湖南嘉寶家居有限公司應(yīng)收賬款管理優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1湖南嘉寶家居有限公司簡介 湖南嘉寶家居有限公司應(yīng)收賬款管理優(yōu)化設(shè)計1湖南嘉寶家居有限公司簡介湖南嘉寶家居有限公司位于長沙市望城區(qū)丁字灣街道辦公園，公司擁有60000平方米的大型工業(yè)園。公司成立于2008年9月17日，資本額有1000萬人民幣，嘉寶家居秉承“客戶滿意高于一切”的經(jīng)營宗旨，公司主要業(yè)務(wù)有家具生產(chǎn)和加工、家具批發(fā)、家具零售、家具安裝、建筑材料銷售、家用電器銷售。公司主要有行政部、財務(wù)部、銷售部、研發(fā)部、設(shè)計部、生產(chǎn)部、倉儲部等部門組成。圖1-1公司組織結(jié)構(gòu)圖2湖南嘉寶家居有限公司應(yīng)收賬款的現(xiàn)狀2.1湖南嘉寶家居有限公司應(yīng)收賬款介紹嘉寶家居公司為了快速發(fā)展，占領(lǐng)市場，應(yīng)收賬款占用了企業(yè)的大部分流動資金，這使得公司表面上的銷售數(shù)據(jù)實現(xiàn)了增加，但只是賬面數(shù)字，沒有變成真正的收入，而當其占比過高時，企業(yè)收不回的風險幾率也將增加，這將造成難以想像的后果。通過研究調(diào)查，下表是湖南嘉寶家居有限公司近3年來的部分財務(wù)數(shù)據(jù)，詳細情況如下。表2-1湖南嘉寶家居部分財務(wù)數(shù)據(jù)單位：萬元年度/項目應(yīng)收賬款發(fā)生額主營業(yè)務(wù)收入流動資產(chǎn)應(yīng)收賬款占主營業(yè)務(wù)收入比例應(yīng)收賬款占流動資產(chǎn)比例2018389.68075.73361.54.82%11.59%2019978.608306.606150.3011.78%15.91%20201473.309297.307539.0015.85%19.54%表2-2嘉寶家居應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率和應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)期年度/項目應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率（次）應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)（天）201820.7317.6120198.4943.0020206.3157.84在家居行業(yè)中，索菲亞家居家居是行業(yè)到的佼佼者，因此我們把索菲亞家居作為我們的對比對象，它做到如今的成就一定有我們值得學(xué)習的地方，根據(jù)搜索到的資料見下表2-3。表2-3索菲亞家居應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率和應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)期年度/項目應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率（次）應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)（天）201835.8910.17201923.2015.73202013.9725.77通常，應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率越高，其周期越小，代表公司嚴格控制銷貨管理，及時結(jié)算，應(yīng)收賬款的回收程度較高，應(yīng)收賬款占用資金的程度也就低，資金的運轉(zhuǎn)加速，公司才能更好運營。而由表2-1和表2-2可知湖南嘉寶家居的銷售額是增加了，但是公司的應(yīng)收賬款占據(jù)主營業(yè)務(wù)和流動資金的部分也值得注意，由表2-1可知嘉寶家居在2018-2020年的主營業(yè)務(wù)收入增加1倍多一點的基礎(chǔ)上，應(yīng)收賬款卻增加了近4倍，使得周轉(zhuǎn)率變低了、周轉(zhuǎn)期變長了，這是一個需要密切關(guān)注的地方。根據(jù)搜索的資料顯示，上表2-3同行業(yè)的索菲亞家居2018-2020年的周轉(zhuǎn)天數(shù)與嘉寶家居相比要優(yōu)秀的多，由此可見公司應(yīng)加強企業(yè)的應(yīng)收賬款管理，盡量的做到銷售多少，收回多少，不要造成長期收不回應(yīng)收賬款的現(xiàn)象，那樣一旦公司出現(xiàn)財務(wù)危機，就很難逆轉(zhuǎn)。2.2湖南嘉寶家居有限公司應(yīng)收賬款制度首先對嘉寶家居的賒銷制度做介紹。由于家居行業(yè)的競爭激烈，在這樣的市場環(huán)境下，單純依賴現(xiàn)銷不利于企業(yè)的發(fā)展，因此公司用用賒欠的銷售，而銷售人員為了自己的利益，并沒有對客戶的情況進行詳細評估就對其簽訂了合同。可想而知這會導(dǎo)致公司的應(yīng)收賬款明顯增加，而公司并沒有建立應(yīng)收賬款管理部門，因此應(yīng)收賬款也并沒有得到有效的管理。在出現(xiàn)款項沒有及時收回時，財務(wù)人員和銷售人員互相推卸責任的情況也屢次出現(xiàn)。其次對嘉寶家居賬齡分析制度做介紹。根據(jù)調(diào)查，公司對近三年的應(yīng)收賬款計提了壞賬準備，1年以內(nèi)（含1年）的計提5%，1－2年（含2年）的計提30%，2年以上的計提60%，詳細情況見下表2-4。表2-4應(yīng)收賬款的賬齡分析表名稱應(yīng)收賬款賬面余額應(yīng)收賬款計提比例（%）壞賬準備余額1年以內(nèi)（含1年）16526492.325%826324.621-2年（含2年）859673.5330%257902.062年以上206000.4360%123600.26公司由于對客戶沒有進行信用調(diào)查，積累許多未收回的賬款，也沒有針對性的進行催收，并且公司自身催收體系并不健全，缺少對應(yīng)收賬款的催收機制，只采用個人催繳貨款的方式來管理，通過電話通知，也沒有安排專門的負責人，催收效率極低。3湖南嘉寶家居有限公司應(yīng)收賬款管理中存在的問題3.1沒有建立應(yīng)收賬款管理部門公司沒有設(shè)立專門的應(yīng)收賬款管理機構(gòu)，銷售部門只管銷售業(yè)績，沒有對未回收賬款進行管理和催收，沒有與財務(wù)人員溝通，財務(wù)人員也沒有及時和銷售人員進行對賬，而這些問題的出現(xiàn)主要體現(xiàn)在財務(wù)部門和銷售部門的權(quán)力和職責上，財務(wù)人員無法及時與銷售人員聯(lián)系，造成管理紕漏，導(dǎo)致賬款堆積，后面管理不足，沒有恰當處理。3.2信用體系建立不全公司和客戶進行交易時，沒有專門對客戶的信用進行調(diào)查，無法對客戶做出正確的評判。銷售人員利用賒銷擴大業(yè)務(wù)收入來實現(xiàn)自身業(yè)績，從而導(dǎo)致應(yīng)收賬款的不斷擴大。公司對客戶信用管理不完善、不規(guī)范，這反映在公司對銷售時應(yīng)收賬款和債務(wù)的危機理解中，銷售部門只專注于自己的業(yè)績，導(dǎo)致這些未收回的賬款責任無人承擔。目前，公司未收回的賬款是由銷售部門自己管理的，顯而易見的問題是，其對業(yè)務(wù)的評估將不可避免地導(dǎo)致治理功能的喪失。3.3應(yīng)收賬款日常管理不足首先，公司沒有系統(tǒng)的對客戶的拖欠貨款和還款情況進行實時記錄，公司沒有安排員工定期向欠款公司進行對賬，公司也沒有安排專門人員來關(guān)注申請。關(guān)于應(yīng)收賬款問題，拖欠公司的財務(wù)狀況惡化，應(yīng)收賬款無法歸還，公司無法及時發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致呆賬損失。其次，公司的應(yīng)收賬款的賬齡計提年限和比例不夠全面，導(dǎo)致公司其不能夠真實反映賬款情形。賬齡反映應(yīng)收賬款的持有期，它不僅是預(yù)算內(nèi)應(yīng)收賬款全面危機和期內(nèi)價格損失的重要依據(jù)之一，而且是計提壞賬的實際依據(jù)。一般而言，應(yīng)重點關(guān)注和遇到的困難是逾期未付的應(yīng)收賬款，尤其是涉及多年的債務(wù)。由表2-3得知，公司只對近兩年的應(yīng)收賬款計提了壞賬準備，而其他長期債務(wù)并沒有做出相應(yīng)的反映，壞賬的計提比例也不夠完善，只計提了60%，對于剩下的40%也沒有相應(yīng)的制度對其進行計提。3.4應(yīng)收賬款催收方式單一公司逾期收款方式單一，對所有逾期賬款都是采用信函通知，一個星期未回復(fù)就電話通知，一個月未付銷售人員就上門催款，效果不明顯。由于沒有針對性的去進行應(yīng)收賬款的催收管理，沒有對逾期客戶進行分類，大多數(shù)情況就直接由銷售人員打電話催收，這樣方式并沒有效率。圖3-1嘉寶家居應(yīng)收賬款催收流程圖4湖南嘉寶家居有限公司應(yīng)收賬款管理的優(yōu)化方案4.1建立應(yīng)收賬款管理部門根據(jù)湖南嘉寶家居應(yīng)收賬款的實際情況，企業(yè)應(yīng)該對銷售人員建立合理的激勵機制，建立銷售人員的獎懲激勵制度。分別由總經(jīng)理、三名財務(wù)專員和三名銷售專員，并聘請一位專業(yè)法律顧問成立專門的應(yīng)收賬款管理小組，如圖4-1應(yīng)收賬款管理小組，由小組對應(yīng)收賬款進行跟蹤和管控，將銷售人員和財務(wù)人員的職能統(tǒng)一起來，打通他們之間的職能隔閡。圖4-1應(yīng)收賬款管理小組4.2建立客戶信用檔案企業(yè)制定的信用制度影響賒銷的成效，因此企業(yè)成長最關(guān)鍵的一步就是有科學(xué)完善的信用制度。企業(yè)信用制度內(nèi)容有信用標準、信用等級以及收賬制度。其中信用標準指客戶在基于一定條件下才能與企業(yè)實行交易活動，這是企業(yè)對客戶信用等級限制的最低門檻。而信用期間界限于客戶開始購貨和完成付款這一段期間。最后的收賬準則是根據(jù)客戶與企業(yè)的合作年限、貨款逾期次數(shù)和企業(yè)規(guī)模進行評分做出的信用等級，用來評判其對應(yīng)的信用額度和收賬規(guī)則，對于賬款無能力或是無意償還，企業(yè)就有權(quán)利實行強制收賬策略。圖4-2信用檔案建立流程首先建立信用評分標準，通過信用標準評判客戶的信用等級，如下表4-1是根據(jù)湖南嘉寶家居公司的具體情況制作的信用制度。表4-1信用評分標準業(yè)務(wù)關(guān)系合作年數(shù)貨款逾期次數(shù)企業(yè)規(guī)模合作3年以上（5分）沒有逾期（5分）成立5年以上（5分）合作2-3年（3分）逾期1-3次（2分）成立3-5年（3分）合作1-2年（2分）逾期3-5次（1分）成立1-3年（2分）合作小于1年（1分）5次以上（0分）成立1年以內(nèi)（1分）然后根據(jù)上表4-1的各個標準進行統(tǒng)分，根據(jù)此評分評出A、B、C、D4個等級，詳情見如下表4-2信用評級。表4-2信用評級信用等級分數(shù)A12-15分（包括12分）B8-12分（包括8分）C5-8分（包括5分）D5分以下（不包括5分）最后根據(jù)評出的信用等級建立信用制度，詳情見下表4-3信用制度。表4-3信用制度信用等級信用天數(shù)信用額度收賬規(guī)則A90天內(nèi)付款200萬元先付10%B60天內(nèi)付款150萬元先付20%C30天內(nèi)付款100萬元先付30%D10天內(nèi)付款50萬元先付40%4.3加強應(yīng)收賬款的日常管理首先應(yīng)完善應(yīng)收賬款的基礎(chǔ)記錄。財務(wù)部門應(yīng)詳細記錄賒欠客戶情況，了解客戶交易日期、到期日期、當時付款額和目前未付款額等。當公司了解了客戶的這些基礎(chǔ)情況，公司才能對癥下藥。為了實時記錄客戶的賒欠賬款情況，根據(jù)公司實際情況，我們建立一個應(yīng)收賬款的總臺賬，對客戶的詳細賒欠情況進行記錄，以方便及時準確得知其欠款額度，判斷該客戶是否還能進行賒銷如下表4-4應(yīng)收賬款臺賬。然后對每一位客戶實時情況進行登記，具體見下表4-5。表4-4應(yīng)收賬款臺賬應(yīng)收賬款臺賬客戶名稱經(jīng)手人交易日期到期日期應(yīng)收金額已收金額未收金額填表人：簽名：表4-5客戶應(yīng)收賬款明細表客戶名稱：評級：信用額度：日期銷售額當時付款額未付款額10天內(nèi)付款30天內(nèi)付款60天內(nèi)付款90天內(nèi)付款剩余信用額度：填表人：簽名：其次財務(wù)人員要定期編制賬齡分析表。檢查賒欠賬款的實際占用情況及構(gòu)成，對賬齡進行分析，實時監(jiān)控賒欠賬款收回情況。根據(jù)嘉寶家居公司的實際情況，可以看出應(yīng)收賬款賬齡分析表有不夠完善的地方，因此結(jié)合實際做了以下調(diào)整，如下表4-6。表4-6應(yīng)收賬款賬齡分析表賬齡應(yīng)收賬款計提比例（%）1年以內(nèi)（含1年）5%1－2年（含2年）30%2－3年（含3年）60%3－4年（含4年）80%4年以上100%最后財務(wù)人員和銷售人員要對賒欠賬款及時對賬。每一季度末財務(wù)人員根據(jù)客戶的臺賬明細表制作對賬單，將客戶的對賬單發(fā)給銷售人員，銷售人員根據(jù)對賬單發(fā)函與客戶進行對賬，確認應(yīng)收賬款實時余額，客戶收到對賬單確認余額后以傳真、郵寄或其他方式傳遞到本公司財務(wù)部，最后將已對賬的回單裝訂保存?zhèn)洳椤？蛻羰盏綄~單確認應(yīng)收賬款余額并列示無異議后回函給本公司銷售人員根據(jù)對賬單發(fā)函與客戶進行對賬將對賬單發(fā)給銷售人員財務(wù)人員制作對賬單客戶收到對賬單確認應(yīng)收賬款余額并列示無異議后回函給本公司銷售人員根據(jù)對賬單發(fā)函與客戶進行對賬將對賬單發(fā)給銷售人員財務(wù)人員制作對賬單如果該客戶在發(fā)出對賬單后一個月沒有回復(fù)，下個月繼續(xù)對賬，三個月以上沒有回復(fù)的交由法務(wù)部門最后將收到的對賬單回單核銷已發(fā)出的對賬單記錄，將回單裝訂保存?zhèn)洳槿绻摽蛻粼诎l(fā)出對賬單后一個月沒有回復(fù)，下個月繼續(xù)對賬，三個月以上沒有回復(fù)的交由法務(wù)部門最后將收到的對賬單回單核銷已發(fā)出的對賬單記錄，將回單裝訂保存?zhèn)洳閳D4-3應(yīng)收賬款對賬流程圖4.4根據(jù)不同情形建立應(yīng)收賬款的催收方式由于湖南嘉寶家居公司的催收流程過于簡單，且沒有針對不同逾期客戶進行分類催收，導(dǎo)致催收效率極低，結(jié)合公司的具體情況，針對應(yīng)收賬款拖欠的不同情況，制定出了應(yīng)收賬款的催收方式，詳情見下表4-7。表4-7應(yīng)收賬款的催收方式具體情況方式逾期超過7天電話、郵件、信函等方式提醒逾期超過30天派銷售人員上門當面對賬、催收逾期超過60天，且有償還能力的客戶找催收公司催收賬款無償還能力和有償還能力卻惡意拖欠的客戶由法律顧問提供方案，通過訴訟途徑收款4.5優(yōu)化方案預(yù)期效果經(jīng)過2021年一季度的運行記錄，首先通過建立應(yīng)收賬款管理部門，解決了應(yīng)收賬款責任互相推諉無人管理的狀況，銷售人員意識到了自己的的賒銷責任，在銷售時就會考慮公司針對客戶的賒銷額度規(guī)定，不會為了自己的利益盲目賒銷。其次通過建立客戶信用檔案，可以了解客戶的實時情況，對客戶信用情況有所依據(jù)的做出判斷，減少應(yīng)收賬款收不回來的機率。本季度應(yīng)收賬款由2020年的1473.3萬元減少到1000萬元，應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)天數(shù)將由2020年的57.84天減少到40天。最后根據(jù)不同類型拖欠應(yīng)收賬款的客戶做到差異化的催收，達到有“法”可依的效果，而不是盲目催收，提高應(yīng)收賬款的回款率。5總結(jié)針對湖南嘉寶家居有限公司應(yīng)收賬款管理存在的問題:沒有建立賒欠賬款管理的專門管理人員；信用體系建立不全；應(yīng)收賬款日常管理不足；應(yīng)收賬款催收方式單一。結(jié)合湖南嘉寶家居有限公司實際情況做出了以下優(yōu)化方案：通過成立專門的賒欠賬款管理小組，加強賒欠賬款的管理機制，各部門相互溝通不推卸責任，做到賒欠賬款有人管；建立客戶信用名冊，完善其信息，在做出交易決定時能夠有所依據(jù)；加強賒欠賬款的日常管理，能夠?qū)崟r跟蹤賒欠賬款的狀況，企業(yè)便能夠清晰的了解其實際情況；根據(jù)不同情形建立應(yīng)收賬款催收方式，能夠針對性的處理拖欠賬款的情形，提高其回款率。通過以上優(yōu)化方案，湖南嘉寶