檔案室管理制度及職責(zé)例文（五篇）

檔案室管理制度及職責(zé)例文一、引言檔案室作為組織內(nèi)部檔案管理的核心部門，其管理工作的規(guī)范性與有效性對于維護(hù)檔案的完整性、可靠性及便捷訪問性具有至關(guān)重要的作用。為強(qiáng)化檔案室管理，特制定本檔案室管理制度及職責(zé)模板，以資遵循。二、檔案室職責(zé)1.檔案室需全面負(fù)責(zé)組織內(nèi)部檔案的收集、整理、歸檔及保管工作，確保檔案資料的全面性與系統(tǒng)性。2.制定并執(zhí)行檔案管理規(guī)定與操作流程，旨在提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與效率化水平。3.統(tǒng)籌安排檔案的外借、查閱及復(fù)制等業(yè)務(wù)，確保檔案使用的合法性與合規(guī)性。4.組織開展檔案工作的培訓(xùn)與宣傳活動，以增強(qiáng)全體員工的檔案意識與管理能力。5.按時完成上級機(jī)關(guān)及外部機(jī)構(gòu)要求的檔案報送與接收任務(wù)，保障檔案工作的順暢進(jìn)行。6.承擔(dān)與檔案管理相關(guān)的其他職責(zé)與任務(wù)。三、檔案管理制度1.檔案管理目標(biāo)與原則目標(biāo)：確保組織檔案的完整性、可靠性及便捷訪問性。原則：遵循國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度與操作流程；維護(hù)檔案的機(jī)密性與安全性；合理利用檔案資源，降低檔案管理成本。2.檔案管理職責(zé)與權(quán)限檔案管理人員職責(zé)：a.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔與保管工作。b.編制并實施檔案管理規(guī)定與操作流程。c.協(xié)調(diào)檔案的外借、查閱與復(fù)制等業(yè)務(wù)。d.組織檔案工作的培訓(xùn)與宣傳活動。e.參與制定檔案報送與接收計劃，并按時完成相關(guān)工作。檔案管理人員權(quán)限：a.對涉及機(jī)密與敏感信息的檔案，有權(quán)采取必要的保密與安全措施。b.對檔案外借與查閱等業(yè)務(wù)申請進(jìn)行審核與批準(zhǔn)。c.對檔案復(fù)制與印制過程進(jìn)行管理與審核。d.制定檔案整理與歸檔的標(biāo)準(zhǔn)與流程。3.檔案管理流程檔案收集流程：明確收集目標(biāo)與范圍，安排專人負(fù)責(zé)收集工作，確保檔案及時歸檔。檔案整理流程：制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范，按流程進(jìn)行整理，提升檔案易訪性與可檢索性。檔案保管流程：設(shè)立保管室，定期檢查存放環(huán)境與設(shè)施安全，制定保管制度，確保檔案安全。檔案外借與查閱流程：設(shè)置申請表格，規(guī)范審批流程，提供合法合規(guī)的外借與查閱服務(wù)。檔案復(fù)制與印制流程：設(shè)置申請表格，按流程進(jìn)行復(fù)制與印制，確保檔案質(zhì)量與準(zhǔn)確性。四、檔案室管理制度的執(zhí)行1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度與流程，確保管理工作的規(guī)范與高效。2.全體員工應(yīng)依據(jù)檔案管理規(guī)定使用檔案，共同維護(hù)檔案的完整性與安全性。3.上級機(jī)關(guān)與外部機(jī)構(gòu)應(yīng)按時接收與報送相關(guān)檔案，保障檔案工作的有序進(jìn)行。4.檔案管理人員應(yīng)定期對管理制度進(jìn)行評估與修訂，以適應(yīng)管理工作的發(fā)展需求。五、總結(jié)本檔案室管理制度及職責(zé)模板旨在為檔案室管理工作提供規(guī)范與指導(dǎo)，確保組織檔案的完整性、可靠性與便捷訪問性。全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵循本制度執(zhí)行，并不斷加強(qiáng)檔案管理的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提升檔案管理水平與服務(wù)質(zhì)量。同時，本制度將根據(jù)實際情況進(jìn)行適時修訂與完善，以適應(yīng)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。檔案室管理制度及職責(zé)例文（二）第一章總則第一條為規(guī)范檔案室管理工作，確保檔案的安全、完整與有效利用，提升檔案管理效率與質(zhì)量，特制定本制度。第二條檔案室作為本單位的核心部門之一，承擔(dān)法定的檔案管理職責(zé)，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、借閱及銷毀等全鏈條工作。第三條檔案室在履行職責(zé)過程中，必須嚴(yán)格遵守國家及地方關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)與規(guī)章制度，確保各項工作的合法性與規(guī)范性。第二章檔案室職責(zé)第四條檔案室的主要職責(zé)明確如下：1.全面負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、借閱及銷毀等管理工作；2.對各部門的檔案管理工作進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)與有效監(jiān)督；3.定期組織檔案的全面整理與科學(xué)鑒定工作；4.推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，實現(xiàn)檔案的電子存儲與高效管理；5.積極開展檔案培訓(xùn)與宣傳工作，提升全員檔案意識與管理水平；6.深度參與本單位重大決策過程，為相關(guān)事項提供檔案查詢與信息服務(wù)。第五條檔案室需制定詳盡的工作計劃與年度目標(biāo)，并定期向上級主管部門匯報工作進(jìn)展與成效。第三章檔案的收集與整理第六條檔案室應(yīng)廣泛收集本單位及其下屬部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案資源的全面性與完整性。第七條檔案的收集工作應(yīng)遵循以下基本原則：1.全面性原則：確保各類檔案（包括紙質(zhì)與電子檔案）的應(yīng)收盡收；2.及時性原則：對新產(chǎn)生的檔案進(jìn)行及時收集，避免遺漏；3.安全性原則：加強(qiáng)檔案保密工作，確保檔案在收集過程中的安全無虞；4.有序性原則：按照既定的檔案分類與歸檔規(guī)則進(jìn)行有序收集。第八條檔案室負(fù)責(zé)對收集到的檔案進(jìn)行專業(yè)整理，依據(jù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、登記與歸檔處理。第四章檔案的保管與利用第九條檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管庫房，并嚴(yán)格按照檔案保管規(guī)定對檔案進(jìn)行妥善存放與管理。第十條為確保檔案的安全與完整，檔案室需做好防火、防潮、防蟲、防盜等防護(hù)措施。第十一條檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點與修整工作，確保檔案的可讀性與使用價值得到充分保障。第十二條檔案室負(fù)責(zé)為內(nèi)外部用戶提供檔案查詢、復(fù)制與借閱等利用服務(wù)，確保檔案資源的有效共享與利用。第五章檔案的銷毀第十三條檔案室應(yīng)依據(jù)檔案銷毀規(guī)定，定期對檔案進(jìn)行審核，將符合銷毀條件的檔案進(jìn)行規(guī)范銷毀處理。第十四條檔案的銷毀工作應(yīng)遵循以下原則：1.嚴(yán)格遵循既定的銷毀程序與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作；2.認(rèn)真做好銷毀記錄與報告工作，確保銷毀工作的合法性與規(guī)范性。第六章檔案培訓(xùn)與宣傳第十五條檔案室應(yīng)定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)活動，不斷提升其檔案管理能力與服務(wù)水平。第十六條檔案室應(yīng)加大檔案管理宣傳力度，提高全體員工的檔案意識與知識水平，營造良好的檔案管理氛圍。第七章其他事項第十七條檔案室應(yīng)建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，推動檔案管理的信息化與智能化進(jìn)程。第十八條檔案室應(yīng)及時向上級部門報告檔案管理工作中遇到的問題與困難，并提出切實可行的改進(jìn)措施與建議。第十九條本制度的解釋權(quán)與修改權(quán)歸檔案室所有，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后正式生效。第二十條本制度自頒布之日起執(zhí)行，原有檔案管理制度同時廢止。檔案室管理制度及職責(zé)例文（三）1.職務(wù)與職責(zé)劃分檔案管理員：承擔(dān)檔案室的日常運(yùn)營，包括文件的搜集、分類、編目、保管和借閱等任務(wù)。部門主管：負(fù)責(zé)制定檔案管理政策與流程，并監(jiān)督檔案室的運(yùn)行狀況。2.檔案管理政策制定檔案管理規(guī)程，明確檔案的收集、整理、保存、借閱和銷毀的流程和標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范檔案分類與編目，以保證檔案的準(zhǔn)確性和可檢索性。實施檔案保密與安全措施，確保檔案的機(jī)密性和完整性。3.文件收集與組織定期進(jìn)行文件的收集與整理，以維持有序的存儲環(huán)境。對文件進(jìn)行編目與標(biāo)識，便于后續(xù)的查找與使用。4.檔案存儲與借閱管理設(shè)立專門的檔案存儲區(qū)域，確保檔案的安全與完整保存。建立借閱登記與歸還流程，追蹤檔案的借閱情況，防止遺失和誤用。對外部人員的檔案訪問進(jìn)行審批和控制，以保障檔案的安全性。5.檔案銷毀與歸檔工作定期清理過期和無效檔案，及時執(zhí)行銷毀程序。對需長期保存的檔案進(jìn)行歸檔，并設(shè)定明確的保存期限。6.檔案室安全措施實施安全門禁系統(tǒng)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入檔案室。安裝監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控檔案室的人員進(jìn)出與活動。對敏感檔案實施加密、存儲和傳輸控制，防止信息泄露。7.檔案查詢與報告建立檔案查詢系統(tǒng)，便于員工方便地查閱和檢索檔案。定期生成檔案報告，進(jìn)行檔案統(tǒng)計與分析，為決策提供數(shù)據(jù)支持。8.培訓(xùn)與發(fā)展定期組織檔案管理培訓(xùn)，提升員工的檔案管理技能。配備專業(yè)人員，負(fù)責(zé)檔案管理的培訓(xùn)與知識傳承。以上為檔案室管理制度及職責(zé)的基本框架，具體細(xì)節(jié)可根據(jù)不同組織的實際情況進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。檔案室管理制度及職責(zé)例文（四）1.定義與目標(biāo)：檔案室是負(fù)責(zé)組織及管理機(jī)構(gòu)檔案信息的部門。其主要目標(biāo)是確保檔案信息得到有效、安全及有系統(tǒng)地管理與保存，以保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可利用性。2.職務(wù)與權(quán)限：2.1檔案室主管：主導(dǎo)并監(jiān)督檔案室的日常運(yùn)作；制定并執(zhí)行檔案室管理制度和流程；負(fù)責(zé)檔案室人員的培訓(xùn)及績效評估；支持其他部門進(jìn)行檔案檢索及信息提供。2.2檔案管理員：確保檔案的分類、整理和編目工作，維持檔案的有序性；進(jìn)行檔案的錄入和標(biāo)簽管理，以保證信息的準(zhǔn)確性；負(fù)責(zé)檔案的保管和存儲，確保檔案的安全；管理檔案的借閱與歸還，記錄檔案的流動和使用情況；協(xié)助主管進(jìn)行檔案檢索及信息提供。3.檔案管理制度：3.1檔案分類與編目：檔案應(yīng)根據(jù)既定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并建立相應(yīng)的編目系統(tǒng)；確保檔案管理員依據(jù)內(nèi)容和屬性進(jìn)行分類編目，以實現(xiàn)有序性和檢索效率。3.2檔案錄入與標(biāo)簽管理：檔案管理員需及時將新接收的檔案錄入系統(tǒng)，并賦予唯一標(biāo)識；標(biāo)識應(yīng)清晰標(biāo)注在檔案包裝和文件上，便于識別和檢索。3.3檔案保管與存儲：檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲規(guī)范進(jìn)行保管，以維護(hù)安全和完整性；檔案室需定期檢查存儲條件，確保環(huán)境適宜和設(shè)備正常運(yùn)行。3.4檔案借閱與歸還：借閱檔案需填寫申請表并經(jīng)檔案管理員批準(zhǔn)；根據(jù)檔案重要性和需求設(shè)定合理的借閱期限；借閱者應(yīng)遵守歸還規(guī)定，確保檔案及時返回。4.監(jiān)督與評估：檔案室主管應(yīng)定期監(jiān)督和評估檔案室工作，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題；主管需定期發(fā)布檔案使用情況和管理報告，向組織管理層匯報檔案管理工作進(jìn)展。以上為檔案室管理制度及職責(zé)的基本框架，具體規(guī)定可根據(jù)組織實際需求進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。檔案室管理制度及職責(zé)例文（五）一、檔案室管理規(guī)定1.管理目標(biāo)旨在確保檔案的安全性、完整性及可查詢性，以提供高效率的檔案管理服務(wù)。2.組織與運(yùn)作（1）設(shè)立檔案室主管，主管全面負(fù)責(zé)檔案室的日常運(yùn)營。（2）設(shè)立檔案室管理員，負(fù)責(zé)檔案的歸檔、檢索及借閱等事務(wù)。（3）建立檔案室管理規(guī)定，明確各項工作的具體流程及責(zé)任劃分。3.檔案資料的收集與組織（1）檔案室需收集、整理并登記所有類型的檔案資料。（2）通過有序的分類體系對檔案資料進(jìn)行整理，以利于管理和檢索。4.檔案的歸檔與保存（1）根據(jù)檔案分類體系對歸檔資料進(jìn)行標(biāo)識和編目。（2）采取適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施，確保檔案的安全和完整性。（3）定期對檔案進(jìn)行檢查和整理，剔除無用或重復(fù)的檔案。5.檔案的檢索與查詢服務(wù)（1）檔案室管理員應(yīng)處理內(nèi)部和外部的檔案查詢請求。（2）執(zhí)行檔案查詢和借閱的規(guī)程，保證查詢的準(zhǔn)確性和及時性。6.檔案流通與借閱控制（1）外借檔案需得到檔案室主管的批準(zhǔn)，并簽署借閱協(xié)議。（2）歸還的檔案必須按時歸還，并記錄歸還手續(xù)。（3）追蹤和催促逾期未還的檔案，以確保檔案的及時歸還。二、檔案室的職能描述1.完善檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全、可檢索和完整性。2.負(fù)責(zé)檔案的收