格較低的供應(yīng)商應(yīng)謹(jǐn)慎合作，比如武漢實(shí)業(yè)有限公司這類公司。然后那些雖然價(jià)格低發(fā)貨速度快但質(zhì)量完全得不到保證的供應(yīng)商就可以直接篩選出局了，比如湖南建材有限公司，因?yàn)檫@種質(zhì)量得不到保證的貨物買過來只會(huì)增加公司的倉儲(chǔ)成本完全起不到任何的作用，而且一旦這種產(chǎn)品流入到市面上只會(huì)影響公司的品牌形象，然后質(zhì)檢部將通過考評(píng)制度的供應(yīng)商名單上交到副總經(jīng)理，由副總經(jīng)理審核是否通過，最后由總經(jīng)理簽字通過與公司合作的供應(yīng)商。表1供應(yīng)商考評(píng)表供貨質(zhì)量供貨速度供貨價(jià)格措施湖南紅木有限公司高快合適保持良好的合作關(guān)系廣東佳木有限公司高中等合適蘇州萬森木材有限公司高中等較高維持一般合作關(guān)系上海木材有限公司中等快合適武漢實(shí)業(yè)有限公司一般快較低謹(jǐn)慎合作湖南啟明木材有限公司中等慢較高湖南建材有限公司差快較低不合作3.2存貨驗(yàn)收與倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)3.2.1規(guī)范化存貨驗(yàn)收入庫流程針對(duì)驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)存在的問題，特作出以下的優(yōu)化流程設(shè)計(jì)，首先是供應(yīng)商根據(jù)合同將貨物發(fā)出，然后由采購部門對(duì)其貨物進(jìn)行入庫檢查從而確保即將入庫的貨物數(shù)量與采購單一致，檢查后，如果沒有問題則交由質(zhì)檢部進(jìn)行質(zhì)量檢測，如有問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)是哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，如果是本企業(yè)在運(yùn)輸過程中發(fā)生了差錯(cuò)及時(shí)詢問相關(guān)負(fù)責(zé)人員，如果是供應(yīng)商的問題則在采購部經(jīng)理審批后交由總經(jīng)理審批，然后由供應(yīng)商提出解決方案，其次質(zhì)檢部對(duì)這批存貨進(jìn)行質(zhì)量檢測，同上，如果檢查有問題由供應(yīng)商提出解決方案，沒有問題填寫好質(zhì)量合格單之后可送往倉儲(chǔ)部，最后倉儲(chǔ)部辦理好入庫手續(xù)，這樣一環(huán)扣一環(huán)的入庫流程能夠很好地明確各單位的業(yè)務(wù)職責(zé)，在一定程度上也起到了相互監(jiān)督的作用，一旦哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了差錯(cuò)只需要追蹤到相關(guān)負(fù)責(zé)人即可。具體的流程如圖3所示。倉儲(chǔ)部質(zhì)檢部采購部總經(jīng)理供應(yīng)商倉儲(chǔ)部質(zhì)檢部采購部總經(jīng)理供應(yīng)商檢查數(shù)量是否一致辦理入庫手續(xù)檢查是否合格發(fā)貨檢查數(shù)量是否一致辦理入庫手續(xù)檢查是否合格發(fā)貨有問題時(shí)分析原因供應(yīng)商原因經(jīng)理審批提出解決方案有問題時(shí)分析原因供應(yīng)商原因經(jīng)理審批提出解決方案自身原因內(nèi)部解決自身原因內(nèi)部解決圖3存貨驗(yàn)收入庫流程圖3.2.2嚴(yán)格管理盤點(diǎn)工作因?yàn)楣緦?duì)存貨的盤點(diǎn)少之又少，所以有以下對(duì)盤點(diǎn)工作的優(yōu)化設(shè)計(jì)，首先公司應(yīng)把對(duì)存貨的盤點(diǎn)頻率設(shè)置為一季度一次，然后規(guī)定盤點(diǎn)工作主要由倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)，每次進(jìn)行盤點(diǎn)工作時(shí)，財(cái)務(wù)部需要委派一名財(cái)務(wù)人員去進(jìn)行監(jiān)督，具體的盤點(diǎn)流程應(yīng)該是倉儲(chǔ)部制定一個(gè)科學(xué)的盤點(diǎn)計(jì)劃，然后上報(bào)財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)實(shí)施，當(dāng)盤點(diǎn)工作結(jié)束后，及時(shí)填寫好盤點(diǎn)記錄表一式兩份，由負(fù)責(zé)監(jiān)督的財(cái)務(wù)人員拿走一份上交給財(cái)務(wù)總監(jiān)。對(duì)于盤點(diǎn)過程中出現(xiàn)的存貨積壓情況，應(yīng)及時(shí)查清原因，與各部門積極溝通到底是哪一方面出現(xiàn)了問題，對(duì)于殘次品應(yīng)及時(shí)報(bào)廢處理，對(duì)于還可以補(bǔ)救的產(chǎn)品及時(shí)與生產(chǎn)部溝通解決方案，確保公司承擔(dān)最小的損失。具體的流程如圖4所示。盤點(diǎn)表上交財(cái)務(wù)總監(jiān)倉儲(chǔ)部填寫好盤點(diǎn)表倉儲(chǔ)部制定盤點(diǎn)計(jì)劃財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)實(shí)施盤點(diǎn)表上交財(cái)務(wù)總監(jiān)倉儲(chǔ)部填寫好盤點(diǎn)表倉儲(chǔ)部制定盤點(diǎn)計(jì)劃財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)實(shí)施圖4盤點(diǎn)工作流程圖3.2.3嚴(yán)格制定員工考核制度倉儲(chǔ)人員在入職之前必須參加公司對(duì)于倉儲(chǔ)相關(guān)制度的培訓(xùn)，培訓(xùn)通過后才可以順利入職，培訓(xùn)不通過則一直培訓(xùn)直到通過培訓(xùn)為止，培訓(xùn)是否通過直接與員工的績效考核相關(guān)，第一次培訓(xùn)沒有通過則進(jìn)行二次培訓(xùn)，二次培訓(xùn)后仍然沒有通過考核的員工本月的績效工資減半，三次培訓(xùn)之后依然沒有通過直接取消本月的績效工資，最后一次培訓(xùn)依然沒有通過則進(jìn)行辭退處理。（具體的流程如圖5所示）。不僅僅如此，公司還要確保員工所適用的倉儲(chǔ)規(guī)章制度是最新的規(guī)章制度，所以公司要每月定期進(jìn)行倉儲(chǔ)知識(shí)考試，倉儲(chǔ)考試會(huì)有獎(jiǎng)金的激勵(lì)當(dāng)然也會(huì)有扣工資的懲罰，以此來避免員工順利入職之后便開始渾水摸魚的情況，考試分為理論和實(shí)操兩部分，滿分為一百分，在知識(shí)大賽中兩部分的分?jǐn)?shù)總和加起來達(dá)到八十分及八十分以上則算順利通過考核，分?jǐn)?shù)在九十分以上的超過一分則可以獲得五十元的獎(jiǎng)金，以此類推。獲得一百分的可以拿到八百元的獎(jiǎng)金，而低于八十分以下的，低于一分將扣本月工資二十元，依次類推，四百元封頂。未參加考核者除有特殊原因否則視為棄權(quán)直接扣工資四百元。具體的倉儲(chǔ)知識(shí)大賽標(biāo)準(zhǔn)如表2所示。通過培訓(xùn)順利入職入職培訓(xùn)通過培訓(xùn)順利入職入職培訓(xùn)未未通過培訓(xùn)直到通過培訓(xùn)順利入職，四次機(jī)會(huì)后依然沒有通過則進(jìn)行辭退處理直到通過培訓(xùn)順利入職，四次機(jī)會(huì)后依然沒有通過則進(jìn)行辭退處理指導(dǎo)圖5員工入職考核圖表2倉儲(chǔ)知識(shí)考試標(biāo)準(zhǔn)分?jǐn)?shù)獎(jiǎng)金數(shù)額扣工資數(shù)額80分以下020元*（80-分?jǐn)?shù)）80-90分0091-99分50元*（分?jǐn)?shù)-90）0100分800元0備注：滿分為100分，扣工資400元封頂，未參加考核者除有特殊原因否則視為棄權(quán)直接扣工資400元。3.2.4完善出入庫制度鑒于公司出現(xiàn)了丟失貨物的情況特對(duì)出入庫制度作出以下優(yōu)化設(shè)計(jì)，每一個(gè)進(jìn)入倉庫的人員都要憑借本公司的員工牌才能進(jìn)入，進(jìn)入之后進(jìn)行信息登記，不是本公司的員工禁止進(jìn)入倉庫。貨物出庫流程應(yīng)該更加的嚴(yán)格，首先要有客戶相關(guān)訂單，然后由銷售部審核是否無誤然后開具發(fā)貨單，倉儲(chǔ)部檢查是否無誤開具出庫單然后登記，最后出庫時(shí)必須由銷售人員與倉儲(chǔ)人員同時(shí)在場并且共同在提貨單上簽字確認(rèn)。具體的流程如圖6所示。銷售人員與倉儲(chǔ)人員同時(shí)在場簽字確認(rèn)倉儲(chǔ)部檢查無誤開具出庫單訂單無誤則開具發(fā)貨單銷售部審核訂單銷售人員與倉儲(chǔ)人員同時(shí)在場簽字確認(rèn)倉儲(chǔ)部檢查無誤開具出庫單訂單無誤則開具發(fā)貨單銷售部審核訂單圖6存貨出庫流程圖4評(píng)價(jià)存貨對(duì)任何一個(gè)公司而言都是不可或缺的一部分，對(duì)于家居企業(yè)來說更是重中之重，通過一系列對(duì)公司存貨內(nèi)部控制制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)不僅僅保障了存貨的安全完整，更加速了存貨資金周轉(zhuǎn)，提高了存貨資金使用效益，在一定程度上也預(yù)防了某些漏洞的發(fā)生。優(yōu)化后的采購環(huán)節(jié)結(jié)合各個(gè)因素提高了采購效率，優(yōu)化后的供應(yīng)商管理制度對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行了相互制約從而減少了內(nèi)部人員想要徇私舞弊從中獲取私利的可能性，優(yōu)化后的盤點(diǎn)工作在一定程度上給公司降低了不少成本費(fèi)用，優(yōu)化后的制度也保證了業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保證了會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、合法性、完整性。

參考資料[1]樊旭倩.