湖南浣溪紗洗滌科技有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄326551湖南浣溪紗洗滌科技有限公司簡(jiǎn)介 湖南浣溪紗洗滌科技有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)1湖南浣溪紗洗滌科技有限公司簡(jiǎn)介湖南浣溪紗洗滌科技有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“浣溪紗公司”)是由“正章洗衣”與“浣溪紗·30℃潔衣”，兩個(gè)湖南省內(nèi)沉淀了二十年影響力的洗衣品牌強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合重組而成。2012年1月1“正章洗衣”與“浣溪紗·30℃潔衣”強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，組建了湖南浣溪紗洗滌科技有限公司。投資兩千多萬(wàn)元，推出“浣溪紗·30℃潔衣”的服務(wù)品牌，打造成長(zhǎng)沙市乃至中西的“洗衣航母”。湖南浣溪紗洗滌科技有限公司現(xiàn)有的中央工廠位于湘潭岳塘區(qū)京湘能源科技園7號(hào)棟（自購(gòu)自建)，是湖南省大規(guī)模且自動(dòng)化程度很高的洗衣中央工廠，面積9297平方米，目前在長(zhǎng)沙市區(qū)擁有138家，湘潭市區(qū)3家自營(yíng)洗衣連鎖店，客衣年洗滌量200多萬(wàn)件，奢侈品皮衣皮具的特級(jí)護(hù)理近萬(wàn)件。在全國(guó)同行業(yè)中已是第二大的規(guī)模。2湖南浣溪紗洗滌科技有限公司辦公用品采購(gòu)管理現(xiàn)狀、存在問(wèn)題及產(chǎn)生原因分析2.1管理現(xiàn)狀湖南浣溪紗洗滌科技有限公司辦公用品采購(gòu)主要是由行政部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。辦公用品有辦公家具類(lèi)(如桌椅、文件柜、飲水機(jī)等)、辦公耗材類(lèi)（如打印紙、鉛筆、黑筆、單據(jù)、回形針等)、日雜百貨(如抽紙、桶裝飲用水等)、辦公設(shè)備類(lèi)、禮品類(lèi)等。一般辦公用品的采購(gòu)由各部門(mén)在每月上報(bào)行政部，行政部再根據(jù)庫(kù)存量提出采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人簽批后再由行政部的人員線下采購(gòu)，但辦公用品采購(gòu)流程有些簡(jiǎn)單，忽略了一些重要程序，并且采購(gòu)制度也不完善。2.2存在問(wèn)題分析2.2.1采購(gòu)流程混亂公司辦公用品采購(gòu)的支出在財(cái)務(wù)上是計(jì)入期間費(fèi)用，而期間費(fèi)用是會(huì)體現(xiàn)在企業(yè)營(yíng)業(yè)利潤(rùn)之中，期間費(fèi)用越高，則營(yíng)業(yè)利潤(rùn)會(huì)隨之減少，反之，營(yíng)業(yè)利潤(rùn)會(huì)增加，因此我們應(yīng)該控制企業(yè)的期間費(fèi)用占比。但了解到該企業(yè)每個(gè)部門(mén)都有各自的采購(gòu)方案且各個(gè)部門(mén)采購(gòu)流程差異巨大，特別是在銷(xiāo)售部門(mén)的采購(gòu)辦公用品流程上出現(xiàn)了經(jīng)理口頭授權(quán),職員便可自行購(gòu)買(mǎi)的情況,自主性較大，管理上比較疏松，存在重大的采購(gòu)漏洞。另一方面，從統(tǒng)計(jì)的采購(gòu)辦公用品次數(shù)情況來(lái)看，我們可以發(fā)現(xiàn)采購(gòu)次數(shù)逐年遞增，采購(gòu)較為頻繁。形成了大量辦公用品因質(zhì)量問(wèn)題而堆積的情況，種種情況都增加了期間費(fèi)用的占比。2.2.2人員素養(yǎng)不高(1）辦公用品庫(kù)存分析不合理。各部門(mén)存在辦公用品浪費(fèi)的情況，每當(dāng)有各部門(mén)的人來(lái)領(lǐng)用辦公用品，都會(huì)直接拿給領(lǐng)用人，并且沒(méi)有及時(shí)的做好領(lǐng)用登記。(2）清點(diǎn)及登記不正確。在辦公用品入庫(kù)時(shí)行政人員出現(xiàn)過(guò)清點(diǎn)錯(cuò)誤或看錯(cuò)名稱(chēng)的疏忽，造成辦公用品數(shù)量記錄不準(zhǔn)確，以至于后邊不能填寫(xiě)出合理的辦公用品采購(gòu)需求匯總表。2.2.3財(cái)務(wù)手續(xù)不健全財(cái)務(wù)審核手續(xù)不完善，沒(méi)有統(tǒng)一設(shè)置一套完整的審核程序，僅僅只是以辦公用品購(gòu)買(mǎi)后的發(fā)票報(bào)銷(xiāo)，完全無(wú)法真實(shí)地體現(xiàn)是否有必要支出這項(xiàng)開(kāi)銷(xiāo)，也無(wú)從知曉購(gòu)買(mǎi)的辦公用品質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)等。在辦公用品的采購(gòu)上沒(méi)有進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算，造成了采購(gòu)上人工成本高及采購(gòu)用品是否合理使用等問(wèn)題。2.2.4采購(gòu)流程漏洞(1)公司沒(méi)有明確部門(mén)提交辦公用品請(qǐng)購(gòu)表的時(shí)間，導(dǎo)致出現(xiàn)采購(gòu)不及時(shí)等一系列混亂問(wèn)題;辦公用品的采購(gòu)無(wú)論金額的大小，公司都是交給行政助理一人負(fù)責(zé)采購(gòu)，包括辦公用品的簽收和清點(diǎn)也是交由行政助理一人負(fù)責(zé)，同時(shí)采用采購(gòu)人員先墊付款后報(bào)銷(xiāo)的模式,不能很好的避免采購(gòu)人員撈油水的問(wèn)題;(2）對(duì)于單價(jià)大于200元以及數(shù)量多的辦公用品沒(méi)有填寫(xiě)入庫(kù)單，后續(xù)盤(pán)點(diǎn)容易出現(xiàn)問(wèn)題。(3）采購(gòu)人員報(bào)銷(xiāo)時(shí)不填寫(xiě)支出憑單，直接用發(fā)票報(bào)賬，記賬憑證不具備合理性。2.3問(wèn)題產(chǎn)生原因分析公司問(wèn)題的產(chǎn)生一般都會(huì)與公司的管理有關(guān)，因?yàn)槠髽I(yè)管理是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)條件，也是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的基本保障，因此辦公用品采購(gòu)財(cái)務(wù)流程出現(xiàn)問(wèn)題，公司的管理制度一般占其主要原因。2.3.1公司管理制度不完善管理的目的是效率和效益。湖南浣溪紗洗滌科技有限公司采購(gòu)辦公用品方案的實(shí)施既未滿(mǎn)足效率也未滿(mǎn)足效率。公司部門(mén)之間聯(lián)系不夠緊密,沒(méi)有完善好辦公用品采購(gòu)的制度，一是在采購(gòu)前對(duì)采購(gòu)的物品沒(méi)有進(jìn)行整合統(tǒng)計(jì)，二是未安排采購(gòu)人員統(tǒng)一進(jìn)行的采購(gòu)，采購(gòu)人員利用職務(wù)之便鉆空子、拿回扣的情況。前期的采購(gòu)沒(méi)有為后期的管理做預(yù)估，導(dǎo)致出現(xiàn)管理失當(dāng)，辦公用品堆積，遺失等情況。2.3.2員工對(duì)辦公用品重視不夠日常辦公用品多為一些比較零散、且單價(jià)不高的商品，“星星之火可以燎原”，該企業(yè)恰恰忽視了這個(gè)道理。辦公用品的保管及領(lǐng)用是控制辦公用品這一塊費(fèi)用支出的關(guān)鍵，而該企業(yè)在采購(gòu)上既沒(méi)有重視辦公用品質(zhì)量差會(huì)導(dǎo)致員工辦公效率低的問(wèn)題，又未思考過(guò)辦公用品領(lǐng)用和保管不當(dāng)，亦會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)賬務(wù)混亂，資金使用不明確等問(wèn)題。2.3.3采購(gòu)流程不合理采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，造成庫(kù)存短缺，影響工作進(jìn)度;采購(gòu)驗(yàn)資不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資、資金損失或信用受損;審核不到位不規(guī)范，經(jīng)理審核不嚴(yán)格，對(duì)申請(qǐng)表上的數(shù)量金額沒(méi)有認(rèn)真審核;采購(gòu)付款流程不規(guī)范，導(dǎo)致資金運(yùn)用上不靈活。3湖南浣溪紗洗滌科技有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)3.1問(wèn)題解決方案(1）完善公司采購(gòu)制度，加強(qiáng)監(jiān)管工作。湖南浣溪紗洗滌科技有限公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況來(lái)全面梳理采購(gòu)業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃;明確請(qǐng)購(gòu)、審批、購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收、付款、采購(gòu)后評(píng)估的環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，請(qǐng)購(gòu)由部門(mén)指定一人負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)需求，審批需要有相關(guān)部門(mén)經(jīng)理簽字，采購(gòu)權(quán)限不能只交一人負(fù)責(zé)，驗(yàn)收時(shí)需注意物品的數(shù)量金額質(zhì)量是否出現(xiàn)問(wèn)題，付款流程必須嚴(yán)格按照借款審批制度執(zhí)行。最后應(yīng)線上線下共同發(fā)展，線下為主，線上為輔，集中采購(gòu)的可以采用線下購(gòu)買(mǎi)的方式，臨時(shí)采購(gòu)的可選擇線上采購(gòu)。(2)在審核手續(xù)上從一開(kāi)始就嚴(yán)控把關(guān)，每月針對(duì)辦公用品財(cái)務(wù)預(yù)算上財(cái)務(wù)經(jīng)理出具預(yù)算表，嚴(yán)控支出，把企業(yè)辦公用品采購(gòu)這一塊的成本規(guī)劃好。以及每次采購(gòu)需求，采購(gòu)開(kāi)具的票據(jù)，采購(gòu)前的借款審批單，辦公用品領(lǐng)用時(shí)都需根據(jù)合理性進(jìn)行審核。(3)購(gòu)買(mǎi)的辦公用品進(jìn)行統(tǒng)一保管和領(lǐng)用，辦公用品出庫(kù)入庫(kù)都需登記臺(tái)賬，辦公用品從哪來(lái)往哪里去一目了然，杜絕出現(xiàn)辦公用品遺失被盜、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、堆積等問(wèn)題，出現(xiàn)問(wèn)題可以追責(zé)到部門(mén)，甚至是個(gè)人。(4)財(cái)務(wù)的賬務(wù)處理要根據(jù)業(yè)務(wù)真實(shí)的發(fā)生情況予以入賬，單貨通到、單先到，貨后到、或是單先到，貨后到都要在財(cái)務(wù)處理中體現(xiàn)出來(lái)，而不能僅僅只是以發(fā)票入賬，得核查倉(cāng)庫(kù)是否有相對(duì)應(yīng)的辦公用品。(5)進(jìn)行職員培訓(xùn)，從辦公用品臺(tái)賬領(lǐng)用情況來(lái)看，領(lǐng)用最多的部門(mén)可每季度安排一場(chǎng)培訓(xùn)，主要內(nèi)容就以辦公用品日常如何節(jié)約展開(kāi)。3.2業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)3.2.1流程表設(shè)計(jì)表1辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)表序號(hào)操作步驟角色操作內(nèi)容1提交采購(gòu)申請(qǐng)表部門(mén)經(jīng)理根據(jù)辦公用品使用情況填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表；將采購(gòu)申請(qǐng)表提交總經(jīng)理、行政經(jīng)理簽字2審核采購(gòu)申請(qǐng)表行政經(jīng)理審核采購(gòu)申請(qǐng)表辦公用品以及數(shù)量的合理性3審核采購(gòu)申請(qǐng)表總經(jīng)理審核采購(gòu)申請(qǐng)表辦公用品以及數(shù)量的合理性4填寫(xiě)辦公用品采購(gòu)需求匯總表行政助理接收經(jīng)審核的采購(gòu)申請(qǐng)表；根據(jù)需求臺(tái)賬，寫(xiě)辦公用品采購(gòu)需求匯總表5填寫(xiě)借款審批單行政助理根據(jù)現(xiàn)金需要量填寫(xiě)借款審批單；將借款審批單提交行政部經(jīng)理審核6審核借款審批單行政部經(jīng)理審核借款審批單準(zhǔn)確、合理性并簽字；將借款審批單提交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核7審核借款審批單財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核借款審批單的準(zhǔn)確、合理性并簽字；將借款審批單轉(zhuǎn)給出納支付現(xiàn)金8填寫(xiě)借款單出納接收經(jīng)審核的借款審批單；按借款審批單金額填寫(xiě)兩聯(lián)式借款單9支付現(xiàn)金出納按借款單金額支付現(xiàn)金給行政助理10編制記賬憑證會(huì)計(jì)根據(jù)經(jīng)審核借款審批單編制記賬憑證將記賬憑證交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核11審核記賬憑證財(cái)務(wù)經(jīng)理審核會(huì)計(jì)編制記賬憑證的合理性12登記現(xiàn)金日記賬出納根據(jù)經(jīng)審核記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬將記賬憑證交費(fèi)用會(huì)計(jì)13登記明細(xì)賬會(huì)計(jì)登記(其他應(yīng)收款)科目明細(xì)賬14議價(jià)、談判行政助理根據(jù)價(jià)格最優(yōu)、服務(wù)最優(yōu)原則采購(gòu),去銷(xiāo)貨單位購(gòu)買(mǎi)辦公用品,談判價(jià)格15結(jié)算費(fèi)用并開(kāi)具發(fā)票會(huì)計(jì)根據(jù)談判的價(jià)格計(jì)算費(fèi)用,收取現(xiàn)金銷(xiāo)貨單位；依照實(shí)際出售辦公用品數(shù)量及單價(jià)開(kāi)具增值稅普通發(fā)票16驗(yàn)收入庫(kù)行政人員查點(diǎn)辦公用品數(shù)量、質(zhì)量,數(shù)量多金額大的填寫(xiě)入庫(kù)單17傳遞單據(jù)出納接收行政助理提交的單據(jù)；將借款單的結(jié)算回執(zhí)交給行政人員；將單據(jù)傳遞給費(fèi)用會(huì)計(jì)制作憑證18編制記賬憑證會(huì)計(jì)根據(jù)發(fā)票及借款單的第二聯(lián)(結(jié)算憑證)編制記賬憑證；將記賬憑證交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核19審核記賬憑證財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核記賬憑證的準(zhǔn)確、合理性并簽字20登記科目明細(xì)賬會(huì)計(jì)登記管理費(fèi)用-辦公費(fèi)用和其他應(yīng)收款科目明細(xì)賬3.2.2流程圖設(shè)計(jì)圖1辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)圖3.3業(yè)財(cái)融合流程運(yùn)行說(shuō)明3.3.1在采購(gòu)流程方面將所有部門(mén)有需求采購(gòu)的辦公用品的品種、型號(hào)、規(guī)格等統(tǒng)一整合，如有比較特殊或者新增的比較貴重的辦公用品由可以于月底經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核通過(guò)后備注提交給采購(gòu)員，由專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)員在每月初進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)（如有新增產(chǎn)品需月初重新進(jìn)行調(diào)研)，在購(gòu)買(mǎi)前要進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，調(diào)查包括商品的單價(jià)及質(zhì)量，篩選合適的供應(yīng)商由部門(mén)經(jīng)理審核考察選擇更優(yōu)的供應(yīng)商，并簽訂長(zhǎng)期購(gòu)貨合同。簽訂長(zhǎng)期合同利于辦公用品集中化管理，可以采購(gòu)員避免盲目、隨意性采購(gòu)。財(cái)務(wù)經(jīng)理每季度根據(jù)上季度的辦公用品列支情況編制本季度的財(cái)務(wù)預(yù)算表，將辦公用品采購(gòu)費(fèi)用這一塊在可控的范圍內(nèi)，不至于造成因辦公用品采購(gòu)無(wú)節(jié)制的耗費(fèi)而縮減企業(yè)營(yíng)業(yè)利潤(rùn)。3.3.2在采購(gòu)審核方面因之前湖南浣溪紗洗滌科技有限公司的辦公用品采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)差異巨大，于是將報(bào)銷(xiāo)程序統(tǒng)一成直接借款的方式，在此方式下采購(gòu)員每次采購(gòu)填制借款審批單上的金額都必須是與行政經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后的采購(gòu)計(jì)劃書(shū)上的金額相一致。審批以后，出納看到審核后的借款審批單才可支取現(xiàn)金。在長(zhǎng)期合同供應(yīng)商的選擇上，需注意的是做市價(jià)調(diào)研表的采購(gòu)員與供應(yīng)商的選擇、以及采購(gòu)辦公用品和確定簽訂購(gòu)貨合同的人員需相互制約、職權(quán)分離，可有效避免員工出現(xiàn)濫用職權(quán)，投機(jī)取巧的事情出現(xiàn)。3.3.3在采購(gòu)與報(bào)銷(xiāo)方面（1）辦公用品統(tǒng)一由行政部購(gòu)買(mǎi)、保管、分發(fā)，各部門(mén)不得擅自購(gòu)買(mǎi);行政部每月采購(gòu)一次，采購(gòu)人員要把握市場(chǎng)信息，收集市場(chǎng)物資情況，熟悉業(yè)務(wù)，為采購(gòu)計(jì)劃提出合理化建議，要力求物美價(jià)廉;凡是超過(guò)500元的，行政部必須安排兩人一同外出采購(gòu);采購(gòu)要適用，避免盲目采購(gòu)造成積壓浪費(fèi);（2）行政部在財(cái)務(wù)部借現(xiàn)金辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)后，應(yīng)在采購(gòu)辦理后一周內(nèi)完成費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。對(duì)于金額較小的可以由采購(gòu)人員墊付，在采購(gòu)驗(yàn)收完成后到財(cái)務(wù)部申請(qǐng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，驗(yàn)收要另外分配一人去核對(duì)辦公品的數(shù)量、金額質(zhì)量等，經(jīng)檢驗(yàn)合格可以辦理入庫(kù)手續(xù)，不合格的聯(lián)系供應(yīng)商退貨。（3）墊付時(shí)分錄借記管理費(fèi)用(辦公費(fèi)用)，貸記其他應(yīng)付款（某某某)但是金額大的必須嚴(yán)格執(zhí)行借款審批制度。原始單據(jù)必須真實(shí)、清晰、完整，凡涂改或撕裂引起原始單據(jù)模糊不清楚的，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)，同時(shí)注意報(bào)銷(xiāo)單據(jù)均有報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人親自填寫(xiě)，做到內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)真實(shí)，符合財(cái)務(wù)制度規(guī)定，各要素要齊全（如日期、金額、部門(mén)，用途等)。（4）墊付報(bào)銷(xiāo)時(shí)，借記其他應(yīng)付款（某某某)，貸記庫(kù)存現(xiàn)金或銀行存款;向單位借備用金報(bào)銷(xiāo)時(shí)，如果實(shí)際采購(gòu)金額小于備用金，要交回剩余現(xiàn)金，借記管理費(fèi)用(辦公費(fèi)用)，借記庫(kù)存現(xiàn)金退回現(xiàn)金數(shù)額，貸記其他應(yīng)收款，如果實(shí)際采購(gòu)金額大于借款，借記管理費(fèi)用(辦公費(fèi)用)，貸記其他應(yīng)收款，貸記庫(kù)存現(xiàn)金大于金額后的金額。3.3.4在賬務(wù)處理方面借款審批單通過(guò)出納支付現(xiàn)金給采購(gòu)員時(shí)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)經(jīng)審核借款審批單編制記賬憑證，其會(huì)計(jì)分錄為借:其他應(yīng)收款-辦公用品﹑貸:庫(kù)存現(xiàn)金財(cái)務(wù)經(jīng)理需審核記賬憑證，然后出納根據(jù)經(jīng)審核后的憑證登錄現(xiàn)金日記賬，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)登記明細(xì)賬在采購(gòu)員采購(gòu)辦公用品回來(lái)后，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)采購(gòu)時(shí)開(kāi)具的發(fā)票沖平往來(lái)，其分錄為借:管理費(fèi)用-辦公費(fèi)貸:其他應(yīng)付款-辦公用品交由經(jīng)理審核記賬憑證，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)登記明細(xì)賬。4結(jié)束語(yǔ)本畢業(yè)設(shè)計(jì)能有利于采購(gòu)資源的整合，有利于提高采購(gòu)?fù)该鞫?，?guī)范采購(gòu)行為，控制公司采購(gòu)成本，并且在小程度上加強(qiáng)支出的準(zhǔn)確性和可控性。本畢業(yè)設(shè)計(jì)完善采購(gòu)管理制度，能有效地解決公司采購(gòu)管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高、采購(gòu)付款流程不規(guī)范、采購(gòu)費(fèi)用高等問(wèn)題，采購(gòu)人員能在采購(gòu)前做出資金的合理預(yù)算，同時(shí)能采購(gòu)到高性?xún)r(jià)比的辦公用品，降低公司的采購(gòu)成本。參考資料[1]劉川奇．淺析企業(yè)辦公用品采購(gòu)流程及管理[J